RACI მატრიცა, როგორც პასუხისმგებლობის მართვის ინსტრუმენტი. RACI: ტრანსკრიპტი

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

წარუმატებელი პროექტების ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული მიზეზი არის ფუნქციების არასწორი განაწილება გუნდის წევრებს შორის. რა თქმა უნდა, თქვენ უკვე შეგხვედრიათ ეს: მცირე სირთულის შემთხვევაში, მონაწილეები იწყებენ დამნაშავეების ძებნას და პრობლემის გადაჭრის ნაცვლად პასუხისმგებლობას ერთმანეთზე აგდებენ. და მხოლოდ ასეთი სიტუაციების თავიდან ასაცილებლად, გამოიგონეს RACI მატრიცა - მარტივი და ეფექტური ინსტრუმენტი ადამიანური რესურსების დაგეგმვისთვის.

"მიკროსკოპის ქვეშ": 4 ძირითადი როლი ყველა პროექტში

დავალებების განაწილება მენეჯერის ერთ-ერთი მთავარი მოვალეობაა. მაგრამ პრაქტიკაში, როგორც წესი, ყველაფერი სხვაგვარად გამოიყურება: მენეჯერი უბრალოდ ნიშნავს გუნდის წევრებს იმ მოლოდინით, რომ სპეციალისტები თავად გადაწყვეტენ ვინ რა უნდა გააკეთოს. მაგრამ რა მოხდება, თუ ვადები გამოტოვებულია ან დაბალი ხარისხის პროდუქტი გამოვა? "მე ამას არ ვაკეთებ", "არ მითხრეს"… და არანაირი სასარგებლო მოქმედება.

კარგად შემუშავებული RACI პასუხისმგებლობის მატრიცა ბევრ პრობლემას წყვეტს. ამ მეთოდოლოგიის მიხედვით, სამუშაოს სირთულისა და მოცულობის მიუხედავად, ნებისმიერი პროექტის გუნდის წევრი ასრულებს ოთხიდან ერთ-ერთ როლს.

R - პასუხისმგებელი

თარგმნა პასუხისმგებელმანიშნავს "შემსრულებელს". ეს არის თანამშრომელი, რომელიც უშუალოდ არის პასუხისმგებელი სამუშაოს კონკრეტული სფეროს განხორციელებაზე. ამასთან, უმეტეს შემთხვევაში ის არ ირჩევს გადაწყვეტილებებს და ანგარიშს უწევს პროექტის მენეჯერს.

ამ როლზე დაინიშნენ კომპეტენტური მუშები და სპეციალისტები - ადამიანები, რომლებმაც იციან როგორ გააკეთონ. RACI-ში შემსრულებლები ასრულებენ შემდეგ ფუნქციებს:

• დაადგენს, კონკრეტულად რა უნდა გაკეთდეს პროექტის განსახორციელებლად და რამდენი დრო დასჭირდება მას („ზემოდან“დაყენებული პირობების ფარგლებში);
• შეადგინეთ საჭირო რესურსების სია;
• მონაწილეობა ტექნიკური დოკუმენტაციის კოორდინაციასა და დამტკიცებაში;
• პროექტის პროგრესისა და შუალედური შედეგების ანალიზი;
• მიაწოდეთ პროგრესის ანგარიშები მენეჯერს.

გუნდში შეიძლება იყოს რამდენიმე ასეთი ადამიანი. გარდა ამისა, ეს როლი შეიძლება გაერთიანდეს სხვებთან. ყველაზე გავრცელებული კომბინაციაა Accountable + Resbonsible (ითარგმნება როგორც "პასუხისმგებელი + შემსრულებელი").

A - ანგარიშვალდებული

"ანგარიშვალდებული" ან "პასუხისმგებელი" არის პროექტის მთავარი მენეჯერი. სწორედ ის არის პასუხისმგებელი დავალებების დროულად შესრულებაზე, ხარისხის საჭირო დონით და გამოყოფილი ბიუჯეტის ფარგლებში. ასევე, A:

• ირჩევს შემსრულებლებს და პროექტის მენეჯმენტ გუნდს;
• აძლევს დავალებებს ყველა მონაწილეს;
• აკონტროლებს სამუშაოს მიმდინარეობას;
• ანაწილებს რესურსებს შემსრულებლებს შორის;
• ინახავს რესურსების გამოყენების ჩანაწერებს დაასევე გაამართლებს კურატორს დამატებითი თანხების გამოყოფის აუცილებლობას;
• განიხილავს გუნდის სხვა წევრების იდეებსა და წინადადებებს და შეუძლია დაამტკიცოს ან უარყოს ისინი.

როგორც წესი, პროექტის მენეჯერი მოქმედებს როგორც "მაკავშირი" მომხმარებელს ან ზემო მენეჯმენტსა და გუნდს შორის.

C - კონსულტაცია

RACI მატრიცაში მესამე როლი არის "კონსულტანტი" (ზოგჯერ ასევე მოიხსენიება, როგორც "ფასილიტატორი"). მენეჯერთან ერთად მონაწილეობს პროექტების მენეჯმენტში, მაგრამ პირველ რიგში სტრატეგიულ საკითხებს ეხება:

• ამტკიცებს ნებისმიერ ცვლილებას სამუშაოს მოცულობასა და ვადებში;
• გამოყოფს პროექტის განსახორციელებლად საჭირო რესურსებს;
• საჭიროების შემთხვევაში, დაეთანხმეთ მომხმარებელს ბიუჯეტის გაზრდის აუცილებლობაზე;
• მიიღებს პროგრესის ანგარიშებს მენეჯერისგან;
• იღებს გადაწყვეტილებებს ნებისმიერ გაუთვალისწინებელ სიტუაციებში, კრიტიკული ცვლილებების შემთხვევაში, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს პროექტის ვადასა და ღირებულებაზე.

კონსულტანტების როლი ჩვეულებრივ ენიჭება უფროს მენეჯერებს. სწორედ ისინი განსაზღვრავენ გლობალურ მიზნებს და შემდეგ ნიშნავენ პროექტის მენეჯერს, რომელიც უკვე ანაწილებს დავალებებს გუნდის წევრებს შორის.

I - ინფორმირებული

ჩამოთვლილი როლების გარდა, "ინფორმირებული" ("დამკვირვებელი") მითითებულია RACI მატრიცაში. ის ასრულებს ადმინისტრატორის ფუნქციებს და ძირითადად ჩართულია დოკუმენტების მართვის ორგანიზაციაში. დამკვირვებელი ანგარიშს უწევს პროექტის მენეჯერს, თუმცა განსხვავებითსხვა მონაწილეები არ არის პასუხისმგებელი მის შედეგებზე. ამის ნაცვლად ის:

• აგროვებს და აწყობს ყველა ინფორმაციას პროექტის, რესურსებისა და გეგმების შესახებ;
• იღებს შეხვედრების წუთებს;
• მიიღებს დოკუმენტაციას პროექტის მონაწილეებისგან, რათა შემდეგ გადაიტანოს ისინი შესაბამის სტრუქტურებში;
• აკონტროლებს წარდგენის ვადებს და ანგარიშების შევსების სისწორეს.

გაითვალისწინეთ, რომ დამკვირვებელთან კომუნიკაცია ძირითადად ცალმხრივია. მისი მთავარი ფუნქციაა მენეჯერს გაათავისუფლოს ბიუროკრატიულ პროცედურებზე დროის დაკარგვა და მისი „დატვირთვა“..

სწავლება RACI მატრიცის აგების მაგალითის გამოყენებით

მოდი ვისაუბროთ საკითხის პრაქტიკულ მხარეზე. როგორ შევადგინოთ დიაგრამა უფლებამოსილებებისა და პასუხისმგებლობების განაწილებისთვის?

1. შედგენა გასაკეთებელი სიაში

პირველ რიგში, თქვენ უნდა ჩამოწეროთ ყველაფერი, რაც უნდა გაკეთდეს. დეტალების დონე დამოკიდებულია კონკრეტულ პროექტზე. ზოგჯერ, კონტროლისა და მართვის გამარტივებისთვის, რამდენიმე მატრიცაა შემუშავებული. ჯერ ჩამოთვალეთ სამუშაოს ძირითადი ბლოკები და შემდეგ დაყავით თითოეული ცალკეულ ფუნქციებად და ამოცანებად. ნამუშევრების ჩამონათვალი მოცემულია ცხრილში ვერტიკალურად.

ნაბიჯები
სამუშაო პირობები
პროტოტიპი
დიზაინი
პროგრამის კოდი
ტესტის ანგარიში
საიტის პრეზენტაცია

2. გუნდის წევრების შერჩევა

აქ თქვენ უნდა უპასუხოთ კითხვას: "ვინ ჩაერთვება ამ პროექტში?". ჰორიზონტალურად აუცილებელია ჩამოვთვალოთ ყველა თანამშრომელი ან/და განყოფილება, რომელიც ჩართულია განხორციელებაში ყველა ეტაპზე - დაგეგმვიდან შედეგების წარდგენამდე და ანგარიშის წარდგენამდე.

ნაბიჯები	ანალიტიკოსი	დიზაინერი	Sys. არქიტექტორი	დეველოპერი	ტესტერი	Sys. ადმინისტრატორი	პროექტის მენეჯერი
სამუშაო პირობები
პროტოტიპი
დიზაინი
პროგრამის კოდი
ტესტის ანგარიში
საიტის პრეზენტაცია

3. ცხრილის შევსება

შემდეგშემდეგ შეგიძლიათ დაიწყოთ ფუნქციების განაწილება. ამისათვის თქვენ უნდა გქონდეთ მკაფიოდ გააზრებული სამუშაოს თითოეული ეტაპი და როგორ მუშაობს გუნდში მუშაობა.

ავიღოთ ჩვენი მაგალითი საფუძვლად და შევჩერდეთ "დიზაინის" ეტაპზე. ამ შემთხვევაში, R - შემსრულებელი - მხოლოდ ერთი. მუშაობის პროცესში ის ყურადღებას ამახვილებს საიტის წინასწარ მომზადებულ პროტოტიპზე. ამიტომ, სისტემის არქიტექტორი, რომელმაც ის შეიმუშავა, ამ ეტაპზე მოქმედებს როგორც კონსულტანტი C. ასევე, ანალიტიკოსს და დეველოპერს შეუძლიათ გამოხატონ თავიანთი სურვილები. დასრულებული პროექტი დამტკიცებულია პროექტის მენეჯერთან (A). მაგრამ ტესტერები და სისტემის ადმინისტრატორი ამ ეტაპზე არანაირ გადაწყვეტილებას არ იღებენ, არამედ იღებენ მხოლოდ ინფორმაციას იმის შესახებ, თუ როგორ მიდის სამუშაოები და ამიტომ მათ ენიჭებათ ინფორმირებულის როლი - I.

ნაბიჯები	ანალიტიკოსი	დიზაინერი	Sys. არქიტექტორი	დეველოპერი	ტესტერი	Sys. ადმინისტრატორი	პროექტის მენეჯერი
სამუშაო პირობები	R	მე	C	C	მე	C	A
პროტოტიპი	C	მე	R	C	მე	მე	A
დიზაინი	C	R	C	C	მე	მე	A
პროგრამის კოდი	C	მე	C	AR	მე	მე	მე
ტესტის ანგარიში	C	C	C	C	AR	მე	მე
საიტის პრეზენტაცია	C	მე	C	C	მე	AR	მე

მოდელების ვარიაციები

უმეტეს შემთხვევაში, შეგიძლიათ გაუმკლავდეთ სტანდარტული მატრიცით. თუმცა უფრო რთულ პროექტებზე მუშაობისას ხანდახან ჩნდება დამატებითი როლების საჭიროება. ამიტომ, ბოლო წლებში გამოჩნდა პასუხისმგებლობის დიაგრამის 2 გაფართოებული ვერსია.

RACI-VS

აქ კიდევ ორი როლი დაემატა სტანდარტულ როლებს:

• ამოწმებს (V) - თანამშრომელი ან სპეციალური გუნდი, რომელიც ამოწმებს, აკმაყოფილებს თუ არა კონკრეტული დავალების განხორციელების შედეგი დამტკიცებულ კრიტერიუმებს.
• ხელმოწერა (S) კოორდინაციას უწევს პროექტის მიწოდებას მომხმარებელთან, ატარებს პრეზენტაციას და აწვდის ანგარიშებს. ჩვეულებრივ ამ ფუნქციას ასრულებს ანგარიშვალდებული, მაგრამ RACI-VS ამისთვის ქირაობს ცალკე სპეციალისტს.

გაზრდილი კონტროლით და კლიენტთან უფრო მჭიდრო კონტაქტით, ეს მოდელი იდეალურია ტექნიკურად რთული ან მასშტაბური პროექტებისთვის, რომელშიც ათობით (ან თუნდაც ასობით) ადამიანია ჩართული.

RASCI

ამ ვარიანტში მატრიცაში ჩნდება ერთი ახალი როლი - დამხმარე (S). მისი ძირითადი ფუნქციებია პროექტისთვის დამატებითი რესურსებით უზრუნველყოფა, ანუ მხარდაჭერა მენეჯერისა და შემსრულებლებისთვის.

როლების შესანიშნავი ბალანსი

RACI მატრიცა შედგენილია არა მხოლოდ იმისთვის, რომ იცოდეს ვის "დათრგუნოს" რაიმე პრობლემის შემთხვევაში. დაგეგმვის ეტაპზეც კი, ამ ცხრილის გამოყენებით, შეგიძლიათ ნახოთსისუსტეები სამუშაო პროცესის ორგანიზებაში.

ვერტიკალური ანალიზი საშუალებას გაძლევთ ნახოთ პროექტის თითოეული მონაწილის პასუხისმგებლობა და უფლებამოსილება, ობიექტურად შეაფასოთ დატვირთვის დონე:

• ბევრი R - დიდი ალბათობით, ადამიანს მოუწევს მოწყვეტა რამდენიმე დავალებას შორის, რაც უარყოფითად იმოქმედებს მუშაობის სიჩქარეზე და შედეგზე;
• ბევრი A - თანამშრომელი ყველას "კისრში ჩაუვარდება"; რეკომენდებულია პასუხისმგებლობის უფრო თანაბრად გადანაწილება;
• უჯრედები არ არის R და A - მიზეზი ვიფიქროთ ამ პოზიციის მიზანშეწონილობაზე, როგორც ასეთი (ფაქტობრივად, თქვენ იხდით სპეციალისტს, რომელიც არაფერს აკეთებს);
• ცარიელი უჯრედები არ არის - კიდევ ერთხელ, გადატვირთვის პრობლემა, ყველას არ შეუძლია ამდენი დავალების ერთდროულად შესრულება.

ჰორიზონტალური ანალიზი, თავის მხრივ, აჩვენებს სამუშაოს ორგანიზების ხარისხს თითოეულ ეტაპზე. აქაც ხშირად ჩნდება პრობლემები:

• ბევრი R - ალბათ ხდება ფუნქციების დუბლირება და გუნდის ერთ-ერთი წევრი აკეთებს არასაჭირო სამუშაოს;
• ბევრი A - არის პასუხისმგებლობის "დაბინდვა" და დაბნეულობა პროექტების მიწოდებისას;
• ბევრი C - დისკუსიები მნიშვნელოვნად ანელებს სამუშაო პროცესს (თქვენ უნდა დაელოდოთ სანამ ყველა გააკეთებს რედაქტირებას და კომენტარს, იპოვის კომპრომისებს და ა.შ.);
• არა მე - შეიძლება იყოს სიგნალი იმისა, რომ ძალიან ბევრი შემსრულებელი მუშაობს ერთ დავალებაზე, რაც ასევე ანელებს პროექტს.

RACI-ით მენეჯერს შეუძლია სწრაფად ამოიცნოს ზედმეტად დასაქმებული ან დასაქმებული მუშები, უსარგებლო სამუშაოები და სამუშაო სფეროები, რომლებზეც პასუხისმგებელი არავინაა.კარგად შემუშავებულ მატრიცას შეუძლია მნიშვნელოვნად გააუმჯობესოს ორგანიზაციის ხარისხი და კონტროლი პროექტების განხორციელებაზე, ასევე შეამციროს შემსრულებლებს შორის კონფლიქტების რაოდენობა ("მე ამას საერთოდ არ ვაკეთებ …", "მას უნდა გაეკეთებინა ეს …" და ა.შ.).

სასარგებლო რჩევები

არის რამდენიმე მნიშვნელოვანი რამ, რაც უნდა გვახსოვდეს, რომ RACI მატრიცა შეასრულოს თავისი ფუნქციები და უზრუნველყოს ეფექტური ბიზნესის უწყვეტობა კომპანიაში.

1. ცხრილის შევსებისას გაითვალისწინეთ თანამშრომლების კვალიფიკაცია. ასე რომ, ბუღალტერი არ უნდა დაინიშნოს კონსულტანტად (C) საიტის განლაგების ეტაპზე, თუნდაც იმიტომ, რომ არ ესმის ეს სფერო.
2. თითო ლოტზე უნდა იყოს მხოლოდ ერთი ანგარიშვალდებული (A). თუ ერთზე მეტია, გთხოვთ, მიუთითოთ პირობები. მაგალითად, A1 პასუხისმგებელია საიტის დესკტოპის ვერსიის ტესტირებაზე, ხოლო A2 პასუხისმგებელია მობილური ვერსიის ტესტირებაზე.
3. ნებისმიერ დავალებას უნდა ჰქონდეს ანგარიშვალდებული და პასუხისმგებელი (თარგმანში - "პასუხისმგებელი" და "შემსრულებელი").
4. შეეცადეთ ჩამოაყალიბოთ თითოეული დავალება რაც შეიძლება კონკრეტულად. გამოიყენეთ ზმნები - "გამოქვეყნება", "მომზადება", "ჩაწერა", "შემოწმება", "განახლება" და ა.შ. მიზანშეწონილია დაუყოვნებლივ მიუთითოთ საჭირო შედეგები - არა მხოლოდ "შეამოწმეთ საიტის ჩატვირთვის სიჩქარე", არამედ "დარწმუნდით, რომ ჩატვირთვის სიჩქარე არის საიტი არაუმეტეს 0,8 წამისა".
5. მოქმედებები არ უნდა გავრცელდეს კონკრეტულ თანამშრომელზე, არამედ მთლიანად თანამდებობაზე.
6. ჯობია RACI მატრიცა შედგეს გუნდში, ანალიზის საფუძველზერეალური სამუშაო სიტუაციები. მნიშვნელოვანია, რომ თითოეულმა მონაწილემ იცოდეს თავისი როლი და ამოცანები, რომელთა წინაშეც დგას.