პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტები: ტიპები, დამუშავება და შენახვა

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ბუღალტრული აღრიცხვის წარმოება საკუთრების სხვადასხვა ფორმის საწარმოებში შეუძლებელია დოკუმენტური ასახვის გარეშე. არც ერთი პროცედურა, არც ერთი პროექტი, არც ერთი საქმიანი გარიგება არ ხორციელდება საწარმოს შიდა ბრძანებებითა და გარე საკანონმდებლო ნორმებით სწორად შესრულებული დოკუმენტის გარეშე. მაგალითად, სავაჭრო კომპანიის თანამშრომლის მიერ შესრულებული თითოეული ქმედება, დაწყებული ოპერატორიდან განაცხადების მიღებისთვის და დამთავრებული დირექტორით, აისახება დოკუმენტურ ბაზაში, რომელიც ეფუძნება პირველადი დოკუმენტების ჩამონათვალს.

კონცეფცია და მნიშვნელობა

ალბათ ძნელი წარმოსადგენია არსებული საწარმოს ფუნქციონირება საქმიანობის ნებისმიერ შესაძლო სფეროში საქმიანი ტრანზაქციების დამადასტურებელი დოკუმენტების გარეშე. როგორც ნებისმიერ სხვა საკითხში, აქაც დოკუმენტაცია ძალიან მნიშვნელოვან როლს ასრულებს. ძნელად წარმოიდგენაეროპორტის მაღალი ხარისხის და იურიდიულად გამართლებული მუშაობა, რომელიც მგზავრს საშუალებას აძლევს გამგზავრდეს მისი ვინაობის დამადასტურებელი დოკუმენტების - პასპორტისა და მოქალაქის საიდენტიფიკაციო კოდის გარეშე. ანალოგიურად, ძნელია ვივარაუდოთ იმ მანქანის მოძრაობაზე დაშვება, რომლის მძღოლს არ გააჩნია შესაბამისი დოკუმენტაცია მოწმობის სახით და ტექნიკური პასპორტი იმ მანქანისთვის, რომელსაც მართავს. ასევე პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტები. მეწარმეთა სახელმწიფო სიაში დარეგისტრირებულ ნებისმიერ კომპანიას უნდა ჰქონდეს ბუღალტრული აღრიცხვისთვის საჭირო მთელი რიგი დოკუმენტები, რომლებიც წარმოადგენს ფუნდამენტურ საფუძველს და საწყის რგოლს მისი ბიზნესპროცესების მარეგულირებელი რეგულირების ჯაჭვში..

პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტაცია არის სერტიფიკატების, აქტების, ბრძანებების, ინვოისების, განცხადებებისა და ანგარიშების ერთობლიობა, რომლის მეშვეობითაც ხდება კომპანიის ოპერაციების აღრიცხვა და მისი ბიზნესპროცედურების რეგულირება.

დოკუმენტების სახეები

საბუღალტრო სამუშაო პროცესის კლასიფიკაცია მოიცავს პირველადი დოკუმენტების შემდეგ ძირითად ტიპებს:

• ფუნქციური მიზნის მიხედვით - ბუღალტერია, მენეჯმენტი, პერსონალი;
• რეგულაციის ხარისხის მიხედვით - შიდა და გარე.

კლასიფიკაციის პირველი მიმართულება შესაძლებელს ხდის ერთმანეთისგან განასხვავოს ნებისმიერი ბიზნეს ფირმის სამი ძირითადი ფუნქციონალური დონის დოკუმენტები მათი დანიშნულების მიხედვით, ხოლო მეორე - იურიდიული ორგანიზების მეთოდის მიხედვით. ეკონომიკური ურთიერთობების მოწესრიგება. თითოეული მიმართულება მოიცავს მასასგარკვეული ტიპის დოკუმენტები, რომლებიც ასახავს კომპანიის თანამშრომლების მიერ კონკრეტული ქმედებების შესრულებას.

საბუღალტრო დოკუმენტაცია

თუ გავითვალისწინებთ პირველადი აღრიცხვის დოკუმენტებს, ისინი, თავის მხრივ, იყოფა ბიზნეს ტრანზაქციების რეგულირებად.

პირველ ეტაპს ახასიათებს გარიგების დადება. აქ პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაცია წარმოდგენილია ხელშეკრულების გაფორმებითა და გადახდისათვის ინვოისის გაცემით. ხელშეკრულება არის დოკუმენტი, რომელიც აწესრიგებს ორ მხარეს შორის ურთიერთობას მათ შორის ურთიერთქმედების პირობების დადგენის მიზნით. გადახდის ინვოისი არის მოთხოვნა კონკრეტული თანხის განსაზღვრით, რომელიც, ხელშეკრულების პირობების თანახმად, მყიდველმა უნდა გადაუხადოს გამყიდველს გაყიდული საქონლის ან გაწეული მომსახურებისთვის.

სამეწარმეო საქმიანობის მეორე ეტაპი აისახება გადახდის საბუთებში და ეწოდება ტრანზაქციის გადახდის ეტაპს. გამომდინარე იქიდან, რომ გადახდა შეიძლება განხორციელდეს უნაღდო ან ნაღდი ანგარიშსწორებით, მისთვის პირველადი დოკუმენტები წარმოდგენილია როგორც მიმდინარე ანგარიშიდან და გადახდის დავალებებიდან, ან სალაროს ჩეკები და შემოსული ფულადი შეკვეთების ქვითრები..

მესამე, საბოლოო ეტაპი განისაზღვრება კონკრეტულად პროდუქტის ან სერვისის მიღებით. შესაბამისად, იგი ასევე რეგულირდება პირველადი დოკუმენტაციით მიტანის ბარათის, გაყიდვის ქვითრისა და პროდუქციის მიღება-გადაცემის ან რაიმე სახის მომსახურების გაწევის შემთხვევაში შესრულებული სამუშაოს აქტის სახით..

მენეჯმენტის საბუღალტრო დოკუმენტაცია

სხვაობა ბუღალტერიასა და მენეჯმენტს შორის ძირითადად იმაში მდგომარეობს იმაში, რომ ბუღალტრული აღრიცხვის საქმიანობა რეგულირდება სახელმწიფო კანონმდებლობით, საქმიანი ოპერაციების ასახვის ჩარჩოთი, რომელიც სპეციალურად დადგენილია ხელისუფლების მიერ, ხოლო მენეჯმენტი განისაზღვრება შიდა გადაწყვეტილებებითა და პირადი პრეფერენციებით. კონკრეტული კომპანიის დირექტორი ან პირდაპირი მფლობელი. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, პირველადი აღრიცხვის დოკუმენტებს აქვთ მკაცრი ფორმა, რომელიც კონტროლდება საერთო მარეგულირებელი ჩარჩოებით, ხოლო მართვის დოკუმენტები შემუშავებულია ექსკლუზიურად საწარმოს დონეზე. რა დოკუმენტები აკონტროლებს მენეჯმენტის აღრიცხვის წარმოებას კომპანიაში? მათ შორის მთავარია შემდეგი:

• შრომის შინაგანაწესის კოდექსი;
• საწარმოს სააღრიცხვო პოლიტიკა;
• კოლექტიური ხელშეკრულება;
• წესდება და კომპანიის დირექტორის ბრძანებები;
• სამუშაო აღწერილობა;
• ადმინისტრაციული დოკუმენტები.

HR დოკუმენტაცია

რაც შეეხება საწარმოში დასაქმებულთა შორის ურთიერთობის მარეგულირებელი პირველადი დოკუმენტების ჩამონათვალს, ასევე აკონტროლებს ხელფასის გამოანგარიშებას და კომპანიის თითოეული თანამშრომლის პასუხისმგებლობის განსაზღვრას, აქ სამუშაო დოკუმენტაცია მოიცავს შემდეგ ძირითადს. ტიპები:

• დაკომპლექტება - მოიცავს საწარმოში ყველა თანამდებობის მთლიანობას, მათი რაოდენობისა და პერსონალის ერთეულების რაოდენობის ასახვას, აგრეთვე მათი ხელფასის დონის აღწერას.მოსაკრებლები, პრემიების პროცედურა, ობლიგაციების ჩამორთმევა, დანამატების შესახებ დებულებების მიღება;
• სამუშაო განრიგი - მოიცავს ინფორმაციას სამუშაო დღის შესახებ, ორგანიზაციულ და ადმინისტრაციულ საკითხებზე, თანამშრომელთა აყვანისა და გათავისუფლების წესებს, აგრეთვე მათი დაწინაურების პირობებს სამუშაოზე დამატებითი ანაზღაურების სახით ან ცენზურის სახით საყვედურის სახით. და გამოქვითვები ხელფასებიდან;
• სამუშაოს აღწერა - თითოეული საწარმოს პერსონალის განყოფილების მუშაობა ეფუძნება უფლებებისა და მოვალეობების ერთობლიობას, ზოგად დებულებებს, ამოცანებს, პასუხისმგებლობებს, საკვალიფიკაციო მოთხოვნებს და ურთიერთობებს საშტატო ერთეულების სხვადასხვა დონეებს შორის დაქვემდებარების თვალსაზრისით. საწარმო.

საჭირო დოკუმენტები

ნებისმიერ კომპანიას, რომელიც რეგისტრირებულია და მუშაობს ლეგალურად, აქვს სავალდებულო დოკუმენტების სია, რომელიც უნდა გამოჩნდეს მისი საქმიანობის ფარგლებში. სავალდებულო პირველადი დოკუმენტები შემდეგია:

• შეთანხმება - როგორიც არ უნდა იყოს გარიგება, ეს დოკუმენტი არის ფუნდამენტური საფუძველი ორ მეწარმეს შორის ურთიერთობის დასაწყებად, გამყიდველსა და მყიდველს შორის, მიწოდებასა და მოთხოვნას შორის;.
• გაცემული ინვოისი - საქონლის გაყიდვის ან მომსახურების გაწევის შესახებ გადაწყვეტილების მიღებისას გამყიდველი მხარე გასცემს ინვოისს მყიდველის მხარეს, როგორც გარიგების წინაპირობა;
• მკაცრი ანგარიშგების ფორმები - შეთანხმების პროცესში ის არ სრულდება ჩეკების, ნაღდი ფულის და სასაქონლო დოკუმენტების გარეშე, რომლებიც დაკავშირებულია სავალდებულო სიასთან;
• სასაქონლო-ზედნადები - დოკუმენტი, რომელშიც მითითებულია ტვირთის მიმღები, გადამზიდავი, საქონლის გამგზავნი, თავად საქონელი მისი ნომენკლატურის ასორტიმენტში, გაგზავნილი პროდუქციის რაოდენობა, ფასი და რაოდენობა;
• დასრულებული სამუშაოს ან გაგზავნილი საქონლის მიღების და გადაცემის აქტი.

შიდა დოკუმენტები

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, ნებისმიერი კომპანიის მუშაობა გულისხმობს გარე და შიდა დოკუმენტაციის არსებობას. მთავარი პირველადი დოკუმენტები შიდა მიზნებისთვის არის ყველა იმ ფორმის, სერთიფიკატის, განცხადების, ბრძანების, ინსტრუქციის ჩამონათვალი, რომელიც შემუშავებულია უშუალოდ საწარმოში და ვრცელდება მხოლოდ მასზე მომუშავე პერსონალზე, საზოგადოებაზე რაიმე საკანონმდებლო გავლენის გარეშე, რომელიც სცილდება. ეს კომპანია.

გარე დოკუმენტები

გარე მიზნის დოკუმენტაცია გულისხმობს დაქვემდებარების უფრო მაღალ იერარქიულ დონეს, ვინაიდან გარე დოკუმენტები ის დოკუმენტებია, რომლებსაც სახელმწიფო და მისი საკანონმდებლო ბაზა არეგულირებს. ბუღალტრული აღრიცხვის შესახებ შემუშავებული დებულებები, ბუღალტრული კორესპონდენციის ანგარიშების ნაკრები, ბუღალტრული აღრიცხვისა და ფინანსური ანგარიშგების სტანდარტები - ამ ყველაფერს აქვს მარეგულირებელი საფუძველი და რეგულირდება სახელმწიფოს საკანონმდებლო ბაზებით..

დოკუმენტის ფორმები

პირველადი დოკუმენტების ფორმები მრავალმხრივია მათი მიზნის, დიზაინის ტიპისა და საკუთრების მიხედვით. იურიდიულად გამოიყოფა შემდეგი ძირითადი განყოფილებები:

• პერსონალის ჩანაწერების ფორმები (შეკვეთები, ბრძანებები, განრიგი,რეგულარული რეჟიმები და გრაფიკები);
• ხელფასისა და სამუშაო საათების აღრიცხვის ფორმები (დროის ცხრილები, პირადი ანგარიშები, ჟურნალები, სახელფასო სია);
• კაპიტალის მშენებლობის აღრიცხვის ფორმები (სერთიფიკატები, ჟურნალები, აქტები);
• პროდუქტის აღრიცხვის ფორმები (ინვენტარის აქტები და რეგისტრები, წონის ფურცლები, წვეულების ბარათები, ანგარიშები მარაგების მოძრაობის შესახებ);
• ფულის აღრიცხვის ფორმები (სალაროს ჟურნალი, გადარიცხვების და ნაღდი ფულის აქტები სალაროში);
• ვაჭრობის აღრიცხვის ფორმები (შეკვეთები, ინვოისები, აქტები, სპეციფიკაციები, ხარისხის სერთიფიკატები);
• ფულადი ოპერაციების აღრიცხვის ფორმები (წინასწარი ანგარიში, PKO, RKO, მათი რეგისტრაციის ჟურნალი);
• ფორმები ინვენტარიზაციის შედეგების ჩასაწერად (ინვენტარის სიები, აქტები, სერთიფიკატები, ჟურნალები, განცხადებები).

ზემოაღნიშნულის გარდა, არსებობს აგრეთვე სამშენებლო მანქანებისა და მექანიზმების, საგზაო ტრანსპორტის, ძირითადი და არამატერიალური აქტივების, მასალების, დაბალი ღირებულების საგნების, სოფლის მეურნეობის პროდუქტებისა და ნედლეულის აღრიცხვის პირველადი დოკუმენტების ფორმები.

რეგისტრაციის პროცედურა

პირველადი დოკუმენტები შედგენილია გარკვეული მოთხოვნების გამო, რომლებიც უნდა დაკმაყოფილდეს. მაგალითად, დოკუმენტაციაში ჩანაწერები უნდა გაკეთდეს ექსკლუზიურად ლურჯი მელნით, ხოლო ისინი უნდა იყოს მოწესრიგებული და იკითხება. ასევე, დოკუმენტი უნდა შეიცავდეს თითოეული ტიპისთვის საჭირო რიგ დეტალებს და დამოწმებული იყოს ხელმძღვანელის, მთავარი ბუღალტერის ან უფლებამოსილი პირის პირადი ხელმოწერით და ასევე დალუქული იყოს საწარმოს ბეჭდით. ნომრები ფულის საბუთებშიასევე უნდა დაიწეროს სიტყვებით და სადაც დოკუმენტის სვეტი ცარიელია, უნდა იყოს ტირე, რათა თავიდან იქნას აცილებული ცრუ რიცხვების შემდგომი შევსება ნებისმიერი არაკეთილსინდისიერის მიერ.

შენახვა

პირველადი დოკუმენტაციის შენახვა ხორციელდება უშუალოდ საწარმოში. ან შეგიძლიათ ისარგებლოთ კერძო (ან სახელმწიფო) არქივის მომსახურებით. თუ საგადასახადო ინსპექციის მიერ შემოწმების შედეგად გამოვლინდა პირველადი დოკუმენტის არარსებობა, საწარმოს ეკისრება ჯარიმა, რომლის ოდენობა განისაზღვრება დაკარგული დოკუმენტების კონკრეტული ტიპისა და რაოდენობის მიხედვით. რუსეთის ფედერაციის მოქმედი კანონმდებლობის თანახმად, პირველადი დოკუმენტები საწარმოში ინახება მინიმუმ ხუთი წლის განმავლობაში.