პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტების სია და მათი შესრულების წესები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

საწარმოში ყოველდღიურად მრავალი ოპერაცია ტარდება. ბუღალტერები კონტრაგენტებს უგზავნიან ანგარიშ-ფაქტურებს და უგზავნიან ფულს, ანგარიშობენ ხელფასებს, ჯარიმებს, ანგარიშობენ ამორტიზაციას, ამზადებენ ანგარიშებს და ა.შ. ყოველდღიურად გაიცემა სხვადასხვა სახის ათობით დოკუმენტი: ადმინისტრაციული, აღმასრულებელი, პირველადი. ბოლო ჯგუფს დიდი მნიშვნელობა აქვს საწარმოს საქმიანობისთვის.

რა არის "ძირითადი დოკუმენტები"?

ორგანიზაციის ეკონომიკური ცხოვრების ყოველი მოვლენა უნდა დადასტურდეს ქაღალდით. იგი ყალიბდება ოპერაციის დროს ან მისი დასრულებისთანავე. განცხადებების შედგენა, ანგარიშგება ხორციელდება ბუღალტრული აღრიცხვის პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტებში მითითებული ინფორმაციის საფუძველზე. მათი სია დიდია. სტატიაში განვიხილავთ მთავარ, ყველაზე ხშირად გამოყენებულსდოკუმენტები.

რატომ გვჭირდება პირველადი?

პირველადი დოკუმენტაცია ბუღალტრული აღრიცხვის განუყოფელი ელემენტია. როგორც ზემოთ აღინიშნა, იგი ყალიბდება გარიგების დროს ან გარიგების დასრულებისთანავე და არის საწარმოს ეკონომიკური ცხოვრების ამა თუ იმ ფაქტის რეალობის დასტური..

პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტების სია ერთი ტრანზაქციისთვის შეიძლება შეიცავდეს:

1. კონტრაქტი.
2. ანგარიში.
3. ნაღდი ფულის ქვითარი ან სხვა გადახდის დოკუმენტი.
4. ზედნადები.
5. შესრულების აქტი.

აუცილებელი დეტალები

ამჟამად არსებობს პირველადი აღრიცხვის დოკუმენტების ერთიანი ფორმები. ისინი გამოიყენება სხვადასხვა ოპერაციების შესახებ ინფორმაციის ასახვისთვის, შესაბამისად, მათში სვეტების სია განსხვავებულია. იმავდროულად, ყველა პირველადი დოკუმენტი შეიცავს ერთიან სავალდებულო დეტალებს. მათ შორის:

1. კომპანიის სახელი.
2. დოკუმენტის სახელი (მაგალითად, "ნაღდი ფულის ვაუჩერი").
3. ფორმირების თარიღი.
4. ოპერაციის შინაარსი, რომელზეც შედგენილია დოკუმენტი. მაგალითად, ინვოისის შევსებისას, შესაბამის სვეტში შეიძლება მიეთითოს „მასალების გადაცემა დასამუშავებლად“.
5. ფული და ბუნებრივი მაჩვენებლები. პირველი გამოიყენება ღირებულების ასახვისთვის, მეორე - რაოდენობები, წონა და ა.შ.
6. პასუხისმგებელი თანამშრომლების თანამდებობები ("მთავარი ბუღალტერი", "მაღაზია" და ა.შ.).
7. გარიგებაში მონაწილე პირების ხელმოწერები.

მნიშვნელოვანი მომენტი

პირველ დოკუმენტს, რომელიც შეიცავს ყველა საჭირო დეტალს, აქვს იურიდიული ძალა.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ სათანადოდ შესრულებული დოკუმენტები შეიძლება გამოყენებულ იქნას სასამართლო პროცესებში, როგორც მტკიცებულება პრეტენზიების მართებულობის (ან ბათილობის) შესახებ. ბევრი დოკუმენტი შედგენილია კონტრაქტორების მიერ. აუცილებელია ყურადღებით შეამოწმოს რეგისტრაციის სისწორე და არავითარ შემთხვევაში არ მოაწეროს ხელმოწერა მომწოდებლებს (კონტრაქტორებს და ა.შ.), თუ მათ ეს არ გაუკეთებიათ.

პირველადი დოკუმენტაცია გულდასმით უნდა იყოს დაცული.

მჭირდება პირველადი დალუქვა?

პრაქტიკაში, ბევრი კონტრაგენტი აცხადებს პრეტენზიას მისი არარსებობის შესახებ TTN ფორმაზე და ზოგიერთ სხვა დოკუმენტზე. შეგახსენებთ, რომ 2015 წლიდან ორგანიზაციების უმეტესობა გათავისუფლდა ბეჭდის ქონაზე ვალდებულებისგან. ასეთ საწარმოებს შეუძლიათ გამოიყენონ იგი საკუთარი შეხედულებისამებრ. თუ ასეა, მაშინ ინფორმაცია მისი არსებობის შესახებ უნდა ჩაიწეროს სააღრიცხვო პოლიტიკაში.

იმ შემთხვევაში, თუ კონტრაგენტი დაჟინებით მოითხოვს ბეჭდის გამოყენებას პირველადი რეგისტრაციისას, და კომპანიას უფლება აქვს არ დააყენოს იგი ლეგალურ საფუძვლებზე, კონტრაგენტს უნდა გაეგზავნოს წერილობითი შეტყობინება ამ რეგლამენტთან დაკავშირებული ბმულებით. საკითხი.

შეთანხმება

თუ კონტრაგენტი გრძელვადიანი პარტნიორია, მაშინ სავსებით შესაძლებელია ხელშეკრულების დადება რამდენიმე ტრანზაქციაზე. ამ შემთხვევაში მნიშვნელოვანია მკაფიოდ განისაზღვროს ვალდებულებების შესრულების ვადები, გაანგარიშების თანმიმდევრობა და პროცედურა და სხვა ნიუანსი. ხელშეკრულება შეიძლება გაფორმდეს საქონლის გაყიდვაზე, მომსახურების გაწევაზეან წარმოების სამუშაოები. აღსანიშნავია, რომ სამოქალაქო სამართალი ხელშეკრულების ზეპირად დადების საშუალებასაც იძლევა. თუმცა, ბიზნეს საქმიანობაში, როგორც წესი, გამოიყენება ხელშეკრულებების წერილობითი ფორმები.

ინვოისი

ამ დოკუმენტში მიმწოდებელი მიუთითებს კონტრაგენტისთვის გადასარიცხ თანხაზე საქონლის, მომსახურების ან სამუშაოსთვის. გადახდის განხორციელებისას, ნაგულისხმევად, ვარაუდობენ, რომ სუბიექტი ეთანხმება ტრანზაქციას.

ინვოისი უნდა იყოს წარმოდგენილი:

1. დოკუმენტის სახელი.
2. მომსახურების დასახელება (საქონელი, სამუშაოები), რომლებშიც გადახდა ხდება.
3. ღირებულება.
4. სულ თანხა.
5. დეტალები გადახდის შესახებ.

ამჟამად, საბუღალტრო დოკუმენტების მთელი სია შეიცავს 1C პროგრამას, ამიტომ ისინი ავტომატურად მუშავდება.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ინვოისს მცირე მნიშვნელობა აქვს მარეგულირებელი ორგანოებისთვის. მასში გამყიდველი აფიქსირებს დადგენილ ფასს. ბუღალტერის პოზიციიდან ინვოისი არის ყველაზე მნიშვნელოვანი პირველადი დოკუმენტი, რომლის საფუძველზეც ყალიბდება სააღრიცხვო ჩანაწერები.

ინვოისი მოქმედებს როგორც ინვოისის ტიპი. ეს ნაშრომი შეიცავს სპეციალურ ხაზს დღგ-ს თანხების დასაზუსტებლად.

გადახდის დოკუმენტაცია

გადახდის ფაქტი შეგიძლიათ დაადასტუროთ ნაღდი ფულის ქვითრით ან სხვა მსგავსი დოკუმენტით. გადახდა ადასტურებს პროდუქციის, მომსახურების, სამუშაოს მიწოდების გადახდის ფაქტს. მეთოდის მიხედვით შეირჩევა დოკუმენტის კონკრეტული ტიპიგადახდა: ნაღდი ანგარიშსწორება ან საბანკო გადარიცხვა.

ერთ-ერთი ყველაზე პოპულარული ანგარიშსწორების დოკუმენტი არის გადახდის დავალება. ეს არის ბრძანება ანგარიშის მფლობელისგან ბანკისთვის თანხის გადარიცხვა მითითებულ ანგარიშზე. დოკუმენტის გამოყენება შესაძლებელია მომსახურების, საქონლის, ავანსის გადახდის, სესხის დაფარვისას და ა.შ.

ბიუჯეტში გამოქვითვის შემთხვევაში ივსება ველი 22 „კოდი“. გადახდის დავალებაში ეს სვეტი მიუთითებს UIN-ზე (უნიკალურ იდენტიფიკატორზე). მისი წყალობით ფისკალური ორგანო ცნობს გადამხდელს.

ველი "კოდი" გადახდის დავალებაში შეიძლება შეივსოს სხვადასხვა გზით. ეს დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ ასრულებს სუბიექტი თავის ვალდებულებას ბიუჯეტის წინაშე: ნებაყოფლობით თუ მარეგულირებელი ორგანოს მოთხოვნით.

ზედნადები

TTN ფორმა შედგენილია ტვირთგამგზავნის მიერ. ზედნადები არის საქონლის მიმღებისთვის გადაცემის საფუძველი. დოკუმენტი შედგენილია 4 ეგზემპლარად. TTN-ის მიხედვით, გამყიდველი ითვალისწინებს გაყიდვას, ხოლო მყიდველი იღებს საქონლის მიწოდებას.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ TTN შედგენილია საქონლის ტრანსპორტირებისას კომპანიის საკუთარი ძალებით. თუ ტრანსპორტირებას ახორციელებს მესამე მხარის კომპანია, გაიცემა 1-T ფორმა.

კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი პუნქტი: ინფორმაცია TTN-ში უნდა ემთხვეოდეს ინვოისის ინფორმაციას.

შესრულებული სამუშაოს აქტი

ეს დოკუმენტი შედგენილია მომხმარებელსა და მიმწოდებელს შორის. აქტი არის სამუშაოს შესრულების, შეთანხმებული ღირებულებით მომსახურების გაწევის დადასტურება ხელშეკრულებით დადგენილ ვადებში. მარტივად რომ ვთქვათ, ესკონტრაქტორის ანგარიში მომხმარებელს.

ამჟამად, აქტის ერთიანი ფორმა არ არის დამტკიცებული. კომპანიას უფლება აქვს თავად შეიმუშაოს ფორმა და დააფიქსიროს სააღრიცხვო პოლიტიკაში.

აქტის ძირითადი დეტალებია:

1. ბუღალტრულ ჩანაწერებში რეგისტრაციის ნომერი და თარიღი.
2. შედგენის თარიღი.
3. კონტრაქტის დეტალები, რომლის მიხედვითაც იქმნება აქტი.
4. ვადა, მოცულობა, სამუშაოს ღირებულება.
5. გადასახდელი ანგარიშის დეტალები.
6. მომხმარებლისა და კონტრაქტორის სახელი.
7. გარიგების მხარეთა ხელმოწერები.

აქტი ყოველთვის შედგენილია ორ ეგზემპლარად.

ფორმა M-15

ეს აბრევიატურა გამოიყენება გამავალი საქონლის გაცემის ინვოისის მითითებისთვის. აღსანიშნავია, რომ ეს დოკუმენტი არ არის სავალდებულო, მაგრამ ხშირად გამოიყენება საწარმოების მიერ.

ინვოისი მასალების მხარეს გასაშვებად გაიცემა, თუ აუცილებელია ძვირფასი ნივთების გადატანა მთავარი (სათავო) ოფისიდან დისტანციურ განყოფილებებში ან სხვა კომპანიებში (თუ არსებობს სპეციალური შეთანხმება).

ფორმის წესები M-15

ნაშრომის პირველ ნაწილში დატანილია ნომერი, საწარმოს დოკუმენტური ნაკადის შესაბამისად. აქ ასევე უნდა მიუთითოთ კომპანიის სრული სახელი და OKPO.

პირველ ცხრილში ასახულია დოკუმენტის თარიღი, ტრანზაქციის კოდი (შესაბამისი სისტემის გამოყენების შემთხვევაში), სტრუქტურული ერთეულის დასახელება, ინვოისის გამცემი საწარმოს საქმიანობის სფერო.

ანალოგიურადმითითებულია ინფორმაცია მიმღების და მიწოდებაზე პასუხისმგებელი პირის შესახებ. ქვემოთ მოცემულია დოკუმენტის ბმული, რომლის მიხედვითაც გაიცემა ინვოისი. ეს შეიძლება იყოს კონტრაქტი, შეკვეთა და ა.შ.

მთავარ ცხრილში 1 და 2 სვეტები მიუთითებს აღრიცხვის ქვეანგარიშზე და ანალიტიკური აღრიცხვის კოდის ყველა ჩამოსაწერი მასალისთვის.

შემდეგი, შემდეგი მონაცემები შეიყვანება 3-15 სვეტებში:

• მასალების დასახელება ინდივიდუალური მახასიათებლებით, ბრენდით, ზომით, ხარისხით;
• საფონდო ნომერი (თუ ის იქ არ არის, უჯრედი არ ივსება);
• ერთეულის კოდი;
• საზომი ერთეულის სახელი;
• გადატანილი საქონლის რაოდენობა;
• ინფორმაცია საწყობიდან გამოშვებული ფაქტობრივი ობიექტების შესახებ (ივსება შემნახველის მიერ);
• მასალების ჯამური ღირებულება;
• ფასი დღგ-ს გარეშე;
• დღგ გამოყოფილი თანხა;
• ჯამური ღირებულება დღგ-ს ჩათვლით;
• მასალის ინვენტარის ნომერი;
• პასპორტის ნომერი (თუ შესაძლებელია);
• ჩაწერის ნომერი ანგარიშის ბარათის მიხედვით.

ინვოისს ხელს აწერენ ბუღალტერი, თანამშრომელი, რომელიც პასუხისმგებელია საწყობიდან ძვირფასი ნივთების გამოშვებაზე და მიმღები.

წინასწარი ანგარიშები "1C"-ში

საანგარიშგებო დოკუმენტების ფორმირება ბუღალტერის ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული ქმედებაა. ნაღდი ფულით განხორციელებული ბევრი ანგარიშსწორება ხდება წინასწარი დოკუმენტებით. ეს მოიცავს მოგზაურობის ხარჯებს, საყოფაცხოვრებო შესყიდვებს და ა.შ.

ხშირად საწარმოს თანამშრომლები სალაროდან იღებენ სახსრებს საყოფაცხოვრებო ხარჯებისთვის.საჭირო ძვირფასი ნივთების (მაგალითად, საკანცელარიო ნივთების) შეძენის შემდეგ თანამშრომლები აცნობებენ და აწვდიან დამხმარე დოკუმენტებს ბუღალტერიას.

ბუღალტერი, თავის მხრივ, უნდა აღრიცხოს ყველა ხარჯი ბუღალტრულ სისტემაში. თქვენ შეგიძლიათ გახსნათ „წინასწარი ანგარიშები“„1C“-ში „ბანკი და სალარო“ქვეგანყოფილებაში „მოლარე“. ახალი დოკუმენტის დანერგვა ხდება ღილაკით „შექმნა“.

ფორმის ზედა ნაწილში მითითებულია:

1. კომპანიის სახელი.
2. საწყობი, სადაც ჩაირიცხება ახლად მიღებული ძვირფასეულობა.
3. თანამშრომლის ანგარიშგება მოხსენებაში მიღებული თანხების შესახებ.

დოკუმენტი შეიცავს 5 სანიშნეს. "ავანსების" განყოფილებაში აირჩიეთ დოკუმენტი, რომლისთვისაც გაიცა თანხები:

1. ფულის დოკუმენტი.
2. ხარჯის ნაღდი შეკვეთა.
3. დებეტი ანგარიშიდან.

თუ საქონელი შეძენილია გაცემული თანხით, ისინი აისახება იმავე სახელწოდების ჩანართზე. "კონტეინერის" განყოფილებაში მიუთითეთ ინფორმაცია დასაბრუნებელი კონტეინერის შესახებ (მაგალითად, წყლის ბოთლები). ჩანართში „გადახდა“ასახავს ინფორმაციას ობიექტის შესაძენად მომწოდებლებისთვის გადახდილი ნაღდი ფულის შესახებ ან გაცემული მოახლოებული მიწოდებისთვის.

"სხვა" განყოფილებაში მითითებულია მონაცემები მგზავრობის ხარჯების შესახებ: დღიური, საწვავის ხარჯები, ბილეთები და ა.შ.

"უნივერსალური" ფორმა

პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტების ჩამონათვალში არის ერთი ნაშრომი, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას სხვადასხვა სიტუაციებში. იგი გამოიყენება როგორც ბუღალტრული აღრიცხვის ფორმირებაში, ასევესაგადასახადო ანგარიშგება. ეს ბუღალტერიაზეა. ფორმა საჭიროა, საჭიროების შემთხვევაში, დაშვებული შეცდომის გამოსასწორებლად. გარდა ამისა, დოკუმენტი საჭიროა ოპერაციების შესრულებისას, რომლებიც საჭიროებენ ახსნა-განმარტებებს, გაანგარიშების ასახვას, ტრანზაქციების დადასტურებას, თუ სხვა საბუთები არ არის.

ნიუანსი

აღსანიშნავია, რომ საწარმოს აქვს უფლება დაადასტუროს ოპერაციების დასრულება, რომლებიც არ საჭიროებს სტანდარტული (სტანდარტული, ერთიანი) ფორმების შესრულებას, არა სერტიფიკატის დახმარებით, არამედ დამოუკიდებლად შემუშავებული პირველადი აღრიცხვის საშუალებით. დოკუმენტები. თუმცა მათი სია კომპანიის ფინანსურ პოლიტიკაში უნდა იყოს დაფიქსირებული.

სერთიფიკატის შედგენის წესები

ამ დოკუმენტისთვის ერთი ერთიანი ფორმა არ არის დამტკიცებული. შესაბამისად, სპეციალისტებს შეუძლიათ შეადგინონ იგი უფასო ფორმით ან გამოიყენონ საწარმოში შემუშავებული შაბლონები. სავალდებულო ინფორმაციას შორის, რომელიც უნდა შეიცავდეს სერტიფიკატს, უნდა აღინიშნოს:

1. ინფორმაცია საწარმოს შესახებ.
2. შედგენის თარიღი და მიზეზები.
3. პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტები და ბუღალტრული აღრიცხვის რეგისტრები, რომლებსაც თან ერთვის მოწმობა.
4. პასუხისმგებელი თანამშრომლის ხელმოწერა.

შეგიძლიათ დაწეროთ ჩვეულებრივ თეთრ A4 ფურცელზე ან კომპანიის ბლანკზე.

შედგენისას ძალიან ფრთხილად უნდა იყოთ, რომ შეცდომები არ დაუშვათ. რაც უფრო დეტალურია მითითება, მით უფრო ნაკლები კითხვები აქვთ ინსპექტორებს.

დოკუმენტი, რა თქმა უნდა, უნდა შეიცავდეს მხოლოდ სანდო ინფორმაციას. თუ დროსგამოვლინდება ორთოგრაფიული შეცდომები, მიზანშეწონილია ხელახლა შეადგინოთ მოწმობა.

შენახვის ფუნქციები

ყველაფერი, რაც ეხება პირველადი აღრიცხვის დოკუმენტებს, უნდა ინახებოდეს საწარმოში მინიმუმ 5 წლის განმავლობაში. ამ პერიოდის გაანგარიშება იწყება საანგარიშო პერიოდის დასრულების თარიღიდან, რომელშიც გაიცა ნაშრომები.

დამატებით

დაწყებითი შეიძლება გაიცეს ქაღალდის ან ელექტრონული ფორმით. ბოლო დროს სულ უფრო მეტი საწარმო ურჩევნია ელექტრონული დოკუმენტების მართვას. ეს გასაგებია: საბუთების დამუშავებას და გაგზავნას გაცილებით ნაკლები დრო სჭირდება.

ელექტრონული დოკუმენტები უნდა იყოს დამოწმებული ციფრული ხელმოწერით (გაძლიერებული ან რეგულარული - კონტრაგენტებს შორის შეთანხმებით).

პასუხისმგებლობა

პირველადი დოკუმენტაცია საწარმოს საქმიანი ცხოვრების ყველაზე მნიშვნელოვანი ელემენტია. მისი არყოფნის შემთხვევაში კომპანიას სერიოზული სანქციები ემუქრება მარეგულირებელი ორგანოების მხრიდან. ჯარიმები ასევე დაწესდება პირველად დოკუმენტაციაში შეცდომების, არაზუსტი ინფორმაციის აღმოჩენის შემთხვევაში.

რეგლამენტის დარღვევა ისჯება არა მხოლოდ საგადასახადო კოდექსით, არამედ ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსითაც. საფუძვლების არსებობის შემთხვევაში, შესაძლოა დამნაშავეებიც დაისაჯონ.

დასკვნა

საწარმოს მუშაობაში შეიძლება გამოყენებულ იქნას სხვადასხვა დოკუმენტი. ამავდროულად, ზოგიერთ მათგანს შეიძლება ჰქონდეს ერთიანი ფორმა, ნაწილი კი შეიძლება დამოუკიდებლად იყოს შემუშავებული კომპანიის მიერ. ამის მიუხედავად, ყველა საჭირო დეტალი უნდა იყოს წარმოდგენილი დოკუმენტებში.

ზოგიერთი ბიზნესი იყენებს კომბინირებული დოკუმენტების გამოყენებას. მეტყველებასაუბარია ორგანიზაციის საქმიანობის სპეციფიკის შესაბამისად დამატებულ ფორმებზე.

მნიშვნელოვანია პირველადი დოკუმენტაციის შერჩეული ტიპების ასახვა საწარმოს სააღრიცხვო პოლიტიკაში. კომპანიის საქმიანობის მსვლელობისას შესაძლოა წარმოიშვას ახალი დოკუმენტაციის საჭიროება. თუ ისინი შემუშავებულია საწარმოს მიერ, მაშინ ისინი უნდა იყოს მითითებული სააღრიცხვო პოლიტიკაში.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ კონტრაგენტს შეუძლია ასევე დამოუკიდებლად განავითაროს ფასიანი ქაღალდების გარკვეული ფორმები. ფინანსურ პოლიტიკაში აუცილებელია მიეთითოს, რომ კომპანია იღებს ასეთ დოკუმენტებს კონტრაგენტებისგან.

ბევრი ტრანზაქციის ჩასაწერად, ორგანიზაციებმა შეიძლება არ გამოიყენონ პირველადი დოკუმენტაციის ერთიანი ფორმები. თუმცა, თუ ვსაუბრობთ ნაღდი ანგარიშსწორებით, მაშინ ისინი სრულდება ექსკლუზიურად დამტკიცებული ორდერებით და სხვა გადახდის დოკუმენტებით.