Gantt სქემა თქვენი დაგეგმვის ასისტენტია. რა არის განტის სქემა და როგორ შევქმნათ ის?

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

Gantt Chart არის ერთ-ერთი ყველაზე პოპულარული ინსტრუმენტი პროექტის მენეჯმენტში განრიგის ვიზუალური ილუსტრირებისთვის.

რა არის ეს?

Gantt სქემა შექმნილია მცირე და საშუალო ბიზნესის სფეროში მუშაობის სხვადასხვა ეტაპების საილუსტრაციოდ. ვიზუალურად, ეს არის ზოლების მარტივი ნაკრები, რომელიც შედგება ორი ძირითადი ღერძისგან: შემთხვევები და დრო. თითოეულ პერიოდს ენიჭება კონკრეტული დავალება, რომელიც უნდა შესრულდეს.

დიაგრამაზე, ძირითადი ბლოკების გარდა, შეიძლება იყოს სპეციალური დამატებითი სვეტი, რომელიც აჩვენებს შესრულებული სამუშაოს პროცენტს. სპეციალური ნიშნები - ეტაპები - გამოიყენება ორი ან მეტი ამოცანის ხაზგასასმელად და მათი განხორციელების თანმიმდევრობის დემონსტრირებისთვის.

განტის დიაგრამა ერთგვარი სტანდარტია პროექტის მენეჯმენტის სფეროში, რადგან სწორედ მისი დახმარებით ხდება შესაძლებელი პროექტის ყველა ეტაპის განხორციელების სტრუქტურის ნათლად ჩვენება.

რისთვის არის განტის დიაგრამა?

იმის გათვალისწინებით, რომ ადამიანების უმეტესობა ვიზუალურია, დიაგრამა იძლევა შესაძლებლობას გადაჭრას ერთ-ერთი მთავარი ამოცანა და აჩვენოს პერსონალს რაზე უნდა იმუშაონ, რა რესურსები გამოიყენონ პროცესში დარამდენად სწრაფად შეასრულოს გარკვეული დავალებები. ყველა ინფორმაცია წარმოდგენილია შეკუმშული ფორმით, დამაბნეველი ცხრილებისა და უზარმაზარი ტექსტის გამოყენების გარეშე. ამავდროულად, არსი ნათელი და გასაგებია ყველა, გამონაკლისის გარეშე, პროექტის მონაწილისთვის.

დიაგრამის გამოყენება მნიშვნელოვნად ამარტივებს მცირე პროექტების მართვას და შესაძლებელს ხდის თანამშრომლების საქმიანობის ყოველთვის კონტროლის ქვეშ.

პირველი ჩარტის გამოჩენის ისტორია

პირველი ჩარტის ფორმატი შეიმუშავა და გამოსცადა ჰენრი ლ. განტის მიერ მე-20 საუკუნის დასაწყისში. მეცნიერი დაიქირავეს გემების მშენებლობაზე პირველ მსოფლიო ომში გამოსაყენებლად. სპეციალურმა განრიგმა მას საშუალება მისცა კოორდინაცია გაეწია რამდენიმე ინჟინრის მუშაობას, აკონტროლებდა დავალებების დროულად შესრულებას. Gant-მა პირდაპირ დაიწყო ყველა საჭირო ამოცანის ჩამოთვლით და არსებული რესურსების მიხედვით მათი დაგეგმვით.

მნიშვნელოვანი ეტაპი იყო ზოგიერთი დავალების სხვებზე დამოკიდებულების დემონსტრირება. გარდა ამისა, განტმა თითოეულ ადამიანს გამოყო დროის მონაკვეთი, რომლის განმავლობაშიც მას უნდა შეესრულებინა გარკვეული ტიპის აქტივობა, მიუთითა ვინ და რა დავალება შესრულებულიყო, პროექტისთვის გამოყოფილი დროის გათვალისწინებით.

Gantt დიაგრამა შესრულებულია ვერტიკალური ღერძის გამოყენებით, რომელიც წარმოადგენს სხვადასხვა ამოცანებს და ჰორიზონტალური ღერძის გამოყენებით, რომელიც წარმოადგენს დროს.

განტის ჩარტში თანამედროვე მსოფლიოში

ეს დაგეგმვის მეთოდი არ კარგავს აქტუალობას დღეს, რადგან ის საშუალებას გაძლევთ უზრუნველყოთ წარმოების გეგმის გრაფიკული ჩვენება, ამარტივებს დანერგვის პროგრესის მონიტორინგსდავალებული დავალებები. Gantt-ის დიაგრამა იქცა იმდენად მძლავრ ანალიტიკურ ინსტრუმენტად, რომ თითქმის 100 წელია მას არანაირი ცვლილება არ განუცდია. მხოლოდ გასული საუკუნის 90-იან წლებში, ურთიერთობების უფრო დეტალურად აღწერისთვის, მასში დაინერგა საკომუნიკაციო ხაზები სხვადასხვა ამოცანებს შორის:

• "დასრულება-დაწყება" - B აქტივობა ვერ დაიწყება A აქტივობის დასრულებამდე;
• "დაწყება-დასრულება" - მოქმედება B არ შეიძლება დაიწყოს, სანამ მოქმედება არ დაიწყება;
• "დაწყება-დაწყება" - მოქმედება B დაიწყება არა უადრეს, ვიდრე მოქმედება;
• "დასრულება-დასრულება" - მოქმედება B უნდა დასრულდეს არა უადრეს, ვიდრე მოქმედება დასრულდება.

არსებობს მტკიცებულება, რომ განტის სქემა გამოიყენებოდა ისეთი გიგანტური საინჟინრო სტრუქტურების მშენებლობაში, როგორიცაა ჰუვერის კაშხალი (ლას-ვეგასი, 1939) და ეიზენჰაუერის გზატკეცილის სისტემა (აერთებს შეერთებული შტატების დიდ ქალაქებს).

ინსტრუქცია: როგორ ავაშენოთ Gantt დიაგრამა 5 ნაბიჯში?

შემდეგ, ჩვენ განვიხილავთ Gantt დიაგრამის აგების წესებს და შევეცდებით შევქმნათ იგი Microsoft Excel-ის ცხრილებში.

ნაბიჯი 1. მონაცემთა შეგროვება

გრაფიკის ასაგებად, ჩვენ გვჭირდება შემდეგი მონაცემები:

• ყველა მონაცემთა ნაკრების კოორდინატი (სადაც უნდა დაიწყოს თითოეული სვეტი);
• თითოეული ეტაპის სახელი;
• თითოეული ეტაპისხანგრძლივობა.

მოხერხებულობისთვის, ჩვენ მათ დაუყოვნებლივ შევიყვანთ ცხრილის შესაბამის ველებში. მას შემდეგ რაც ყველა საჭირო ინფორმაციას შევასრულებთ, შეგვიძლია გავაგრძელოთ თავად სქემის შექმნა.

მნიშვნელოვანია: დარწმუნდით, რომ მონაცემთა ყველა ფორმატი არისსწორია: კერძოდ, ეს ეხება თარიღებს.

ნაბიჯი 2. განლაგების ფორმირება

ასე რომ, ჩვენ ვიცით დაგეგმვის მიზანი და ძირითადი მონაცემები, რომლებზედაც ავაშენებთ განრიგს. ახლა ელცხრილის ფანჯარაში უნდა გადავიდეთ განყოფილებაში "Insert -> Chart" და შემდეგ დააწკაპუნოთ "Line" პუნქტზე. ჩვენ არ გვჭირდება ჩვეულებრივი, მაგრამ დაგროვებით, რადგან მხოლოდ ის ითვალისწინებს მონაცემების მეორე რიგს, რომელიც ჩვენს შემთხვევაში იქნება მთავარი.

ნაბიჯი 3. წაშალე ყველაფერი დანარჩენი

ამისთვის პროგრამა გთავაზობთ სპეციალურ ინსტრუმენტებს. დიაგრამაზე, რომელიც გამოჩნდება ეკრანზე, თქვენ უნდა გადაიტანოთ მაუსის კურსორი ლურჯ ზოლზე, დააწკაპუნეთ მასზე მარჯვენა ღილაკით და მენიუდან აირჩიეთ "Format Data Series". გამოჩნდება ფანჯარა, რომელშიც უნდა გადავიდეთ "შევსება" პუნქტზე და ავირჩიოთ პუნქტი "არა შევსება". ამის შემდეგ, სქემა ასე გამოიყურება:

ნაბიჯი 4. დასრულება

რადგან ნაგულისხმევად ყველა მონაცემი ჩვენს დიაგრამაში არის დალაგებული ქვემოდან ზევით, ჩვენ მოგვიწევს მისი ოდნავ შეცვლა. ამისათვის ვაწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით კატეგორიის ღერძზე (ის, რომლის გვერდით გვაქვს ამოცანების სია), გადადით "Format Axis" ფანჯარაში. ჩვენ გვჭირდება ჩანართი დაუყოვნებლივ იხსნება - "ღერძის პარამეტრები". მონიშნეთ ველი საპირისპირო კატეგორიის შეკვეთის გვერდით. სინამდვილეში, Gantt-ის დიაგრამა უკვე მზად არის, დარჩენილია მხოლოდ რამდენიმე სასარგებლო წვრილმანი.

ნაბიჯი 5. ფორმატირება

მაშ ასე, ჩვენ ვაგრძელებთ მუშაობას სქემაზე. როგორც ხედავთ, ის მაინც უხერხულად გამოიყურება და ახლა ჩვენ გამოვასწორებთ მას თავად ცხრილის გამოყენებით:

1. გაჭიმეთ დიაგრამა სასურველ ზომაზე ზედა მარჯვენა კუთხეში არსებული ისრის გამოყენებით.
2. აირჩიეთ ცხრილის ყველა თარიღი, დააწკაპუნეთ შერჩევის ზონაზე მაუსის მარჯვენა ღილაკით და გადადით "Format Cells-> Number". ამ განყოფილებაში მოცემულია რიცხვების ძირითადი ფორმატები, რომლებთანაც ჩვენ ვმუშაობთ. იმისათვის, რომ წარწერები ერთმანეთს არ გადაფაროს, გირჩევთ აირჩიოთ ჩანაწერის უფრო მოკლე ვერსია. შემდეგ კვლავ დააწკაპუნეთ ღერძზე თარიღებით დიაგრამაზე, აირჩიეთ "Format Axis -> Number" და მონიშნეთ ველი "დაკავშირება წყაროსთან".
3. აირჩიეთ ლეგენდა (სიმბოლოები "თარიღი" და "ხანგრძლივობა" მარჯვნივ) და დააჭირეთ კლავიატურაზე წაშლის ღილაკს.
4. გახსენით "Format Axis -> Parameters" და დააყენეთ მინიმალური და მაქსიმალური მნიშვნელობები (ჩვენ დავაყენეთ 15 დეკემბერი, რადგან ორშაბათია და 3 იანვარი). აქ შეგვიძლია დავაყენოთ ძირითადი განყოფილებების ფასი (ეს მოსახერხებელია იმ შემთხვევებში, როდესაც, მაგალითად, პროექტზე მუშაობა გაგრძელდება რამდენიმე კვირა ან თვე). ჩვენს შემთხვევაში, უფრო მოსახერხებელია ნაგულისხმევი მნიშვნელობის (2.0) დატოვება.

ცოტა მეტი ექსპერიმენტები ფორმატირებასთან დაკავშირებით - და აი რა სილამაზეს მივიღებთ საბოლოოდ. აქ არის დასრულებული Gantt სქემა. ჩვენ მიერ მოყვანილი მაგალითი, რა თქმა უნდა, ძალიან მარტივია - მაგრამ საკმარისია გავიგოთ დაგეგმვის ამ მეთოდის არსი დაგარკვეული დავალების შესრულების პროცესის ვიზუალური დემონსტრირება.

სხვა დიაგრამების პროგრამები

რა თქმა უნდა, არის ბევრი სხვა, უკეთესი პროგრამა, რომელიც ამარტივებს პროექტების მართვას. ნებისმიერი სირთულის Gantt დიაგრამა შეიძლება ადვილად აშენდეს ისეთი აპლიკაციების გამოყენებით, როგორიცაა:

• SchedRoll;
• Gantt დიზაინერი;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project და მრავალი სხვა.

გარდა ამისა, არსებობს მთელი რიგი ონლაინ სერვისები, რომლებიც მომხმარებლებს აძლევს შესაძლებლობას არა მხოლოდ დაგეგმონ თავიანთი საქმეები, არამედ მიიღონ რეგულარული მოხსენებები, შეტყობინებები დავალებების ამჟამინდელი სტატუსის შესახებ ელექტრონული ფოსტით. თუმცა, არ შეიძლება უარვყოთ ის ფაქტი, რომ ქსელში შენახული მონაცემების კონფიდენციალურობას საფრთხე ემუქრება და სტაციონარული პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც უშუალოდ მომხმარებლის კომპიუტერზეა დაინსტალირებული, როგორც წესი, ბევრად უფრო ფართო ფუნქციონირებას ახდენს და უფრო საიმედოა მუშაობაში.

მეთოდის უპირატესობები და უარყოფითი მხარეები

დაბოლოს, ღირს დეტალურად განვიხილოთ აღწერილი დაგეგმვისა და მართვის მეთოდის ძირითადი დადებითი და უარყოფითი მხარეები.

მთავარი უპირატესობა, ეჭვგარეშეა, არის მასალის გრაფიკული წარმოდგენა. როგორც წესი, ბიზნესმენებისთვის მოსახერხებელია Gantt-ის სქემებთან მუშაობა - მათ მოსწონთ პროექტზე მუშაობის ეტაპების მკაფიოდ იდენტიფიცირებისა და განსაზღვრის უნარი. ამოცანების სხვადასხვა ფერის ზოლების სახით წარმოდგენით, გუნდის ყველა წევრს შეუძლია სიტყვასიტყვით ამოიცნოს თავისი ამოცანები ერთი შეხედვით.

ასევე უნდა აღინიშნოს, რომ Gantt ჩარტებში არისშესანიშნავი საპრეზენტაციო ინსტრუმენტი, რომელსაც შეუძლია აჩვენოს პროექტის ძირითადი პრიორიტეტები. ანუ, როგორც კი ლიდერები გამოყოფენ და ანაწილებენ თითოეულ ხელმისაწვდომ რესურსს, გუნდი მყისიერად გაიგებს ამის შესახებ და მიჰყვება შემდგომ მითითებებს. Gantt-ის დიაგრამის ეს ფუნქცია უაღრესად სასარგებლოა უფროსი მენეჯერებისთვის - მისი გამოყენებით ბევრად უფრო ადვილია დეტალური, ტევადი ანგარიშის მომზადება სხვადასხვა პროექტების სტატუსზე.

თუმცა, როგორც დაგეგმვის სხვა მეთოდებს, Gantt სქემას აქვს თავისი ნაკლი. ერთ-ერთი მათგანია დავალების დამოკიდებულება. საკმაოდ ხშირად, პროექტების წარდგენის პროცესში, მენეჯერებმა უნდა აჩვენონ, თუ რომელი ამოცანებია დაკავშირებული ერთმანეთთან. მაგრამ, სამწუხაროდ, თავად გრაფიკის ფორმატი ამის საშუალებას არ იძლევა. იმისათვის, რომ თავიდან აიცილონ ეს შეზღუდვა, მენეჯერები მიმართავენ სხვადასხვა ხრიკებს: მაგალითად, ისინი ამატებენ სპეციალურ ვერტიკალურ ხაზებს დიაგრამაზე, რომლებიც აჩვენებენ ძირითად დამოკიდებულებებს. თუმცა, ეს მხოლოდ დროებითი გამოსავალია, ინფორმაციის სრულად გადმოცემა შეუძლებელია.

განტის ჩარტების კიდევ ერთი მინუსი არის მათი მოუქნელობა. დღესდღეობით, პროექტები არ არის სტატიკური - ისინი მუდმივად განიცდიან გარკვეულ ცვლილებებს, ძვრებს, რომელთა გათვალისწინება დიაგრამაში უბრალოდ შეუძლებელია. სანამ დიაგრამის შექმნას დაიწყებენ, მენეჯერებმა უნდა გამოთვალონ ყველაფერი უმცირეს დეტალებამდე, რადგან შეფასების ოდნავი ცვლილების შემთხვევაში, მთელი დიაგრამა თავიდან უნდა იყოს დახატული. და ეს არ არის იმის თქმა, რომ ერთდროულად დაგეგმვის რამდენიმე განსხვავებული ხერხის ილუსტრირება შეგიძლიათასევე აკლია.

მიუხედავად იმისა, თუ რატომ გჭირდებათ Gantt-ის დიაგრამა, პროგრამა (თუნდაც ყველაზე "განვითარებული") ვერ ასახავს გარკვეული სამუშაოების მნიშვნელობასა და რესურსის ინტენსივობას, მათ არსს. ამიტომ, ის იშვიათად გამოიყენება განსაკუთრებით ფართომასშტაბიანი პროექტებისთვის.

მიუხედავად ამისა, შეუძლებელია იმის უარყოფა, რომ ეს მეთოდი უკიდურესად გავრცელებულია პროექტის მენეჯმენტის პრაქტიკაში - მისი გამოყენების საუკუნეზე მეტი ხნის განმავლობაში ადამიანებს ჰქონდათ საშუალება დაემოწმებინათ მისი ეფექტურობა და მაღალი ეფექტურობა.