ინვენტარიზაციის შედეგების შედგენა: დოკუმენტების ჩამონათვალი, შედგენის პროცედურა

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ინვენტარი წარმოდგენილია არსებული აქტივების შედარების პროცედურის საშუალებით, რომელიც ხელმისაწვდომია კომპანიის სააღრიცხვო ჩანაწერებში. პროცესს ახორციელებს საწარმოს ხელმძღვანელის ბრძანების გაცემით დანიშნული სპეციალური კომისია. ხშირად პროცედურის შედეგად დეფიციტი ან ჭარბი ვლინდება. ამიტომ ინვენტარიზაციის შედეგების რეგისტრაცია კომპეტენტური და ოფიციალური დოკუმენტებით უნდა განხორციელდეს. მათ ადგენენ და ხელს აწერენ კომისიის წევრები.

ინვენტარის კონცეფცია

იგი წარმოდგენილია საწარმოში სხვადასხვა ქონებისა და ფულის მდგომარეობისა და მოძრაობის საბუღალტრო გადამოწმების სტანდარტული და ხშირად გამოყენებული მეთოდით. იგი განსაზღვრავს შეუსაბამობებს სააღრიცხვო ჩანაწერებში ჩანაწერებსა და კომპანიაში არსებული სხვადასხვა ნივთების ან სახსრების რეალურ ნაშთებს შორის.

მიმდინარეობს ინვენტარიზაცია საწარმოების სხვადასხვა ქონებაზე. განხორციელებისას ის ითვალისწინებსფინანსთა სამინისტროს №49 ბრძანებით დამტკიცებული სპეციალური გაიდლაინები. აქ მოცემულია აგრეთვე ინვენტარიზაციის შედეგების რეგისტრაციის პროცედურა.

ღონისძიების მიზნები

ინვენტარიზაცია შეიძლება განხორციელდეს წელიწადში რამდენჯერმე კომპანიის დირექტორის ბრძანების საფუძველზე. პროცესი აუცილებლად განხორციელდება იმ შემთხვევაში, თუ კომპანია არის გამოსყიდული, იჯარით ან გაყიდული. გარდა ამისა, იგი ხორციელდება წლიური ანგარიშების ფორმირებამდე, ფინანსურად პასუხისმგებელი პირის შეცვლამდე ან კომპანიაში ქურდობის გამოვლენამდე. ძირითადი საშუალებები უნდა გადაიხედოს ყოველ სამ წელიწადში ერთხელ. სხვადასხვა სტიქიური უბედურების ან საგანგებო სიტუაციების შემდეგ ფირმებმა უნდა დაადგინონ მიყენებული ზარალი, რისთვისაც ხდება ინვენტარიზაცია.

ამ პროცესის მეშვეობით რამდენიმე მიზნის მიღწევაა შესაძლებელი:

• ბუღალტრული წიგნიერების შემოწმება კომპანიის ბუღალტერის მიერ;
• სხვადასხვა დაუწერელი ტრანზაქციის გამოვლენა;
• ბუღალტრული პერსონალის მიერ დაშვებული შეცდომების იდენტიფიცირება;
• კონტროლი ძვირფასი ნივთების უსაფრთხოებაზე და გადახდების დროულობაზე;
• ქონების მდგომარეობისა და შენახვის პირობების შემოწმება;
• საქონლის იდენტიფიცირება, რომელიც ნელი ან ძველია;
• ფინანსურად პასუხისმგებელი პირების მუშაობის მთლიანობის შემოწმება;
• საწარმოში ინვენტარის მოძრაობის შესწავლა;
• გარიგებების აღმოჩენა, რომლებიც სხვადასხვა მიზეზის გამო არ აისახა ბუღალტრულ აღრიცხვაში.

ზემოაღნიშნული მიზნების მისაღწევად, მნიშვნელოვანია სწორად შევისწავლოთ შედეგების ჩატარებისა და მოხსენების პროცედურაინვენტარი. თუ ამ პროცესის შემდეგ წარმოებული დოკუმენტაცია შეიცავს რაიმე დარღვევას ან შეცდომებს, მაშინ შედეგები არ იქნება აღიარებული სანდო.

პროცესის ტიპები

ინვენტარი შეიძლება წარმოდგენილი იყოს რამდენიმე გზით. ის შეიძლება იყოს სრული ან პირადი, ასევე შერჩევითი ან უწყვეტი.

დამატებით, პროცედურა არის დაუგეგმავი, დაგეგმილი, კონტროლირებადი ან განმეორებითი.

როგორ კეთდება?

ინვენტარიზაციის ჩატარება და მისი შედეგების ფორმალიზება რთული პროცესებია, რომელსაც ახორციელებს მხოლოდ ინვენტარიზაციის კომისია. მასში შედიან კომპანიის სპეციალისტები, რომლებიც არ არიან დაინტერესებულნი პროცესის შედეგებით, ასევე აქვთ საჭირო ცოდნა და გამოცდილება.

ინვენტარიზაციის პროცედურა დაყოფილია შემდეგ ნაბიჯებად:

• თავდაპირველად გაიცემა მენეჯმენტის ბრძანება, რის საფუძველზეც იწყება ეს პროცესი;
• ინიშნება საინვენტარიზაციო კომისია;
• შერჩეული სპეციალისტები სწავლობენ ქვითრებსა და ხარჯთაღრიცხვის დოკუმენტებს, ასევე სხვადასხვა ანგარიშებს ფულის გადაადგილებისა თუ მატერიალური ფასეულობების შესახებ;
• კომისიის თავმჯდომარე ამტკიცებს ყველა დოკუმენტაციას, რომელიც თან ერთვის რეესტრებს;
• ქვითრები შედგენილია ფინანსურად პასუხისმგებელი პირების მიერ;
• რეალური მატერიალური აქტივები შედარებულია დოკუმენტაციაში არსებულ ჩანაწერებთან;
• საკონტროლო შემოწმება შეიძლება განხორციელდეს პროცესის ბოლოს;
• მხოლოდ ამის შემდეგ გაიცემა შედეგები.

კომისია უნდა კომპეტენტურადმიღებული შედეგების შესახებ დოკუმენტების შედგენა, რომელიც შემდგომ შესასწავლად გადაეცემა საწარმოს ხელმძღვანელს. ინვენტარიზაციის შედეგების კომპეტენტური შესრულება არის კომპანიის კანონიერი და მომგებიანი საქმიანობის გასაღები. სწორედ ამიტომ, ადამიანები, რომლებიც დაინტერესებულნი არიან მიღებული შედეგებით, არ ეძლევათ პროცესის გატარების უფლება.

ინვენტარიზაციის შედეგების დოკუმენტირების პროცედურა

პროცესის ბოლოს უამრავი დოკუმენტი უნდა მომზადდეს. მათ სწავლობენ და ავსებენ საინვენტარიზაციო კომისიის წევრები, რის შემდეგაც შესასწავლად გადაეცემათ კომპანიის ხელმძღვანელობას. ამ საბუთების საფუძველზე მიიღება გადაწყვეტილება ფინანსურად პასუხისმგებელი პირების ან ბუღალტერების პასუხისმგებლობის შესახებ, ამიტომ კომისიის წევრები სერიოზულად უნდა მოეკიდონ ინვენტარიზაციის შედეგების შესრულებას. ამ შემთხვევაში შედგენილი დოკუმენტები წარმოდგენილია შემდეგი ნაშრომებით:

• ბრძანება, რომლის საფუძველზეც იწყება დამოწმების პროცედურა და მას გასცემს საწარმოს ხელმძღვანელი;
• საკონტროლო ჟურნალი, სადაც მითითებულია, თუ როგორ ასრულებენ დირექტორის ბრძანებებს ინვენტარიზაციის კომისიის წევრები;
• სხვადასხვა ქონების ინვენტარიზაცია, რომელიც წარმოდგენილია ძირითადი საშუალებებით, არამატერიალური აქტივებით, საქონლით ან ნაღდი ფულით;
• გაგზავნილი ფასეულობების შემოწმების აქტი;
• ქონების ინვენტარიზაცია მიღებულია შესანახად ან ტრანზიტში;
• ძვირფასი ლითონების ან ძვირფასი პროდუქტების ინვენტარიზაციის აქტი;
• ფასიანი ქაღალდების და BSO ინვენტარი;
• გაკეთებული გამოთვლების შემოწმების აქტიმყიდველებთან, კრედიტორებთან, მოვალეებთან ან მომწოდებლებთან;
• შედგენილი ამონაწერი ძირითად საშუალებებთან ან სხვა ქონებასთან დაკავშირებით;
• საკონტროლო შემოწმების აქტი, რომლის დახმარებითაც შეგიძლიათ შეამოწმოთ პროცედურის სწორად შესრულება;
• მენეჯმენტის შეკვეთა შედეგებთან დაკავშირებით.

თითოეულ დოკუმენტს აქვს თავისი მახასიათებლები. ეს არის ინვენტარიზაციის შედეგების სწორი დოკუმენტაცია, რომელიც საშუალებას აძლევს მათ გამოიყენონ დამრღვევთა დევნა ან ქურდობის იდენტიფიცირება.

შეკვეთების გაცემის წესები

ინვენტარიზაცია ხორციელდება მხოლოდ საწარმოს ხელმძღვანელის მიერ გაცემული ოფიციალური ბრძანების საფუძველზე. ეს დოკუმენტი შეტანილია საკონტროლო წიგნში, რომლის საფუძველზეც ფასდება დირექტორის ბრძანებების შესრულების ეფექტურობა და ეფექტურობა.

ასეთი შეკვეთის მაგალითი შეგიძლიათ იხილოთ ქვემოთ. დოკუმენტის გენერირება შესაძლებელია დაუგეგმავი გადასინჯვისთვისაც კი.

ინვენტარის დამზადების ნიუანსი

ინვენტარიზაციის შედეგების რეგისტრაცია შედგება სხვადასხვა აქტებისა და ინვენტარიზაციის ფორმირებაში. მათი შედგენის წესები მოიცავს:

• შეიცავენ განახლებულ მონაცემებს, რომლებიც ჩნდება კომისიის წევრების მიერ შემოწმების პროცესში;
• შეგიძლიათ შეავსოთ ისინი კომპიუტერის გამოყენებით ან ხელით;
• დაუშვებელია შეცდომები, ლაქები ან შესწორებები;
• სხვადასხვა მნიშვნელობების სახელი,რომლებიც შემოწმდება, რა თქმა უნდა რეგისტრირებულია ნომენკლატურიდან მიღებული ინფორმაციის საფუძველზე;
• გაზომვის ერთეული უნდა იყოს იგივე, რაც ბუღალტრულ ჩანაწერებში;
• ინვენტარის ყველა გვერდზე, რეალურად გამოვლენილი მატერიალური აქტივების რაოდენობა, აგრეთვე მათი რაოდენობა სააღრიცხვო დოკუმენტებზე დაყრდნობით;
• შეცდომის დაშვების შემთხვევაში უნდა გამოსწორდეს გადახაზვით, რის შემდეგაც ზემოთ მოცემულია სწორი მონაცემები და ასეთი შესწორება დასტურდება კომისიის თავმჯდომარისა და ფინანსურად პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერით. კომპანია;
• ინვენტარს არ შეიძლება ჰქონდეს ცარიელი ხაზები, ამიტომ დარჩენილი სივრცე უბრალოდ გადახაზულია;
• საბუთების ბოლოს კეთდება შენიშვნა, რომ შემოწმდა ტარიფები და გადასახადები, ასევე ყველა გაანგარიშება განხორციელდა კომისიის წევრების მიერ.

თუ ინვენტარიზაცია განხორციელდა მატერიალურად პასუხისმგებელი პირის ცვლილების გამო, მაშინ დოკუმენტს ხელს აწერენ ყოფილი თანამშრომელი და ახალი თანამშრომელი.

ხელმძღვანელის შეკვეთა შემოწმების შედეგების მიხედვით

ინვენტარიზაციის შედეგების ფორმულირება და აღრიცხვა მნიშვნელოვანი ნაბიჯია ამ პროცედურაში. ის აუცილებლად მოიცავს კომპანიის მენეჯმენტის მიერ შეკვეთის გაცემას. ეს ბრძანება ფორმდება მხოლოდ მას შემდეგ, რაც კომპანიის დირექტორმა შეისწავლის ინვენტარიზაციის აქტები, შეგროვების ანგარიშები, ინვენტარი და სხვა მსგავსი დოკუმენტები.

მიღებულ მონაცემებზე დაყრდნობით ხელმძღვანელობა წყვეტს აუდიტის შედეგებს. ასეთი გადაწყვეტილება მტკიცდება ოფიციალური ბრძანების დახმარებით. Იმაშიდოკუმენტი შეიცავს შემდეგ მონაცემებს:

• კომპანიის სახელი;
• არჩეული ორგანიზაციული ფორმა;
• დოკუმენტის გამოცემის თარიღი;
• აწვდის დოკუმენტებს, რომლითაც ხელმძღვანელობდა ორგანიზაციის ხელმძღვანელი გადაწყვეტილების მიღების პროცესში;
• დადასტურების შედეგები დამტკიცდა;
• გამოსცემს ბრძანებას, რომლის საფუძველზეც აღმოიფხვრება გამოვლენილი დარღვევები ან შეუსაბამობები;
• დანიშნეს პირები, რომლებიც არიან ბრძანების შემსრულებლები, ასევე პასუხისმგებელნი არიან დირექტორის გადაწყვეტილების აღსრულებაზე.

ამ ბრძანებას ხელს აწერს კომპანიის უშუალო ხელმძღვანელი, რის შემდეგაც მას ამტკიცებს ბუღალტერი, რომელიც ვალდებულია გაეცნოს შედგენილ ტექსტს. ამის შემდეგ დოკუმენტაცია გადაეცემა ბუღალტრულ სამსახურს, რომლის თანამშრომლები პასუხისმგებელნი არიან დირექტორის გადაწყვეტილების შესრულებაზე.

რატომ არის საჭირო დოკუმენტაცია?

აუცილებლად შეადგინეთ ოფიციალური პირველადი დოკუმენტები აუდიტის შედეგების საფუძველზე. სწორედ ისინი ადასტურებენ, რომ ჩატარდა მაღალი ხარისხის ინვენტარიზაცია და რომ ყველა გამოვლენილი ინფორმაცია სანდოა.

ინვენტარიზაციის შედეგების სათანადო რეგისტრაცია შესაძლებელს ხდის დასკვნის გაკეთებას, რამდენად შეესაბამება ბუღალტრული აღრიცხვის ინფორმაცია სხვადასხვა მნიშვნელობების რეალურ რაოდენობას. ხშირად, აუდიტის დახმარებით შესაძლებელია კომპანიის თანამშრომლების დავალიანების, თაღლითობის ან თუნდაც ქურდობის იდენტიფიცირება.

დასკვნა

ინვენტარი არის მნიშვნელოვანი გზა შენარჩუნების სისწორის შესამოწმებლადაღრიცხვა. მისი შედეგები სწორად უნდა იყოს შედგენილი, რისთვისაც უამრავი პირველადი დოკუმენტია შედგენილი. ისინი უნდა ჩამოყალიბდეს უშუალოდ საინვენტარიზაციო კომისიის წევრებმა, რის შემდეგაც შეისწავლება და ხელს აწერს კომპანიის ხელმძღვანელი..

ამ დოკუმენტების საფუძველზე შეგიძლიათ შეაფასოთ რამდენად კარგად არის ორგანიზაციის აღრიცხვა.