პირველადი დოკუმენტაციის შენახვის პირობები და ვადა ბუღალტერიაში

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

როგორც პრაქტიკა გვიჩვენებს, თითქმის ნებისმიერ თანამედროვე საშინაო საწარმოში, ყველაზე მეტი დოკუმენტაცია გენერირდება ბუღალტრული აღრიცხვით. რა თქმა უნდა, ეს გასაგებია: სწორედ ამ განყოფილებაში მუშაობენ ფულით და ყოველი ასეთი ოპერაცია ოფიციალურად უნდა დაფიქსირდეს ქაღალდზე. გარდა ამისა, ორგანიზაციაში პირველადი დოკუმენტების შენახვის ვადა კანონიერად არის დადგენილი, რაც ნიშნავს, რომ "ქაღალდის ნაჭრების" მოშორება ასე არ იმუშავებს, მათი შენახვა მოგიწევთ მინიმუმ რამდენიმე წლის განმავლობაში და მხოლოდ ამის შემდეგ. გაანადგურე ისინი. სხვათა შორის, მაკულატურისგან თავის დაღწევის პროცესი ასევე ადვილი არ არის, მას აქვს მთელი რიგი სპეციფიკური მახასიათებლები. ამ ყველაფრის შესახებ - შემდგომი.

დოკუმენტები, დოკუმენტები…

თუ წარმოებული დოკუმენტაციის მოცულობის სტატისტიკას მოგცემთ, გამოდის, რომ თითქმის ყველა თანამედროვე შიდა საწარმოში ბუღალტერია არის ქაღალდის დოკუმენტების 80-90%-ის წყარო. მათ უბრალოდ შენახვა არ სჭირდებათ. შეზღუდვები განსაზღვრავს არა მხოლოდ პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტების შენახვის სწორ მინიმალურ პერიოდს (ჩვეულებრივ განსხვავდებახუთი წლიდან ათწლეულამდე), არამედ ის პირობები, რომლებშიც უნდა იყოს ეს ობიექტები. ამავე დროს, უნდა გვახსოვდეს, რომ არსებობს დოკუმენტაციის დაყოფა დროებითი შენახვისა და მუდმივი.

თუმცა, როგორც პრაქტიკა გვიჩვენებს, ყველა კომპანიის მენეჯერი არ არის დაინტერესებული პირველადი დოკუმენტების შენახვის პირობების სირთულეების გაგებით. თავის ტკივილისგან თავის დასაღწევად შეგიძლიათ ისარგებლოთ სპეციალიზებული საარქივო კომპანიების მომსახურებით. ასეთ კომპანიაში ზუსტად იციან რა ტიპის დოკუმენტები რამდენ ხანს უნდა შეინახონ, რა პირობებში, რა წესებით. გარდა ამისა, ასეთ ორგანიზაციას აქვს ტექნიკური შესაძლებლობა, გაანადგუროს შენახვაზე მინდობილი დოკუმენტები, როდესაც ვადები ამოიწურება. ეს მართლაც მოსახერხებელია, მაგრამ ფული ღირს. თუ ფულის დაზოგვა გსურთ, მაშინ მოგიწევთ არქივისთვის სპეციალური ოთახი გამოყოთ და გაიგოთ, რა არის იურიდიული ვადა ორგანიზაციაში პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტების შესანახად.

მინდა - არ მინდა

პრობლემა, სხვათა შორის, ნულიდან არ წარმოიქმნება. მოქმედი კანონები ადგენს პირველადი აღრიცხვის დოკუმენტების შენახვის პირობებს და ნებისმიერ საწარმოში ისინი უნდა იყოს დაცული. კანონმდებლობიდან გამომდინარეობს, რომ ნებისმიერ მოქმედ იურიდიულ პირს ეკისრება დოკუმენტაციის შენახვის ვალდებულება. ეს ნიშნავს, რომ საქმიანობის ფორმას არ აქვს მნიშვნელობა - იქნება ეს კერძო მეწარმე, რომელიც მარტო ახორციელებს ბიზნესს, თუ დიდი საზრუნავი, თქვენ მაინც უნდა იზრუნოთ ფინანსური ანგარიშგების და სხვა დოკუმენტაციის შენახვაზე. მნიშვნელოვანია კანონის შესწავლადაწესებულია ელექტრონული პირველადი დოკუმენტების, ქაღალდის შენახვის ვადები, რათა კონტრაქტორთან კონფლიქტის შემთხვევაში ან მაკონტროლებელი ორგანოს მიერ შემოწმების დროს არ აღმოჩნდეთ არასასიამოვნო მდგომარეობაში. გარდა ამისა, კანონით დადგენილი დროის ინტერვალების შეუსრულებლობამ შეიძლება გამოიწვიოს მნიშვნელოვანი ჯარიმა შემოწმების დროს. მოქმედი კანონმდებლობა შეიცავს რეგულაციებს, რომლებიც არეგულირებს პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაციის შენახვის მინიმალურ პერიოდს. მნიშვნელოვანია, რომ ბიზნესი იყოს უსაფრთხო, ხოლო ბიზნესის კეთება ჩვენს ქვეყანაში გამოირჩევა კანონიერებითა და დადგენილი წესების დაცვით.

125-ე ფედერალური კანონი, მიღებული 2004 წლის ოქტომბერში, მოგვითხრობს ელექტრონული პირველადი დოკუმენტების, ქაღალდის დოკუმენტების შენახვის პერიოდზე. სახელწოდებიდან გამომდინარე, იგი ეძღვნება არქივებს და საქმის სწორად წარმართვას. სწორედ ამ ოფიციალურ დოკუმენტში განიხილება ბუღალტრული აღრიცხვის დეპარტამენტის მიერ წარმოებული ოფიციალური დოკუმენტების შენახვის მახასიათებლები. აქ შეგიძლიათ იპოვოთ ორივე ფუნქცია, რომელიც საშუალებას გაძლევთ განასხვავოთ დროებითი და მუდმივი შენახვის დოკუმენტაცია, ასევე კონკრეტული ტიპის ქაღალდის სპეციფიკური ტერმინები.

ვის ეხება?

პირველადი დოკუმენტების შენახვის მინიმალური ვადების დაცვის ვალდებულებები ენიჭება:

• ადგილობრივი მთავრობები;
• სახელმწიფო უწყებები;
• მეწარმეები;
• საწარმოები;
• საქმიანი პირები.

კანონი უნდა იყოს დაცული საარქივო დოკუმენტაციასთან დაკავშირებით, მათ შორის პერსონალთან დაკავშირებით. მთლიანიკანონით განსაზღვრული ვადა უნდა იყოს უსაფრთხო ადგილას. ფედერალური კანონების გარდა, პირველადი დოკუმენტების შენახვის პირობების სპეციფიკა და სააღრიცხვო რეესტრები გავლენას ახდენს მთელ რიგ მარეგულირებელ დოკუმენტებში, რომლებიც ძალაშია როგორც მთლიანად ქვეყნის ტერიტორიაზე, ასევე თითოეულ ცალკეულ რეგიონში. თუმცა, ყველაზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტია ზემოთ ნახსენები 125-ე კანონი, რომელიც შეიცავს საბუღალტრო დოკუმენტაციის შენახვის ხანგრძლივობის მარეგულირებელი დოკუმენტაციის სრულ ჩამონათვალს.

კანონი 129

1996 წელს გამოიცა ფედერალური კანონი ბუღალტრული აღრიცხვის მახასიათებლების შესახებ. მასში ნათქვამია, რომ ბუღალტერიას შეუძლია თავისი დოკუმენტაციის გენერირება ქაღალდზე, ასევე სხვადასხვა ჩარხების გამოყენებით. ამავდროულად, კომპანიამ დამოუკიდებლად უნდა გააკეთოს დოკუმენტაციის ასლები ქაღალდზე, რათა ოპერაციების ყველა მონაწილეს ჰქონდეს წვდომა მათ შესახებ მონაცემებზე. თუ მარეგულირებელი ორგანო ითხოვს დოკუმენტაციაზე წვდომას, კომპანიის წარმომადგენლები ვალდებულნი არიან მიაწოდონ იგი. ამის უფლება აქვთ როგორც პროკურორებს, ასევე სასამართლოს წარმომადგენლებს.

პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაციის შენახვა, შენახვის ვადების შესაბამისად, მოთხოვნის შემთხვევაში უზრუნველყოფა უნდა შეესაბამებოდეს მარეგულირებელ აქტებში დადგენილ ფორმებს. საბუთები უნდა გაიგზავნოს მომთხოვნ პირს ქაღალდის ფორმით. თუ ეს დაშვებულია სამუშაოში გამოყენებული მანქანების შესაძლებლობებით, თუ ყველა მონაწილე თანხმდება, მოხსენება შეიძლება გაიგზავნოს ელექტრონული ფორმით. ეს ასევე ნებადართულია ჩვენი მოქმედი კანონებითქვეყნები.

დაიცავი წესები

129-ე ფედერალური კანონი შეიცავს ხსენებას პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტების შენახვის პირობების დაცვის ვალდებულების შესახებ. კერძოდ, მე-17 მუხლში აღნიშნულია, რომ ნებისმიერმა იურიდიულმა პირმა უნდა აწარმოოს ასეთი დოკუმენტაცია, მათ შორის რეესტრები და ანგარიშები. დროის ინტერვალის ხანგრძლივობა განისაზღვრება სახელმწიფო დონეზე არქივის მარეგულირებელი წესით. ამ პერიოდის ხანგრძლივობა არ შეიძლება იყოს 5 წელზე ნაკლები.

დაწესებულია პირველადი დოკუმენტაციის შენახვის სპეციალური პერიოდი სააღრიცხვო პოლიტიკის მარეგულირებელი დოკუმენტაციისთვის და ზოგიერთი სხვა კატეგორიისთვის (ინფორმაციის დამუშავების მანქანებზე გამოყენებული პროგრამები, ანგარიშთა სამუშაო სქემა). რა თქმა უნდა, ხანგრძლივობა აქ ასევე არის ხუთი წელი (ზოგიერთ შემთხვევაში ეს პერიოდი შეიძლება უფრო გრძელი იყოს), მაგრამ პერიოდი იწყება იმ მომენტიდან, როდესაც ეს დოკუმენტი ბოლოს გამოიყენეს საწარმოში. იურიდიული პირის ხელმძღვანელი არის პირი, რომელიც კანონით პასუხისმგებელია ყველა საჭირო დოკუმენტაციის დროის ინტერვალების დაცვით შენახვაზე. ეს ნიშნავს, რომ ნებისმიერმა განათლებულმა და პასუხისმგებელმა უფროსმა უნდა იცოდეს ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში პირველადი დოკუმენტების შენახვის პერიოდი, თუ მას სურს, რომ კომპანიაში ვითარება მის კონტროლზე იყოს.

როგორც პრაქტიკა გვიჩვენებს, ბევრი ორგანიზაცია რეგულარულად აწარმოებს ოფიციალური დოკუმენტაციის ინვენტარიზაციას და ადგილობრივი რეგულაციები ადგენს დოკუმენტების შენახვაზე პასუხისმგებელ პირებს, რომლებთანაც ინსპექტირების ორგანოები რეალურად ურთიერთობენ შესაბამისობის მონიტორინგის დროს.დაარქივების წესები.

შექმნა და შენახვა: ყველაფერი წესების მიხედვით

მოქმედი კანონმდებლობიდან გამომდინარე, ბუღალტერებს შეუძლიათ გამოიმუშაონ როგორც პირველადი დოკუმენტაცია, ასევე შემაჯამებელი დოკუმენტაცია არა მხოლოდ ქაღალდზე, არამედ ელექტრონული ფორმითაც; ამავდროულად, ქაღალდის ასლების შექმნის ვალდებულებები ეკისრება იურიდიულ პირს, ხოლო დაინტერესებული პირის, ინსპექტირების ორგანოს მოთხოვნით, კომპანია ვალდებულია უმოკლეს ვადაში გამოაგზავნოს ქაღალდის დოკუმენტები მისამართზე. შედგენა და შენახვა უნდა განხორციელდეს მოქმედი მარეგულირებელი აქტებით დადგენილი ფორმით.

ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში პირველადი დოკუმენტების შენახვის პერიოდის შესახებ, ამ პროცესის ბრძანება, მოგვითხრობს დოკუმენტაციის ჩამონათვალს, რომელიც ითვალისწინებს ტიპურ მენეჯმენტის დოკუმენტებს, რომლებიც ყალიბდება ნებისმიერი საწარმოს მუშაობის პროცესში. ისინი შეიქმნა 2010 წელს ფინანსთა სამინისტროსა და ფედერალური არქივის მიერ დამტკიცებული დოკუმენტით. გარდა ამისა, აუცილებელია გავითვალისწინოთ საგადასახადო კოდექსის მოთხოვნები, რომელიც არეგულირებს, რომ ჩვენი ქვეყნის თითოეული მოქალაქე პასუხისმგებელია სააღრიცხვო ჩანაწერების წარმოებაზე ოთხი წლის განმავლობაში. ეს ეხება ხარჯების, შემოსავლების აღრიცხვას და ასევე გადასახადების გადახდის დამადასტურებელ ნაშრომებს.

იყავი ჭკვიანები საგნების მიმართ

პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტაციის შენახვის პირობების შესაბამისად პროცესის სწორი ორგანიზება გულისხმობს პროფესიულ მიდგომას, სააღრიცხვო დოკუმენტაციაზე პასუხისმგებელი პერსონალის ჩართვას, თავად სამუშაო პროცესის ორგანიზების შესახებ საარქივო ინფორმაციის დამუშავებას. ამჟამად ადგილები თითქმის არ არისსპეციალიზებული ტრენინგი არქივში, ამიტომ ხშირად ძნელია იპოვოთ ნამდვილად მაღალი ხარისხის სპეციალისტი. მეორე მხრივ, პროგრესული კანონმდებლობა მოითხოვს, რომ დაიცვან პირველადი ბუღალტრული აღრიცხვის დოკუმენტების შენახვის ვადები, წინააღმდეგ შემთხვევაში შეიძლება კატეგორიულად უსიამოვნო ჯარიმების წინაშე აღმოჩნდეთ. საკმარისად მოცულობითი დოკუმენტების ნაკადისთვის საუკეთესო ვარიანტია კომპანიის პერსონალში საარქივო შენახვაზე პასუხისმგებელი განყოფილების შექმნა და შიდა რესურსებით დოკუმენტაციაზე პასუხისმგებელი პერსონალის რეგულარული მომზადების უზრუნველყოფა. ეს შეინარჩუნებს კანონებში დადგენილ სიახლეებს კონტროლს და შეესაბამება ყველა მოთხოვნას.

ალტერნატიული ვარიანტი, რომელიც ასევე საშუალებას გაძლევთ გაითვალისწინოთ პირველადი დოკუმენტების შენახვის ვადა და შეასრულოთ იგი თქვენს სამუშაო აქტივობებში, არის თანამშრომლობა შუამავალთან, რომელიც იღებს ვალდებულებას კლიენტის საბუთების შენარჩუნებაზე. თუმცა, საკუთარი თავისთვის საარქივო ფირმის არჩევა ასევე არ არის ადვილი საქმე. აუცილებელია ყველა არსებული ვარიანტის გულდასმით გაანალიზება, რათა უპირატესობა მიანიჭოთ სანდო კომპანიას და არ ინერვიულოთ, რომ ის შეიძლება დაიხუროს და შენობა დაიწვას.

ზოგიერთი ტიპის დოკუმენტაციის შენახვის მახასიათებლები

როგორც მოქმედი კანონმდებლობიდან გამომდინარეობს, პირველადი დოკუმენტაცია, ასევე რეგისტრები, ანგარიშგება და ბალანსები არქივში უნდა გადავიდეს. ყველა ეს კატეგორიის ოფიციალური დოკუმენტაცია, არქივში გაგზავნამდე, უნდა ინახებოდეს ბუღალტრული აღრიცხვის შენობაში, ხოლო იურიდიული პირივალდებულია უზრუნველყოს საბუთების უსაფრთხოების ყველა პირობა: კარადები დახურული უნდა იყოს, დაცული იყოს ხანძარსაწინააღმდეგო და სხვა უსაფრთხოება. საწარმოს შიგნით სპეციალური დოკუმენტით ინიშნება პირი, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტაციის უსაფრთხოებაზე.

თუ კომპანია იყენებს მკაცრ ანგარიშგების ფორმებს, კანონით ეს დოკუმენტები უნდა ინახებოდეს სეიფში ან სპეციალურ კარადაში, ოთახში, რომელიც დახურულია და გარანტირებულია დოკუმენტაციის უსაფრთხოებისთვის. მიმდინარე დროის პერიოდის პირველადი დოკუმენტაცია, დამუშავებული ხელით, უნდა შეგროვდეს ქრონოლოგიურად რეგისტრებში, რომლებიც შემდეგ იგზავნება არქივში მუდმივი შესანახად.

სხვა რას უნდა მიაქციოთ ყურადღება?

საბანკო ამონაწერების, ნაღდი ფულის შეკვეთებისა და წინასწარი ანგარიშების შენახვისას, ყველა დოკუმენტაცია უნდა ინახებოდეს ქრონოლოგიურად და შეკრული იყოს ერთობლივი სისტემატური შენახვისთვის. ზოგიერთი კონკრეტული კატეგორიის დოკუმენტი (ცვლის მოხსენებები, სამუშაო ბრძანებები) შეიძლება შეინახოს სავალდებულო გარეშე, მაგრამ შეიტანოს საქაღალდეებში ისე, რომ არაფერი დაიკარგოს ან გამოყენებული იქნას არაკეთილსინდისიერი მიზნებისთვის.

დოკუმენტაციის უსაფრთხოება, ისევე როგორც მისი დროული გაგზავნა არქივში, უპირველეს ყოვლისა, მთავარი ბუღალტერის პასუხისმგებლობაა, თუმცა, საჭიროების შემთხვევაში, ადგილობრივი რეგულაციები შეიძლება შეიცავდეს უფლებამოსილების სხვა პირზე გადაცემას. პირველადი დოკუმენტაციის, ანგარიშგების, ბალანსების გაცემა შესაძლებელია მხოლოდ ზოგიერთ შემთხვევაში, თუ არსებობს მთავარი ბუღალტერის ოფიციალური ბრძანება. ზოგადად, სტრუქტურულ დანაყოფებს არ აქვთ წვდომა ბუღალტრულ დოკუმენტებზე. შესაძლებელია დოკუმენტაციის ამოღებამხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ არსებობს სპეციალიზებული მოთხოვნა საგამოძიებო უწყებების, სასამართლოს ან სხვა ორგანოებისგან, რომლებსაც აქვთ კანონით შესაბამისი უფლებამოსილება. ამ შემთხვევაში აუცილებელია კანონის დაცვით შედგენილი ოფიციალური დადგენილება. გატანისას აუცილებელია ოქმის შედგენა, რომლის ერთ-ერთი ეგზემპლარი გადაეცემა ორგანიზაციის წარმომადგენელს ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ.

პირველადი დოკუმენტების შენახვის პერიოდი ნაჩვენებია ქვემოთ მოცემულ ცხრილში.

სამუშაო ნაკადის მახასიათებლები

ტერმინი "დოკუმენტის ნაკადი" გამოიყენება ფაქტორების ერთობლიობაზე, რომლებიც დაკავშირებულია დოკუმენტაციის მოძრაობასთან, ქაღალდის შექმნის მომენტიდან მის საარქივო ბიზნესში გადაცემამდე. განრიგის შედგენა მთავარი ბუღალტერის პასუხისმგებლობაა, თუმცა ზოგიერთ საწარმოში ის დელეგირებულია დოკუმენტების მართვის სპეციალისტზე. თუმცა, როგორც პრაქტიკა გვიჩვენებს, ყველაზე სწორია ორგანიზაციის სააღრიცხვო პოლიტიკაში ასეთი განრიგის ჩართვა, რომელიც შემდეგ მტკიცდება სპეციალურად გამოცემული ბრძანებით, რომელსაც ხელს აწერს კომპანიის მთავარი თანამდებობის პირი..

განრიგის დახმარებით შეგიძლიათ ორგანიზაციული პროცესების ჰარმონიზაცია და საწარმოში დაგეგმვის ამოცანის გამარტივება. პირველადი დოკუმენტაციის სამუშაო პროცესის განრიგი არის შემსრულებლების სია, დროის ინტერვალები, რომლებშიც ნაშრომები უნდა გაიგზავნოს ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში და დრო, რომლისთვისაც ბუღალტერები ამუშავებენ მათ. დარწმუნდით, რომ აღწერეთ საანგარიშო პერიოდები, ბალანსების ჩათვლით. ხშირად, სააღრიცხვო პოლიტიკა შეიცავს პირველადი დოკუმენტების შენახვის ვადების რეგულირებას და ამ პერიოდს ანუტოლდება კანონით დადგენილს, ან უფრო მაღალია, თუ ამას მოითხოვს კომპანიის საქმიანობის სპეციფიკა. წლის ანგარიშგების წარდგენისას დოკუმენტაცია მზადდება დადგენილი წესით და გადადის საარქივო საცავში. ამავდროულად, მხედველობაში მიიღება, რომ მომავალში შესაძლოა საჭირო გახდეს შესანახად გადაცემული მოცულობიდან სასარგებლო მონაცემების ამოღება. ამისთვის ჩვეულებრივია საქმეების დაყოფა საქაღალდეებად, ხოლო დაჯგუფება აიხსნება შინაარსით. დარწმუნდით, რომ მიანიჭეთ შესაბამისი სათაური თითოეულ საქაღალდეს.

ქეისის შენახვის ფუნქციები

საწარმოს საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილი ყველა დოკუმენტაცია, როგორც ზემოთ აღინიშნა, იყოფა დროებით და მუდმივ შესანახად. არქივში ნაშრომების გადატანისას აუცილებელია თითოეული ამ კატეგორიის ცალკე გადაცემა, იმავე საქაღალდეებში ოფიციალური ქაღალდების შერევის გარეშე. ამ შემთხვევაში, ასლები უნდა ინახებოდეს ორიგინალებისგან განცალკევებით. ასევე, ცალკეულ საქაღალდეებში მოგიწევთ დაალაგოთ დოკუმენტაცია, რომელშიც ნაჩვენებია ანგარიშგება, წლის გეგმები და კვარტლები, თვეები. ერთი ფაილი უნდა შეიცავდეს დოკუმენტაციის ერთ ნაწილს.

ერთი შემთხვევის დასაჯგუფებლად შეგიძლიათ გამოიყენოთ ერთ პერიოდში (კვარტალი, წელი, თვე) გენერირებული დოკუმენტები. გამონაკლისია ეგრეთ წოდებული გარდამავალი კატეგორიები - მაგალითად, პერსონალური ფაილები, რომელთა დახურვა არ არის კალენდარული წლის დამთხვევის დრო. თუ ფაილი შეიცავს რამდენიმე თვის განმავლობაში გენერირებულ დოკუმენტაციას, აუცილებელია ყოველი თვე გამოვყოთ სხვებისგან სპეციალური ფურცლით, მასზე დაფიქსირებული, თუ რა პერიოდის განმავლობაში წერს მას შემდეგ ბლოკი.ამ შემთხვევაში დასაშვებია 250-მდე ფურცლის დაჯგუფება ერთ საქმეში. საქაღალდის სისქე შეიძლება იყოს 4 სმ ან ნაკლები.

სხვა რას უნდა მიაქციოთ ყურადღება?

როგორც არქივის წესებიდან ჩანს, თუ დოკუმენტაციას აქვს დანართები, ესენი (მიუხედავად იმისა, თუ როდის არის ზუსტად შედგენილი) უნდა დაერთოს მათ თანდართულ დოკუმენტაციას. ზოგადად, სააღრიცხვო დოკუმენტაციის არქივის თანმიმდევრობა ძალიან მნიშვნელოვანია, ამიტომ მკაცრად უნდა იქნას დაცული. როგორც წესი, ჯერ იდება ანგარიშები, შემდეგ ახსნა-განმარტებები, რის შემდეგაც ბალანსი ავსებს თანდართულ დოკუმენტებს.

კომპანიის თანამშრომლების პირადი ანგარიშების შენახვის ორგანიზებისას, ამისათვის საჭიროა ცალკე საქმის გამოყოფა, რომელშიც დოკუმენტაცია ასახულია წლის მიხედვით მკაცრი ქრონოლოგიით. წლიური კორესპონდენცია ყალიბდება საქაღალდეებში, სადაც მითითებულია კალენდარული წელი და ასევე სისტემატიზებულია თარიღების შესაბამისად. თითოეულ მოთხოვნას უნდა მოჰყვეს პასუხი.

ზოგიერთი ფუნქცია

საგადასახადო კოდექსით გათვალისწინებული შენახვის ვადები შეიძლება განსხვავდებოდეს ბუღალტრული აღრიცხვის საქმიანობის მარეგულირებელი კანონებით განსაზღვრული პერიოდებისგან. ასეთი შეუსაბამობის დაკვირვებისას, უპირველეს ყოვლისა, რეკომენდებულია უფრო გრძელი პერიოდის დაცვა - ეს საშუალებას მოგცემთ, საჭიროების შემთხვევაში, მიმართოთ დოკუმენტაციას, გამოიყენოთ იგი, თუნდაც, ერთ-ერთი მოქმედი წესის მიხედვით, ვადა უკვე ამოიწურა. გარდა ამისა, ინსპექტორებს საჩივარი არაფერი ექნებათ. ასევე აუცილებელია გვახსოვდეს 2000 წელს გამოქვეყნებული სპეციალური სია, სადაც მითითებულია შენახვის ხანგრძლივობაზოგიერთი კონკრეტული დოკუმენტაციის ჯგუფი. ეს სია რეგულარულად განახლდება და ავსებს, ამიტომ საწარმოს მთავარმა ბუღალტერმა და დოკუმენტების მართვაზე პასუხისმგებელი განყოფილება უნდა აკონტროლონ განახლებული ინფორმაცია.

თუ შენახვის პირობები დაირღვა, ამაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება კომპანიის ხელმძღვანელს, მიუხედავად იმისა, რომ უსაფრთხოების საკითხი, პირველ რიგში, მთავარი ბუღალტერის პასუხისმგებლობაა. თუ შეკვეთა, შენახვის ვადა დაირღვა, კომპანია ჯარიმდება. ოფიციალური პირისთვის სასჯელი ჩვეულებრივ მერყეობს ორიდან სამ ათას რუბლამდე. მაგრამ თუ პირველადი დოკუმენტაცია საერთოდ არ არის დაცული, ისინი შეიძლება დაისაჯონ ხუთი ათასი რუბლის ან მეტი ჯარიმით.