ინვენტარიზაცია სავალდებულოა: საქმეები, შეკვეთა, დრო

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ინვენტარი წარმოდგენილია სპეციალური პროცედურის საშუალებით კომპანიის არსებული ღირებულებების, საქონლის, ფულის ან ძირითადი საშუალებების იმ ღირებულებებთან შეჯერების მიზნით, რომლებიც ხელმისაწვდომია საწარმოს ოფიციალურ დოკუმენტებში. ის შეიძლება განხორციელდეს სავალდებულო წესით ან კომპანიის მენეჯმენტის ინიციატივით. ზოგიერთი კომპანიისთვის ინვენტარიზაციის ჩატარება სავალდებულოა და ეს პროცესი აუცილებლად ყოველწლიურად ტარდება ყველა ფირმაში. ამ პროცედურის მთავარი მიზანია სხვადასხვა შეუსაბამობებისა და ნაკლოვანებების გამოვლენა. ბევრი ფირმა ვერ აცნობიერებს ამ პროცესის ღირებულებას, ამიტომ იგი გამოიყენება მხოლოდ როგორც ფორმალობა. მიუხედავად იმისა, რომ თუ სწორად მიუდგებით ინვენტარს, მაშინ მისი დახმარებით შეგიძლიათ გამოავლინოთ ყველა დეფიციტი ან ჭარბი.

პროცესის მიზანი

ბევრი დამწყები მეწარმე ფიქრობს იმაზე, არის თუ არა საჭირო ინვენტარიზაციის ჩატარება და რა მიზნების მიღწევა შეიძლება ამ პროცესით. პროცედურა წარმოდგენილია მატერიალური აქტივების და სახსრების სისტემატური აღრიცხვით, რისთვისაც ხდება ფაქტობრივი შედარება.ინდიკატორები ოფიციალური დოკუმენტების მონაცემებით.

ინვენტარიზაციის მთავარი მიზანია შეუსაბამობების დადგენა. ისინი შეიძლება გამოჩნდნენ სხვადასხვა მიზეზის გამო:

• ღირებულებებზე გავლენას ახდენს ბუნებრივი ფაქტორები, ამიტომ ეს მოიცავს შეკუმშვას, გაფუჭებას არასათანადო შენახვის გამო, აორთქლება ან დაკარგვა, რომელიც ხდება საქონლის ტრანსპორტირების დროს;
• არაკანონიერი ქმედებები კომპანიის თანამშრომლების მხრიდან, მაგალითად, არასწორი გაზომვების აღება, სხეულის ნაკრების დაშვება ან თუნდაც ძვირფასი ნივთების მოპარვა;
• პრობლემები, რომლებიც ჩნდება ბუღალტრული აღრიცხვის დროს, შესაბამისად, ინვენტარიზაციის შემდეგ, ხშირად ვლინდება სხვადასხვა შეცდომები, შესწორებები, უზუსტობები, ბეჭდური შეცდომები ან სხვა გაურკვევლობა დოკუმენტებში.

აქედან გამომდინარე, სისტემატური აუდიტი საშუალებას აძლევს კომპანიის ნებისმიერ მენეჯერს დროულად გამოავლინოს სხვადასხვა დარღვევები და პრობლემები.

ვერიფიკაციის ფუნქციები

საქონლის ინვენტარიზაციის ჩატარება აუცილებლად მოიცავს პროცედურის სხვადასხვა ფუნქციების გამოყენებას:

1. პირობები, რომლებშიც ინახება სხვადასხვა საქონელი, ობიექტურად ფასდება და ასეთი შეფასება ობიექტურია.
2. განისაზღვრება რამდენად სწორად და კომპეტენტურად მიმდინარეობს კომპანიაში სხვადასხვა დოკუმენტების მოვლა.
3. ასახავს კომპანიაში საწყობის მართვის მახასიათებლებს.
4. შეფასებულია აღრიცხვის სისრულე და სისწორე.
5. დაქირავებული სპეციალისტების მიერ სხვადასხვა სახის შეურაცხყოფისა და დარღვევის პრევენცია დაშვებულია.

ასეთი მრავალრიცხოვანი ფუნქციების გამო ჩატარებისინვენტარიზაცია ითვლება მნიშვნელოვან პროცესად ნებისმიერ კომპანიაში.

სავალდებულო მარაგების დათვლის შემთხვევები

ზოგიერთი კომპანია ვალდებულია განახორციელოს პროცედურა უშეცდომოდ, სამართლებრივი მოთხოვნების საფუძველზე. ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ რა შემთხვევაშია ინვენტარიზაცია სავალდებულო, მოცემულია შემდეგ რეგულაციებში:

• ფედერალურ კანონში No. 402 „ბუღალტრული აღრიცხვის შესახებ“;
• ფინანსთა სამინისტროს №49 ბრძანებით დამტკიცებულ სახელმძღვანელოში.

რა თქმა უნდა შემოწმება ტარდება შემდეგ სიტუაციებში:

• ქონების ქირაობისას;
• კომპანიის საკუთრებაში არსებული აქტივების გაყიდვა ან ყიდვა;
• სახელმწიფო ან მუნიციპალური საწარმოს ტრანსფორმაცია;
• წლიური ანგარიშების ფორმირებამდე;
• კომპანიაში ახალი ფინანსურად პასუხისმგებელი პირის დანიშვნისას;
• როდესაც აღმოჩენილია ძვირფასი ნივთების დაზიანება ან ქონების ქურდობა;
• სტიქიური უბედურებების ან სხვა საგანგებო სიტუაციების შემდეგ;
• როდესაც ხდება კომპანიის რეორგანიზაცია;
• ორგანიზაციის ლიკვიდაციამდე;
• კანონით გათვალისწინებულ სხვა სიტუაციებში.

ინვენტარიზაცია სავალდებულოა წლიური ანგარიშების მომზადებამდე. ასეთი პროცესი საშუალებას იძლევა არა მხოლოდ კანონის მოთხოვნების გათვალისწინება, არამედ ბუღალტრული აღრიცხვის ქაღალდებში სხვადასხვა შეცდომის ან ხარვეზის თავიდან აცილება. როგორც წესი, კომპანიები ყოველწლიურად ახორციელებენ მიმოხილვას კალენდარული წლის ბოლომდე.

ძირითადი საშუალებების ინვენტარიზაცია ხორციელდება სამ წელიწადში ერთხელ. თითოეულმა მენეჯერმა უნდა იცოდეს სავალდებულო ინვენტარიზაციის ყველა შემთხვევა.გარდა ამისა, მას შეუძლია დამოუკიდებლად დანიშნოს ინსპექტირება, თუ არსებობს ეჭვი გარკვეული დაქირავებული სპეციალისტების მუშაობის პატიოსნებაში.

როგორ დგინდება პროცესის თანმიმდევრობა

ინვენტარიზაციის განხორციელება აუცილებლად გულისხმობს სახელმძღვანელოში მოცემული მოთხოვნების გათვალისწინებას. უამრავ ნიუანსს განსაზღვრავენ კომპანიების უშუალო მენეჯერები. ამისთვის წესები დაფიქსირებულია შემადგენელ დოკუმენტაციაში.

კომპანიის დირექტორს შეუძლია განსაზღვროს რამდენიმე მნიშვნელოვანი პუნქტი:

• როცა პროცესია საჭირო;
• წელიწადში რამდენჯერ შეიძლება გაკეთდეს ინვენტარიზაცია;
• რა დროს ტარდება პროცესი;
• რამდენ ხანს გრძელდება;
• რა აქტივები აუცილებლად უნდა შემოწმდეს;
• ვინ არის ინვენტარიზაციის კომიტეტის წევრი ან თავმჯდომარე.

ყველა ამ კითხვაზე პასუხი დაფიქსირებულია დამფუძნებელ დოკუმენტაციაში. ფინანსურად პასუხისმგებელი პირების შეცვლისას ინვენტარიზაციის ჩატარება სავალდებულოა. ასეთ პირობებში ახალდაქირავებულ სპეციალისტს შეუძლია დარწმუნებული იყოს, რომ მისი წინამორბედის დროს წარმოქმნილი დეფიციტი მას არანაირად არ გადაეცემა.

რა მოწმდება?

ინვენტარიზაცია შეიძლება განხორციელდეს სხვადასხვა ქონებასთან დაკავშირებით, ამიტომ ხაზგასმულია ფულადი სახსრების, ძირითადი საშუალებების, მასალების ან სხვა ნივთების შემოწმება. პროცედურის დროს ფასდება კომპანიის და მისი ქვედანაყოფების ყველა აქტივი და ვალდებულება. შემდეგი ელემენტები ექვემდებარება შემოწმებას:

• ძირითადი აქტივებიფირმები, რომლებიც იყენებენ ბიზნესს;
• კომპანიის არამატერიალური აქტივები;
• სხვადასხვა ფინანსური ინვესტიცია;
• საქონელი და მასალები;
• მუშაობა მიმდინარეობს;
• ფული ანგარიშებზე და ხელზე;
• ფასიანი ქაღალდები და SSO;
• ანგარიშსწორება კონტრაგენტებთან, მყიდველებთან, ფედერალურ საგადასახადო სამსახურთან, სხვადასხვა ფონდებთან და სხვა მოვალეებთან ან კრედიტორებთან;
• რეზერვები;
• საწარმოს აქტივები და ვალდებულებები.

როდის არის საჭირო მასალების ინვენტარიზაცია? ასეთი შემოწმება ტარდება მაშინ, როდესაც არსებობს ეჭვი, რომ კომპანიაში დაქირავებული სპეციალისტები ბოროტად სარგებლობენ უფლებამოსილებით, რის გამოც გამოვლინდება ქურდობა ან დეფიციტი.

დამოწმება ექვემდებარება არა მხოლოდ კომპანიის საკუთრებაში არსებულ ქონებას, არამედ ფასეულობებს, რომლებიც განთავსებულია ბალანსის გარეშე ანგარიშებზე. საწარმოს არ აქვს მათზე საკუთრების უფლება, მაგრამ ისინი გამოიყენება სამუშაო პროცესში იჯარის ხელშეკრულების ან სხვა ხელშეკრულებების საფუძველზე.

პროცესის ნაბიჯები

ქონების ინვენტარიზაციის ჩატარება აუცილებლად გულისხმობს თანმიმდევრული ქმედებების განხორციელებას. ამიტომ პროცესი დაყოფილია ეტაპებად:

1. გასცემს ბრძანებას უფროსის მიერ ინვენტარიზაციის საჭიროების შესახებ.
2. მოიწვევა საინვენტარიზაციო კომისია და მასში უნდა შედიოდნენ სპეციალისტები, რომლებიც არ არიან დაინტერესებულნი აუდიტის შედეგებით.
3. განისაზღვრეთ დრო, რომლის განმავლობაშიც ჩატარდება პროცედურა.
4. შესაფასებელი ქონება არჩეულია.
5. მასალაკომპანიის პასუხისმგებელი პირები აძლევენ ქვითრებს დამსაქმებელს.
6. დაბეჭდეთ კომპანიაში არსებული ფასეულობების ინვენტარი, შექმნილი თითოეული ფინანსურად პასუხისმგებელი პირისთვის.
7. უკეთდება პირდაპირი შემოწმება, რომელიც მოიცავს აწონვას, ფაქტობრივი რაოდენობის შედარებას დოკუმენტების მონაცემებთან, გაზომვას, დათვლას და სხვა მსგავს ქმედებებს.
8. ინვენტარიზაციის სიიდან ინფორმაცია შედარებულია სააღრიცხვო დოკუმენტებში არსებულ ინფორმაციასთან, რაც შესაძლებელს ხდის ნებისმიერი შეუსაბამობის იდენტიფიცირებას
9. ყალიბდება შედარების დებულებები, რომელთა დახმარებითაც შესაძლებელია შეუსაბამობების მიზეზების დადგენა.
10. შემოწმების შედეგები დგება, რისთვისაც დგება შესაბამისი აქტი.
11. თუ დეფიციტი და სხვა პრობლემები გამოვლინდა, მაშინ კომპანიაში მიმდინარეობს გამოძიება, რომლის მიზანია დამნაშავეების იდენტიფიცირება.
12. გამოვლენილი დამრღვევები ექვემდებარებიან ადმინისტრაციულ ან სისხლის სამართლის პასუხისმგებლობას, რაც დამოკიდებულია დარღვევების მახასიათებლებზე.

აუცილებელია ინვენტარიზაციის დასრულება ყოველწლიური ანგარიშების დაუყოვნებლივ მომზადებამდე, ხელმოწერამდე და ფედერალურ საგადასახადო სამსახურში წარდგენამდე. ინვენტარიზაციის პროცედურა აუცილებლად სრულდება სპეციალური ანგარიშით.

მოხსენების წესები

შემოწმების შედეგების საფუძველზე იქმნება ანგარიში. ის შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:

• ინვენტარიზაციის თარიღი;
• მონაცემები საინვენტარიზაციო კომისიის წევრების შესახებ;
• პერიოდი, რომლის დროსაც ჩატარდა პროცედურა;
• კომპანიის შემოწმებადი საკუთრება;
• გამოვლენილი პრობლემები და დეფიციტი;
• ყველა ინსპექტორის ხელმოწერა.

მიუხედავად იმისა, რომ წლიური ანგარიშების მომზადებამდე საჭიროა ინვენტარიზაცია, კომპანიის ნებისმიერ აღმასრულებელს შეუძლია დაიწყოს პროცესი საპატიო მიზეზის გარეშე. ამისათვის გამოიცემა შესაბამისი ბრძანება, რის შემდეგაც საწარმოს თანამშრომლები ვალდებულნი არიან დაიცვან პროცედურა.

ინვენტარიზაციის კომისიის პასუხისმგებლობა

ინვენტარიზაცია სავალდებულოა კანონით, ამიტომ თითოეულმა კომპანიამ უნდა შექმნას სპეციალური ორგანო, რომელიც პასუხისმგებელია შემოწმებასა და აღრიცხვაზე. მას სალიკვიდაციო კომისია ჰქვია. მას აქვს გარკვეული პასუხისმგებლობა:

• სხვადასხვა პრევენციული ღონისძიებების გამოყენება საწარმოს ქონების შენარჩუნების მიზნით;
• მონაწილეობა ქონების ღირებულების შენახვასთან ან დაზიანებასთან დაკავშირებულ სხვადასხვა დავაში;
• კონტროლი კომპანიის ქონებასთან დაკავშირებული სხვადასხვა დოკუმენტების მომზადების სისწორეზე;
• ინვენტარი კომპანიის მენეჯმენტის შეკვეთის საფუძველზე;
• აუდიტის შედეგების შესახებ ანგარიშის მომზადება;
• გამოძიების ჩატარება, რომელიც მიზნად ისახავს სხვადასხვა დარღვევებისა და პრობლემების დამნაშავის გამოვლენას.

ყველა ეს ქმედება უნდა შესრულდეს ექსკლუზიურად ფირმის თანამშრომლების მიერ, რომლებიც არ არიან დაინტერესებულნი აუდიტის შედეგებით.

ვინ არის კომისიაში

კომისიის ფორმირებისას სამუშაოებში ჩვეულებრივ ჩართული არიან შემდეგი სპეციალისტები:

• ადმინისტრაციული მუშაკები;
• ბუღალტრული განყოფილების სპეციალისტები;
• შიდააუდიტორები;
• ხშირად დამოუკიდებელი ექსპერტებიც კი არიან ჩართულნი;
• ორგანიზაციის დაკომპლექტებაში არსებული სხვადასხვა პოზიციის წარმომადგენლები.

თუ კომპანიას აქვს მცირე რაოდენობით სხვადასხვა ქონება, მაშინ ხშირად ინვენტარიზაციის ჩატარების პასუხისმგებლობა გადადის აუდიტორულ კომისიაზე, თუ ის კომპანიაში არსებობს.

თუ შემოწმების დროს გამოვლინდა, რომ კომისიის თუნდაც ერთი წევრი არ არის, მაშინ პროცედურის შედეგები ბათილად ითვლება.

პასუხისმგებლობა არაინვენტარზე

ზოგიერთი ბიზნესის მფლობელი შეგნებულად უარს ამბობს აუდიტზე სხვადასხვა მიზეზის გამო. კანონმდებლობა არ ითვალისწინებს პასუხისმგებლობას ასეთი გადაწყვეტილების გამო. მაგრამ ფედერალურ საგადასახადო სამსახურს შეუძლია დააჯარიმოს კომპანია, თუ აღმოჩნდება, რომ მიღებულ ფინანსურ ანგარიშგებაში არის შეუსაბამობები ან შეცდომები.

რეკომენდაციები ექსპერტებისგან

კომპანიაში ინვენტარიზაციის ჩატარებისას სასურველია გარკვეული რეკომენდაციების გამოყენება. ეს მოიცავს შემდეგს:

• შემოწმებამდე 10 დღით ადრე უფროსი გასცემს შესაბამის ბრძანებას, რომელიც ფიქსირდება ჟურნალში.
• დაშვებულია კომისიის შექმნა არა მხოლოდ მუდმივი, არამედ ერთჯერადი ან სამუშაო.
• თუ ორგანიზაცია იყენებს უამრავ საქონელს და მასალას, მაშინ გადაწყვეტილებას შერჩევითი ინვენტარის საჭიროების შესახებ იღებს მენეჯერი კომპანიაში არსებული ვითარებიდან გამომდინარე.
• შემოწმებაში ჩართული უნდა იყოს კომისიის ყველა წევრი, წინააღმდეგ შემთხვევაში შედეგები ადვილად აღიარებულიაარასწორია.
• პროცესში ჩართული არიან პასუხისმგებელი პირები.
• ფირმის ხელმძღვანელობამ უნდა უზრუნველყოს პროცესის სწრაფად და მარტივად განხორციელება.
• დამოწმებას ხშირად შეიძლება დიდი დრო დასჭირდეს, განსაკუთრებით იმ კომპანიებში, რომლებიც იყენებენ დიდი რაოდენობით მასალებს ან გზავნიან და იღებენ უამრავ საქონელს.

ინვენტარიზაციისას კომისიის წევრებმა უნდა გაითვალისწინონ კანონის მოთხოვნები.

გადახდის ვადები

კომპანიის ხელმძღვანელი ადგენს, რამდენად ხშირად განხორციელდება შემოწმება. მაგრამ ამავდროულად, გათვალისწინებულია გარკვეული რეკომენდაციები, შესაბამისად, საწყობში ინვენტარიზაცია ტარდება წელიწადში ერთხელ მაინც.

მაღაზიები უნდა შემოწმდეს წელიწადში ორჯერ. მასალები და საქონელი უცვლელად ფასდება წლიური ანგარიშის შედგენამდე. გადამოწმება ჩვეულებრივ ტარდება სამი დღის განმავლობაში, მაგრამ ზოგჯერ პროცესი რამდენიმე კვირით ჭიანურდება.

დასკვნა

ინვენტარიზაცია სავალდებულო პროცესია ნებისმიერი კომპანიისთვის. იგი გულისხმობს არსებული მასალებისა და საქონლის შედარებას კომპანიის დოკუმენტაციაში მითითებულ რაოდენობასთან. პროცესს სპეციალური კომისია ახორციელებს.

არ არის ინფორმაცია კანონმდებლობაში ინვენტარიზაციის ჩატარებაზე უარის თქმის შესახებ პასუხისმგებლობის შესახებ, მაგრამ თუ საგადასახადო ინსპექტორები აღმოაჩენენ შეცდომებს და დარღვევებს ანგარიშგებაში, კომპანიას მოუწევს მნიშვნელოვანი ჯარიმის გადახდა.