შეხვედრების სახეები: პროტოკოლი, სტრუქტურა და შინაარსი

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

წარმოუდგენელია წარმოიდგინოთ ნებისმიერი ორგანიზაციის მუშაობა საქმიანი კომუნიკაციების გარეშე. თანამშრომლებს შორის სწორად ჩამოყალიბებული კომუნიკაცია საშუალებას გაძლევთ შეუფერხებლად და სწრაფად მოაგვაროთ ამოცანები.

ორგანიზაციებში მრავალი სახის შეხვედრებია და თითოეულ მათგანს აქვს თავისი მახასიათებლები და ამოცანები. ასეთი ნიუანსების ცოდნა ხელს შეუწყობს ბიზნეს საკითხების განხილვას. ეს სტატია მოგითხრობთ შეხვედრების ტიპების შესახებ, დაგეხმარებათ გაიგოთ, რატომ ტარდება ისინი და როგორ არის ჩაწერილი საოფისე სამუშაოებში.

საქმიანი შეხვედრების მიზნები

ნებისმიერი ტიპის შეხვედრებისა და შეხვედრების ჩატარების მთავარი მიზანია აქტუალური პრობლემების კონკრეტული კონსტრუქციული გადაწყვეტილებების შემუშავება და აქტუალური ბიზნეს საკითხების განხილვა. ასევე, კოლექტიური შეხვედრის დროს თანამშრომლებს აქვთ შესაძლებლობა გაუზიარონ მოსაზრებები, იდეები ან გააკეთონ წინადადება პრობლემების საუკეთესო გადაწყვეტის შესახებ უფრო მაღალ მენეჯერებთან.

ნებისმიერი სახის საქმიანი შეხვედრები საშუალებას გაძლევთ იხილოთ ორგანიზაციაში არსებული ვითარების ყოვლისმომცველი სურათი, დაადგინოთ მისი ძლიერი და სუსტი მხარეები. აღსანიშნავია, რომ ამ ფორმატში მონაწილეობისასბიზნეს კომუნიკაციები არის კომპანიის ან საწარმოს ახალი თანამშრომლების სწრაფი ადაპტაცია.

ამოცანები

შეიძლება განვასხვავოთ ყველა ტიპის შეხვედრის შემდეგი ამოცანები:

• მიმდინარე პრობლემებისა და საკითხების გადაჭრა;
• განყოფილებების საქმიანობის ინტეგრაცია კომპანიის სტრატეგიული მიზნის შესაბამისად;
• კომპანიის და მისი ინდივიდუალური სტრუქტურული განყოფილებების შეფასება;
• კომპანიის პოლიტიკის შენარჩუნება და განვითარება.

იმისათვის, რომ გაიგოთ რა ფორმატში ჩაატაროთ ასეთი ბიზნეს ღონისძიება, უნდა გადაწყვიტოთ ზემოთ ჩამოთვლილი ამოცანებიდან რომელი შეესაბამება მას და ამის შემდეგ გაიგებთ, რომელ კლასიფიკაციას მიეკუთვნება.

ტიპები და კლასიფიკაცია

შეხვედრას, როგორც საქმიანი კომუნიკაციის სახეს, შეიძლება ჰქონდეს ჩატარების განსხვავებული ფორმა, რომელიც განსაზღვრავს მის თემას და დამსწრე ოფიციალურ პირთა სიას.

შეხვედრების ძირითადი კლასიფიკაცია უნდა გამოიკვეთოს:

1. მფლობელობის რეგიონი. აქ შეიძლება განვასხვავოთ ისეთი ტიპის შეხვედრები, როგორიცაა ადმინისტრაციული (რომელიც ითვალისწინებს პრობლემური საკითხების განხილვას), სამეცნიერო (სემინარები და კონფერენციები, რომელთა მიზანია აქტუალური სამეცნიერო საკითხების განხილვა), პოლიტიკური (ნებისმიერი პოლიტიკური ჯგუფის წევრების შეხვედრის უზრუნველყოფა. პარტიები და მოძრაობები) და შერეული ტიპები.
2. სასწორი. აქ გამორჩეულია საერთაშორისო, სადაც ჩართული არიან სპეციალისტები სხვა ქვეყნებიდან თუ უცხოელი პარტნიორები, როგორც ეროვნული, რეგიონული, ასევე ქალაქური.
3. რეგულარულობა. ნებისმიერი შეხვედრის ფორმატში შეიძლება იყოსმუდმივი ან პერიოდული.
4. ადგილმდებარეობის მიხედვით - ადგილობრივი ან სამოგზაურო.

და ასევე ყველა ტიპის შეხვედრები შეიძლება დაიყოს შემდეგნაირად:

1. ინსტრუქციული, რომელიც ითვალისწინებს ქცევის დირექტიულ ფორმატს, სადაც ზემდგომი ლიდერი პირდაპირ აწვდის ინფორმაციას თავის ქვეშევრდომებს, რომელიც შემდეგ განსხვავდება და გადაეცემა ძალაუფლების ვერტიკალზე. ყველაზე ხშირად, ასეთი საქმიანი კომუნიკაციის დროს, ისმის აღმასრულებელი დირექტორის ბრძანებები, რამაც შეიძლება მნიშვნელოვნად იმოქმედოს საწარმოს კურსზე და ეს ასევე შეიძლება იყოს ქცევის ნორმები ან მნიშვნელოვანი სიახლეები.
2. ოპერატიული (საკონტროლო ოთახები). ამ ტიპის შეხვედრის მიზანია მოიპოვოს ინფორმაცია ორგანიზაციაში ან საწარმოში არსებული მდგომარეობის შესახებ. ინფორმაციის ნაკადი ამ შემთხვევაში მიმართულია დაქვემდებარებული ხელქვეითებიდან დეპარტამენტების უფროსების ან გენერალური დირექტორისკენ. ძირითადად, ოპერატიულ შეხვედრებზე განიხილება საკითხები საგზაო რუკების განხორციელების, დაგეგმილი აქტივობების, სტრატეგიული და ოპერატიული გეგმების შესახებ. ოპერატიულ (დისპეტჩერიზაციის) შეხვედრასა და ყველა დანარჩენს შორის მნიშვნელოვანი განსხვავებაა ის, რომ ისინი ტარდება რეგულარულად და აქვთ მონაწილეთა ფიქსირებული სია. ასევე აღსანიშნავია, რომ შეხვედრის დროს შესაძლოა დღის წესრიგი არ იყოს.
3. პრობლემური. ასეთი კრება იწვევა გადაუდებელი აუცილებლობის შემთხვევაში დავალებების მოკლე დროში შესრულების ან საწარმოს გლობალური პრობლემის გადაწყვეტის გადაწყვეტილების მიღებისას.

ყოველივე ზემოთქმულის გარდა, ცალკე შეიძლება გამოვყოთ წარმოების ერთ-ერთი ყველაზე პოპულარული სახეობაშეხვედრები - დაგეგმვა. როგორც წესი, ასეთი ღონისძიება იმართება ყოველდღიურად ან კვირაში ერთხელ, რომელსაც ესწრებიან განყოფილების ხელმძღვანელი და უშუალო შემსრულებლები, რომლებიც იღებენ დღის დავალებებს და განიხილავენ მათი განხორციელების მიმდინარეობას.

შეხვედრაზე საწარმოს პერსონალის შეხვედრის თემა შეიძლება იყოს ნებისმიერი სახის საკითხი, რომელიც წარმოიქმნება საწარმოს მსვლელობისას, ხოლო განხილვის მსვლელობა შეიძლება დაეთმოს გარე გარემოში ცვლილებებს. რომელსაც კონკრეტული ორგანიზაცია ოპერირებს.

შეხვედრის ორგანიზება

ნებისმიერი სახის შეხვედრა, განურჩევლად ფორმატისა, მოითხოვს ფრთხილად მომზადებას, რადგან მისი ეფექტურობა დამოკიდებულია ამ მომენტზე. თავდაპირველად, თქვენ უნდა განსაზღვროთ შემდეგი პუნქტები:

• სამიზნე;
• განხილული საკითხები;
• დავალებების დაყენება პერსონალისთვის (ფუნქციონალზე და დაქვემდებარებაზე დაყრდნობით);
• ნაბიჯი ამოცანების შესასრულებლად.

დღეს შეხვედრების უმეტესობა ტარდება ძალიან უღიმღამო წესით, რის გამოც მათი მნიშვნელობა იკარგება და დაკისრებული ამოცანები შეიძლება ცუდად შესრულდეს. აქედან გამომდინარე, ძალზე მნიშვნელოვანია ასეთი საქმიანი შეხვედრების მთელი კურსის გათვალისწინება და სამუშაო დისკუსიის აგება ისე, რომ ამას არა მხოლოდ დრო დასჭირდეს, არამედ გუნდის გამოხმაურება.

შეხვედრები

უნდა აღინიშნოს, რომ მსხვილი ფირმები და ორგანიზაციები, რომლებიც ცდილობენ მოიპოვონ გარკვეული ბაზრის წილი და განავითარონ თავიანთი კომპანია დიდი მოგების მიღების მიზნით, დიდ ფსონს აკეთებენ.მნიშვნელოვანი საკითხების განხილვა სწორედ შეხვედრების გზით. წარმატებული მენეჯერების პრაქტიკიდან გამომდინარე, შეგიძლიათ ჩამოაყალიბოთ შემდეგი წესები შეხვედრისთვის მომზადების შესახებ:

პირველ რიგში განისაზღვრება მონაწილეთა სია. ცხადი უნდა იყოს, ვინ მოიწვიოს შეხვედრაზე და რა როლი შეასრულოს მასზე. ხშირად ხდება, რომ მოწვეულმა პირებმა შეიძლება ვერ გაიაზრონ საკითხი და მოიწვიონ „ყოველ შემთხვევისთვის“, მაგრამ იმ მომენტში შეასრულონ თავიანთი მოვალეობები და არ დაკარგონ დრო.

მნიშვნელოვანია დღის წესრიგის მომზადება. თუ შეხვედრა დაინიშნება, მაშინ წინასწარ მუშავდება დღის წესრიგი, რომელშიც მითითებულია განსახილველი საკითხები და ასევე განსაზღვრულია მთავარი მომხსენებლები. მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ეს დოკუმენტი უნდა გაეგზავნოს ინფორმაციის მომზადებაზე პასუხისმგებელ პირებს და მათ, ვინც დაესწრება, რათა ყველა მონაწილემ შეძლოს მოხსენებების, წინადადებების და დამატებითი კითხვების მომზადება. საჭიროების შემთხვევაში, დღის წესრიგის კორექტირება შესაძლებელია.

შეხვედრის წინა პლანზე უნდა განთავსდეს ძირითადი და სტრატეგიული საკითხები. ასეთ საკითხებზე მომხსენებლები აუცილებლად უნდა იყვნენ პირები (განყოფილებების, განყოფილებების, სემინარების ხელმძღვანელები), რომლებიც პირადად არიან პასუხისმგებელი კომპანიის ნებისმიერი სტრატეგიული საქმიანობის განხორციელებაზე.

მნიშვნელოვანი ქულები

მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ნებისმიერ შეხვედრას აქვს ორი ძირითადი ეტაპი - მისთვის მომზადება და ფაქტობრივი ჩატარება. პირველი ეტაპი მოიცავს ბიზნესის წარმართვის აქტუალობის განსაზღვრასმითითებულია კრებული, ამოცანები, ძირითადი და მეორეხარისხოვანი მიზნები, ყალიბდება მონაწილეთა და მომხსენებელთა სია, მოხსენებები, პრეზენტაციები და მოხსენება მზადდება თემის ან წინასწარ განსაზღვრული დღის წესრიგის მიხედვით. მეორე ეტაპი მოიცავს შეხვედრის წინასწარ დაგეგმილი კურსის განხორციელებას, მოხსენებების მოსმენას და მიმდინარე და სტრატეგიული საკითხების განხილვას.

თუ ასეთი საქმიანი კომუნიკაციის დროს საჭიროა გადაწყვიტოთ რა და ვის მიმართოთ თანამშრომლებისგან, მაშინ შეგვიძლია გამოვყოთ მესამე ეტაპი - გადაწყვეტილების მიღება. როგორც წესი, გადაწყვეტილებებს იღებს თავმჯდომარე, რომელიც თავმჯდომარეობს სხდომას, საკუთარი შეხედულებისამებრ ან დისკუსიით ან კოლექტიური კენჭისყრით.

შეხვედრის გეგმის ნიმუში

მათ წინაშე მკაფიო გეგმის პირობებში, ნებისმიერ მენეჯერს შეუძლია შეხვედრის წარმართვა ეფექტურად და ეფექტურად, რაც საშუალებას მოგცემთ მიიღოთ უკუკავშირი თანამშრომლებისგან და დაუსვათ მათთვის სწორი ამოცანები. ეს გეგმა შეიძლება შეიცავდეს შემდეგს:

• მისალმების სიტყვა;
• მოხსენებების მოსმენა და შეჯამება გარკვეული პერიოდის განმავლობაში (კვარტალი, კვირა, ნახევარი წელი, თვე);
• ფირმისთვის შესაბამისი მიმდინარე საკითხების გაშუქება;
• მოსმენის წინადადებები პრობლემების მოგვარების შესახებ (ტვინის შტორმი);
• შემოთავაზებული ვარიანტების შეფასება და მათი განხორციელების განხილვა;
• ოპციების დაგროვება;
• ხმის მიცემა ამა თუ იმ ვარიანტის მიღებაზე;
• საზღვრების განსაზღვრა პრობლემის გადაჭრის დროს (დასაზღვრა ვინ არის პასუხისმგებელი, დრო, მეთოდები და მეთოდები).

ჩაწერა

დიდიზოგიერთი სახის შეხვედრები უნდა დაფიქსირდეს ქაღალდზე (დოკუმენტზე), რასაც პროტოკოლი ეწოდება. ამ სახის დოკუმენტაციის შენახვა საშუალებას გაძლევთ დაკანონდეთ მიღებული გადაწყვეტილებები. ასევე, პროტოკოლის წყალობით, თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ აქტივობების განხორციელების პროგრესს და დავალებების შეუსრულებლობის შემთხვევაში დაადგინოთ ვინ არის პასუხისმგებელი ამაზე.

პუნქციას, როგორც წესი, ატარებს ლიდერის მდივანი, რომელიც კრების თავმჯდომარეა. თუმცა, ამ ფუნქციის შესრულება ხშირად სხვა მუშაკებსაც შეუძლიათ.

მდივნის ფუნქციები და ამოცანები

საქმიანი შეხვედრების დაწყებამდე მდივანი უნდა გაეცნოს მოწვეულთა სიას და განხილული საკითხების ჩამონათვალს. თუმცა, აღსანიშნავია, რომ თუ შეხვედრა რეგულარულად იმართება, მაშინ ეს თანამდებობის პირი აგროვებს მთელ დოკუმენტაციას (სიებს, გეგმებს, დღის წესრიგს და ა.შ.) და ეხმარება ლიდერს შეხვედრისთვის მომზადებაში.

თავდაპირველად და საჭიროების შემთხვევაში, მდივანმა შეიძლება სთხოვოს გამოჩენილ პირებს შეავსონ სარეგისტრაციო ფურცელი, სადაც მითითებული იქნება მათი სრული სახელები. და პოზიცია. ეს საჭირო იქნება პროტოკოლის შედგენისას. შემდეგ მდივანი აცხადებს დღის წესრიგს, რომელიც აღნიშნავს შეხვედრის დაწყებას. გარდა ამისა, როდესაც დამსწრეები იწყებენ საკითხების განხილვას, მდივანი ჩაწერს ამ მოვლენის მიმდინარეობას. შეხვედრის ბოლოს ეს თანამდებობის პირი ამზადებს ოქმის დასრულებულ ვერსიას, რის შემდეგაც ხელს აწერს თავმჯდომარეს და ყველაფერს უგზავნის მონაწილე პირებს.

უაღრესად მნიშვნელოვანია მდივნისთვის, შედგენისას, გადაიხადოს გადასახდელიყურადღება მიაქციეთ შეხვედრის ოქმების გარეგნობას. ის უნდა შეიცავდეს სათაურს, ადგილს, დამსწრეთა სიას, განხილულ საკითხებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს.

დასკვნა

ზემოხსენებული ინფორმაციიდან ირკვევა, რომ საწარმოებში შეხვედრების გამართვა უაღრესად მნიშვნელოვანია. თუმცა, ყოველთვის უნდა გვახსოვდეს, რომ ასეთი ღონისძიებებისთვის მაღალხარისხიან მომზადებას ინფორმაციის გაშუქების, მიზნების დასახვისა და მათი მაღალი ხარისხის განხორციელების წარმატების გასაღების 50%-ზე მეტი აქვს.