ოფისის მენეჯერის სამუშაოს აღწერა მდივნის ფუნქციებით: მახასიათებლები და მოთხოვნები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

თუნდაც მცირე პერსონალით, მათ შორის მხოლოდ კომპანიის ხელმძღვანელი და მისი თანამშრომლები, საჭიროა პასუხისმგებელი თანამშრომელი, რომელიც იქნება ორგანიზატორი ძალა, რომელსაც შეუძლია წარმართოს და გააკონტროლოს სამუშაო პროცესი - ეს არის იდეა, რომელიც განსაზღვრავს ტექსტს. ოფისის მენეჯერის სამუშაო აღწერილობის შესახებ.

ეს პოზიცია მოითხოვს განმცხადებელს ჰქონდეს გარკვეული უნარ-ჩვევები და შესაბამისი განათლება, ასევე ადამიანებთან ურთიერთობის უნარი. თუმცა მოთხოვნების ჩამონათვალი ამით არ შემოიფარგლება.

სამუშაოს აღწერა

ადგილზე განაცხადის შეტანის ეტაპზე კანდიდატს შეუძლია გაეცნოს კომპანიაში მის უფლებებს, მოვალეობებსა და მოვალეობებს მარეგულირებელ ნორმატიულ აქტს. ასეთ დოკუმენტს სამუშაოს აღწერა ეწოდება. იგი შედგება ხუთი ძირითადი ნაწილისგან:

1. ზოგადი დებულებები. ისინი შეიცავს ყველა ორგანიზაციულ ინფორმაციას: საწარმოს სახელს, თანამდებობას და სტრუქტურულ ერთეულს, რომელსაც ეკუთვნის. იგი ასევე მიუთითებს დაქვემდებარებაზე, თანამდებობის შევსებისა და გათავისუფლების წესზე, ასევე განათლებისა და სწავლის მოთხოვნებზე.კვალიფიკაცია.
2. პასუხისმგებლობა. ამ განყოფილებაში მოცემულია თანამშრომლის პასუხისმგებლობის ჩამონათვალი და მათი განხორციელების გზები.
3. დასაქმებულის უფლებები, ანუ ყველა დამატებითი შესაძლებლობა, რაც ხელს უწყობს მოვალეობის ეფექტურ შესრულებას.
4. პასუხისმგებლობა. ამ განყოფილების შესაბამისად, მენეჯმენტი იღებს გადაწყვეტილებებს მუშაობის შეფასების, დაწინაურების ან ჯარიმების შესახებ.
5. ურთიერთობები. ეს განყოფილება არეგულირებს ყველა კომუნიკაციას გარე და შიდა განყოფილებებთან, რომლებიც შეიძლება ჰქონდეს თანამშრომელს მათი ფუნქციების შესრულებისას.

სამუშაო აღწერილობის შედგენის პრინციპები

ასეთი დოკუმენტების მომზადების ნორმატიულ საფუძველს წარმოადგენს მენეჯერების, სპეციალისტების და სხვა თანამშრომლების პოზიციების საკვალიფიკაციო დირექტორია (1998 წ.). მისი განვითარების დროს დიდი ყურადღება დაეთმო პოზიციის აღწერას და თანამშრომლის მოვალეობის შესრულების პირობებს. სამუშაოს სპეციფიკა მოცემულია დოკუმენტის სათაურში, მაგალითად, „მდივნის სამუშაოს აღწერა“(ოფისის მენეჯერი ან მთავარი ბუღალტერი).

გარდა ამისა, თუ არსებობს ორი თანამდებობა ერთი და იგივე სათაურით, მაგრამ განსხვავებული ამოცანები, მაშინ უნდა მომზადდეს სხვადასხვა დოკუმენტი ამ განსხვავებების ასახვისთვის. პერსონალის ოფიცრის ოფისის მენეჯერის სამუშაო აღწერილობას აქვს გარკვეული განსხვავებები მდივნის იგივე რეგულაციებისგან.

მოთხოვნები ოფის მენეჯერისთვის

პოზიციის კანდიდატს ასე თუ ისე მოუწევს ხალხის მართვა. ეს შეიძლება იყოს მხოლოდ რამდენიმე ადამიანი მცირე კომპანიაში ან მთელი ადმინისტრაციული პერსონალი დიდ საწარმოში. ბუნებრივია,განმცხადებელი უნდა იყოს კომპიუტერის თავდაჯერებული მომხმარებელი და შეეძლოს სხვა საოფისე აღჭურვილობასთან მუშაობა (სკანერი, პრინტერი ან ფაქსი). ოფისის მენეჯერი ხშირად არის კომპანიის წარმომადგენელი, ამიტომ კარგი მეტყველება და საქმიანი წერილების შედგენის უნარი წინაპირობაა. ძალიან ხშირად, კომპანიები ასეთ თანამშრომლებს სთხოვენ, რომ იცოდნენ საოფისე მუშაობის საფუძვლები და შრომის კანონმდებლობა. მინიმუმ ერთი უცხო ენის ცოდნა მაინც სასურველი უნარია, მაგრამ მსხვილ საწარმოში განაცხადისას ეს უკვე ერთ-ერთი სავალდებულო მოთხოვნაა.

ზოგიერთ შემთხვევაში, ოფისის მენეჯერმა უნდა დააკავშიროს თავისი მოვალეობები სხვა თანამშრომლების ფუნქციებთან. ეს იწვევს საჭირო უნარების ზრდას. ასე რომ, ბუღალტერის ფუნქციების მქონე ოფის მენეჯერს უნდა ჰქონდეს შესაბამისი განათლება და ფლობდეს სპეციალურ პროგრამებს.

მთავარი პასუხისმგებლობა

ოფისის მენეჯერის ტიპიური სამუშაო აღწერილობა სამდივნო ფუნქციებით მოიცავს შემდეგ პუნქტებს:

• ფოსტის მართვა, როგორც შემომავალი, ასევე გამავალი; მათი გადანაწილება კომპანიის შიგნით;
• კონტროლი ხელშეკრულებებითა და შეთანხმებებით ნაკისრი ვალდებულებების შესრულების დროზე;
• გამავალი და შემომავალი ზარების განხორციელება;
• მუშაობა კლიენტებთან და პარტნიორი კომპანიების წარმომადგენლებთან;
• საჭირო საკანცელარიო ნივთების ხელმისაწვდომობის მონიტორინგი;
• საოფისე ტექნიკის მუშა მდგომარეობაში შენარჩუნება და ავარიის შემთხვევაში სპეციალისტების გამოძახება;
• დროის განაწილება სამუშაო გრაფიკის ფარგლებში (ზოგიერთშიშემთხვევები და ლიდერისთვის);
• აუცილებელი ღონისძიებების ორგანიზება (შეხვედრები, კონფერენციები, მივლინებები, კორპორატიული წვეულებები);
• შეხვედრების წუთი;
• განახლება და ახალი კონტენტის დამატება კორპორატიულ ვებსაიტზე.

ეს სია მოიცავს მხოლოდ ძირითად მოთხოვნებს. სხვა პუნქტების დამატება შესაძლებელია დადებული შრომითი ხელშეკრულების სპეციფიკის შესაბამისად. პერსონალის ოფიცრის ფუნქციების მქონე ოფისის მენეჯერის სამუშაო აღწერილობა, მაგალითად, ავალებს თანამშრომელს დროულად შეინახოს და მიაწოდოს საანგარიშო დოკუმენტაცია ან შეცვალოს პერსონალის განყოფილების უფროსი მისი არყოფნის შემთხვევაში.

დამატებითი პასუხისმგებლობები

გარდა ძირითადი ფუნქციებისა, ოფისის მენეჯერის სამუშაოს აღწერა შეიცავს სხვადასხვა მოვალეობების ჩამონათვალს, რომლებიც შეიძლება განსხვავდებოდეს კომპანიის საქმიანობის მიხედვით. ოფისის მენეჯერს შეიძლება დაევალოს იმუშაოს ადმინისტრაციულ ორგანოებთან, ანუ მიიღოს ვაჭრობის ნებართვა, გახსნას კომპანიის ან შვილობილი ფილიალი და ა.შ.

ერთ-ერთი ყველაზე საპასუხისმგებლო ამოცანაა კომპანიის ფაქტობრივი მართვა მისი დირექტორის არყოფნის შემთხვევაში. რა თქმა უნდა, ეს შესაძლებელია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თანამშრომელი ჩამოყალიბდა როგორც პასუხისმგებელი და სანდო ადამიანი, რომელსაც შეიძლება დაეყრდნო. გარდა ამისა, ოფისის მენეჯერის სამუშაო აღწერილობა ხშირად შეიცავს პუნქტს ზოგადი მინდობილობის გაცემის აუცილებლობის შესახებ. ასეთი დოკუმენტი შეიძლებასაჭიროა, მაგალითად, მაღალი მნიშვნელობის ფოსტის მიღება.

არაფორმალური მოთხოვნები

მსხვილი კომპანიები, როგორც წესი, ამ თანამდებობის კანდიდატებს უფლებას აძლევენ წინასწარ გაეცნონ ოფისის მენეჯერის სამუშაოს აღწერილობის ნიმუშს, რათა მათ სრულად იცოდნენ მოთხოვნებისა და პასუხისმგებლობების ჩამონათვალი.

მაგრამ ასეთი უფლებამოსილებითაც კი, განმცხადებელს უნდა ესმოდეს, რომ ის რჩება საწარმოს მრავალ თანამშრომელს შორის. ამასთან დაკავშირებით, არ უნდა დაგვავიწყდეს ის, რაც არ არის გაწერილი სამუშაოს აღწერაში. მდივნის ფუნქციების მქონე ოფისის მენეჯერი უნდა იყოს დროისადმი მგრძნობიარე ადამიანი, რათა შეძლოს მისი საჭიროებისამებრ განაწილება.

სამუშაო ნაკადის ამოცანები

მისი მუშაობისთვის ყველაზე მნიშვნელოვანი მოთხოვნა ეფექტურობაა, ამიტომ ასეთი თანამდებობის მქონე პირი ვალდებულია ეკონომიურად დახარჯოს საოფისე მასალები, გააკონტროლოს მოხმარებული ელექტროენერგიის რაოდენობა.

კომპანიის სხვა თანამშრომლებისთვის, ოფისის მენეჯერი პასუხისმგებელია თითქმის ხელმძღვანელთან. ამის გამო მან უნდა უზრუნველყოს, რომ სამუშაო პირობები შეესაბამებოდეს მიღებულ სანიტარიულ სტანდარტებს და უსაფრთხოების წესებს. დაბოლოს, უშუალო მოვალეობის შესრულებისას ოფისის მენეჯერი იღებს წვდომას საიდუმლო დოკუმენტაციაზე, ამიტომ ერთ-ერთი მოთხოვნაა ხელშეკრულების გაფორმება სავაჭრო საიდუმლოების ან ნებისმიერი სხვა ინფორმაციის არ გამჟღავნების შესახებ, რომელმაც შეიძლება ზიანი მიაყენოს კომპანიის პოზიციას ბაზარზე.

მარჯვენა ოფისი-მენეჯერი

რა თქმა უნდა, ასეთი რიგი მოვალეობების შესრულება დასაქმებულს განსაკუთრებული უფლებებით სარგებლობის საშუალებას აძლევს. ისინი ასევე გაწერილია ოფისის მენეჯერის სამუშაო აღწერილობაში. ზოგიერთი მათგანის არსი, როგორიცაა კონფიდენციალურ ინფორმაციაზე წვდომის შესაძლებლობა, პირდაპირ გამომდინარეობს სამსახურებრივი მოვალეობების შესრულების საჭიროებიდან. სხვები დაკავშირებულია ძალაუფლების პრივილეგიებთან. ამრიგად, ოფისის მენეჯერს უფლება აქვს მოსთხოვოს დანარჩენ თანამშრომლებს საწარმოო დოკუმენტებში დაუდევრობით დაშვებული შეცდომების გამოსწორება, მათთვის წახალისების ოდენობის განსაზღვრა ან დაუდევრობისთვის ჯარიმის გამოყენება.

ხშირად, ოფისის მენეჯერი არის კავშირი თანამშრომლებსა და აღმასრულებლებს შორის. ეს პოზიცია საშუალებას აძლევს მას იბრძოლოს უკეთესი სამუშაო პირობებისკენ და წარმოადგინოს კოლექტიური სურვილები როგორც ცალკეული დეპარტამენტის, ისე მთლიანად საწარმოს მუშაობის ხარისხის გასაუმჯობესებლად.

გაყიდვების დეპარტამენტის ოფისის მენეჯერის სამუშაო აღწერილობის მახასიათებლები

ოფისის მენეჯერები დიდი ხანია შეუცვლელი არიან დიდ და პატარა კომპანიებში, ამიტომ მათ სჭირდებათ სპეციალური უნარები ასეთი ვაკანსიის შესავსებად. ხშირი შემთხვევაა, როდესაც რამდენიმე ოფისის მენეჯერი მუშაობს ერთსა და იმავე საწარმოში სპეციალური ფუნქციებით, რომლებზეც არის უფროსი. მათი სამუშაო აღწერილობები არსებითად იგივეა, მაგრამ განსხვავდება დამატებითი ფუნქციების მიხედვით.

ამგვარად, თუ ოფისის მენეჯერი მუშაობს გაყიდვების განყოფილებაში, მისი სამუშაოს აღწერა შეიძლება შეიცავდეს ისეთ პუნქტებს, როგორიცაა:

• მოძებნეთ ახალი საშუალებები;
• მოთხოვნის სტრუქტურაში ცვლილებების თვალყურის დევნება;
• საანგარიშგებო დოკუმენტების მომზადება სრულყოფილი გაყიდვების შესახებ;
• პირდაპირი მუშაობა კლიენტთან შეკვეთების მისაღებად და მათი შემდგომი დამუშავების მიზნით;
• მუშაობა მომხმარებლის ინფორმირება საქონლის ასორტიმენტში შესაძლო ცვლილებებისა და ფასების ხელახალი გაანგარიშების შესახებ;
• აუცილებელი შეხვედრების ორგანიზება;
• კონტრაქტების გაფორმება საქონლის მიწოდებაზე.

შემდეგი მოთხოვნები შეიძლება დაკავშირებული იყოს კომპანიის მიერ შემოთავაზებული საქონლის სპეციფიკასთან. თუ კომპანია ჩართულია უძრავი ქონების ყიდვა-გაყიდვაში, მაშინ ოფისის მენეჯერის მოვალეობა შეიძლება მოიცავდეს საინფორმაციო ბუკლეტების მომზადებას და კონკრეტული დოკუმენტაციის გაფორმებას.

ოფისის მენეჯერის პასუხისმგებლობა

მოვალეობის შეუსრულებლობის შემთხვევაში, სამართალდარღვევის ჩადენისას, მათ შორის, სავაჭრო საიდუმლოების გამჟღავნებას, ან სხვა ქმედებებს, რომლებიც აზიანებს კომპანიის იმიჯს, ოფისის მენეჯერი პასუხს აგებს ადმინისტრაციული, სამოქალაქო ნორმების შესაბამისად. და სისხლის სამართლის კოდექსები. თუ ორგანიზაციას მატერიალური ზიანი მიადგა, მაშინ სასჯელი ეკისრება შრომის კოდექსის დებულებების შესაბამისად..