რა არის პირველადი დოკუმენტაცია ბუღალტერიაში? განმარტება, ტიპები, მახასიათებლები და მოთხოვნები შევსებისთვის

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ნებისმიერი საწარმოს აღრიცხვა ეხება პირველად ანგარიშგებას. ბუღალტრული აღრიცხვის პირველადი დოკუმენტაციის ჩამონათვალი მოიცავს რამდენიმე სავალდებულო ნაშრომს. თითოეული მათგანი დაკავშირებულია ბიზნეს პროცესის ეტაპებთან. თუ ორგანიზაციის თანამშრომლები არ ინახავენ პირველადი დოკუმენტაციას „1C: ბუღალტრულ აღრიცხვაში“, კომპანიას ემუქრება ხელშესახები სანქციები.

რა არის ეს?

ბუღალტრული აღრიცხვის პირველადი დოკუმენტაციის აღრიცხვა უმთავრესი პრიორიტეტია. ამ მიმართულებით განხორციელებული ყველა საქმიანობა რეგულირდება ფედერალური კანონით "ბუღალტრული აღრიცხვის შესახებ". ასე რომ, მეცხრე თავის პირველ პუნქტში ნათქვამია, რომ მენეჯმენტის მიერ სწორად შესრულებული და დამოწმებული ნებისმიერი ნაშრომი, რომელიც ასახავს კომპანიის ბიზნეს საქმიანობის სხვადასხვა ეპიზოდს, შეიძლება ეწოდოს პირველადი დოკუმენტაცია. სხვათა შორის, ამ ეპიზოდებს ჰქვია:

• ფულის მიღება გაწეული საქონლისა და მომსახურებისთვისსაწარმო;
• თანხის გადარიცხვა მიღებულ საქონელსა და მასალაზე.

ამგვარად, ბუღალტერიაში პირველადი დოკუმენტაციის სავალდებულო ჩამონათვალის გარდა, არის დამატებითი. ის ჩვეულებრივ შედგენილია კომპანიის მენეჯმენტის მოთხოვნით. და ისინი მასში ათავსებენ ფორმებს, რომლებსაც აქვთ ინფორმაცია ორმხრივი ოფსეტების შესახებ, რომლებსაც არ აქვთ ფინანსური საფუძველი.

პირველადი დოკუმენტაციასთან მუშაობის თავისებურებები ბუღალტრულ აღრიცხვაში

პირველი, რასაც ყურადღება უნდა მიაქციოთ არის ის, რომ ყველა "პირველადი" ფორმა თანხების გადარიცხვასთან უნდა იყოს დაკავშირებული. ამიტომ, ამ სიაში არ უნდა შეიტანოთ მინდობილობა დოკუმენტების მისაღებად.

ამ ტიპის ქაღალდის შენახვა ხორციელდება ხელმოწერის დღიდან მინიმუმ ხუთი წლის განმავლობაში. საგადასახადო შემოწმების დროს ინსპექტორი ითხოვს პირველადი დოკუმენტაციას ერთიდან სამ წლამდე ვადით. ამრიგად, უფრო გრძელი პერიოდის ნაშრომები შეიძლება არქივში გაგზავნოს შესანახად. ხუთი წლის შემდეგ, მათი სრული განკარგვა შესაძლებელია. „პირველადი“-ს განადგურება კომპანიის შიდა წესდებისა და ქვეყნის კანონმდებლობის შესაბამისად ხდება. ეს პროცედურა საკმაოდ რთული და შრომატევადია. ამიტომ ბევრი საწარმო ინარჩუნებს „პირველს“მანამ, სანამ ადგილი აქვს ბუღალტრულ განყოფილებაში. რუსეთში არქივში ნაშრომების შენახვის ვადა არანაირად არ არის შეზღუდული.

სია

იმისათვის, რომ გაიგოთ რა არის პირველადი დოკუმენტაცია ბუღალტერიაში, თქვენ უნდა იცოდეთ რა ტიპის დოკუმენტებს მოიცავს იგი. ეს გამოსვლა უნდა გვახსოვდესსაუბარია სახსრების მოძრაობასთან დაკავშირებულ ნაშრომებზე. აქ არის ჩამონათვალი იმისა, რაც შედის ბუღალტრული აღრიცხვის პირველად დოკუმენტაციაში:

1. კონტრაქტი.
2. ინვოისი გადახდისთვის.
3. ნაღდი ფული და გაყიდვების ქვითრები.
4. მკაცრი მოხსენების ფორმები.
5. მოქმედებები.
6. ინვოისები.

დამატებითი ინფორმაცია თითოეული ამ პირველადი დოკუმენტის შესახებ მოცემულია შემდეგ აბზაცებში.

შეთანხმება

ეს პუნქტი იწვევს უამრავ კამათს ბუღალტერიის თანამშრომლებს შორის. ფაქტია, რომ ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში პირველადი დოკუმენტაცია ნებისმიერ შემთხვევაში უნდა იყოს შენახული, მაგრამ კონტრაქტები ზოგჯერ მთავრდება იურისტებთან ან თუნდაც პერსონალის განყოფილებაში. მაგრამ მონეტის მეორე მხარეც არსებობს. ფულადი ნაკადების მოძრაობასთან დაკავშირებული ტრანზაქციის საფუძველი ხომ სწორედ კონტრაქტია.

ინვოისი

ეს ფორმა ეხება ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში არსებულ პირველად დოკუმენტაციას. რა არის ანგარიში, ბიზნეს პროცესის ყველა მონაწილემ იცის. ფაქტობრივად, ეს დოკუმენტი არის მიღებული საქონლისა თუ მომსახურებისთვის სახსრების გადარიცხვის საფუძველი. თუ ერთ-ერთი მხარე მიიღებს ანგარიშს, ეს ნიშნავს, რომ იგი უსიტყვოდ ეთანხმება ტრანზაქციას. ის ასევე შეიძლება შეიცავდეს ინფორმაციას ადრინდელი შეთანხმების შესახებ. ინვოისი შეიცავს არა მხოლოდ ამ მონაცემებს, არამედ თანხის დაბრუნების პროცედურას ამ საჭიროების შემთხვევაში.

ზედნადები

ეს ნაშრომი ბუღალტერიაში პირველადი დოკუმენტაციის ერთ-ერთი ყველაზე ნათელი წარმომადგენელია. საქმე იმაშია, რომ შიის მიუთითებს მყიდველისთვის გაგზავნილი საქონლის სრულ ჩამონათვალს. ამ შემთხვევაში საუბარია როგორც მზა პროდუქტზე, ასევე ნედლეულზე. ზედნადები დგება შეუზღუდავი რაოდენობის ეგზემპლარად. ამ მომენტს არ აქვს მკაფიო რეგულაცია და ფაქტობრივად ეფუძნება მხოლოდ რამდენ მხარეს სჭირდება ასეთი დოკუმენტი. ანუ ტრანზაქციის რამდენი მონაწილე, ამდენი ეგზემპლარი უნდა იყოს მიწოდებული. უნდა გვახსოვდეს, რომ მხოლოდ ის ფორმებია, რომლებზეც ხელმოწერილია პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერა. ბეჭედი ან ბეჭედი ამ სიტუაციაში არ არის საჭირო.

მიღება-გადაცემის აქტი

ამ განყოფილების რიგითი თანამშრომლები ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში პირველადი დოკუმენტაციის დამუშავებით არიან დაკავებულნი. ყველაზე ხშირად ისინი იღებენ დამადასტურებელ დოკუმენტად შესრულებული სამუშაოს (მომსახურების) სერთიფიკატებს. ეს ნაშრომი, როგორც მისი სახელწოდება გულისხმობს, დგება მომსახურების გაწევის ან სამუშაოს შესრულების შემდეგ. ქმედითად ითვლება ორმხრივად ხელმოწერილი მიღება-ჩაბარების აქტი. არის შემთხვევები, როდესაც ერთ-ერთი კონტრაგენტი უარს ამბობს დოკუმენტის დამტკიცებაზე. ამ შემთხვევაში, ფორმა შეიძლება დამოწმდეს მხოლოდ ერთი მხარის მიერ, მაგრამ იმ პირობით, რომ დამკვირვებლები დაესწრებიან მას ხელმოწერის დროს. საბაზისო ინფორმაციის გარდა, მიღება-გადაცემის აქტი შეიძლება მოიცავდეს დამაზუსტებელ ან დამაზუსტებელ ხასიათს. როგორც წესი, ისინი შედიან სპეციალურად ჩამოყალიბებულ მაგიდაში. რაც შეეხება შტამპის დამტკიცებას, ის ყოველთვის მისასალმებელია, მაგრამ თუ არ არის ნაბეჭდი, ეს არ არღვევს ქაღალდს. აღსანიშნავია, რომ ბუღალტრული აღრიცხვაში პირველადი დოკუმენტაციის შენარჩუნებისას, აქტი, რომელიც ასახავს ძირითადი საშუალებების მოძრაობას.საწარმოები ასევე უნდა იყოს შეტანილი პირველადი დოკუმენტების სიაში.

ხელფასი

ამ ტიპის პირველადი დოკუმენტაცია ასახავს სახსრების მოძრაობას საწარმოსა და მის თანამშრომლებს შორის. ხელფასების ძირითადი ოდენობის გარდა, მასში შედის ყველა პრემია და კომპენსაცია. ამ ვითარებაში მთავარი ბუღალტერი საწარმოს ხელმძღვანელთან ერთად მოქმედებს როგორც განცხადების მოწმე. იმისთვის, რომ დოკუმენტი იყოს მოქმედი და ძალაში შესული, მას უნდა ჰქონდეს ბეჭედი. თუ ეს არ გაკეთებულა, ფორმა შეიძლება ჩაითვალოს არასწორად. აღსანიშნავია, რომ ეს ბეჭედი არჩევითია ზემოთ მოცემულ ორ დოკუმენტში.

ნაღდი საბუთები

ეს სია მოიცავს შემდეგ ფორმებს:

• მიღების შეკვეთა,
• გარიცხვის შენიშვნა,
• ნაღდი წიგნი.

ეს პირველადი დოკუმენტაცია შეიცავს ყველაზე სრულ ინფორმაციას თანხების მოძრაობასთან დაკავშირებით. ნაღდი ფულის ორდერი იყოფა რამდენიმე ტიპად. ასე რომ, ყველაზე ხშირად ბუღალტერიის მუშაობაში გამოიყენება KO-1, KO-2 და KO-4. ისინი ასახავს ორგანიზაციის ეკონომიკური ცხოვრების ყველა ფაქტს. ამრიგად, საგადასახადო შემოწმების დროს, ინსპექტორები მათ მიმართ ყველაზე მეტად არჩევენ. ამ ტიპების გარდა, არსებობს ფორმები KO-3 და KO-5. მესამე არის ფულადი შეკვეთების რეესტრი, ხოლო მეხუთე ითვალისწინებს საწარმოში ნაღდი ფულის მოძრაობას. როგორც წესი, ინსპექტორები გაცილებით ნაკლებ ყურადღებას აქცევენ ამ ტიპის პირველადი დოკუმენტაციას. რაც შეეხება მათ შენახვას და რეგისტრაციას, ეს პროცესებიტარდება ზოგადი პროცედურის შესაბამისად.

გამოყოფა ტრანზაქციის ეტაპის მიხედვით

ნებისმიერი ტრანზაქცია დაყოფილია სამ ეტაპად. და თითოეულ მათგანს აქვს კონკრეტული დოკუმენტაცია.

პირველ რიგში, მხარეები ყოველთვის თანხმდებიან გარიგების პირობებზე. ამ დროს ისინი დებენ ხელშეკრულებას და გასცემენ ანგარიშ-ფაქტურებს გადახდისთვის. ამის შემდეგ ერთ-ერთი მხარე მოთხოვნის მიხედვით ახორციელებს შენატანს. და ამის მხარდასაჭერად გადამხდელი ვალდებულია უზრუნველყოს დამხმარე დოკუმენტები. თუ თანხები გაიგზავნა მიმდინარე ანგარიშიდან, მაშინ ამონაწერი უნდა იყოს წარმოდგენილი. თუ გადახდა ხდება ნაღდი ანგარიშსწორებით, დადასტურება ხდება სალაროს ჩეკების, მკაცრი ანგარიშგების ფორმების ან ქვითრების მიწოდებით. ნებისმიერი ტრანზაქციის საბოლოო ეტაპი არის ფასიანი საქონლის ან მომსახურების მიწოდება. ეს მომენტი უნდა დადასტურდეს შესრულებული სამუშაოს აქტით (მომსახურება) ან ზედნადები, თუ საუბარია სხვადასხვა სახის პროდუქტზე.

შეავსეთ მოთხოვნები

სათანადო სამუშაო პროცესისთვის საკმარისი არ არის მხოლოდ იმის ცოდნა, თუ რა არის პირველადი დოკუმენტაცია ბუღალტერიაში. მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ მისი შევსების ძირითადი მოთხოვნები. პირველ რიგში, თითოეულ ფორმას უნდა ჰქონდეს თავისი სახელი. ასევე, დოკუმენტის შემდგენელი ვალდებულია მიუთითოს ამ ანგარიშების ფორმირების თარიღი და საწარმოს დასახელება. საწარმო ეხება მიმწოდებელს, კონტრაქტორს ან მყიდველს. Საბანკო დეტალები,თანამდებობის პირების ინიციალები და ოპერაციის დასახელება ასევე ნაჩვენებია ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში პირველადი დოკუმენტაციის ცალკეულ სვეტებში. ყველამ იცის, რა არის ოპერაციის სახელი, უბრალოდ გახსოვდეთ, რომ ეს მნიშვნელობა რაოდენობრივი ფორმით უნდა იყოს გამოხატული. ამ ტიპის ნაშრომის მომზადების ბოლო მომენტი არის პასუხისმგებელი პირების ხელმოწერა და ბეჭედი.

რედაქტირება

დიდი რაოდენობის დოკუმენტებთან ურთიერთობისას თანამშრომლები ხშირად უშვებენ შეცდომებს. ისინი უნდა გასწორდეს კანონით დადგენილი წესით. არსებობს ორი სახის რედაქტირება:

1. მკაცრი პასუხისმგებლობისთვის. თუ ფორმაში მცირე შესწორებაა საჭირო, მაშინ პასუხისმგებელი პირი ვალდებულია წვრილი ხაზით გადაკვეთოს არასწორი ხაზი და ზემოდან მიუთითოს სწორი ჩანაწერი. ქაღალდზე შეტანილი ცვლილებების სიზუსტის დასადასტურებლად აუცილებელია დაიწეროს „შესწორებული რწმენა“და ფორმა დამოწმდეს თანამდებობის პირის ხელმოწერითა და ბეჭდით. თუ დოკუმენტის გასწორება ვერ ხერხდება, მაშინ პასუხისმგებელი პირი ვალდებულია წვრილი წითელი ხაზით გადაკვეთოს არასწორად შედგენილი ბლანკი კუთხიდან კუთხემდე. ასევე უნდა იყოს მონიშნული "გაუქმებული". სწორი ინსტანციის შექმნის შემდეგ, მცდარი ინსტანციის განადგურება აკრძალულია.
2. არამკაცრი დოკუმენტაციისთვის. ამ შემთხვევაში, დაზიანებული ფორმა ნადგურდება და იქმნება ქაღალდი სწორი ინფორმაციით.

ღირს იმის ცოდნა, რომ დარტყმები უნდა გაკეთდეს მხოლოდ ძალიან თხელი ხაზით. თუ თანამშრომელიგადახაზავს ტექსტს ისე, რომ წაუკითხავი ხდება, ეს ძალიან უხეში შეცდომაა.