ოფისის ადმინისტრატორის სამუშაოს აღწერა: მოვალეობები, ფუნქციები და უფლებები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

უმრავლეს საჯარო ადგილებში, პირველი ადამიანი, რომელსაც ხვდებით, როგორც კი ზღურბლს გადალახავთ, არის მიმღები. ამ სპეციალისტებს ქირაობენ სასტუმროები, სილამაზის სალონები, რესტორნები და, რა თქმა უნდა, საოფისე დაწესებულებები. მათ აქვთ მრავალი პასუხისმგებლობა, სტუმრებთან და პარტნიორებთან კომუნიკაციიდან დოკუმენტაციის დამუშავებამდე.

ფუნქციები

აღსანიშნავია, რომ ადმინისტრატორი არის ძალიან მრავალმხრივი პროფესია, რომელიც შეიძლება მოიცავდეს მრავალმხრივ მოვალეობებს. დამწყებთათვის უპირატესობა ის არის, რომ ის არ საჭიროებს რაიმე სიღრმისეულ ცოდნას კონკრეტულ სფეროში.

პოტენციური დამსაქმებლები მეტ ყურადღებას აქცევენ პიროვნულ თვისებებს. ოფისის ადმინისტრატორის თანამდებობის პოტენციური კანდიდატი უნდა იყოს ზომიერად კომუნიკაბელური, შეეძლოს სხვადასხვა ადამიანებთან კონტაქტის დამყარება და საკუთარი აზრების სწორად გამოხატვა. ასევე უპირატესობა იქნება არჩეული სფეროს მიმართ დაინტერესება.აქტივობები და სტრესთან გამკლავების უნარი. ეს უკანასკნელი ხარისხი, რა თქმა უნდა, გამოადგება მომავალ ადმინისტრატორს. მას მოუწევს კომუნიკაცია უამრავ ვიზიტორთან, რომელთა შორის კონფლიქტები აუცილებლად წავა. თუმცა, ასეთ სიტუაციებშიც კი, ადმინისტრატორს უნდა შეეძლოს თავაზიანი იყოს.

აღსანიშნავია, რომ კომპანიის დაქირავების პოლიტიკიდან გამომდინარე, შეიძლება იყოს მოთხოვნები უმაღლეს განათლებაზე, საოფისე ტექნიკასთან მუშაობის უნარზე და ა.შ.

ამ თანამდებობის სამუშაო განრიგი, როგორც წესი, განისაზღვრება დაწესებულების გახსნის საათების მიხედვით, რადგან ადმინისტრატორი ხსნის მას დილით და ხურავს საღამოს. ამასთან, თანამშრომლებისთვის მთელი საათის განმავლობაში მუშაობისას, შედგენილია ცვლის გრაფიკი. როგორც წესი, ოფისები ამ რეჟიმში არ მუშაობს.

ყურადღებაც ღირს, რომ ადმინისტრატორი და ოფის მენეჯერი სხვადასხვა პროფესიაა. ოფისის მენეჯერი რეალურად აკონტროლებს სხვა თანამშრომლებს. ადმინისტრატორი მისგან განსხვავებით არ ასრულებს ამ ფუნქციას. ის მხოლოდ საკუთარ ფუნქციებს ასრულებს და საჭიროების შემთხვევაში ურთიერთობს ოფისის სხვა თანამშრომლებთან.

მთავარი პასუხისმგებლობა

ოფისის ადმინისტრატორმა სამუშაო ადგილზე ყოფნისას უნდა შეასრულოს მრავალი დავალება, რომელსაც მენეჯმენტი აკისრებს მას. მოკლედ ჩამოვთვალოთ ისინი.

• სატელეფონო ზარების მიღება და შემდგომი განაწილება. მოლაპარაკებების დროს ადმინისტრატორმა უნდა ჩაიწეროს ინფორმაცია და გადასცეს თანამშრომლებს. საჭიროების შემთხვევაში, ზარი უნდაგადამისამართება სხვა განყოფილებაში.
• ოფისის ადმინისტრატორის მოვალეობები მოიცავს პუნქტს, რომელიც მოითხოვს თანამშრომელს პირველადი რჩევის მიწოდებას პოტენციურ კლიენტებს.
• შემავალი და გამავალი დოკუმენტაციის დამუშავების აუცილებლობა.
• განცხადებების განთავსება სპეციალიზებულ პორტალებზე და დასაქმების სააგენტოებზე. ასევე, ოფისის ადმინისტრატორის მოვალეობები მოიცავს პირველადი გასაუბრების ჩატარებას პოტენციურ კანდიდატებთან.
• საოფისე ტექნიკის შეუფერხებლად მუშაობის უზრუნველსაყოფად საჭირო საკანცელარიო ნივთების და სახარჯო მასალების შეძენა.

ზემოთ ჩამოთვლილი მოვალეობების გარდა, ოფისის ადმინისტრატორი რეალურად მუდმივად ურთიერთობს ადამიანებთან. ესენი არიან როგორც პოტენციური მომხმარებლები, ასევე კომპანიის ამჟამინდელი თანამშრომლები. სწორედ ეს სპეციალისტია პასუხისმგებელი თანამშრომლების განრიგზე.

უფლებები

უფლებათა რაოდენობა, მოვალეობებისგან განსხვავებით, გაცილებით ნაკლებია. მაშ, რას აკეთებს ოფისის ადმინისტრატორის ინსტრუქცია?

• იმოქმედეთ კომპანიის სახელით, წარმოადგენთ მის ინტერესებს სხვა საწარმოებთან ურთიერთობისას.
• სხვა თანამშრომლებთან ურთიერთობისთვის მინიჭებული უფლებამოსილების ფარგლებში.
• გააკეთე წინადადებები განსახილველად ორგანიზაციის მუშაობის გასაუმჯობესებლად.

ოფისის ადმინისტრატორის ფუნქციები

სამუშაო ადგილზე ყოფნისას ეს სპეციალისტი უნდაშეასრულოს მისთვის დაკისრებული დავალების მნიშვნელოვანი რაოდენობა:

• ოფისის მომზადება.
• შეინარჩუნეთ წესრიგი.
• მომსახურება სტუმრებს.
• სატელეფონო მომსახურება.

ფაქტობრივად, ფუნქციების რაოდენობა შეიძლება მეტი იყოს. ეს დამოკიდებულია კონკრეტულ დაწესებულებაში ოფისის ადმინისტრატორის სამუშაო პასუხისმგებლობების ჩამონათვალზე.

ოფისის მომზადება

დაკისრებული ფუნქციების შესრულება, როგორც წესი, იწყება ახალი სამუშაო დღისთვის მომზადებით. სამუშაო ადგილზე მისვლისას ადმინისტრატორი ამოწმებს საოფისე აღჭურვილობის მუშაობას, სახარჯო მასალებისა და საკანცელარიო ნივთების ხელმისაწვდომობას. შემდეგ სპეციალისტმა უნდა გაეცნოს ვიზიტორთა სიას და შექმნას პირობები მათი შეხვედრისთვის.

წესრიგის დაცვა

ადმინისტრატორი არ უნდა იყოს უშუალოდ ჩართული დასუფთავებაში და სხვა საქმიანობებში ოფისში წესრიგის შესანარჩუნებლად. ამასთან, მის მოვალეობებს შორის არის ტექნიკური პერსონალის მუშაობის კოორდინაციის აუცილებლობა. მან უნდა დანიშნოს დასუფთავება, ასევე მიუთითოს მისი ხანგრძლივობა.

მომხმარებელთა მომსახურება

ადმინისტრატორის მოვალეობაა აგრეთვე ვიზიტორებთან ვიზიტის დროის შესახებ მოლაპარაკება, მათი კოორდინაცია ხელმძღვანელთან. ვიზიტების განრიგი ისე უნდა იყოს შედგენილი, რომ არ მოხდეს გადაფარვები და არავინ დაკარგოს დრო ლოდინი. გარდა ამისა, ადმინისტრატორი უნდა შეხვდეს ვიზიტორებს. სწორედ ის ქმნის პირველსშთაბეჭდილება.

სატელეფონო მომსახურება

ეს ფუნქცია ენიჭება ადმინისტრატორს, რათა გაათავისუფლოს მენეჯერი მოლაპარაკებებისგან და არ გადაიტანოს ყურადღება სამუშაო პროცესისგან. დასაქმებულს შეუძლია დამოუკიდებლად მოაგვაროს გარკვეული საკითხები ან დანიშნოს შეხვედრა ვიზიტორზე მენეჯერის განრიგის შესაბამისად. ამ ფუნქციების შესრულებისას თანამშრომელმა, რა თქმა უნდა, უნდა შეინარჩუნოს კონფიდენციალობა, არ გაუმჟღავნოს უცხო პირებს მისთვის ხელმისაწვდომი ინფორმაცია.

ნიმუში

ოფისის ადმინისტრატორის სამუშაო აღწერილობა შეიძლება შეიცავდეს სხვადასხვა პუნქტს კონკრეტული ორგანიზაციის მოთხოვნებიდან გამომდინარე. თუმცა მასში, როგორც წესი, დაწესდება სტანდარტული პირობები, რომლებიც მოდელად არის აღებული.

• ზოგადი დებულებები.
• კვალიფიკაციის მოთხოვნები. როგორც წესი, პოტენციური ადმინისტრატორისთვის საკმარისია საშუალო სპეციალიზებული განათლება. გამოცდილება აუცილებლად იქნება უპირატესობა.
• პასუხისმგებლობა. სამუშაოს აღწერილობა არ არის სრულყოფილი ამ ელემენტის გარეშე.
• უფლებები. ადმინისტრატორს, მაგალითად, უფლება აქვს გააკეთოს წინადადებები საწარმოს საქმიანობის გასაუმჯობესებლად.
• დამატებითი დებულებები, რომლებიც შეიძლება შეიცავდეს ელემენტებს, რომლებიც არ შედის სხვა განყოფილებებში.

ჩვეულებრივია ახალ თანამშრომელს განსახილველად მიაწოდოს სამუშაო აღწერილობა, რომლის ფაქტი მან უნდა დაადასტუროს საკუთარი ხელმოწერით.

სამუშაო ადგილი

ინსტრუქცია შრომის დაცვის შესახებ ოფისის ადმინისტრატორისთვის გარკვეულ მოთხოვნებს აყენებს სამუშაო პირობებს. მაგალითად, სამუშაო ადგილი უნდა განთავსდეს ისე, რომ თანამშრომელი კომფორტული იყოსშეასრულონ საკუთარი მოვალეობები. როგორც წესი, ის განლაგებულია მენეჯერის ოფისის გვერდით და გაძლევთ საშუალებას აკონტროლოთ სხვა თანამშრომლები.

თქვენ უნდა გესმოდეთ, რომ მოვალეობების შესრულებისას ადმინისტრატორს, ისევე როგორც სხვა თანამშრომლებს, ხშირად უწევთ საოფისე აღჭურვილობის გამოყენება. ამიტომ ის უნდა განთავსდეს ისე, რომ ხელმისაწვდომი იყოს მოკლევადიანი გამოყენებისთვის.

ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი ამოცანა, რომელიც მკაფიოდ არ არის ასახული ადმინისტრატორის სამუშაო აღწერილობაში, არის უშუალო ხელმძღვანელსა და ქვეშევრდომებს შორის დამაკავშირებელი მოქმედება. ამიტომ თანამშრომელი უნდა ეცადოს შექმნას ხელსაყრელი გარემო და დაამყაროს კონტაქტები სხვა სპეციალისტებთან. მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ ლიდერის მითითებების სწორად გადმოცემა, არამედ მათი შესრულების სიზუსტის კონტროლი.

ამ მიზეზით, სხვებთან დაკავშირების უნარი ხდება ამ პოზიციაზე წარმატების მიღწევის მნიშვნელოვანი ფაქტორი. ეს ეხება როგორც ლიდერებს, ასევე ქვეშევრდომებს. რაც შეეხება პიროვნულ თვისებებს, საკმაოდ მნიშვნელოვანია ორგანიზებულობა და სტრესის წინააღმდეგობა, რაც საშუალებას გაძლევთ მართოთ სხვა თანამშრომლები და იყოთ სიმშვიდე კონფლიქტურ ვიზიტორებთანაც კი.