ნაღდი საბუთები: რეგისტრაცია, გადამოწმება, შენახვა. პირველადი ფულადი დოკუმენტების გაცემის პროცედურა

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ნაღდი დოკუმენტები არის ქაღალდები, რომლებიც დგება იურიდიული პირის ან ინდივიდუალური მეწარმის სახსრების მოძრაობასთან დაკავშირებით. მათ ფორმებს ამტკიცებს სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტი. მოდით განვიხილოთ უფრო მეტი, თუ რა ფულადი დოკუმენტების გამოყენება შეუძლიათ საწარმოებს.

შეკვეთები

ისინი მოქმედებენ როგორც პირველადი ფულადი დოკუმენტები. შეკვეთები შეიძლება იყოს შემომავალი ან გამავალი. პირველი გამოიყენება ფულადი სახსრების მიღებისას. ქვითრის ორდერს ერთ ეგზემპლარად გასცემს ბუღალტერი და ხელს აწერს ჩ. ბუღალტერი ან ამის უფლებამოსილი თანამდებობის პირი. პასუხისმგებელი თანამდებობის პირების არყოფნის შემთხვევაში, იურიდიული პირის ხელმძღვანელს ან თავად ინდივიდუალურ მეწარმეს შეუძლია დაადასტუროს პირველადი ფულადი დოკუმენტები. საკრედიტო დავალების ქვითარს ხელი უნდა მოაწერონ უფლებამოსილმა პირებმა (ბუღალტერი და მოლარე), დამოწმებული ბეჭდით (ბეჭდით). ამასთანავე, რეგისტრირებულია შესაბამის ჟურნალში. ქვითარი ეძლევა სუბიექტს, რომელმაც ჩარიცხა თანხა. თავად ქვითრის ორდერი რჩება სალაროში.ნაღდი ფულის გაცემისას ივსება ხარჯთაღრიცხვა. უნდა ითქვას, რომ ფულადი სახსრების დოკუმენტები შედგენილია, თუ საწარმო იყენებს როგორც ინფორმაციის დამუშავების ტრადიციულ მეთოდებს, ასევე BT ინსტრუმენტებს. გამავალი ორდერი, როგორც შემომავალი, გაიცემა 1 ეგზემპლარად. ის ასევე უნდა იყოს დამოწმებული ავტორიზებული პირების მიერ და დარეგისტრირებული შესაბამის ჟურნალში.

შევსება

როგორ გავცეთ ზემოთ აღნიშნული ნაღდი საბუთები? შევსება ხდება შემდეგნაირად:

1. ხაზი "საფუძველი" ეხება ბიზნეს ტრანზაქციას.
2. სტრინაში „მათ შორის“იწერება დღგ-ს ოდენობა. ციფრებით წერია. თუ მომსახურება, საქონელი ან სამუშაო არ იბეგრება, მაშინ ხაზი მიუთითებს "დღგ-ს გარეშე".
3. „დანართის“სტრიქონში უნდა იყოს მითითებული თანმხლები და სხვა ნაშრომები მათი შედგენის თარიღებისა და ნომრების მითითებით.
4. სვეტში "კრედიტი, ქვედანაყოფის კოდი" იწერება სტრუქტურული განყოფილების შესაბამისი აღნიშვნა, რომლითაც მიიღება თანხები.

რეგისტრაცია

ფულადი საბუთები უნდა ჩაიწეროს სპეციალურ ჟურნალში. ის აღრიცხავს როგორც შემომავალ/გამავალ შეკვეთებს, ასევე მათ ჩანაცვლებულ დოკუმენტებს. ეს უკანასკნელი, მაგალითად, მოიცავს სახელფასო ანგარიშებს, განაცხადებს სახსრების გაცემის შესახებ, ინვოისები და სხვა. ამასთან, აღსანიშნავია, რომ ხარჯთაღრიცხვის ორდერები, რომლებიც გაიცემა ხელფასზე და მის ეკვივალენტურ სხვა თანხებზე, უნდა დარეგისტრირდეს გადახდების გაცემის შემდეგ..

ნაღდი წიგნი

იგი გამოიყენება ფულადი სახსრების გაცემისა და მიღების აღრიცხვისთვის. წიგნი დანომრილია, დალუქულია და დამოწმებულია ბეჭდით, რომელიც მოთავსებულია ბოლო გვერდზე. აქ ასევე კეთდება ჩანაწერი ფურცლების რაოდენობის მითითებით. ბოლო გვერდი უნდა იყოს ხელმოწერილი. ბუღალტერი და ბიზნეს მენეჯერი. წიგნის თითოეული ფურცელი დაყოფილია 2 თანაბარ ნაწილად. ერთი (ჰორიზონტალური სახაზავი) უნდა შეივსოს როგორც პირველი ეგზემპლარი, მეორე - როგორც მეორე ეგზემპლარი. ეს უკანასკნელი გაიცემა უკანა და წინა მხრიდან ნახშირბადის ქაღალდის გამოყენებით. ორივე შემთხვევა დანომრილია ერთი და იგივე ნომრით. პირველი რჩება წიგნში, ხოლო მეორე - მოხსნადი. ეს უკანასკნელი მოქმედებს როგორც საანგარიშო ფულადი დოკუმენტები. მიმდინარე დღის ყველა ოპერაციის დასრულებამდე ისინი არ იშლება. ჩანაწერები იწყება პირველი ასლის წინა მხარეს სვეტის „ბალანსი დღის დასაწყისში“შემდეგ. შევსებამდე ფურცელი უნდა დაიკეცოს ცრემლის ხაზის გასწვრივ. ამოჭრილი ნაწილი მოთავსებულია წიგნში დარჩენილი ნაწილის ქვეშ. "გადაცემის" შემდეგ ინფორმაციის შესატანად, ამოჭრილი მხარე ზედმეტად არის გადატანილი მეორე ასლის წინა მხარეს. ჩანაწერები გრძელდება ჰორიზონტალური ხაზის გასწვრივ განუყოფელი ნაწილის უკანა მხარეს.

დამატებითი დოკუმენტები

ნაღდი ოპერაციების რეგისტრაცია შესაძლებელია სხვადასხვა საბუთებით. ერთი მათგანი, მაგალითად, არის წინასწარი ანგარიში. იგი გამოიყენება სახსრების აღრიცხვისთვის, რომლებიც გაიცემა ანგარიშვალდებულ პირებზე ადმინისტრაციული და ბიზნეს ხარჯებისთვის. როგორ მზადდება ასეთი დოკუმენტები? ამ ტიპის ფულადი ოპერაციები აღირიცხება უშუალოდ მომხსენებელი ერთეულის მიერ დაასევე ბუღალტერი. წინასწარი ანგარიშები დგება ქაღალდზე ან კომპიუტერულ მედიაზე. ნაღდი ფულის საბუთების რეგისტრაცია ხორციელდება მკაცრად წესების დაცვით. თითოეული ფორმა ივსება ერთ ეგზემპლარად. მის უკანა მხარეს ანგარიშვალდებული პირი მიუთითებს გაწეული ხარჯების დამადასტურებელი საბუთების ჩამონათვალს. ეს, მაგალითად, მოიცავს მოგზაურობის მოწმობას, ზედნადებს, ჩეკებს, ქვითრებს და ა.შ. აქ საგანში მითითებულია ხარჯების ოდენობა. ნაშრომები, რომლებიც თან ერთვის ანგარიშს, უნდა იყოს დანომრილი მათი ჩამოთვლის თანმიმდევრობით. ფულადი საბუთების შემოწმებას ახორციელებენ ბუღალტერიის თანამშრომლები. თანამშრომლები, კერძოდ, ატარებენ აუდიტს თანხების მიზნობრივი ხარჯვის, მოწოდებული დამადასტურებელი დოკუმენტების სისრულეზე, მათი შევსების სისწორესა და თანხების გამოთვლაზე. საპირისპირო მხარე მიუთითებს ბუღალტრული აღრიცხვისთვის მიღებულ ხარჯებზე, რომელთა დებეტში აღირიცხება.

მნიშვნელოვანი ნიუანსი

დეტალები, რომლებიც ეხება უცხოურ ვალუტას (გვერდი 1a წინა მხარეს და სვეტები 6 და 8 უკანა მხარეს) უნდა შეივსოს მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ანგარიშვალდებული პირი იღებს თანხებს არა რუბლებში. წინასწარი ანგარიში შემოწმების შემდეგ უნდა დაამტკიცოს საწარმოს ხელმძღვანელი ან მის მიერ უფლებამოსილი პირი. მხოლოდ ამის შემდეგ არის გათვალისწინებული. თუ ავანსი სრულად არ იქნა გამოყენებული, ანგარიშვალდებული პირი უბრუნებს ბალანსს მოლარეს. ამავდროულად ივსება ქვითრის ორდერი. თანხები ჩამოიწერება დამტკიცებული ანგარიშის ინფორმაციის შესაბამისად.

ხელფასები

ნაღდი საბუთების გადახდა ხორციელდება საწარმოს თანამშრომლებისთვის ხელფასის გაანგარიშებისა და გადახდისას. ბუღალტერია ადგენს შესაბამის ამონაწერს 1 ეგზემპლარად. ხელფასების დარიცხვა ხდება პირველადი დოკუმენტაციაში არსებული ინფორმაციის მიხედვით, ფაქტობრივი სამუშაო დროის, გამომუშავების და ა.შ. აქვე დატანილია დასაქმებულისათვის გაცემული სხვა შემოსავლები (მატერიალური და სოციალური შეღავათები), რომლებიც ანაზღაურებულია საწარმოს მოგების ხარჯზე და ექვემდებარება საგადასახადო ბაზაში ჩართვას. ამასთან, გამოითვლება ხელფასიდან გამოქვითვები და დგინდება თანამშრომლისთვის გადასაცემი თანხა. განცხადების ყდაზე დატანილია თანამშრომლებისთვის გადასახდელი მთლიანი თანხა. საწარმოს ხელმძღვანელმა ხელი უნდა მოაწეროს ხელფასების გაცემის ნებართვას. მისი არყოფნის შემთხვევაში ამ დოკუმენტს გასცემს უფლებამოსილი თანამშრომელი. განცხადების ბოლოს შეიტანება შეტანილი და გაცემული ხელფასის ოდენობები. თანამშრომლებისთვის სახსრების გადახდისთვის დადგენილი ვადის გასვლის შემდეგ, 23-ე სვეტში დასაქმებულთა სახელები, რომლებმაც ფული არ მიიღეს, აღინიშნება „დეპონირებული“. გაცემულ თანხაზე დგება ხარჯის ორდერი. მისი ნომერი და დასრულების თარიღი უნდა იყოს მითითებული სახელფასო სიაში ბოლო ფურცელზე.

დახმარების ანგარიში

ეს დოკუმენტი შეიცავს KKM მრიცხველების წაკითხვას და შემოსავალს ცვლაზე (სამუშაო დღეში). დახმარება-ანგარიში ივსება ყოველდღიურად 1 ეგზემპლარად. მოლარე-ოპერატორმა ხელი უნდა მოაწეროს მას და გადასცეს მთავარ თანამდებობის პირს(კომპანიის ხელმძღვანელი). ამავდროულად ივსება ქვითრის ორდერი. მცირე კომპანიებში ფული პირდაპირ გადაეცემა კოლექციონერებს. ნაღდი ფულის გადარიცხვისას ივსება ბანკის შესაბამისი საკასო დოკუმენტაცია. შემოსავალი ცვლაში (სამუშაო დღეში) დგინდება დღის დასაწყისში და ბოლოს შემაჯამებელი მრიცხველების მაჩვენებლების მიხედვით. ამავდროულად, გამოუყენებელი ჩეკებით კლიენტებისთვის დაბრუნებული თანხები აკლდება. დადგენილ შემოსავალს ადასტურებენ დეპარტამენტების უფროსები. ანგარიშში სახსრების განთავსებისას ხელს აწერს უფროსი მოლარე, ასევე საწარმოს ხელმძღვანელი. საცნობარო ანგარიში ეფუძნება კონსოლიდირებულ „ინფორმაციას KKM მრიცხველების წაკითხვისა და კომპანიის შემოსავლების შესახებ“..

მთხრობელთა ჟურნალი

ეს დოკუმენტი საჭიროა საწარმოს თითოეული KKM-ის ხარჯისა და ფულადი სახსრების მიღების აღრიცხვისთვის. ჟურნალი ასევე მოქმედებს როგორც მრიცხველის წაკითხვის საკონტროლო და სარეგისტრაციო ანგარიში. ეს დოკუმენტი დალუქულია, დანომრილია და დალუქულია ჩ. ბუღალტერი, კომპანიის ხელმძღვანელი, ასევე საგადასახადო ინსპექტორი. ჟურნალი ასევე დამოწმებულია საწარმოს ბეჭდით. ყველა ჩანაწერი ხდება მთვლელის მიერ ყოველდღე. ფულადი დოკუმენტების გაცემის პროცედურა არ იძლევა ჟურნალში წაშლას და ბლოტებს. შეტანილი ყველა შესწორება უნდა იყოს შეთანხმებული და დამოწმებული უფლებამოსილი პირების ხელმოწერებით. თუ ჩვენებები ემთხვევა, ისინი აღირიცხება მიმდინარე ცვლაში მუშაობის დასაწყისში. ეს მონაცემები დამოწმებული უნდა იყოს მორიგე ადმინისტრატორისა და მოლარის ხელმოწერებით. მე-15 სტრიქონში მითითებულია თანხები, რომლებიც შეყვანილიაკლიენტების მიერ დაბრუნებული ჩეკები. ამის შესახებ ინფორმაცია აღებულია შესაბამისი აქტიდან. იმავე სვეტში მითითებულია ცვლის დროს დაბეჭდილი ნულოვანი ჩეკების რაოდენობა. სამუშაო დღის ბოლოს ოპერატორი ცვლის საბოლოო ანგარიშს და მასთან ერთად გადასცემს მიღებულ შემოსავალს. ეს ქმნის შემომავალ შეკვეთას. მრიცხველის ჩვენებების აღების შემდეგ მოწმდება ქვითრების რეალური რაოდენობა, კეთდება შესაბამისი ჩანაწერი ჟურნალში. ეს დასტურდება უფროსის (მორიგე ადმინისტრატორის), უფროსი მოლარის და მთვლელის ხელმოწერებით. საკონტროლო ფირზე მითითებულ თანხებსა და შემოსავლის ოდენობას შორის შეუსაბამობის შემთხვევაში დგინდება სხვაობის მიზეზი. აღმოჩენილი ჭარბი ან დეფიციტი აღირიცხება ჟურნალის შესაბამის სტრიქონებში.

მონაცემები KKM მრიცხველისა და შემოსავალი

ისინი გამოიყენება მიმდინარე ცვლის შემაჯამებელი ანგარიშის შესაქმნელად. ეს მონაცემები მოქმედებს როგორც დანართი მთქმელის განცხადების, რომელიც შედგენილია ყოველდღიურად. ჩვენებებისა და შემოსავლების შესახებ მონაცემები ყალიბდება ერთ ეგზემპლარად. ხარჯვისა და ქვითრების ორდერებთან, სერთიფიკატ-მოხსენებულებთან ერთად გადაეცემა საწარმოს ბუღალტრულ განყოფილებას მომდევნო ცვლამდე. სალაროს საბუთების ნიმუში, მრიცხველის ჩვენებების შესაბამისად, სამუშაო დღის დასაწყისში და ბოლოს თითოეული სალარო აპარატისთვის მოიცავს შემოსავლის გაანგარიშებას. ამასთან, სხვა საკითხებთან ერთად, მითითებულია მისი განაწილება დეპარტამენტების მიხედვით. ეს უკანასკნელი უნდა დადასტურდეს მენეჯერების ხელმოწერებით. შევსებული ცხრილის ბოლოს ნაჩვენებია შედეგები ყველა სალარო აპარატის მრიცხველების წაკითხვის მიხედვით დაკომპანიის შემოსავალი ასევე ჯამდება განყოფილებების მიხედვით სახსრების განაწილებით. აქტების შესაბამისად, მითითებულია იმ თანხის ჯამური ოდენობა, რომელიც გაიცა კლიენტებზე მათ მიერ დაბრუნებულ ჩეკებზე. ეს თანხა ამცირებს კომპანიის მთლიან შემოსავალს. ინფორმაციას ხელს აწერენ უფროსი მოლარე და საწარმოს ხელმძღვანელი.

რეკომენდაციები შევსებისთვის

ფულადი დოკუმენტების შედგენისას უნდა დაიცვან საკანონმდებლო და სხვა მარეგულირებელი აქტებით დადგენილი პროცედურა. გარდა ამისა, არსებობს რამდენიმე საკმაოდ მარტივი წესი, რომელთა დაცვაც თავიდან აიცილებს უზუსტობებს საბუთების შევსებისას:

1. სიტყვებში თანხა ყოველთვის უნდა იყოს დიდი ასოებით. ამ შემთხვევაში, პენი ნებადართულია ციფრებით დაწერილი. მაგალითად: თვრამეტი ათასი რუბლი 10 კაპიკი.
2. ქაღალდის დასრულება შესაძლებელია ხელით ან ტექნიკური საშუალებების გამოყენებით (მაგალითად, კომპიუტერი).
3. მარეგულირებელი აქტები იძლევა სალარო დოკუმენტებში ინფორმაციის კორექტირების საშუალებას. თუმცა, მთელი რიგი მოთხოვნები უნდა დაკმაყოფილდეს. არასწორი ჩანაწერი ფრთხილად უნდა იყოს გადახაზული ერთი ხაზით. სწორი ინფორმაცია მითითებულია მის გვერდით ან (თუ შესაძლებელია) ზემოთ. აქ თქვენ ასევე უნდა გააკეთოთ პოსტსკრიპტი: "მჯერა შესწორებულია", "გადახაზული არასწორია" ან "მართალი". ამ ჩანაწერის გვერდით უნდა იყოს ხელმოწერილი ქ. ბუღალტერი და ორგანიზაციის ხელმძღვანელი (ან ინდივიდუალური მეწარმე).
4. თუ არსებობს ლაქები, წაშლა, ნაცხი "ინსულტით" და სხვა მსგავსი კორექტირების მეთოდები, დოკუმენტი ითვლება ბათილად.

დამატებითი წესები

ნაღდი საბუთების შენახვა, მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად, ხორციელდება 5 წლის განმავლობაში. ამ პერიოდის გამოთვლა იწყება საოფისე სამუშაოების დასრულების შემდგომი წლის 1 იანვრიდან. ეს წესი ზოგადად ითვლება. სახელფასო ანგარიშგების სპეციალური პროცედურა დაწესდა. თუ თანამშრომლებს არ აქვთ პირადი ანგარიშები, ეს დოკუმენტები საწარმოში ინახება 75 წლის განმავლობაში. ამ პერიოდის ბოლოს, მთელი დოკუმენტაცია შეიძლება გადაეცეს არქივს ან განადგურდეს, თუ მასზე არ არის სასამართლო საქმეები, უთანხმოება ან დავა. საბუთებთან მუშაობისას უნდა დაიცვან შემდეგი წესები:

1. საბუთების ფორმირება საყრდენებად უნდა განხორციელდეს ყოველი დღისთვის არა უგვიანეს მომდევნო სამუშაო დღისა ან პირველი დასვენების დღისა.
2. ნაშრომების არქივში გადატანამდე უნდა მოხდეს მათი ინვენტარიზაცია.
3. საქმეების ფორმირების კონტროლს ახორციელებს მოლარე ან საწარმოს უშუალო მენეჯერი.
4. სამაგრის შექმნის პროცესში საბუთები გროვდება ანგარიშის ნომრების ზრდადი თანმიმდევრობით (ჯერ დებეტით, შემდეგ კრედიტით).

პასუხისმგებლობა ფულადი საბუთების უსაფრთხოებაზე ეკისრება საწარმოს ხელმძღვანელს. ზემოაღნიშნული წესების შეუსრულებლობის შემთხვევაში დამრღვევს შეიძლება დაეკისროს ადმინისტრაციული სახდელი ფულადი სახდელის სახით. ჯარიმის ოდენობა დადგენილია კანონის შესაბამისად.

დასკვნა

შენახვაფულადი დოკუმენტაცია საკმაოდ საპასუხისმგებლო სამუშაოდ ითვლება. საბუთების შევსებას მთელი პასუხისმგებლობით უნდა მივუდგეთ. ფულადი დოკუმენტები გამოიყენება სხვადასხვა მონაცემების შეჯამების, ანგარიშგების, აღრიცხვისას. ამასთან დაკავშირებით, ტრანზაქციების დაფიქსირების საწყის ეტაპზე დაშვებულმა შეცდომებმა შეიძლება გამოიწვიოს საბოლოო დოკუმენტების სერიოზული დამახინჯება. თანამშრომელს, რომელიც დაინიშნება ფულადი სახსრების დოკუმენტების დამუშავებაზე პასუხისმგებელ თანამდებობაზე, უნდა ჰქონდეს შესაბამისი ცოდნა და გამოცდილება. უნდა გვახსოვდეს, რომ ყველა ნაშრომი, რომელსაც ოპერატორი ავსებს, განიხილება მაღალი თანამდებობის პირების მიერ და ამტკიცებს კომპანიის ხელმძღვანელს. განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს დოკუმენტების რეგისტრაციას. ჟურნალებსა და წიგნებში ჩანაწერები უნდა გაკეთდეს დროულად წესების დაცვით. ვინაიდან ფულადი დოკუმენტები გამოიყენება ანგარიშების მომზადებაში, მათში ყველა შესწორება ხორციელდება მკაცრად გარკვეული თანმიმდევრობით. თუ დადგენილ წესებს არ დაიცავთ, ნაშრომები კარგავს ნამდვილობას და მათში არსებული ინფორმაცია კომპანია ვერ გამოიყენებს შემდგომ მენეჯმენტურ სამუშაოებში.