ადმინისტრატორის სამუშაოს აღწერილობა: პასუხისმგებლობები და ძირითადი ფუნქციები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ადმინისტრატორის თანამდებობაზე იგულისხმება კვალიფიციური სპეციალისტი, რომელსაც აქვს უფლება მართოს კომპანიაში კონკრეტული სფერო. ამ სფეროში თანამშრომელი არის მენეჯერი, პასუხისმგებელი ორგანიზატორი, რომელსაც აქვს პროცესების მართვისა და ადმინისტრირების უნარი.

ეს თანამშრომელი აანალიზებს ზოგადი მექანიზმის მუშაობას, გამოავლენს წარუმატებლობებს მის მუშაობაში და აღმოფხვრის მათ, რათა გააუმჯობესოს კომპანიის საქმიანობა. ადრე ეს პროფესია მხოლოდ ადამიანური რესურსების მართვის სფეროს და კომპანიის დეპარტამენტების საქმიანობას ეხებოდა. ახლა ადმინისტრატორის სამუშაო აღწერილობა შეიძლება შეიცავდეს მონაცემთა ბაზის მართვას, საინფორმაციო სისტემებს.

რა არიან ადმინისტრატორები

არსებობენ ადამიანური რესურსების ადმინისტრატორები და ბიზნეს მუშაკები. პირველები აკონტროლებენ დაქვემდებარებულთა მიერ მათთვის დაკისრებული ამოცანების შესრულების ხარისხს და დროულობას.დავალებები. ეს შეიძლება იყოს გამყიდველები, მიმტანები, ბარმენები და სხვა.

ადმინისტრატორმა უნდა უზრუნველყოს, რომ ამ თანამშრომლებმა თავიანთი სამუშაო შეასრულონ კომპანიის სტანდარტებისა და კანონქვემდებარე აქტების შესაბამისად. ეს უკანასკნელი მართავს სავაჭრო პერსონალს, აფორმებს ხელშეკრულებებს კომპანიის სახელით, იღებს და გადასცემს საქონელს და ა.შ. ამის შესახებ დამატებითი ინფორმაციისთვის იხილეთ ადმინისტრატორის სამუშაოს აღწერა.

რეგლამენტი

თანამშრომელი, რომელმაც მიიღო ადმინისტრატორის თანამდებობა, არის სპეციალისტი. არყოფნის დროს თანამშრომლის უფლება-მოვალეობები გადაეცემა ხელმძღვანელობის მიერ მის შემცვლელად დანიშნულ სხვა თანამშრომელს. მხოლოდ აღმასრულებელ დირექტორს შეუძლია გადაწყვიტოს, დაიქირაოს თუ გაათავისუფლოს ადმინისტრატორი. ამ სამუშაოს მისაღებად განმცხადებელს უნდა ჰქონდეს საშუალო სპეციალიზებული განათლების დიპლომი.

გარდა ამისა, დამსაქმებლები ხშირად ითხოვენ განმცხადებლებს, ჰქონდეთ სამუშაო გამოცდილება მსგავს სფეროში ერთი ან მეტი წლის განმავლობაში. ძირითადად, ადმინისტრატორის უშუალო ხელმძღვანელი არის მენეჯერი. ადმინისტრატორის სამუშაო აღწერილობა ვარაუდობს, რომ თავის საქმიანობაში იგი უნდა იხელმძღვანელოს კომპანიის წესდებით, საკანონმდებლო აქტებით, ბრძანებებითა და ხელმძღვანელების მითითებებით. მან ასევე უნდა გაითვალისწინოს მმართველი აქტები და, ფაქტობრივად, თავად ინსტრუქცია.

ცოდნა

სამსახურზე განაცხადის შეტანისას დასაქმებულს უნდა ჰქონდეს გარკვეული ცოდნა, მათ შორის უნდა გაეცნოს წესებს,მისი საქმიანობის სფეროსთან დაკავშირებული ინსტრუქციები, ბრძანებები და სხვა მარეგულირებელი მასალები. გარდა ამისა, მან უნდა ისწავლოს მომსახურე პერსონალის მუშაობის ორგანიზების წესები და მეთოდები.

დასაქმებულმა უნდა იცოდეს ორგანიზაციული და საკადრო სტრუქტურა, ანუ რა მოვალეობები, უფლებამოსილებები და სამუშაო პირობები აქვთ მის ქვეშევრდომებს. იმისათვის, რომ სწორად და ეფექტურად შეასრულოს ადმინისტრატორის მოვალეობები, თანამშრომელმა უნდა შეისწავლოს კომპანიის მიერ გაწეული მომსახურების სახეები, სადაც ის დასაქმებულია, იცოდეს როგორ სწორად შეადგინოს საანგარიშო დოკუმენტები, გამოიყენოს საქმიანი კომუნიკაცია და ეტიკეტი პრაქტიკაში. ასევე, თანამშრომელს უნდა ჰქონდეს ცოდნა სამართლისა და მარკეტინგის სფეროში.

ფუნქციები

სამსახურზე განაცხადის შეტანისას დასაქმებულს ენიჭება გარკვეული ფუნქციები. ის ეწევა კონფლიქტების პრევენციასა და აღმოფხვრას, იღებს კლიენტების პრეტენზიებს და კომენტარებს დაწესებულებაში უხარისხო მომსახურების შესახებ, სადაც ის არის დასაქმებული. გარდა ამისა, ადმინისტრატორის მოვალეობებში შედის ვიზიტორთა რჩევა მომსახურების მიწოდებასთან და საქონლის გაყიდვასთან დაკავშირებულ საკითხებზე, ასევე ბონუს პროგრამებსა და აქციებზე. მან უნდა გააუმჯობესოს პერსონალის მუშაობა, გაზარდოს მომსახურების ეფექტურობა, ასევე შექმნას კომფორტული პირობები ვიზიტორებისა და თანამშრომლებისთვის. თანამშრომელი აკონტროლებს წესრიგს, სისუფთავეს ვიზიტებში და დამლაგებლების მუშაობას.

პასუხისმგებლობა

ადმინისტრატორის ძირითადი ფუნქციები მოიცავს პერსონალის ინფორმირებას კლიენტების ჩამოსვლის შესახებ, ვიზიტორთა მონაცემების ჩაწერასკლიენტთა ბაზა, მენეჯმენტის მოხსენება პრობლემებისა და კონფლიქტური სიტუაციების შესახებ. ამასთან, ადმინისტრატორი ვალდებულია აკონტროლოს თანამშრომლების მიერ დისციპლინის დაცვა და ორგანიზაციის წესდების სხვა პუნქტები.

მან უნდა შეასრულოს თავისი უფროსის ყველა მითითება, გააკონტროლოს საქონლისა და სხვა მატერიალური ფასეულობების უსაფრთხოება, დარბაზების გაფორმების ნორმები, სარეკლამო პროდუქციის განთავსება, მდგომარეობა და შეცვლა. ასევე, ეს არის თანამშრომელი, რომელიც უზრუნველყოფს, რომ მთელი პერსონალი შეასრულოს უფროსების ბრძანებები.

სხვა ფუნქციები

ადმინისტრატორის სამუშაო აღწერილობაში ვარაუდობს, რომ მან უნდა მოამზადოს მატერიალური და ტექნიკური მხარდაჭერა კომპანიის მომავალ კლიენტებთან და პარტნიორებთან მოლაპარაკებამდე. თანამშრომელი ინახავს ჩანაწერებს და აღრიცხავს ამ დოკუმენტურად. გარდა ამისა, ის აწარმოებს სატელეფონო საუბრებს, ამუშავებს კლიენტების, სხვა ორგანიზაციების კონტრაგენტების და სახელმწიფო მოხელეების თხოვნებს.

უფლებები

შრომის დაცვის ინსტრუქცია ადმინისტრატორისთვის ვარაუდობს, რომ დასაქმებულს აქვს გარკვეული უფლებები, მათ შორის დამოუკიდებელი გადაწყვეტილებების მიღება, თუ ისინი არ სცილდება მის კომპეტენციას. ასევე, ამ სპეციალისტს უფლება აქვს წარმოადგინოს კომპანიის ინტერესები, შეწყვიტოს თავისი ფუნქციების შესრულება, თუ არსებობს სახიფათო სიტუაცია, რომელიც საფრთხეს უქმნის მის ჯანმრთელობას და სიცოცხლეს, მოაწეროს ხელი მის კომპეტენციას შემავალ დოკუმენტაციას.

დასაქმებულს უფლება აქვს აცნობოს მენეჯმენტს გამოვლენილი პრობლემების შესახებორგანიზაციის მუშაობაში და შესთავაზეს მათი გადაჭრის გზებს, ასევე წინადადებების გაკეთება მისი საქმიანობის და მთელი კომპანიის მუშაობის ეფექტურობის გასაუმჯობესებლად. მას უფლება აქვს ითანამშრომლოს დაწესებულების სხვა განყოფილებებთან მისთვის დაკისრებული ამოცანების გადასაჭრელად, მოითხოვოს ინფორმაცია და დოკუმენტები, ასევე მოსთხოვოს ხელმძღვანელობას ნორმალური სამუშაო პირობების შექმნა.

პასუხისმგებლობა

დასაქმებული პასუხისმგებელია თავისი მოვალეობების არაჯეროვნად შესრულებაზე, ასევე ადმინისტრატორის სახანძრო უსაფრთხოების ინსტრუქციის წესების დარღვევაზე. მას შეუძლია პასუხისგებაში მიცემა, თუ ცრუ ინფორმაცია მიაწოდა თავის ხელმძღვანელობას ან ორგანიზაციის კლიენტებს. ის პასუხისმგებელია ანგარიშგების დოკუმენტების ხარისხზე, ვიზიტორებთან ურთიერთობის ეტიკეტის დარღვევაზე და საკუთარი გადაწყვეტილებების შედეგებზე.

ის შეიძლება დაისაჯოს, თუ მან არასწორად გამოიყენა მომხმარებლების პერსონალური მონაცემები, გაამჟღავნა კონფიდენციალური ინფორმაცია და გაამჟღავნა სავაჭრო საიდუმლოებები. ის პასუხისმგებელია კომპანიისთვის, სადაც დასაქმებულია, სახელმწიფოსთვის, კონტრაქტორებისთვის ან კომპანიის თანამშრომლებისთვის მატერიალური ზიანის მიყენებაზე. ამასთან, თანამშრომელი პასუხისმგებელია კომპანიის წესებისა და წესდების დარღვევაზე.

ადმინისტრატორის მოთხოვნები

როდესაც პროფესია ახლახან ინერგებოდა ქვეყნის ბიზნესსფეროში, თანამშრომლებისთვის მოთხოვნები არც თუ ისე სერიოზული იყო, მხოლოდ საშუალო განათლების მიღებაც კი საკმარისი იყო. სამუშაო გამოცდილება ასევე ნაკლებად აინტერესებდა დამსაქმებლებს. ახლა პირობები გამკაცრდა და კომპანიები არამარტო განმცხადებლებს ითხოვენუმაღლესი განათლება ეკონომიკისა თუ მენეჯმენტის მიმართულებით, მაგრამ ასევე უცხო ენების ცოდნა, პერსონალური კომპიუტერის გამოყენებისა და ბიზნეს ჩანაწერების შენახვის უნარი.

რაც შეეხება პიროვნულ თვისებებს, სამსახურს იშოვის კარგი მეტყველების მქონე, სასიამოვნო გარეგნობის მქონე ადამიანი. ძალიან მნიშვნელოვანია კომუნიკაციის უნარი, სატელეფონო საუბრების სწორად წარმართვისა და კონფლიქტური სიტუაციების გადაწყვეტის უნარი.

დასკვნა

ტიპიური ადმინისტრატორის ინსტრუქციები შეიცავს ძირითად ინფორმაციას, რომელიც აუცილებელია თანამშრომლისთვის, რათა გაიგოს თავისი ადგილი კომპანიაში. მისი ქულები შეიძლება განსხვავდებოდეს ორგანიზაციის, მისი ზომისა და მენეჯმენტის საჭიროებების მიხედვით. ამ დოკუმენტის დამტკიცების გარეშე, თანამშრომელს არ აქვს უფლება დაიწყოს თავისი მოვალეობები. თანამდებობის მოსაპოვებლად განმცხადებელი უნდა აკმაყოფილებდეს კომპანიის მოთხოვნებს, ჰქონდეს გარკვეული ცოდნა და პიროვნული თვისებები, რაც აუცილებელია მისთვის დაკისრებული ფუნქციებისა და თანამშრომლისთვის დაკისრებული ამოცანების ხარისხობრივად შესასრულებლად.