რეგლამენტი ორგანიზაციის დოკუმენტების ნაკადის შესახებ. სამუშაო პროცესის მაგალითი ორგანიზაციაში

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

დოკუმენტი არის ინფორმაცია, რომელიც წარმოდგენილია მისი შინაარსისა და მიზნის შესაბამისი ფორმით. დოკუმენტი იქმნება დანიშნულებით, ვიღაცის მიერ ვიღაცისთვის. მაგრამ ყოველთვის არ იქნება დოკუმენტის წყარო ან/და მისი ადრესატი პირი. თანამედროვე დონე - როცა შესაძლებელია და აუცილებელია მანქანებისა და მექანიზმების ეფექტურად და პრაქტიკულად ჩართვა საკონტროლო ციკლში.

დოკუმენტის გადაადგილების პროცესი, მახასიათებლები და სიჩქარე დამოკიდებულია მის ფორმაზე, შინაარსზე და "მოძრაობის გარემოს" ფუნქციონირებაზე. წარმატება, ეკონომიკური მაჩვენებლები და სოციალური ეფექტურობა დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად კარგად არის მოწყობილი დოკუმენტების ნაკადი ორგანიზაციაში და ეს არის: კომპანიის ხარისხი და სიცოცხლე.

დოკუმენტებისა და სამუშაო პროცესის შესახებ

ორგანიზაციის მაგალითზე სამუშაო პროცესის ადმინისტრირება, ფორმა და პროცედურა კანონით არ რეგულირდება. არსებობს GOST-ები, კანონქვემდებარე აქტები და სავალდებულო რეკომენდაციები. როგორც საბუღალტრო დოკუმენტების ნაწილი, სესხის აღების საბუთები ანსამედიცინო დასკვნა კანონის ნორმებია.

დოკუმენტი ყოველთვის არ არის მკაცრი წერილობითი ფორმა. ეს შეიძლება იყოს:

• ფორმა, რომელშიც კონკრეტული ველები ივსება გარკვეული გზით, ზუსტი სემანტიკური და სინტაქსური შინაარსით;
• გვერდი, რომელიც დამზადებულია კონკრეტული ფორმის მიხედვით კონკრეტული განაცხადისთვის (წერილი, შეკვეთა, სამუშაო პირობები, პერსონალი, …);
• უფასო ფორმა (თანამშრომლის ახსნა-განმარტება, მადლიერება შრომითი მიღწევებისთვის, განცხადება განცხადებაზე დადგენილება, …).

საბუთების სამივე ვერსია შეიძლება წარმოდგენილი იყოს ქაღალდზე ან ელექტრონულად და ტექნიკური და იურიდიული ინსტრუმენტების ხელმისაწვდომობის გამო ისინი აბსოლუტურად ექვივალენტურია, თუმცა არის შემთხვევები, როდესაც შესაძლებელია მხოლოდ ქაღალდის ფორმა.

მიუხედავად იმისა, რომ არ არის საკანონმდებლო რეგულირება დოკუმენტის ფორმისა და შინაარსისა და სამუშაო პროცესის შესახებ, არსებობს დოკუმენტების შექმნის, გადატანის, შენახვის ან განადგურების მკაცრი, ზოგადად მიღებული და განუხილველი პრაქტიკა, რომელიც თითოეულ ორგანიზაციას შეუძლია შეცვალოს. თავისთვის აბსოლუტურად ნებისმიერი გზით.

ორგანიზაციაში დოკუმენტების ნაკადის შესანიშნავი მაგალითი

იდეალის მიღწევა ფუნდამენტურად შეუძლებელია:

• ცხოვრებისა და საქმიანობის ნებისმიერ სფეროში,
• ნებისმიერ დროს,
• სადმე სივრცეში,

რადგან ყოველი ახალი მიდგომა შესაძლებელს ხდის ახალი ჰორიზონტების დანახვას. არის მათი მიყოლის სურვილი და მოთხოვნილება. გამონაკლისი არ არის დოკუმენტაცია. პირიქით, ეს არის ინფორმაციის მოძრაობის პროცესის დინამიური ფიქსაციის საჩვენებელი და ცოცხალი მაგალითი.

არ აქვს მნიშვნელობა როგორ არის ჩაწერილი ინფორმაცია: ქაღალდზე თუ ელექტრონულ ფორმაში. ამჟამად, ორივე ფორმას აქვს იგივე იურიდიული მნიშვნელობა, თუმცა ქაღალდის ვერსიას ზოგიერთ შემთხვევაში აქვს უპირატესობა.

მათი მოძრაობის ციკლი გამოჩენის (შექმნის) მომენტიდან დეპონირების ან განადგურების მომენტამდე.

ყველა ორგანიზაციას არ ესმის, რომ ბევრი დოკუმენტი შეიძლება შესრულდეს უშუალოდ მანქანებითა და მექანიზმებით ადამიანის ჩარევის გარეშე, ისევე როგორც ყველა წყარო (ავტორი) არ უნდა იყოს მხოლოდ ადამიანი.

სამუშაო ნაკადის ავტომატიზაციის ჩვეულებრივი გაგება შემთხვევების აბსოლუტურ უმრავლესობაში არის მარტივი "სიგნალის იდეის" დონეზე, როდესაც პროგრამას ევალება მოხსენება მხოლოდ მოვლენების შესახებ.

დოკუმენტების შიდა და გარე ბრუნვა

ორივე წრე მნიშვნელოვანია წარმატებული ორგანიზაციისთვის. გარე ბრუნვას აქვს სტატიკური მნიშვნელობა, ხოლო შიდა ბრუნვას აქვს დინამიური მნიშვნელობა.

რაც უფრო კარგად ესმის კომპანიის მენეჯმენტი ამ გარემოებას, მით უფრო პერსპექტიულ ელექტრონულ დოკუმენტაციის მართვის სისტემას ირჩევს. ვისაც ორგანიზაციაში ბიზნეს დოკუმენტების მოძრაობის იდეალური მაგალითის მიცემა სურს, საკუთარ საინფორმაციო სისტემას წერს.

დოკუმენტები შეიძლება იყოს პირველადი დამეორადი. ამ უკანასკნელებს ყოველთვის აქვთ ორგანიზაციაში გადაადგილების ისტორია.

დოკუმენტისა და მისი გამოყენების შესახებ ცოდნის გამოყენების ანალიზით შესაძლებელია კომპანიის ფუნქციური მახასიათებლების, სოციალურ-ეკონომიკური მაჩვენებლებისა და დროის პარამეტრების შეფასება. ეს მნიშვნელოვანია როგორც პარტნიორებისთვის, ასევე მომხმარებლებისთვის.

ქაღალდი, მაგრამ ეფექტური ან ელექტრონული, მაგრამ შეძენილი

უნიკალურობა თანდაყოლილია არა მხოლოდ ადამიანისთვის, არამედ ორგანიზაციისთვისაც. მეტიც, თითოეული ადამიანი აფასებს თავის ინდივიდუალობას და ყველანაირად ცდილობს მის ხაზგასმას ტანსაცმლით, ქცევით, განათლებით და ა.შ.

კომპანია, რომელიც ყიდულობს მზა საინფორმაციო სისტემას, არის ორგანიზაციის მუშაობის პროცესის შესანიშნავი მაგალითი, რომელიც ართმევს მას საკუთარ სახეს და აიძულებს თანამშრომლებს ჩაიცვან "სხვისი ტანსაცმელი"..

სჯობს საკუთარ თანამშრომლებს მიანდოთ ქაღალდის მედიასთან ძველებურად მუშაობა, ვიდრე დააკისროთ მათ მესამე მხარის, მაგრამ თანამედროვე აზრი დოკუმენტების და მათი გამოყენების შესახებ. თითოეული თანამშრომელი არის ორგანიზაციის ფუნქციონირების მნიშვნელოვანი ელემენტი და არა სხვა ადამიანების იდეებისა და მესამე მხარის მუშაობის სტრუქტურების ეფექტურობის მკვლევარი.

პრიორიტეტები, დინამიკა და ფუნქციონალობა

სამუშაო ნაკადის გარე კონტური ყოველთვის შეზღუდული, არაპრეტენზიული და სტატიკურად სტაბილურია. ზოგადად, მას იმაზე მეტი მნიშვნელობა არ უნდა მიენიჭოს, ვიდრე იმსახურებს. მაგალითად, რა აზრი აქვს „სულის ჩადებას“საგადასახადო, მარეგულირებელ ორგანოებთან ან პარტნიორებთან ურთიერთობაში. თქვენ შეგიძლიათ როგორმე განასხვავოთ ინფორმაციის გაცვლის პროცესისარეკლამო სააგენტოები, მაგრამ ესეც კი საბოლოოდ იღებს სტატიკურ, ამქვეყნიურ ფორმას.

ჩვენი ინფორმაციის დამუშავების სისტემის პრიორიტეტი, რომლის მნიშვნელოვანი ნაწილი ყოველთვის ელექტრონული დოკუმენტების მართვაა, ეჭვგარეშეა. მაგრამ ყოველთვის და ყველას ვწუხვართ დრო და ფული საკუთარი სისტემის შესაქმნელად.

კლასიკური "one es" ან "galaxy" ვარიანტების კომბინაცია, რომელიც არასოდეს კეთდება xel-ის და მესამე მხარის რამდენიმე ადგილობრივი ეკონომიკური ან სააღრიცხვო პროგრამის გარეშე, მათ საკუთარ ვებსაიტთან ერთად, რომ ჰქონდეს გამოხმაურება და დოკუმენტები (შეკვეთები, პრეტენზიები, შეთავაზებები,…) მომხმარებლებისა და პარტნიორებისგან - ჩვეული ვითარება, თანამშრომლები გამუდმებით დაკავებულები არიან რუტინით და არანაირი ხარჯი.

წარმოების პროცესის დინამიკის უზრუნველყოფა შესაძლებელია მხოლოდ საკუთარი ფუნქციონირების ეფექტური განხორციელებით. მხოლოდ ამ კუთხით არის ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვა მიბაძვის ღირსი მაგალითი, ხოლო საკუთარი ბიზნეს იდეის განხორციელების კონტექსტში წარმოების შესანიშნავი დინამიკა, ეკონომიკური და სოციალური მაჩვენებლები..

რეგლამენტი ორგანიზაციის საინფორმაციო სისტემის შესახებ

ნებისმიერი ორგანიზაცია არის საინფორმაციო სისტემა, რომელიც წარმოიქმნება და არსებობს მსგავს გარემოში. დოკუმენტები ორგანიზაციაში შემოდის გარედან, შიგნიდან ასევე საჭიროა დოკუმენტების შექმნა, რომელთაგან ზოგიერთი რეგულირებული და სავალდებულოა.

მარტივი ორგანიზაციის სამუშაო პროცესის სქემა არის მაგალითი იმისა, რასაც ყველა ჩვეულებრივ აკეთებს. რეგულაციების შესახებმუშაობის წესები, ყოველდღიური რუტინა, თანამშრომელთა მოვალეობები - ჩვეულებრივი ნორმა, მაგრამ ძალიან ცოტა ადამიანი მონაწილეობს "ორგანიზაციის საინფორმაციო სისტემის დებულების" შემუშავებაში.

ობიექტური თვალსაზრისით, ორგანიზაციის ლიდერებს შეუძლიათ ნებისმიერი რამით იხელმძღვანელონ, დაწერონ ნებისმიერი რეგულაცია და სამუშაო აღწერილობა. მაგრამ ამ წესების შედგენის ეფექტურობა და პრაქტიკულობა დამოკიდებულია მხოლოდ იმაზე, თუ რამდენად აკმაყოფილებს შიდა მარეგულირებელი არსენალი რეალობის მოთხოვნებს.

რეგლამენტი დოკუმენტებისა და მათი გადაადგილების შესახებ

საწარმოს დოკუმენტების მართვის სისტემა წარმოადგენს კომპანიის საინფორმაციო სფეროს განუყოფელ ნაწილს, რის შედეგადაც "დოკუმენტების მართვის დებულება" წარმოადგენს "ორგანიზაციის საინფორმაციო სისტემის დებულების" დანართს, მაგრამ ძალიან. მნიშვნელოვანია და აკავშირებს მის ყველა შემადგენელ ელემენტს ერთ საინფორმაციო ორგანიზმში.

თუ მენეჯმენტი გადაწყვეტილია შექმნას ორგანიზაციის სამუშაო ნაკადის სრულყოფილი მაგალითი, ეს ნიშნავს, რომ ისინი ნამდვილად არიან ჩართული წარმატებული ბიზნესის განვითარებაში, რომლის მიზანია მოგება და თანამშრომლების კეთილდღეობა.

პროგრამული უზრუნველყოფის განვითარების ამჟამინდელი მახასიათებელი, განსაკუთრებით განაწილებული ინფორმაციის დამუშავების წინა პლანზე (ინტერნეტ პროგრამირების მაგალითები), არის ის, რომ თითქმის შეუძლებელია მობილური თვითადაპტაციის აპლიკაციის შექმნა.

ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ამოცანა მარტივი, მაგრამ საჩვენებელი მაგალითია. აქ დინამიკა თავისებურია:

• შემავალი და გამავალი დოკუმენტები;
• ალგორითმები შიდა და გარე ბიზნეს დოკუმენტების დასამუშავებლად.

კოდის დაწერა, რომელიც შეიძლება განსხვავდებოდეს მონაცემებისა და ალგორითმების ცვლილების გამო, ძალიან რთულია. დროისა და რესურსების ღირებულება არ არის ხელმისაწვდომი ყველა ორგანიზაციისთვის.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა დინამიკაში

საწარმოში სამუშაო პროცესის ორგანიზება ელექტრონული ვერსიის ამოცანის მაგალითზე არის შესაბამისი, მარტივი, საჩვენებელი და პრაქტიკული. სირთულე მოდის კოდის შემუშავების პროცესიდან, რომელიც შეიძლება შეიცვალოს დინამიურად. განვითარების დრო ასევე პრობლემაა.

გამოიყენეთ დამუშავების საერთო ლოგიკა.

შემდეგ ორგანიზაციაში სამუშაო პროცესი=მაგალითი + საკუთარი ბიზნეს იდეის მახასიათებლები. პირველი მიახლოებით შედეგი არ იქნება პრაქტიკული, მაგრამ როგორც კი ამოცანების პირველი განხორციელება ამოქმედდება, მათი გადაწყვეტის ციკლი გახდება შეუქცევადი და სათანადო ყურადღებით მიიღწევა შედეგი..

საინფორმაციო სისტემის შექმნა, რომელსაც შეუძლია დინამიურად ცვალებადი ინფორმაციის დამუშავება, პირველ რიგში, თავად შექმნის პროცესის დინამიკაა.

სანამ არ შეიქმნება მექანიზმი, რომელიც ადეკვატურად შეცვლის შემომავალს, გამავალს დაშიდა დოკუმენტები და კოდი დამოუკიდებლად ვერ შეიცვლება პროგრამისტის მონაწილეობის გარეშე, ვერ იქნება საუბარი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის შექმნის ფაქტზე.

თუმცა, საკუთარი სისტემის გამოგონება და დანერგვა ორგანიზაციის საინფორმაციო პროცესების სრულად მხარდასაჭერად იგივეა, რაც მისი წარმატება ბრწყინვალე და სრულყოფილი გახადო.