მიმდინარე, წინასწარი და საბოლოო კონტროლი: რატომ და როგორ ტარდება

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

მენეჯმენტის ეფექტურობა განისაზღვრება მიზნის მიღწევით, შედეგისკენ მოძრაობის ყველა ეტაპზე მენეჯერმა უნდა განახორციელოს კონტროლი და ზედამხედველობა პროცესზე, რესურსებზე, გარემოზე. კონტროლი ლიდერის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ფუნქციონალური მიზანია.

კონტროლის კონცეფცია მენეჯმენტში

მენეჯმენტი აუცილებელია აქტივობების ეფექტურად ორგანიზებისთვის, რესურსების რაციონალურად დახარჯვისა და მიზნების მისაღწევად. მენეჯმენტს ტრადიციულად აქვს ხუთი ძირითადი ფუნქცია: დაგეგმვა, ორგანიზება, მოტივაცია, კონტროლი და კოორდინაცია. თითოეულ მათგანს აქვს თავისი სპეციფიკა და მნიშვნელობა. ამრიგად, კონტროლი, მიმდინარე თუ სტრატეგიული, არის მენეჯერის მნიშვნელოვანი აქტივობა, რათა შეადაროს მუშაობის შედეგები გეგმასთან საწარმოო პროცესის ყველა ეტაპზე, შეამოწმოს შედეგები სტანდარტებთან და ნორმებთან შესაბამისობაში და აღმოფხვრას აღმოცენებული გადახრები.

კონტროლის მნიშვნელობა აიხსნება კომპანიაში არსებული მდგომარეობისა და წარმოების პროცესის პროგრესის შესახებ გაურკვევლობის მოხსნის აუცილებლობით. ასევე, კონტროლი წარმატებული საქმიანობის წინაპირობაა. ისსაშუალებას გაძლევთ შეაფასოთ სიტუაცია და თავიდან აიცილოთ კრიზისების წარმოშობა. კონტროლი და ზედამხედველობა აუცილებელია, მაგრამ მათ შეუძლიათ მიიღონ მრავალი ფორმა და შეასრულონ სხვადასხვა ფუნქციები. ორგანიზაციაში ხელმძღვანელობის სტილიდან გამომდინარე, კონტროლი შეიძლება იყოს კონცენტრირებული ერთი მენეჯერის ხელში, ჩვეულებრივ უფროსი მენეჯერის ხელში, ან დელეგირებული იყოს რამდენიმე თანამშრომელზე.

კონტროლის ფუნქციები

კონტროლი მუშაობის უსიამოვნო მომენტია როგორც ლიდერისთვის, ასევე შემსრულებლისთვის, მაგრამ აუცილებელია. მენეჯმენტში ჩვეულებრივად არის საუბარი რამდენიმე ძირითად საკონტროლო ფუნქციაზე:

- გარემოს შეფასება, გარე და შიდა. კონტროლის დროს მენეჯერი აგროვებს ინფორმაციას და ხსნის გაურკვევლობას მიმდინარე პროცესის გაგებაში. კონტროლის განხორციელება საშუალებას გაძლევთ გამოავლინოთ უარყოფითი ან მუქარის შემცველი ფაქტორები გარე და შიდა გარემოში და იპოვოთ მათი აღმოფხვრის ან აქტივობების შესრულებისას გათვალისწინების შესაძლებლობები.

- რეაგირება გადახრებზე. მენეჯერი აკონტროლებს, რათა იცოდეს წარმოების პროცესის ყველა დეტალი და ჰქონდეს დრო, რეაგირება მოახდინოს ცვლილებებზე და გადახრებზე. კონტროლი საშუალებას გაძლევთ დროულად შეამჩნიოთ შეცდომები და საფრთხეები და სწრაფად აღადგინოთ წარმოების პროცესი.

- რესურსების განაწილება. ტაქტიკური და ტექნიკური კონტროლი საშუალებას იძლევა მაქსიმალურად რაციონალურად გამოიყენოს არსებული ფული, აღჭურვილობა, იპოვოთ შესაფერისი ადგილი თანამშრომლების კომპეტენციებისთვის. ამავდროულად, კონტროლი საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ რეზერვები და გამოიყენოთ ისინი პროდუქტიულად.

- უკუკავშირის შენარჩუნება. კონტროლის ინტერაქტიული ფუნქცია არის ის, რომ მისი განხორციელების პროცესშიურთიერთქმედება მყარდება სისტემის ყველა ელემენტს შორის, მენეჯერსა და შემსრულებელს შორის.

- პერსონალის მუშაობის შეფასება. თანამშრომლების კომპეტენტურად მოტივაციისა და მათი შრომის ეფექტურად გადახდის მიზნით, აუცილებელია მკაფიო შეფასების სისტემის აგება, ამაში მენეჯერი ეხმარება კონტროლს წარმოების ყველა ეტაპზე.

კონტროლის სახეები

ზედამხედველობის პროცესის სირთულე იწვევს კონტროლის მრავალ კვალიფიკაციას.

პროცედურების სიხშირის მიხედვით განასხვავებენ:

- წინასწარი კონტროლი. სამუშაოს დაწყებამდეც კი უნდა განხორციელდეს მოქმედებები ძირითადი რესურსების თვალყურის დევნისა და შეფასების მიზნით: მატერიალური, ადამიანური, წარმოება. მისი მიზანია თავიდან აიცილოს შემსრულებლების მოქმედებების უარყოფითი შედეგები. ის საშუალებას გაძლევთ შეცვალოთ გეგმა ჯერ კიდევ მის განხორციელებამდე და შეცდომების დაშვებამდე.

- მიმდინარე კონტროლი. იგი ხორციელდება სამუშაოს შესრულების დროს, მისი მიზანია გამოვლენის ეტაპზე გამოვლენა და შეცდომებისა და გადახრების თავიდან აცილება. ის მიზნად ისახავს ნორმებთან და სტანდარტებთან შესაბამისობის მონიტორინგს. მიმდინარე კონტროლი მოითხოვს ინფორმაციის მუდმივ ნაკადს და შეცდომების სწრაფ გამოსწორებას.

- საბოლოო კონტროლი. იგი ხორციელდება შედეგების მიღწევის შეჯამებისა და შეფასების ეტაპზე. ამ ტიპის კონტროლის მთავარი მიზანია მსგავსი შეცდომების თავიდან აცილება მომავალში. ამ ეტაპზე მიღებული მონაცემები ხდება ახალი გეგმების შექმნის საფუძველი.

საკონტროლო მოქმედებების სიხშირეზე დაყრდნობით, სტრატეგიული, ტაქტიკური დაოპერატიული კონტროლი. ფუნქციური კუთვნილების მიხედვით ექსპერტები ფინანსურ, საწარმოო, მარკეტინგულ და საკადრო კონტროლს უწოდებენ. თქვენ ასევე შეგიძლიათ განასხვავოთ კონტროლის გარე და შიდა ტიპები მოქმედების მიმართულებიდან გამომდინარე.

სტრატეგიული და ტაქტიკური კონტროლი

საწარმოს გეგმების განხორციელების ყველაზე მნიშვნელოვანი ინსტრუმენტია სტრატეგიული და ტაქტიკური კონტროლი. ამ ტიპის მართვის აქტივობების ამოცანაა გეგმებისა და მიმდინარე ქმედებების სისწორის მონიტორინგი. სტრატეგიული კონტროლი არის გლობალურ მიზნებთან, სტრატეგიულ პროგრამებთან და ქმედებებთან შესაბამისობის სისტემატური შემოწმება. ამ ტიპის საქმიანობის მიზნებია: არჩეული გრძელვადიანი მიზნების სისწორის და მათი მიღწევის გზის სისწორის დადგენა, კომპანიისთვის პოტენციური შესაძლებლობების გამოვლენა. ტაქტიკური კონტროლი ასოცირდება მოკლევადიანი, უშუალო მიზნების მიღწევის შემოწმებასთან. მისი ინსტრუმენტია ტექნიკური კონტროლი, რომელიც მიზნად ისახავს წარმოების პროცესის მკაცრ შესაბამისობას რეგულაციებთან, სტანდარტებთან და რეგულაციებთან.

კონტროლი მომზადების ეტაპებზე

მთელი მართვის პროცესი გაჟღენთილია კონტროლის ეტაპებით. არსებობს ეტაპობრივი კლასიფიკაციის ტრადიცია, ამ შემთხვევაში არსებობს: წინასწარი, მიმდინარე და საბოლოო კონტროლი. თითოეული მათგანი ასრულებს თავის ფუნქციებს და აქვს გამორჩეული თვისებები. წინასწარი კონტროლი წინ უსწრებს სამუშაოს დაწყებას, ეს არის დაგეგმვის განუყოფელი ნაწილი. მისი მიზანია შექმნას პირობები წარმოების ეფექტური დაწყებისთვის. ამაზეეტაპზე ფასდება პერსონალის მზადყოფნა და კომპეტენტურობა, საჭირო რესურსების ხელმისაწვდომობა, საქმიანობის დოკუმენტაცია.

მიმდინარე კონტროლი, წინასწარისაგან განსხვავებით, დროულად ემთხვევა წარმოების ეტაპებს. მისი მთავარი ფუნქცია სამუშაო პროცესის გაუმჯობესებაა. მენეჯერი მუდმივად აკონტროლებს ყველა საწარმოო ოპერაციებისა და შემსრულებლების მოქმედებების შესაბამისობას დამტკიცებულ გეგმებთან და სტანდარტებთან. ზოგჯერ ამ ეტაპს „შუალედურ კონტროლსაც“უწოდებენ, რაც ხაზს უსვამს მის მთავარ მახასიათებელს – მიზნისკენ მიმავალ გზაზე ნაკლოვანებებისა და გადახრების გამოვლენას. იგი გამოიყენება როგორც მიმდინარე, ისე სტრატეგიული პრობლემების გადაწყვეტის შესაფასებლად. განსაკუთრებული მნიშვნელობა აქვს საბოლოო ან საბოლოო კონტროლს. ის ძალიან განსხვავდება სხვა ეტაპებისგან თავისი ამოცანებითა და მიმდინარეობით.

საბოლოო კონტროლი: სპეციფიკა

წარმოების პროცესის დასკვნითი ეტაპი მოიცავს რამდენიმე მნიშვნელოვანი ამოცანის გადაწყვეტას. ეს არის დასახულ მიზნებთან და შედეგებთან შესაბამისობის ხარისხის იდენტიფიცირება, პერსონალის მუშაობის შეფასება, არასწორი გამოთვლებისა და შეცდომების სიის შედგენა, რათა მათზე დაყრდნობით გადავიდეს დაგეგმვის ახალ ეტაპზე. საბოლოო კონტროლი უნდა განხორციელდეს დადგენილი კრიტერიუმების მიხედვით, რათა შემსრულებლებმა გაიგონ, როგორ ამოწმებენ მათ მუშაობას და როგორ იმოქმედებს ეს მათ ანაზღაურებაზე. ამ ტიპის ზედამხედველობა დაკავშირებულია რესურსების ხარჯვის შეფასებასთან, სტრატეგიებისა და ტაქტიკის ეფექტურობის დადგენასთან და ადრე მიღებული გადაწყვეტილებების სისწორის შეფასებასთან. ამ ეტაპის შედეგები ძალზე მნიშვნელოვანია ორგანიზაციის მომავლისთვის, რადგან მის შედეგებს შეუძლიამომავლის გეგმების შედგენისას მოერიდეთ შეცდომებს.

კონტროლის პროცედურა

კონტროლი, მიმდინარე და საბოლოო, ხორციელდება ერთი ალგორითმის მიხედვით.

პირველ ეტაპზე ხდება ინფორმაციის შეგროვება, შემდეგ თითოეული ოპერაციისა და პროცესის შეფასების კრიტერიუმების ფორმირება, შემდეგ კონტროლის მიზნები და მეთოდები. ეს არის მოსამზადებელი ეტაპი. შემდგომში კონტროლი გადადის პროცესისა და ქმედებების ფაქტობრივი შეფასების ეტაპზე. ბოლო ეტაპი არის მიღებული ინფორმაციის ანალიზი და დასკვნების ფორმულირება, ეს არის საბოლოო კონტროლის სინონიმი. ყველა ამ ქმედების შედეგად უნდა დაიბადოს მენეჯერული გადაწყვეტილება.

კონტროლის პრინციპები

მენეჯერს, რომელიც ახორციელებს კონტროლს, მიმდინარე, სტრატეგიულ თუ საბოლოო, უნდა ახსოვდეს მისი განხორციელების ძირითადი პრინციპები. ეს მოიცავს:

- დროულობა. კონტროლის პროცედურებს შორის გარკვეული დრო უნდა იყოს, არ უნდა იყოს ძალიან ხშირი, რათა თანამშრომელმა არ იგრძნოს, რომ მას არ ენდობიან. მაგრამ ეს არ უნდა გაკეთდეს ძალიან იშვიათად, რათა თანამშრომელს არ ჰქონდეს კონტროლის ნაკლებობის შთაბეჭდილება.

- მოქნილობა. ის უნდა მოერგოს არსებულ პირობებს.

- მომგებიანობა. მისი მიზანია რესურსების დაზოგვა, ამიტომ არ უნდა მოითხოვდეს დიდ ინვესტიციებს.