პირველადი დოკუმენტაციის დამუშავება: მოთხოვნები, მაგალითი. პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაცია

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ნებისმიერი საწარმოს საქმიანობა მჭიდროდ არის დაკავშირებული პირველადი დოკუმენტაციის მოვლა-პატრონობასთან და დამუშავებასთან. აუცილებელია ანგარიშგების, გადასახადის გადასახადების გაანგარიშებისთვის, მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების მისაღებად. სტატიაში განვიხილავთ რა არის ეს - პირველადი დოკუმენტაცია ბუღალტერიაში - და როგორ მუშავდება იგი.

ძირითადი ცნებები

პირველადი დოკუმენტაცია ბუღალტერიაში - რა არის ეს? მას ჰქვია ქაღალდზე ასახული საქმიანი გარიგების ფაქტის მტკიცებულება. ამჟამად, მრავალი დოკუმენტი შედგენილია ავტომატურ სისტემაში "1C". პირველადი დოკუმენტაციის დამუშავება გულისხმობს დასრულებული ბიზნეს ტრანზაქციების შესახებ ინფორმაციის რეგისტრაციას და აღრიცხვას.

პირველადი აღრიცხვა არის საწარმოში მომხდარი მოვლენების დაფიქსირების საწყისი ეტაპი. ბიზნეს ტრანზაქციები არის ქმედებები, რომლებიც იწვევს ორგანიზაციის აქტივების ან კაპიტალის მდგომარეობის ცვლილებას.

პირველადი დოკუმენტაციის დამუშავება ბუღალტერიაში: სქემის მაგალითი

როგორც წესი, საწარმოებში კონცეფციით "მუშაობადოკუმენტაცია" გულისხმობს:

• პირველადი მონაცემების მიღება.
• წინასწარი დამუშავების ინფორმაცია.
• დოკუმენტაცია.
• დამტკიცება ხელმძღვანელობის ან დირექტორის ბრძანებით ავტორიზებული სპეციალისტების მიერ.
• პირველადი დოკუმენტაციის ხელახალი დამუშავება.
• საქმიანი ტრანზაქციის განსახორციელებლად აუცილებელი მოქმედებების შესრულება.

კლასიფიკაცია

არსებობს ერთჯერადი და კუმულაციური პირველადი დოკუმენტაცია. ასეთ ნაშრომებში მოცემული ინფორმაციის დამუშავებას აქვს მთელი რიგი მახასიათებლები.

ერთჯერადი დოკუმენტაცია გამიზნულია მოვლენის ერთხელ დასადასტურებლად. შესაბამისად, მნიშვნელოვნად გამარტივებულია მისი დამუშავების პროცედურა. კუმულაციური დოკუმენტაცია გამოიყენება გარკვეული პერიოდის განმავლობაში. როგორც წესი, ის ასახავს რამდენჯერმე შესრულებულ ოპერაციას. ამ შემთხვევაში პირველადი დოკუმენტაციის დამუშავებისას მისგან ინფორმაცია გადადის სპეციალურ რეესტრებში.

დოკუმენტაციის მოთხოვნები

პირველადი დოკუმენტაცია დგება ოპერაციის დროს ან მისი დასრულებისთანავე.

ინფორმაციის ასახვა ხორციელდება სპეციალურ ერთიან ფორმებზე. დამტკიცებული ფორმების არარსებობის შემთხვევაში საწარმოს შეუძლია დამოუკიდებლად განავითაროს ისინი.

პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტაციის დამუშავების ეტაპები

შტატის თითოეულ საწარმოში არის თანამშრომელი, რომელიც პასუხისმგებელია პირველადი ინფორმაციაზე მუშაობაზე. ამ სპეციალისტმა უნდა იცოდესპირველადი დოკუმენტაციის დამუშავების წესები, მკაცრად შეესაბამება კანონის მოთხოვნებს და ქმედებების თანმიმდევრობას.

პირველადი დოკუმენტაციის დამუშავების ეტაპებია:

• ტაქსი. ეს არის ქაღალდზე ასახული ტრანზაქციის შეფასება, მის განხორციელებასთან დაკავშირებული თანხების მითითება.
• დაჯგუფება. ამ ეტაპზე დოკუმენტები ნაწილდება საერთო მახასიათებლების მიხედვით.
• ბუღალტერია. იგი ითვალისწინებს დებეტისა და კრედიტის აღნიშვნას.
• ჩაქრობა. პირველადი დოკუმენტების ხელახალი გადახდის თავიდან ასაცილებლად, ბუღალტერი აყენებს ნიშანს "გადახდილი".

შეცდომები დოკუმენტებში

ისინი შეიძლება მოხდეს სხვადასხვა მიზეზის გამო. ძირითადად, მათი გარეგნობა გამოწვეულია თანამშრომლის მიერ შესრულებული სამუშაოსადმი დაუდევარი დამოკიდებულებით, სპეციალისტის გაუნათლებლობით და ტექნიკის გაუმართაობით.

საბუთების შესწორება მკაცრად აკრძალულია. თუმცა, ზოგიერთ შემთხვევაში, შეუძლებელია შეცდომების გამოსწორების გარეშე. ბუღალტერმა უნდა გამოასწოროს პირველად დოკუმენტაციაში დაშვებული შეცდომა შემდეგნაირად:

• გადაკვეთეთ არასწორი ჩანაწერი თხელი ხაზით ისე, რომ იგი ნათლად გამოჩნდეს.
• ჩაწერეთ სწორი ინფორმაცია გადახაზული ხაზის ზემოთ.
• შეამოწმეთ „შესწორებული რწმენა“.
• მიუთითეთ კორექტირების თარიღი.
• ხელმოწერა.

მაკორექტირებელი აგენტების გამოყენება დაუშვებელია.

მუშაობა შემომავალ დოკუმენტებთან

შესული საბუთების დამუშავების პროცესი მოიცავს:

• დოკუმენტის ტიპის განსაზღვრა. სააღრიცხვო დოკუმენტები ყოველთვის შეიცავს ინფორმაციას დასრულებული ბიზნეს ტრანზაქციების შესახებ. მაგალითად, მათში შედის ინვოისი, თანხის მიღების შეკვეთა და ა.შ.
• მიმღების დეტალების შემოწმება. დოკუმენტი უნდა მიემართოს კონკრეტულ კომპანიას ან მის თანამშრომელს. პრაქტიკაში ხდება ისე, რომ მასალების შესყიდვის დოკუმენტები სპეციალურად გაიცემა კომპანიაზე, თუმცა ხელშეკრულება მომწოდებელთან არ არის გაფორმებული.
• ხელმოწერების, ბეჭდების შემოწმება. დოკუმენტზე ხელმომწერ პირებს უნდა ჰქონდეთ ამის უფლებამოსილება. თუ პირველადი საბუთების ნახვა არ არის დასაქმებულის კომპეტენციაში, მაშინ ისინი ბათილად ითვლებიან. რაც შეეხება ანაბეჭდებს, პრაქტიკაში შეცდომები ხშირად ხდება იმ საწარმოებში, რომლებსაც აქვთ რამდენიმე ბეჭედი. ანაბეჭდის ინფორმაცია უნდა შეესაბამებოდეს დოკუმენტის ტიპს, რომელზეც ის არის.
• საბუთების სტატუსის შემოწმება. ფურცლებზე დაზიანების აღმოჩენის ან რაიმე ფურცლის არარსებობის შემთხვევაში აუცილებელია შედგეს აქტი, რომლის ასლი გადაეგზავნოს კონტრაგენტს..
• დოკუმენტში ასახული მოვლენის მართებულობის შემოწმება. საწარმოს თანამშრომლებმა უნდა დაადასტურონ ინფორმაცია გარიგების ფაქტის შესახებ. ძვირფასი ნივთების მიღების შესახებ დოკუმენტები დამოწმებულია საწყობის მენეჯერის მიერ, ხელშეკრულების პირობებს ადასტურებს მარკეტერი. პრაქტიკაში არის სიტუაციები, როდესაც მიმწოდებელი იღებს ინვოისს საქონელზე, რომელიც კომპანიას არ მიუღია.
• განსაზღვეთ პერიოდი, რომელსაც ეკუთვნის დოკუმენტი. პირველადი ნაშრომების დამუშავებისას მნიშვნელოვანია ერთი და იგივე ინფორმაცია ორჯერ არ ჩაიწეროთ.
• განსაზღვრეთ ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილება. პირველადის მიღებისთანავედოკუმენტაცია, აუცილებელია დადგინდეს, რა მიზნებისთვის იქნება გამოყენებული მიწოდებული ღირებულებები. მათ შეუძლიათ იმოქმედონ როგორც ძირითადი საშუალებები, მასალები, არამატერიალური აქტივები, საქონელი.
• განისაზღვრეთ რეესტრი, რომელშიც შეივსება დოკუმენტი.
• რეგისტრაცია საბუთი. იგი ტარდება ყველა შემოწმების შემდეგ.

მუშაობა გამავალ ნაშრომებთან

ამ ტიპის დოკუმენტაციის დამუშავება გარკვეულწილად განსხვავდება ზემოაღნიშნულისაგან.

პირველ რიგში, საწარმოს უფლებამოსილი თანამშრომელი აყალიბებს გამავალი დოკუმენტის პროექტს. მის საფუძველზე მუშავდება დოკუმენტის პროექტი. იგი ეგზავნება მენეჯერს დასამტკიცებლად. თუმცა, შესაბამისი უფლებამოსილების მქონე სხვა თანამშრომელს ასევე შეუძლია დაამტკიცოს დოკუმენტის პროექტი.

სერტიფიცირების შემდეგ პროექტი დგება დადგენილი წესით და ეგზავნება მიმღებს.

სამუშაო ნაკადის დაგეგმვა

ეს ეტაპი აუცილებელია დოკუმენტაციის სწრაფი მიღების, გაგზავნისა და დამუშავების უზრუნველსაყოფად. საწარმოში დოკუმენტბრუნვის კომპეტენტური ორგანიზაციისთვის შემუშავებულია სპეციალური გრაფიკები. ისინი მიუთითებენ:

• პირველადი ნაშრომების რეგისტრაციის ადგილი და ვადა.
• იმ პირის სახელი და თანამდებობა, რომელმაც მოამზადა და წარადგინა დოკუმენტები.
• ანგარიშები მიღებული ფასიანი ქაღალდებიდან.
• დრო და ადგილი დოკუმენტაციის შენახვისთვის.

ბუღალტრული რეგისტრები

ისინი საჭიროა პირველადი დოკუმენტაციის რეგისტრაციისთვის. ამავე დროს, onფურცლები მონიშნულია სააღრიცხვო ნიშნით. აუცილებელია დოკუმენტების ხელახალი რეგისტრაციის თავიდან აცილება.

პირველადი ნაშრომების შენახვა შესაძლებელია ელექტრონულ რეესტრებში. თუმცა, სამთავრობო უწყებების ან კონტრაგენტების მოთხოვნით, საწარმომ უნდა უზრუნველყოს ნაბეჭდი ასლები.

დოკუმენტის აღდგენის მახასიათებლები

ამჟამად რეგლამენტში არ არის ნაშრომების აღდგენის მკაფიო პროცედურა. პრაქტიკაში ეს პროცესი მოიცავს შემდეგ აქტივობებს:

• საბუთების დაკარგვის ან განადგურების მიზეზების შემსწავლელი კომისიის დანიშვნა. საჭიროების შემთხვევაში საწარმოს ხელმძღვანელს შეუძლია სამართალდამცავი ორგანოების ჩართვა პროცედურაში.
• მიმართვა საბანკო ორგანიზაციას, კონტრაგენტებს პირველადი დოკუმენტების ასლებისთვის.
• საშემოსავლო გადასახადის დეკლარაციის შესწორება. განახლებული ანგარიშის წარდგენის საჭიროება განპირობებულია იმით, რომ დაუსაბუთებელი ხარჯები არ არის აღიარებული, როგორც ხარჯები საგადასახადო მიზნებისთვის.

პირველადი დოკუმენტაციის დაკარგვის შემთხვევაში, IFTS გამოთვლის საგადასახადო გამოქვითვის ოდენობას არსებული საბუთების საფუძველზე. ამასთან, არსებობს შესაძლებლობა, რომ საგადასახადო ორგანომ გამოიყენოს პასუხისმგებლობის ზომები ჯარიმის სახით.

ხშირი შეცდომები პირველადი ნაშრომების გაცემის პროცესში

როგორც წესი, ჩანაწერის მეპატრონეები ჩადენენ შემდეგ დარღვევებს:

• შეავსეთ ფორმები, რომლებიც არ არის ერთიანი ან დამტკიცებული საწარმოს ხელმძღვანელის მიერ.
• არ დააკონკრეტო დეტალები ანასახეთ ისინი შეცდომებით.
• არ დაამტკიცოთ დოკუმენტები მათი ხელმოწერით ან დაუშვათ თანამშრომლებს, რომლებსაც არ აქვთ უფლება მოაწერონ დოკუმენტები.

საწარმოსთვის უაღრესად მნიშვნელოვანია საქმიანი ტრანზაქციების ფაქტების დამადასტურებელი დოკუმენტაცია. მის დიზაინს ძალიან ფრთხილად უნდა მივუდგეთ. ნებისმიერმა შეცდომამ შეიძლება გამოიწვიოს უარყოფითი შედეგები.