რა არის მდივნის მოვალეობა

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

იმისთვის, რომ მკაფიოდ განისაზღვროს მდივნის სამუშაო პასუხისმგებლობა, თქვენ უნდა იცოდეთ ვინ არის ის ზუსტად. ყოველივე ამის შემდეგ, ამ პოზიციის ნახვა შესაძლებელია რამდენიმე კუთხით. ცნობილია, მაგალითად, მდივანი-რეფერენტი, როგორც ოფისის თანამშრომელი, გენერალური მდივანი, როგორც გარკვეული ორგანიზაციის ხელმძღვანელი (ხელმძღვანელი), სახელმწიფო მდივანი, როგორც საჯარო მოსამსახურე, მდივანი, როგორც დიპლომატიური პირი, ხელმძღვანელის მდივანი. როგორც თანამშრომელი და სხვა ვარიანტები. ყველაზე ხშირად ამ თანამდებობაზე მოხსენიებისას იგულისხმება თანამშრომელი, რომელიც ასრულებს როგორც საწარმოს დირექტორის, ისე მისი სტრუქტურული განყოფილებების ცალკეული ხელმძღვანელების დავალებებს (დავალებებს). ირკვევა, რომ მდივნის სამსახურებრივი მოვალეობები ამ შემთხვევაში მცირდება ორგანიზაციული და ტექნიკური საკითხების გადაწყვეტის ერთჯერადი დავალების შესრულებაზე.

რა უნდა იცოდეს და გააკეთოს მდივანმა

ყოველდღიურად მდივანმა უნდა შეასრულოს შემდეგი ფუნქციები:

1. მიიღეთ ინფორმაცია ქვეშევრდომებისგან, რათა გადასცეთ იგი მენეჯერს.
2. მოაწყეთ უფროსის სატელეფონო კომუნიკაცია. მის არყოფნაშიმიიღეთ ინფორმაცია და შემდეგ მიაწოდეთ იგი რეჟისორს.
3. მიიღეთ და შეინახეთ სატელეფონო შეტყობინებების ჩანაწერები.
4. შექმენით პირობები ხელმძღვანელის ნორმალური მუშაობისთვის: აკონტროლეთ საკანცელარიო და საოფისე აღჭურვილობის საჭიროება.
5. დახმარება საწარმოო შეხვედრებისა და შეხვედრების ორგანიზებაში. აცნობეთ მონაწილეებს ღონისძიების თარიღი, ადგილი და დრო. შეაგროვეთ საჭირო მასალები, უზრუნველყოთ დამსწრეთა დასწრება და შეაგროვეთ შეხვედრის ოქმი.
6. საწარმოში საოფისე სამუშაოების ჩატარება. ამისათვის მდივანმა უნდა მიიღოს, მოახდინოს შემოსული კორესპონდენციის სისტემატიზაცია და განსახილველად წარუდგინოს ხელმძღვანელობას. შემდეგ დაწესებული ვიზის საფუძველზე გადაეცემა შემსრულებლებს დოკუმენტები ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ. მდივნის მოვალეობები ასევე მოიცავს კონტროლს მათი შესრულების მიმდინარეობაზე, დროზე და შედეგებზე.
7. შეასრულეთ დოკუმენტების ბეჭდვა და რეპროდუცირება.
8. მოაწყე ვიზიტორთა მიღება კომპანიის ხელმძღვანელთან და შეძლებისდაგვარად შექმენი პირობები საკითხების სწრაფად გადაწყვეტისთვის.

მდივნის ამ ერთი შეხედვით მარტივი სამუშაო მოვალეობების შესასრულებლად, თანამშრომელმა უნდა იცოდეს:

• საწარმოსა და მისი სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელობის მთელი შემადგენლობა;
• წესდება, საწარმოს პერსონალი და სტრუქტურა, მისი პროფილი, განვითარების პერსპექტივები და სპეციალიზაცია;
• ნორმატიული დოკუმენტები სათანადო აღრიცხვისთვის;
• წესები საოფისე აღჭურვილობისა და კომუნიკაციების გამოყენების შესახებ;
• VTR, OT, ხანძარსაწინააღმდეგო და სამრეწველო სანიტარული წესები;
• სამსახურში შრომის ორგანიზაციის წესებიმდებარეობა;
• ნორმატიული და სამართლებრივი აქტები, ბრძანებები, დადგენილებები, ბრძანებები დაგეგმვის, აღრიცხვისა და შესრულებული სამუშაოს ხარისხის მართვის შესახებ.

სასულიერო პირების სპეციფიკა

თუ ჩვენ ვსაუბრობთ უფრო კონკრეტულ, ვიწრო სპეციალიზაციაზე, მაშინ სიტუაცია გარკვეულწილად განსხვავებულია. ავიღოთ, მაგალითად, მდივან-მოხელის მოვალეობა. პოზიციის დასახელება ნათლად განსაზღვრავს შესასრულებელი სამუშაოს ასპექტს. ჩვეულებრივ, თითოეულ საწარმოს უკვე აქვს სამუშაოს აღწერილობა, სადაც მითითებულია ჩანაწერების დამცველი სპეციალისტის საქმიანობის სფეროები. თუ ასეთი ინსტრუქცია არ არსებობს, მაშინ უმჯობესია მისი შექმნა. ამისათვის თქვენ უნდა გამოიყენოთ საკვალიფიკაციო სახელმძღვანელო, რომელიც შეიცავს სავარაუდო ნიმუშებს. ამის შემდეგ, სტანდარტული ვერსია უნდა დასრულდეს კონკრეტულ ორგანიზაციასთან დაკავშირებით, სპეციფიკისა და შიდა მახასიათებლების გათვალისწინებით. ზოგადად, მდივან-მოხელის მოვალეობებში მკაფიოდ უნდა გამოიკვეთოს 3 ძირითადი მიმართულება:

1. მიმოწერით მუშაობა. მიღება, დამუშავება თანამედროვე გზებით და დროული გაგზავნა.
2. შეასწორეთ შიდა დოკუმენტაცია.
3. რეგისტრაცია, მკაცრი აღრიცხვა და დოკუმენტების შესანახად გადატანა არქივში.

რეფერენტის მუშაობის თავისებურებები

ზოგიერთ საწარმოში სახელმწიფოშია შემოღებული ასეთი თანამდებობა, რომელიც მოიცავს მოვალეობების ფართო სპექტრს: „საცნობარო მერხიდან“„დირექტორის თანაშემწემდე“. ასეთი სპეციალისტიუნდა ჰქონდეს ფართო სპექტრის ცოდნა და კარგად ფლობდეს სიტუაციას. უფლებამოსილების გაზრდის გამო რეფერენტი მდივნის მოვალეობები ოდნავ გაფართოვდა. ზოგადად, ეს არის მდივნის ჩვეულებრივი სამუშაო, მაგრამ სიტყვა "რეფერენტი" გარკვეულ დამატებებს აყენებს სტანდარტულ სიაში. კერძოდ, მდივნის თანაშემწეს შეუძლია დამოუკიდებლად მიიღოს ვიზიტორები გარკვეულ საკითხებზე. გარკვეული ინფორმაციის მქონე მას შეუძლია დამოუკიდებლად მიიღოს გადაწყვეტილებები. ამასთან, რეფერენტი ასრულებს ხელმძღვანელის საპასუხისმგებლო მითითებებს ორგანიზაციის (საწარმოს) ეკონომიკურ საქმიანობასთან დაკავშირებით. ზოგჯერ მდივნის თანაშემწეს ეკისრება პასუხისმგებლობა პერსონალის ჩანაწერების მართვაზე. ეს კეთდება მხოლოდ მაშინ, როდესაც სამუშაოს მთლიანი მოცულობა საშუალებას გაძლევთ შეასრულოთ დამატებითი მოვალეობები.