განყოფილებებს შორის ურთიერთქმედების რეგულირების ნიმუში, მაგალითები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

თითოეულ საწარმოს აქვს მისი საქმიანობის მარეგულირებელი ადგილობრივი დოკუმენტები. ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი არის დეპარტამენტებს შორის ურთიერთქმედების რეგულირება (დოკუმენტის ნიმუში აღწერილი იქნება ქვემოთ). ორგანიზაციის ხელმძღვანელისთვის ის ეფექტური მართვის ინსტრუმენტია. მოდით დეტალურად განვიხილოთ განყოფილებებს შორის ურთიერთქმედების რეგულირების ნიმუში.

მოთხოვნები

როგორი უნდა იყოს რეგულაცია? საქმიანობის პროცესში გარდაუვალია ურთიერთქმედება ბუღალტრული აღრიცხვისა და ეკონომიკური სამსახურის დეპარტამენტებს, პერსონალის ოფიცრებსა და ანგარიშსწორებისა და დაგეგმვის ერთეულს, საწარმოს სხვა სტრუქტურულ ერთეულებს შორის. ამასთან, თანამშრომელთა კონტაქტმა უნდა უზრუნველყოს დასახული ამოცანების უმოკლეს დროში შესრულება. განყოფილებებს შორის ურთიერთქმედების რეგულირების ნიმუში, პირველ რიგში, ხელმისაწვდომი უნდა იყოს შემსრულებლებისთვის. თუ მის განვითარებაზე პასუხისმგებელი პირი ჩაწერს ყველა დებულებას, მაგრამ ქვეშევრდომები ვერაფერს გაიგებენ, დოკუმენტში აზრი არ იქნება. ამასთან დაკავშირებით, ნიმუშის რეგულაციის ფორმირებაგანყოფილებებს შორის ურთიერთქმედება, გასათვალისწინებელია სამი ძირითადი პრინციპი:

1. დოკუმენტი შედგენილია ბიზნეს პროცესის მოდელის საფუძველზე. რეგულაციების ხარისხი პირდაპირ იქნება დამოკიდებული სქემის სიზუსტეზე.
2. დოკუმენტის სტრუქტურა განისაზღვრება პროცესის მოდელით. სქემის ყველა პუნქტი უნდა იყოს წარმოდგენილი რეგლამენტში.
3. ინფორმაციის პრეზენტაცია ხდება ოფიციალურ, მშრალ ენაზე. რეკომენდირებულია მოკლე მარტივი წინადადებების გამოყენება დოკუმენტის ტექსტში. დებულებები უნდა იყოს ჩამოყალიბებული ცალსახად. ყველა აბრევიატურა და ტერმინი უნდა იყოს გაწერილი.

გოლები

განყოფილებებს შორის ურთიერთქმედების რეგულირების ნიმუში გთავაზობთ:

1. დოკუმენტაციის მომზადებაში წესრიგის დამყარება და დაცვა, ეფექტური კონტაქტი სტრუქტურულ ერთეულებს შორის.
2. კონფლიქტური სიტუაციების პრევენცია გუნდში. თუ წინასწარ არის განსაზღვრული სამუშაოსთვის ურთიერთქმედების სქემები, პროცესებში ამა თუ იმ თანამშრომლის მონაწილეობის წილი, დავა არ წარმოიქმნება.
3. დაჩქარებული შესვლა ახალწვეულთა გუნდში. რეგულაცია ხელს უწყობს ურთიერთქმედების სტრუქტურის გაგებას, მიუთითებს რომელ დოკუმენტებს გამოიყენებს თანამშრომელი, რომელ სერვისებს დაუკავშირდება.
4. დისციპლინის კონტროლი.
5. საქმის უფრო სწრაფად გადაცემა სხვა თანამშრომელზე (გასვლისას ან შვებულებაში წასვლისას).
6. ფინანსური, ადამიანური და დროის რესურსების დაკარგვის პრევენცია.

სტრუქტურა

რა არის შორის ურთიერთქმედების რეგულირებაგანყოფილებები შეიძლება ჩაითვალოს სწორად შედგენილ? როგორც წესი, დოკუმენტი მოიცავს შემდეგ განყოფილებებს:

1. ზოგადი დებულებები.
2. განმარტებები, ტერმინები და აბრევიატურები.
3. პროცესების აღწერა.
4. პასუხისმგებლობა.
5. კონტროლი.

საკანონმდებლო აქტები, GOST და სხვა დოკუმენტები შეიძლება გახდეს განმარტებების წყარო. ეს უკანასკნელი, კერძოდ, მოიცავს სამინისტროების, დეპარტამენტების, მთავრობის დადგენილებებს. ამავდროულად, მითითებები მარეგულირებელ დოკუმენტებზე, რომელთა დებულებებიც იქნა გამოყენებული, უნდა შედიოდეს დეპარტამენტებს შორის ურთიერთქმედების დებულებაში. კერძოდ, ჯანდაცვის დაწესებულებების ნიმუში შეიცავს რეგიონის ჯანდაცვის სამინისტროს, ჯანმრთელობისა და სოციალური განვითარების სამინისტროს ბრძანებებს.

აპლიკაცია

ის ჩვეულებრივ შეიცავს ბიზნეს პროცესის გრაფიკულ მოდელს. იგი გამოსახულია როგორც დიაგრამა, რომელიც შედგება რამდენიმე ბლოკისგან. გრაფიკული გამოსახულება შეიძლება შეიქმნას კომპიუტერის პროგრამული პროდუქტების გამოყენებით. სქემები ასახავს კონკრეტულ პროცედურას გარკვეული ამოცანების განხორციელებისთვის. ვიზუალიზაცია უფრო მოსახერხებელია ვიდრე ტექსტი. დიაგრამაზე ნათლად ჩანს პროცესის დასაწყისი და თითოეული ეტაპი, მათ შორის ურთიერთობა და საბოლოო შედეგი. ამ მოდელს ხშირად იყენებენ რეგულაციების შემქმნელები კომპანიის განყოფილებებს შორის ურთიერთქმედებისთვის 223-FZ შესაბამისად. სქემა ხაზს უსვამს ისეთ ძირითად პარამეტრებს, როგორიცაა შედეგები და შეყვანები, მონაწილეები და კლიენტები. თუ დამწყები გაეცნობა ასეთ მოდელს, მაშინვე გაიგებს პროცესის სპეციფიკას და მზად იქნება კონკრეტული დავალების განსახორციელებლად.

ინსტრუქცია

პირველ ეტაპზე თქვენ უნდა განსაზღვროთ დოკუმენტის საგანი და პასუხისმგებელი პირები, ე.ი.ადგენს და რა რეგულაციებს. ურთიერთქმედება, კერძოდ, ბუღალტრული აღრიცხვის დეპარტამენტებს შორის ხორციელდება კანონმდებლობით გათვალისწინებული მკაფიო სქემის მიხედვით. ამ სტრუქტურულ ერთეულში ყოველთვის არის ყველაზე მნიშვნელოვანი პირი, რომელიც პასუხისმგებელია ანგარიშგების მოთხოვნებთან შესაბამისობაზე. ის შეიძლება გახდეს განყოფილებებს შორის ურთიერთქმედების დებულების შედგენაზე პასუხისმგებელი პირი. ნიმუში დოკუმენტი უნდა განიხილებოდეს ყველა თანამშრომელმა. ამისთვის ეწყობა საერთო კრება. თუ დოკუმენტი არეგულირებს პროცესს, რომელშიც ორზე მეტი დეპარტამენტის ინტერესები ეჯახება, მაშინ მნიშვნელოვანია დისკუსიაში ძირითადი თანამშრომლების ჩართვა. განვითარებაზე პასუხისმგებელმა პირმა უნდა აუხსნას კოლეგებს წესების დანერგვის მნიშვნელობა.

პროცესების აღწერა

მისი მოცულობა დამოკიდებული იქნება ურთიერთქმედების სირთულეზე. თუ პროცესი მარტივია და მასზე პასუხისმგებელი თანამშრომელი კარგად ესმის განხორციელების ყველა ეტაპს, მაშინ მას თავად შეუძლია შეადგინოს მუშაობის სქემა სხვა სტრუქტურულ ერთეულებთან. ამის შემდეგ მან უნდა განიხილოს დოკუმენტი დანარჩენ მონაწილეებთან. თუ ბიზნეს პროცესი რთულია, მაშინ თითოეული თანამშრომელი ავითარებს მოდელის საკუთარ ნაწილს. ამის შემდეგ ყველა პროექტი შედგენილია და განიხილება. ძირითადი დოკუმენტის გაცნობის პროცესში ყველა დაინტერესებულ თანამშრომელს შეუძლია შესთავაზოს გარკვეული შესწორებები და დამატებები. ამის შემდეგ კომპანიის განყოფილებებს შორის ურთიერთქმედების წესები გადაეცემა ხელმძღვანელს.

განცხადება

ეს შეიძლება გაკეთდეს პირდაპირ. ამ შემთხვევაში, თავად ხელმძღვანელი ხელს აწერს მათ შორის ურთიერთქმედების წესებსკომპანიის განყოფილებები. ნიმუშის დოკუმენტი ასევე შეიძლება დამტკიცებული იყოს ირიბად. ამ შემთხვევაში ლიდერი გასცემს ბრძანებას. ადმინისტრაციული აქტის სარეგისტრაციო მონაცემები შეიტანება დამტკიცების შტამპში.

პასუხისმგებელი პირის მუშაობის სპეციფიკა

ზოგიერთ ორგანიზაციაში სახელმწიფოში გათვალისწინებულია ხარისხის მენეჯერის პოზიცია. პრაქტიკაში შემუშავებულია დოკუმენტის მომზადების გარკვეული ეტაპები. მათ უნდა დაიცვას მენეჯერი, რომელიც ადგენს დეპარტამენტებს შორის ურთიერთქმედების წესებს. ძირითადი ნაბიჯების მაგალითი:

1. პროცესების განსაზღვრა.
2. სქემის აგება.
3. დეტალური აღწერა.
4. ტექსტის შედგენა.

პასუხისმგებელი სპეციალისტი სწავლობს თანამშრომლების განრიგს სხვადასხვა დეპარტამენტში. ეს აუცილებელია დეპარტამენტებს შორის ურთიერთქმედების რეგლამენტში შემავალი სტანდარტული სიტუაციების აღწერილობის შესადგენად. მაგალითი: "ბენზინგასამართი სადგურის შემოწმება ხდება ისეთი ტექნიკური საშუალებების გამოყენებით, როგორიცაა… შემოწმების დასრულების შემდეგ იქმნება ანგარიში."

ფინალური მიზნის განსაზღვრა

რეგლამენტის შედგენაზე პასუხისმგებელი პირი უნდა ჰქონდეს წარმოდგენა ყველა პროცესზე, იცოდეს თანამშრომელთა მოვალეობები, ჰქონდეს შესაბამისი კვალიფიკაცია და პროფესიონალიზმის დონე. დოკუმენტის მიზანი თანამშრომლებისთვის ნათელი უნდა იყოს. წინააღმდეგ შემთხვევაში, რეგულაციების შესრულება თანამშრომლებს დამატებით ტვირთად დააწვება.

ოპტიმიზაცია და დიზაინი

საწარმოში მიმდინარე პროცესების ყოვლისმომცველი შესწავლა საშუალებას გაძლევთ ამოიცნოთსუსტი ლაქები. სიტუაციების, შედეგების, ოპერაციების ანალიზი შესაძლებელს ხდის აქტივობების ოპტიმიზაციას. ეს, თავის მხრივ, საშუალებას გვაძლევს ჩამოვაყალიბოთ შემდგომი განვითარების რამდენიმე სცენარი. ასე რომ, საწარმოს შეუძლია დატოვოს ყველაფერი ისე, როგორც არის, შექმნას მუშაობის ახალი მოდელი ან შეასწოროს ძველი.

ნიუანსები

მნიშვნელოვანია, რომ თითოეულმა თანამშრომელმა ნათლად გაიგოს, რა უნდა გააკეთოს და როგორ იმოქმედებს მიღწეული შედეგები მის შემოსავალზე. სწორედ ამიტომ აუცილებელია რეგულაციის დამტკიცებამდე განხილვა. დოკუმენტის მომზადებაში მთავარი როლი ენიჭება, რა თქმა უნდა, სამუშაო ჯგუფის (პროექტის) ხელმძღვანელს. ამ სპეციალისტის ამოცანაა კრიტიკული კითხვების დასმა. მას უნდა შეეძლოს წარმოადგინოს მკაფიო პროცესის მოდელი. თითოეული მონაწილე ხედავს სურათს საკუთარი თვალით. საჭიროა საერთო გაგება. თითოეულმა მონაწილემ უნდა ახსნას პასუხისმგებლობა რეგულაციების შექმნისას. უმეტეს შემთხვევაში, გუნდები სკეპტიკურად უყურებენ ამგვარი დოკუმენტის განხორციელებას. პროცესის სირთულიდან გამომდინარე, რეგულაციების შემოღებას 4-12 თვე სჭირდება.

შესავალი მახასიათებლები

ახალი რეგულაციის დასანერგად თქვენ უნდა:

1. აღიარეთ წინა დოკუმენტები, როგორც არასწორი.
2. დანერგეთ ახალი ადგილობრივი აქტები რეგულაციის გასააქტიურებლად.
3. შეიმუშავეთ დოკუმენტები, რომლებიც აუცილებელია დამტკიცებული წესების გამოსაყენებლად.
4. დაასწორეთ ან დანერგეთ ავტომატური საინფორმაციო ბაზების ახალი მოდულები.
5. შეადგინეთ არასტანდარტიზებული დოკუმენტების ფორმები.
6. შეცვალეთ ან შეავსეთ პერსონალიგანრიგი.
7. იპოვეთ კანდიდატები ახალი პოზიციებისთვის, დანიშნეთ ან გადაიყვანეთ თანამშრომლები.
8. ასწავლეთ შემსრულებლებს ახალი წესები.
9. გაატარეთ ურთიერთობა თანამშრომლებთან.
10. შეასრულეთ რეგულაციის საცდელი განხორციელება.
11. შეასწორეთ ტექსტი ექსპერიმენტული შესრულების შედეგებზე დაყრდნობით.
12. ამოქმედეთ დოკუმენტის საბოლოო ვერსია.
13. განსაზღვრეთ რეგულაციის ხარისხის კონტროლის პროცედურები.

დოკუმენტის განხორციელების ღონისძიებების დადგენის შემდეგ მენეჯერი გასცემს ბრძანებას. აღსანიშნავია, რომ ღონისძიებების ხანგრძლივობიდან გამომდინარე, განსხვავდება რეგულაციის დამტკიცებისა და პირდაპირი ძალაში შესვლის თარიღი. მოდით განვიხილოთ ის ძირითადი შეცდომები, რომლებსაც თანამშრომლები უშვებენ დოკუმენტის შედგენისას.

შეუსაბამობა პრაქტიკასთან

მნიშვნელოვანია, რომ რეგულაციების შექმნა დაევალოს თანამშრომელს, რომელიც უშუალოდ არის დაკავშირებული საწარმოში სამუშაო აქტივობებთან. დავუშვათ, ორგანიზაცია ძალიან დიდი გახდა. ხელმძღვანელობას შეუძლია შექმნას სპეციალური სამსახური, რომლის ამოცანები იქნება განვითარების საკითხების გადაჭრა. შესაბამისად, დეპარტამენტი დაადგენს დავალებას, აღწეროს საწარმოს ყველა პროცესი. მაგრამ ამ მოვლენის მიზანი მათთვის უმნიშვნელოა. თუ რეგულაციებს ადგენენ ადამიანები, რომლებიც არ არიან ჩართული რეალურ საქმიანობაში, მაშინ თანამშრომელი, რომელიც მას მართავს, არ განახორციელებს სქემას. შესაბამისად, დოკუმენტის მუშაობას აზრი არ აქვს.

მოქნილობის ნაკლებობა

ბევრი პასუხისმგებელი პირი მაქსიმუმისკენ ისწრაფვისდეტალი. ეს ვითარება გამოწვეულია რეგულაციების მომზადებასა და რეალური წარმოების პროცესების აღწერას შორის განსხვავებების უგულებელყოფით. თუ ამოცანაა ოპერაციების ავტომატიზაცია, მათი დეტალები მიზნად ისახავს თანამშრომლების დასახმარებლად. რეგულაციების საჭიროება ჩნდება მაშინ, როდესაც წარმოებაში ბევრი ადამიანია ჩართული. მათი ქმედებები ხშირად დუბლირებულია, მაგრამ თითოეული ადამიანი თავისებურად განმარტავს ამა თუ იმ ოპერაციას. რეგულაცია მიზნად ისახავს დავების მოგვარებას. გასათვალისწინებელია, რომ ორგანიზაციის თანამშრომლებს უნდა ჰქონდეთ მოქმედების გარკვეული თავისუფლება, რაც მათ საშუალებას აძლევს მიიღონ ერთი ან მეორე გადაწყვეტილება სიტუაციიდან გამომდინარე. მაგალითად, მომხმარებელს შეუძლია უპასუხოს დაუყოვნებლივ, ნაცვლად გარკვეული დროის შემდეგ.

ტექსტის დიდი მოცულობა და სირთულე

რეგულაციები, რომლებიც შედგება 5-7 გვერდისაგან, ითვლება ოპტიმალურად. ამავე დროს, მისი შინაარსი უნდა იყოს ტევადი, მაგრამ მოკლე. არ არის რეკომენდებული რთული, მრავალნაწილიანი წინადადებების გამოყენება. ტექსტი გასაგები უნდა იყოს. გარდა ამისა, ყურადღება უნდა მიაქციოთ პირობებს. თქვენ არ უნდა შეცვალოთ ცნებები სინონიმებით, გამოიყენეთ აბრევიატურები დეკოდირების გარეშე.

ინტერაქცია ინფორმაციული უსაფრთხოებისა და IT დეპარტამენტებს შორის

ამჟამად ბევრ საწარმოში ამ სერვისებთან კონტაქტები ძალიან რთულია. სირთულეები დაკავშირებულია IT და ინფორმაციული უსაფრთხოების დეპარტამენტების შიდა კონფლიქტებთან. მათი ეფექტური თანამშრომლობის უზრუნველსაყოფად რამდენიმე ვარიანტი არსებობს. პირველი და უმარტივესი არის თანამშრომლების (ერთი ან მეტი) არსებობა, რომლებიც სპეციალიზირებულნი არიან ინფორმაციული უსაფრთხოების სფეროში ინფორმაციული ტექნოლოგიების სერვისში. IT დეპარტამენტებს შორის ურთიერთქმედების წესები დაIB ამ შემთხვევაში ასახავს თანამშრომლობის ტიპურ მიდგომებს. სამუშაოს ორგანიზება ხდება გაბატონებული სტერეოტიპის საფუძველზე, რომ ინფორმაციული უსაფრთხოება ინფორმაციული ტექნოლოგიების უზრუნველყოფის ნაწილია. თუ საწარმოში ამ სერვისებს შორის კონფლიქტები არ არის, მაშინ მენეჯერმა შეიძლება იფიქროს ინფორმაციული უსაფრთხოების სამსახურის მოწყობაზე, როგორც IT დეპარტამენტის ცალკეულ სტრუქტურად. შესაბამისად, ასეთი აქტივობების უზრუნველსაყოფად საჭირო იქნება მეტი რესურსის გამოყოფა, მათ შორის ფინანსური.

ტიპიური ნიმუში

ზოგადი დებულებები მიუთითებს:

1. დოკუმენტის მიზანი. როგორც წესი, არსებობს ასეთი ფრაზა: „პროცედურს განსაზღვრავს წინამდებარე დებულება…“.
2. ფარგლები. რეგულაცია შეიძლება გავრცელდეს მუშაკებზე ან ობიექტებზე.
3. მარეგულირებელი დოკუმენტები, რომლის მიხედვითაც შემუშავდა აქტი.
4. წესები დამტკიცების, კორექტირების, რეგულაციების გაუქმების შესახებ.

სექციაში "ტერმინები, აბრევიატურები, განმარტებები" მოცემულია დოკუმენტში გამოყენებული ცნებები. ყველა აბრევიატურა უნდა იყოს გაწერილი. პირობები უნდა იყოს მითითებული ანბანური თანმიმდევრობით. თითოეული კონცეფცია მითითებულია ახალ ხაზზე ერთეულებში. თ) ტერმინის განმარტება მოცემულია სიტყვის „ეს“გარეშე, ტირის საშუალებით. "პროცესის აღწერა" განყოფილებაში მოცემულია ეტაპობრივი აღწერა. მიზანშეწონილია ქვეპუნქტების შეტანა. თითოეული მათგანი შეესაბამება კონკრეტულ ეტაპს. ამავე განყოფილებაში მითითებულია თანამშრომლები, რომლებიც მონაწილეობენ გარკვეული ოპერაციების შესრულებაში.აღწერილია არა მხოლოდ მოქმედებები, არამედ მათი შედეგიც.

პასუხისმგებლობა და კონტროლი

რეგულაციები უნდა შეიცავდეს მითითებას სანქციების გამოყენების შესაძლებლობის შესახებ იმ პირებზე, რომლებიც არ იცავენ დებულებებს. პასუხისმგებლობა კანონით ნებადართულია. ეს შეიძლება იყოს სისხლის სამართლის, ადმინისტრაციული ან დისციპლინური. სავალდებულოა მითითებული იყოს იმ თანამშრომლის სრული სახელი და თანამდებობა, რომელიც მონიტორინგს უწევს რეგულაციების შესრულებას.