ბიზნესის პროცესის ოპტიმიზაცია არის მეთოდები, ნაბიჯები და შეცდომები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია საკმაოდ პოპულარული თემაა. იშვიათია, როდესაც ვინმეს შეუძლია პირველად გამოიყენოს ის სწორად, რადგან დამწყები უშვებენ შეცდომებს, რაც საბოლოოდ პრაქტიკაში აისახება. მათი თავიდან ასაცილებლად, წაიკითხეთ ჩვენი სტატია. დავიწყოთ საგანმანათლებლო პროგრამა განმარტებით.

კონცეფცია

ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია არის საქმიანობა, რომელიც მიმართულია ბიზნესის ეფექტურობის გაუმჯობესებაზე.

არსებობს ოპტიმიზაციის მრავალი მეთოდი, თითოეულს აქვს თავისი დადებითი და უარყოფითი მხარეები.

ჩვენ მათ ქვემოთ განვიხილავთ, მაგრამ ჯერ გავარკვევთ, ნამდვილად არის თუ არა ოპტიმიზაცია საჭირო.

არის საჭიროება?

ჩვენ უკვე ვთქვით, რომ ბიზნეს პროცესის ოპტიმიზაცია არის აქტივობების ერთობლიობა, რომელიც მიმართულია ბიზნესის ეფექტურობის გაუმჯობესებაზე. და მართლაც ასეა.

ნებისმიერი საწარმო ეფუძნება გარკვეულ ბიზნეს პროცესებს, რომლებსაც ახორციელებენ ორგანიზაციის თანამშრომლები. ეს მოიცავს გაყიდვებს, წარმოების და მართვის პროცესებს, შესყიდვებს, ოფისში მუშაობას და ა.შ. როგორც კი საწარმო იწყებს არსებული პროცესების ავტომატიზაციას, ისმუშაობა ბევრად უფრო ეფექტური ხდება.

მსხვილი ორგანიზაციები მოქმედებენ გარკვეული სტანდარტის მართვის სისტემაზე (ISO 9001), რაც მიუთითებს მაღალ ბიზნეს კულტურაზე. სისტემა აგებულია ისე, რომ რაც შეიძლება მეტი პროცესის ორგანიზება, მათი ხაზგასმისა და დაგეგმვისას.

ვინაიდან ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია არის გარკვეული ღონისძიებების კომპლექსი, მაშინ, თეორიულად, სპეციალისტმა ეს უნდა გააკეთოს. ასეა დიდ კომპანიებში. მაგრამ როგორ არ უნდა აშენდეს პროცესი, პერიოდულად საჭიროებს რეორგანიზაციას, რადგან იცვლება სამუშაო პირობები, ჩნდება ახალი ვაკანსიები და პროცესები. თუ ოპტიმიზაცია არ განხორციელდა, მაშინ წარმოიქმნება კონფლიქტები, რომლებიც ხელს უშლის ორგანიზაციის ნაწილების ნორმალურ ფუნქციონირებას. და ეს, როგორც გესმით, საბოლოოდ აისახება მოგებაზე.

იმისათვის, რომ გაიგოთ, საჭიროა თუ არა კომპანიის ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია, თქვენ უნდა შეამოწმოთ პრობლემები. ქვემოთ მოცემულია სია და თუ ერთი პუნქტი მაინც აისახება ორგანიზაციის საქმიანობაში, უნდა იფიქროთ ოპტიმიზაციაზე.

ოპტიმიზაცია დაგეხმარებათ

ასე რომ, დროთა განმავლობაში, პრობლემები შეიძლება წარმოიშვას ნებისმიერ ორგანიზაციაში. ისინი წარმოადგენენ ლაკმუსის ტესტს, რომლის საშუალებითაც ადვილია კომპანიის ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციის აუცილებლობის დადგენა. რა პრობლემები შეიძლება იყოს?

1. სამუშაო პასუხისმგებლობა მეორდება. თუ არა მხოლოდ თანამშრომლები იძულებულნი არიან გააკეთონ იგივე, არამედ მთელი განყოფილებები, მაშინ ეს ნამდვილად მიუთითებს რეორგანიზაციის აუცილებლობაზე. ეს სამუდამოდ ვერ გაგრძელდება, რაც იმას ნიშნავს, რომ შედეგი იქნება ქაოსი, არასაჭირო ფინანსური ინექციები დაგაუმართლებელი კონკურენცია თანამშრომლებსა და განყოფილებებს შორის.
2. ლიდერებს შეუძლიათ მხოლოდ მართვა. ეს უფროსები ძირითადად უსარგებლო არიან, რადგან მათ არაფერი იციან მარკეტინგის, ეკონომიკისა და მენეჯმენტის შესახებ.
3. კომპანიას არ გააჩნია თანამშრომლების კვალიფიკაციის ამაღლების სისტემა. ეს არის სერიოზული გამოტოვება, რომელიც საწარმოს უკან აგდებს. ყოველივე ამის შემდეგ, თუ თანამშრომელი არ იღებს ახალ ცოდნას, მაშინ ის არ ცდილობს არაფრის შეცვლას და დროს აღნიშნავს.
4. სრულყოფილი სიკეთის მტერია. ადამიანები მუშაობენ ერთ რეჟიმში და უცებ გადაწყვეტენ აქტივობის დონის ამაღლებას. ამისათვის მათ შემოიღეს IT სისტემა თანამშრომლების, გაყიდვების ან ფინანსების მართვისთვის. კარგად ჟღერს, მაგრამ ხშირად თანამშრომლები ამას აკეთებენ ორგანიზაციის მიმდინარე პროცესების გაუთვალისწინებლად ან უბრალოდ აკოპირებენ სხვის პროცესებს. შედეგად, დიდი თანხები დაიხარჯა გაუგებარი მიზეზით და ეკონომიკური ეფექტი არ მიღწეულია.

რის მიღწევას უწყობს ხელს ბიზნეს პროცესის ოპტიმიზაცია ორგანიზაციაში?

1. გააუმჯობესე მომხმარებლის გამოცდილება.
2. ამცირებს დროსა და საოპერაციო ხარჯებს.
3. საშუალებას გაძლევთ მიაღწიოთ ახალ მიზნებს.
4. ამაღლებს კომპანიის მართვადობას.

ყველა ეს ელემენტი გავლენას ახდენს პროდუქციის ან მომსახურების საბოლოო ღირებულებაზე მისი შემცირების მიმართულებით. გარდა ამისა, ოპტიმიზებული კომპანია იზიდავს ბევრად მეტ ახალ მომხმარებელს, რაც ნიშნავს, რომ მოგება იზრდება და კონკურენტუნარიანობა იზრდება.

მასალების ნებისმიერი გამოყენება დასაშვებია მხოლოდ ჰიპერბმულის არსებობის შემთხვევაში.

მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ ყველა ბიზნეს პროცესი ურთიერთდაკავშირებულია. ანუ ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციაორგანიზაცია ამა თუ იმ გზით იმოქმედებს მთელი საწარმოს მუშაობაზე. ნაკლებად შესამჩნევი რომ იყოს, კომპანიის მენეჯმენტი ჯერ მცირე პროცესების ოპტიმიზაციას იწყებს, ზედმეტი დროისა და ფულის დახარჯვის გარეშე. თანდათანობით, ბიზნეს პროცესების მოდელირება და ოპტიმიზაცია გადადის სხვა დეპარტამენტებზე.

ყველაფრის ერთბაშად შეცვლის მცდელობა, როგორც წესი, ძალიან სევდიანად მთავრდება, მომავალში კი კომპანიის მუშაობაში რაღაცის შეცვლის სურვილს უარყოფითად შეხვდება.

სად დავიწყოთ?

ბიზნესის პროცესების მოდელირება და ოპტიმიზაცია იწყება იმით, რომ ძველი მუშაობის მეთოდები მოძველებულია. ოპტიმიზაცია აუცილებელია ყველა ფირმისთვის, გარდა სახელმწიფო კორპორაციებისა. რაც უფრო სწრაფად აითვისებს ბიზნესი მუშაობის ახალ გზებს და დანერგავს მათ თავის პროცესებში, მით უფრო წარმატებული იქნება იგი.

იმ ფირმებს, რომლებიც მუდმივად ვითარდებიან, აქვთ მთელი განყოფილება, რომელიც დაკავებულია მცირე ბიზნესის ან დიდი ორგანიზაციების ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციაში. ყოველივე ამის შემდეგ, მხოლოდ თანამედროვე ტექნოლოგიების გულუხვი დაფინანსება არის წარმატებული ბიზნესის გასაღები.

შეფასების კრიტერიუმი

სწორი ოპტიმიზაციისთვის საჭიროა პრიორიტეტების განსაზღვრა. ეს უკანასკნელი შეირჩევა გარკვეული კრიტერიუმების მიხედვით. ისინი ჩამოთვლილია ქვემოთ:

1. პროცესის მნიშვნელობა. მუშაობის ოპტიმიზაციამდე აუცილებელია ძირითადი პროცესების იდენტიფიცირება, რომელთა გაუმჯობესება მაღალ შედეგებამდე მიგვიყვანს. ასეთი პროცესის დასადგენად საკმარისია ვიცოდეთ რა როლს ასრულებს ის ორგანიზაციის ყველა საქმიანობაში. ასევე არის უარყოფითი მხარე: თუ პროცესი უკვე წინა პლანზეა და ეფექტურადმუშაობს, მაშინ ოპტიმიზაცია უსარგებლო იქნება. რა თქმა უნდა, თქვენ შეგიძლიათ სცადოთ პროცესის გაუმჯობესება უკვე, მაგრამ ეს იქნება სახსრების ფლანგვა, რაც სასარგებლო იქნება სხვისთვის. უმჯობესია დახარჯოთ დრო და ფული პრობლემურ ბიზნეს პროცესებზე.
2. პროცესის პრობლემა. ნაცნობად ჟღერს, მაგრამ რას ნიშნავს ეს? ამ კონტექსტში იგულისხმება განსხვავება შედეგად მიღებულსა და სასურველ ქმედებებს შორის. ანუ, თუ რომელიმე პროცესი საერთოდ არ მუშაობს ისე, როგორც უნდა, მაშინ ეს არის ოპტიმიზაციის ნათელი მიზეზი.
3. პროცესის ცვლილებების განხორციელების უნარი. მცირე ან დიდი ბიზნესის ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია იწყება იმით, რომ პროცესის დასაწყებად არჩეულია უმარტივესი ვარიანტი. მაგალითად, ისინი ირჩევენ ზუსტად ისეთს, რომელიც საჭიროებს ყველაზე ნაკლებ სახსრებს გაუმჯობესებისთვის, პირადი დროისა და შრომითი რესურსებისთვის. ასევე მნიშვნელოვანია ყურადღება მიაქციოთ იმ ნეგატიურ ფაქტორებს, რომლებიც აუცილებლად გამოჩნდება და გავითვალისწინოთ ისინი.

ასე გამოდის, რომ თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ ყველა კრიტერიუმი და ფაქტორი წარმატებული რეორგანიზაციისთვის. როგორც წესი, ყველაზე დიდი პროცესები ექვემდებარება ოპტიმიზაციას, რადგან სწორედ მათ ხარჯზე მუშაობს საწარმო.

პრინციპები

ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციის მეთოდები განსხვავებულია, მაგრამ სანამ რომელიმეს აირჩევთ, უნდა იცოდეთ გაუმჯობესების პრინციპები. მათი შესრულების გარეშე ვერ მიაღწევთ სასურველ ეფექტს. განვიხილოთ ქვემოთ მოცემული პრინციპები:

1. ფონდი. სანამ პროცესების ოპტიმიზაციას დაიწყებთ, უნდა გესმოდეთ, რომელი პროცესი რაზეა პასუხისმგებელი. ანუ, პირველ რიგში, თქვენ უნდა გაიგოთ ბიზნესის სტრუქტურა და მხოლოდ ამის შემდეგ დაიწყოთ ოპტიმიზაცია. თუ ეს არ კეთდება, მაშინგაურკვეველია რა საჭიროებს რეორგანიზაციას, რაც იმას ნიშნავს, რომ ეფექტი არ იქნება.
2. ჯერ თქვენ უნდა გამოასწოროთ შეცდომები. საწარმოს რეორგანიზაციამდე აუცილებელია მცირე შეცდომების აღმოფხვრა, რომლებიც ხელს შეუშლის ოპტიმიზაციას.
3. ორაზროვანი გადაწყვეტილებები. ასე ჰქვია სიტუაციას, როდესაც ერთი პროცესის ოპტიმიზაცია უარყოფითად მოქმედებს მეორეზე. ამ მიზეზით, ნებისმიერი პროცესის გაუმჯობესებამდე აუცილებელია ყველა დადებითი და უარყოფითი მხარე გამოთვალოთ და მხოლოდ ამის შემდეგ მიიღოთ სწორი გადაწყვეტილება.
4. ცვლილებების უარყოფა. ხშირად ორგანიზაციის თანამშრომლები ენთუზიაზმით არ არიან განწყობილნი ცვლილებებით, რაც იმას ნიშნავს, რომ ისინი წინააღმდეგობას უწევენ მთელი ძალით. უფრო მეტიც, წინააღმდეგობა შეიძლება იყოს არაცნობიერი ან გამოხატული.

ოპტიმიზაციის დონეები

ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია ლოჯისტიკაში ან სხვა სფეროებში იყოფა რამდენიმე დონედ, რომელთაგან თითოეული თავისებურად მოქმედებს შედეგზე. მაგალითად, ადმინისტრაციული და მართვის პროცესები პასუხისმგებელია მენეჯმენტის გუნდის სწორი გადაწყვეტილებებისა და ქმედებების მიღებაზე. მათი წყალობით გროვდება ინფორმაცია ძირითად ბიზნეს პროცესში ჩართული ორგანიზაციის მუშაობის მიმდინარეობის შესახებ.

ბიზნესის პროცესის ოპტიმიზაციის ეფექტურობა შეიძლება განსხვავებული იყოს, მაგრამ ნებისმიერ შემთხვევაში ეს გამოიწვევს ფინანსური ხარჯების შემცირებას. რომელ დონეს აირჩევს კომპანია ბევრ ფაქტორზეა დამოკიდებული. მაგალითად, თუ მენეჯმენტს სურს ფულის დაზოგვა, მაშინ არჩევანი ერთ დონეზე დაეცემა, ხოლო როცა მიზანი სტრატეგიული შედეგის მიღწევაა, არჩევანი მეორეზე დაეცემა.

განიხილეთ ბიზნესის ავტომატიზაციისა და ოპტიმიზაციის ყველა დონეპროცესები:

1. პირველი დონე. ეს ეტაპი დაკავშირებულია ფინანსურ ხარჯებთან. საწარმოს თითოეული განყოფილება ხარჯებს საკუთარი საჭიროებისთვის ქმნის. მაგრამ ამ დონეს შეიძლება ეწოდოს ყველაზე სწრაფი, თუ მიზანი ხარჯების შემცირებაა. ეს იმის გამო ხდება, რომ დონე არ მოქმედებს კომპანიის სხვა განყოფილებების ინტერესებზე, რაც იმას ნიშნავს, რომ დამატებითი დამტკიცება არ არის საჭირო. დონის მინუსი ითვლება მცირე დანაზოგად. როგორც წესი, ის არ აღემატება 20%-ს. მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ ყველა ხარჯი არ მიეკუთვნება ერთ განყოფილებას, ზოგიერთი წარმოიქმნება დავალების შესრულების დროს. მაგალითად, ერთი დეპარტამენტი უბრძანებს ინფორმაციას ორგანიზაციის ანალიტიკის შესახებ მეორეს, ამ სიტუაციაში კონტრაქტორი აიღებს ყველა ხარჯს.
2. მეორე დონე. მეორე დონის ბიზნეს პროცესის ოპტიმიზაციის მაგალითები დარწმუნდებიან, რომ ხარჯები შემცირდება კლიენტებსა და კონტრაქტორებს შორის ერთობლივ პროცესზე. დონე ორივე მხარის აქტიურობას გულისხმობს, ცალმხრივი მუშაობა უბრალოდ მიუღებელია. ხარჯების შემცირება ხდება მხოლოდ მაშინ, როდესაც ოპტიმიზაციის ყველა მონაწილე განიხილავს და მიდის კონსენსუსის შესახებ, თუ როგორ წარიმართება პროცესები და თანამშრომლობა. მეორე დონე უზრუნველყოფს 20%-ზე მეტ დანაზოგს, ის შეიძლება გამოყენებულ იქნას საწარმოს სხვადასხვა ფუნქციების ოპტიმიზაციისთვის. მთავარი პირობაა, რომ ყველა ფუნქციას ჰქონდეს ერთი და იგივე შედეგი და იყოს მიმართული შედეგის მისაღწევად.
3. მესამე დონე. ბიზნეს პროცესის ოპტიმიზაციის ეს მიდგომა უზრუნველყოფს 30%-მდე დანაზოგს. მართალია, არის გარკვეული სირთულეები: იმისათვის, რომ იმუშაოთ ხარჯებთან, თქვენ უნდა გესმოდეთ ბიზნესის მთელი სისტემაორგანიზაციის პროცესები. ეს გამოწვეულია იმით, რომ ამ დონის ოპტიმიზაცია ითვალისწინებს აქტივობების დიდ რაოდენობას.

ოპტიმიზაციის მეთოდები

ბიზნეს პროცესები თითოეულ ორგანიზაციაში თავისებურად მიმდინარეობს, მაგრამ ეს ხელს არ უშლის ექსპერტებს ხაზი გაუსვან ოპტიმიზაციის ძირითად მეთოდებს. განიხილეთ ისინი უფრო დეტალურად:

1. SWOT ანალიზი. მეთოდის არსი არის ბიზნეს პროცესის ძლიერი და სუსტი მხარეების შესწავლა. ასე ჰქვია სტრატეგიული დაგეგმვის მეთოდს, რომელიც გამოიყენება საწარმოსა თუ ბიზნეს პროექტზე მოქმედი ფენომენებისა და ფაქტორების შესაფასებლად. მეთოდისთვის დამახასიათებელია რამდენიმე პარამეტრი: ძლიერი მხარეები, შესაძლებლობები, სისუსტეები, საფრთხეები. ამ მეთოდის გამოყენებით ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციის მიზანია მოწყვლადობის პოვნა და გამოსწორება, ასევე რისკებისა და შესაძლო საფრთხეების შემცირება.
2. გამომწვევი - შედეგები. მეთოდს ახასიათებს იშიკავას დიაგრამა, ანუ მიზეზ-შედეგობრივი დიაგრამა. ეს არის შვიდი ყველაზე ცნობილი ინსტრუმენტიდან ერთ-ერთი საწარმოო პროცესების შეფასების, კონტროლის, გაზომვისა და ხარისხის გასაუმჯობესებლად. მეთოდი საშუალებას გაძლევთ იპოვოთ კავშირი პარამეტრებს შორის, რაც ხელს უწყობს საჭირო ბიზნეს პროცესის ზუსტი შესწავლის ჩატარებას. დიაგრამა ბევრად აადვილებს ძირითადი ფაქტორების იდენტიფიცირებას, რომლებიც გავლენას ახდენენ წარმოების პროცესზე.
3. ბენჩმარკინგი. უპირატესობების შეფასების და კონკურენტების და პარტნიორების უპირატესობების ანალიზის მეთოდი ყველაზე პროდუქტიული ფაქტორების გამოსავლენად. Benchmarking-ს აქვს რაღაც საერთო სამრეწველო შპიონაჟთან, მაგრამ არა მთლიანად. მეთოდის განსახორციელებლად საკმარისია ზედაპირული დაკვირვება და არა შესავალიკონკურენტები.
4. ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია და ანალიზი ინდიკატორებზე დაყრდნობით. გამოიყენება ბიზნეს პროცესის მიზნების დასახვის პრინციპი, რომლის მიღწევის შემდეგ ან იზრდება მიზანი, ან, თუ მისი მიახლოება შეუძლებელი იყო, გაანალიზებულია მისი განხორციელების მეთოდები. ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციის ტექნოლოგია ისეთია, რომ უპირველეს ყოვლისა გაანალიზებულია შესრულება.
5. ბრენშტორმინგი. მეთოდი არის ამოცანების აქტიური განხილვა, სხვადასხვა ვარიანტების გახმოვანება. ყველა შემოთავაზებიდან, შედეგად არჩეულია ყველაზე წარმატებული შეთავაზება.
6. 6 სიგმა. წარმოების შეცდომების რაოდენობის შემცირებით მიიღწევა პროდუქტიულობის მაჩვენებლების ზრდა.
7. პროცესების ფრაგმენტაციის შეცვლა და გამოთვლა. მეთოდი მდგომარეობს იმაში, რომ ბიზნეს პროცესის კომპონენტები იზრდება ან მცირდება.
8. ბიზნესის ლოგიკის ანალიზი. მიზანია არაეფექტური პროცედურების აღმოფხვრა, პარალელური აქტივობების დაკავშირება, პროცესებზე პასუხისმგებლობის გაზიარება და გადაწყვეტილების მიღების უფლებამოსილების გაზიარება, ინფორმაციის წყაროდან დამუშავება და კომპანიის რეალურ საქმიანობაში დამუშავება.
9. ფუნქციური ხარჯების ანალიზი. მეთოდი მიზნად ისახავს ობიექტის უმაღლესი ფუნქციონირების მიღწევას როგორც მყიდველის, ასევე გამყიდველის მინიმალური დანახარჯების ხარჯზე.
10. ბიზნეს პროცესების სიმულაცია. ლოგისტიკური ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია საშუალებას გაძლევთ წარმოადგინოთ ადამიანების ქმედებები და ტექნოლოგიების გამოყენება კომპიუტერული მოდელის გამოყენებით. სიმულაციის დროს უნდა დავიცვათ ოთხი ეტაპი: მოდელის აგება, მოდელის გაშვება, მიღებული შედეგების ანალიზი.შესრულების ინდიკატორები, სხვა შესაძლო სცენარების შეფასება. მეთოდი ეფექტურია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მოდელის ასაგებად გამოყენებული იქნება რეალური და ზუსტი მნიშვნელობები.
11. პროცესის სირთულის და ხანგრძლივობის ანალიზი და გაანგარიშება. მეთოდი საშუალებას გაძლევთ გამოთვალოთ მუშების საჭირო რაოდენობა და დატვირთვა, რომელსაც ისინი ექვემდებარებიან.
12. პასუხისმგებლობის განაწილების მატრიცისანალიზი. ეს არის ფუნქციური ვიზუალური ცხრილი, რომელიც ანაწილებს ორგანიზაციას ბმულებად, ერთეულებად და ა.შ. ანუ მეთოდი საშუალებას გაძლევთ დაავალოთ ამოცანები სტრუქტურულ ერთეულებს.

ოპტიმიზაციის ნაბიჯები

მუშაობა ბიზნეს პროცესის ოპტიმიზაციაზე დაყოფილია ხუთ ეტაპად. მოდით უფრო მეტი ვისაუბროთ თითოეულ მათგანზე:

1. ორგანიზაციის პროცესების აღწერა. ბიზნეს პროცესების ანალიზი და ოპტიმიზაცია განუყოფლად არის დაკავშირებული. თითოეული დეპარტამენტისა და თანამშრომლის ფუნქციების განსაზღვრის გარეშე შეუძლებელია ეფექტური ოპტიმიზაციის დაწყება. როგორც ჩანს, ეს ნაბიჯი თითქოს მიჩნეულია, მაგრამ სინამდვილეში, კომპანიების უმეტესობა ამას ივიწყებს და ეს დიდი შეცდომაა. უმჯობესია სასწავლო პროცესების დაწყება ღირებულებითი ჯაჭვის მეშვეობით. არის კომპანიები, რომლებიც უზრუნველყოფენ თქვენს ორგანიზაციას რესურსებს ან პროდუქტებს ან ასრულებენ დამატებით ფუნქციებს, რომლებიც თქვენს კლიენტს სჭირდება. გაიგეთ რა ეტაპზე და როგორ ყალიბდება საბოლოო პროდუქტის დამატებული ღირებულება. ასეთი სტრატეგიის გამოყენება საშუალებას გაძლევთ სწრაფად გამოთვალოთ კომპანიაში გასასვლელი და შესვლის წერტილები. ამრიგად, თქვენ შეძლებთ შეისწავლოთ საწარმოს მთელი სამუშაო პროცესი, აუხსნათ თანამშრომლებს, ვინ რას აკეთებს,სამუშაო პროცესების გამიჯვნა, რომლებიც საჭიროებენ პრიორიტეტულ ოპტიმიზაციას, გადაწყვიტონ მომსახურების ან პროდუქტის ხარისხის გაუმჯობესების გზები. კვლევის დროს მიხვდებით, რომ გარდა ძირითადი პროცესებისა, არის დამხმარეებიც. როგორც წესი, მათ არ სჭირდებათ დაფინანსება, რადგან ისინი ქმნიან საწარმოს ინფრასტრუქტურას და ხელს უწყობენ ძირითადი პროცესების უწყვეტ ფუნქციონირებას. ასევე არსებობს განვითარების პროცესები, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან მომავალ მოგებაზე.
2. პასუხისმგებელი პირების დანიშვნა. ბიზნეს პროცესის ოპტიმიზაციის სისტემა ისეა აგებული, რომ კონტროლის გარეშე ვერ ფუნქციონირებს. ამიტომ ინიშნება მის განხორციელებაზე პასუხისმგებელი პირი. უფრო მეტიც, ერთმა ადამიანმა უნდა განახორციელოს ზოგადი მენეჯმენტი, ხოლო სხვებმა უნდა გააკონტროლონ თითოეული ეტაპი. მენეჯერი არა მხოლოდ სავალდებულო უნდა იყოს, არამედ უნდა შეეძლოს ქვეშევრდომების მუშაობის კოორდინაციაც. ასეთი ლიდერები შეიძლება შევადაროთ მარადიულ ბატარეას, რადგან მათ მუდმივად უნდა იმუშაონ და ოპტიმიზაცია გაუწიონ წარმოებას. ამ მიზეზით, სამსახურებრივი მოვალეობები მკაფიოდ უნდა იყოს მითითებული, ამისთვის საკმარისია საწარმოს შინაგანაწესით მოვალეობების გათვალისწინება.
3. ოპტიმიზაციის განხორციელება. ასე რომ, ჩვენ მივდივართ საწარმოს ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციამდე. მისთვის მხოლოდ მესამე ეტაპია დაცული, რადგან ჯერ მომზადება გჭირდებათ. არ იფიქროთ, რომ ყველა ორგანიზაცია იდეალურ წესრიგშია. ნებისმიერ საწარმოში შეგიძლიათ იპოვოთ ათობით პრობლემა. და აღმოჩენის შემდეგ, თქვენ უნდა იმოქმედოთ გეგმის შესაბამისად. პირველ რიგში თქვენ უნდა შეაფასოთ კომპანიის ყველა პროცესი, ასევე აღმოფხვრათ სამუშაო პასუხისმგებლობის განმეორება. შემდეგი ნაბიჯიიქნება თითოეული ბიზნეს პროცესის დროის გაანგარიშება, შედარებითი ანალიზი საშუალო მაჩვენებლებთან, რეალურ მაჩვენებლებთან მორგება. შემდეგი, თქვენ უნდა მოაწყოთ წარმოების რესურსების ოპერატიული ანალიზი. თქვენ უნდა თვალყური ადევნოთ ღირებულებების და ინფორმაციის მოძრაობას კომპანიაში და აღმოფხვრათ ის სფეროები, სადაც ორივეს დაკარგვაა. საბოლოო ნაბიჯი იქნება რესურსების გამოყენების ეფექტურობის ანალიზი თითოეულ პროცესში.
4. საწარმოს ძირითადი პროცესების ავტომატიზაცია. გასაკვირი არ არის, რომ ეს ნაბიჯი მეოთხე აბზაცშია გაწერილი, რადგან სანამ მასზე გააგრძელებთ, ნათლად უნდა გესმოდეთ, როგორ მოხდება ოპტიმიზაცია. თუ საწარმოში სრული დაბნეულობაა, მაშინ რაც არ უნდა ოპტიმიზაცია მოახდინოთ პროცესზე, ამისგან აზრი არ იქნება. ერთადერთი, რისი მიღწევაც შესაძლებელია, არის დიდი ფინანსური ხარჯები და დროის დაკარგვა.
5. შედეგების შეფასება. დაძლეულია ბიზნეს პროცესის მართვის ოპტიმიზაცია, ისევე როგორც თავად რეორგანიზაცია. დროა გავითვალისწინოთ. თუ ოპერაცია სწორად ჩატარდა, შედეგი იქნება თანამშრომლების განმეორებადი პოზიციებისა და მოვალეობების აღმოფხვრა, მუშაკების მიერ სამუშაოს შესრულების ზედამხედველობა, შეცდომების რაოდენობის შემცირება და ადამიანური ფაქტორის გავლენის შემცირება წარმოებაში, სისტემის დანერგვა. ეფექტურობის ფაქტორები, რომლებიც აღძრავს თანამშრომლებს, ჩამოყალიბებული ცოდნის ბაზა ორგანიზაციის პროცესების შესახებ, წარმოებაში დარღვევების შემცირება პერსონალის ნაკლებობის ან რესურსების ნაკლებობის გამო, ფინანსების მოძიება, რომელიც არ არის ჩართული მიმოქცევაში და მათი ლიკვიდაცია, არასაჭირო პროდუქტების შეძენის მინიმუმამდე შემცირება.

გავრცელებული შეცდომები

კენოპტიმიზაციამ შედეგი გამოიღო, უნდა ვეცადოთ არ დავუშვათ ის შეცდომები, რასაც სხვა მეწარმეები უშვებენ. აქ არის რამდენიმე მათგანი.

პირველი შეცდომა პრობლემის არასწორი განცხადებაა. თუ მენეჯერმა არ იცის ზუსტად რა უნდა გააკეთოს საწარმოს მუშაობის გასაუმჯობესებლად, მაშინ ის წარმატებას ვერ მიაღწევს. საწყისი ნაბიჯი არის იმის გაგება, თუ რა შედეგს ელით ოპტიმიზაციისგან. მაგალითად, უსარგებლოა ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილების მახასიათებლების შედგენა, თუ ორგანიზაციას არ აქვს პირდაპირი შემოსავალი. მოგების ნაკლებობა გაყიდვების განყოფილების საქმეა და არა ბუღალტერის. ანუ ამ სიტუაციაში აუცილებელია ამ კონკრეტული განყოფილების მუშაობის შეცვლა და ბონუსი იქნება სხვა სერვისების მუშაობაში ცვლილება. მოკლედ, ღირს ოპტიმიზაციის დაწყება საწარმოს პროცესების აღწერით, ამაზე ზემოთ უკვე ვისაუბრეთ.

მეორე შეცდომა არის დისპროპორცია ძალისხმევასა და ამოცანებს შორის. ხშირად შეგიძლიათ ნახოთ პროცესების აღწერა, რომლებიც აბსოლუტურად არ არის დაკავშირებული საწარმოს მთავარ მიზანთან. გაზვიადებული მაგალითი, მაგრამ აშკარად ასახავს არსს, არის კომუნიკაცია უფროსსა და მდივანს შორის მოადგილის გამოძახების მიზნით. გასაგებია, რომ პროცესს არანაირი აზრი არ აქვს და არავითარი ღირებულება არ გააჩნია. გამოდის, რომ ორგანიზაცია ფულს ხარჯავს ამ პროცესში.

მესამე შეცდომა აღწერის საშუალებების არასწორი არჩევანია. პროცესების დასახასიათებლად გამოიყენება სხვადასხვა საშუალებები, მათ შორის, სხვადასხვა ტევადობის პროგრამები. ასეთი პროგრამების ღირებულება საკმაოდ მაღალია, ის 100 დოლარიდან იწყება და ზედა ზღვარი არ აქვს. გასაგებია, რომ პროგრამის სიმძლავრე უნდა შეესაბამებოდეს კომპანიის ზომას. თურმე უსარგებლოამცირე ფირმა შეიძინოს ფართომასშტაბიანი პროგრამა. ინსტრუმენტი უნდა შეირჩეს საწარმოს ამოცანებისა და მიზნების მიხედვით, რომლის მოგვარებასაც მენეჯმენტი ოპტიმიზაციის გზით ცდილობს. მაგრამ არ უნდა ვიფიქროთ, რომ პროგრამული უზრუნველყოფა არის მთავარი ინსტრუმენტი. ეს მხოლოდ დამხმარე ინსტრუმენტია. ოპტიმიზაციაზე ყველაზე მეტად მოქმედებს მისი სათანადო ორგანიზაცია.

დამატებითი ლიტერატურა

ინტერნეტზე ინფორმაციის გარდა, კომპანიის ლიდერებმა ასევე უნდა წაიკითხონ წიგნები, რომლებიც დაგეხმარებათ ამ რთულ პროცესში. აი რამდენიმე წიგნი:

1. „ბიზნეს პროცესები. მოდელირება, განხორციელება, მენეჯმენტი“ვლადიმირ რეპინი. თუ გადაწყვეტთ შეცვალოთ ბიზნეს პროცესები და სცადოთ ახალი მიდგომა, მაშინ ეს წიგნი თქვენთვისაა. ეს არ ნიშნავს იმას, რომ ადვილი წასაკითხია, მაგრამ მიუხედავად ამისა, მასში ბევრი მნიშვნელოვანი ინფორმაცია იმალება. თითოეული თავი უნდა გაიაზროს და იმუშაოს. პუბლიკაცია შეიცავს უამრავ ნახატს, ცხრილს და დიაგრამას, რომლებიც ხელს უწყობს პროცესის გამოვლენას. აღსანიშნავია ისიც, რომ სხვა ღია წყაროებში ამის შესახებ არაფერია ნათქვამი.
2. „სისტემური მიდგომა უწყვეტი გაუმჯობესებისკენ. გოლდრატის შეზღუდვის თეორია უილიამ დეტმერის მიერ. ავტორის ყველა წიგნი ცხელი ნამცხვრებივით იშლება თაროებიდან. და ყველაფერი იმიტომ, რომ ეს ხელს უწყობს მრავალი პრობლემის გადაჭრას, როგორიცაა წინააღმდეგობა მომსახურების ვადასა და ხარისხს შორის, ფინანსურ ხარჯებსა და ფასს შორის. ადრე ავტორისგან სრული ინფორმაციის მოძიება ვერ მოხერხდა, ახლა კი გამოვიდა წიგნი, რომელიც ყველა საიდუმლოებას ამხელს.
3. „ბიზნესის პროცესის მართვა. პრაქტიკული სახელმძღვანელოპროექტების წარმატებულ განხორციელებაზე“იოჰან ნელის, ჯონ ჯესტონი. წიგნში საუბარია ბიზნეს პროცესის მართვის ძირითად პრინციპებზე, მათ სარგებელსა და დადებით მახასიათებლებზე. პუბლიკაცია ასევე მდიდარია მართვის მაგალითებით. წიგნი შესაფერისია საცნობარო საწარმოებისთვის, რომლებიც ახორციელებენ პროცესების მართვის პროექტებს. ეს იმის გამო ხდება, რომ აღწერილი მასალა მოგვითხრობს პრაქტიკაში გამოსაყენებელ ინსტრუმენტებზე და ასევე ხელს უწყობს ბიზნეს პროექტების ეფექტურად განხორციელებას.
4. "გოლი. უწყვეტი გაუმჯობესების პროცესი ელიაჰუ გოლდრატის მიერ. პუბლიკაცია განმარტავს, რომ ადამიანი, რომელიც ხედავს რაიმე სახის პრობლემას ბიზნეს პროექტში, ვალდებულია დაამყაროს მიზეზ-შედეგობრივი კავშირი შედეგებსა და პროცესებს შორის. ინდივიდმა უნდა გაიგოს ორგანიზაციული სამუშაო პროცესის ეფექტურობის მიღწევის ძირითადი პრინციპები.
5. Lean პროგრამული უზრუნველყოფა: იდეიდან მოგებამდე ტომ და მერი პოპენდიკის მიერ. მენეჯმენტი დახმარებას გაუწევს იმ სიტუაციებში, როდესაც აუცილებელია ყველაზე ეფექტური პროცესების ჩამოყალიბება. ეს წიგნი უნდა წაიკითხონ ტოპ მენეჯერებმა, ასევე მენეჯერებმა, კომპანიის დეველოპერებმა. ანუ ინფორმაცია სასარგებლო იქნება ზუსტად მათთვის, ვინც ჩართულია პროგრამულ უზრუნველყოფაში.

დასკვნა

როგორც ხედავთ, იმისთვის, რომ სწორად ოპტიმიზაცია მოახდინოთ, ბევრი რამის ცოდნა და გაგება გჭირდებათ. რეორგანიზაცია არ დაეხმარება, თუ მენეჯერი არ ესმის, რასთან მუშაობს. ხშირად ასეთი ბოსები ბევრია, რაც მრავალი კომპანიის დაშლის მიზეზია.

მაშინაც კი, თუ დამფუძნებელს თავად არ ესმის საკითხი, მისი ამოცანაა იპოვოთ კომპეტენტური თანამშრომლები, რომლებიციმუშავებენ არა პირადი ინტერესებიდან გამომდინარე, არამედ იმიტომ, რომ ისინი ერთგულები არიან თავიანთი საქმისთვის. ასეთი თავდაუზოგავი მუშები ძალიან ცოტაა დარჩენილი, რაც იმას ნიშნავს, რომ თუ გაგიმართლა და იპოვე, მაშინ ეცადე არ გაუშვა. ეს არის პერსონალის კომპეტენცია, რომელიც განსაზღვრავს რამდენად აყვავდება ორგანიზაცია. ყველაზე ნიჭიერი ლიდერიც კი ვერ შეძლებს კომპანიის მარტო გაყვანას და ამიტომ არ უნდა უგულებელყო პერსონალის პროფესიონალიზმი. ბოლოს და ბოლოს, საქმე ეხება თქვენს ფულს და დროს.