დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა (EDMS): რა არის ეს, მახასიათებლები და რეკომენდაციები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

რამდენიმე წლის წინ, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებზე საუბრობდნენ, როგორც ნათელ მომავალზე. დღეს ისინი უკვე აქტიურად გამოიყენება კერძო და საჯარო საწარმოებში. მაგრამ ყველაზე მნიშვნელოვანი ის არის, რომ EDMS-ზე მოთხოვნა მუდმივად იზრდება. რა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა და როგორ მუშაობს იგი, განვიხილოთ რუსეთის ფედერაციაში მოქმედი სისტემების მაგალითი.

ფონი

იმისათვის, რომ უკეთ გავიგოთ, თუ როგორ მუშაობს EDMS პროგრამა, აუცილებელია გადახედოთ ძირითად კონცეფციებსა და ამოცანებს. ძირითადი ფაქტორები არის ის, რაც განსაზღვრავს კონკრეტული სისტემის არჩევანს.

თუ ორგანიზაციას შეუძლია ფუნქციონირება არაფორმალური მენეჯმენტის პირობებში, მაშინ არ არის საჭირო დოკუმენტების მართვა. ბიზნეს პროცესების მოსვლასთან ერთად საჭიროა მექანიზმის მართვა მოწესრიგებული დოკუმენტაციის დახმარებით. თუ საბუთებს დროულად არ გაუმკლავდებით, მაშინ ისინი დაიწყებენ დაგროვებას და იკარგებიან.

ფაილების შენახვის სპეციალური სქემა გამოიყენება ქაღალდის მედიის ალტერნატივადსერვერზე. მაგრამ ეს არც დიდხანს მუშაობს. კომპანიის მოცულობა იზრდება, ინფორმაციის შენახვისა და სინქრონიზაციის საჭიროება იზრდება.

არის დილემა: გამოვიყენოთ ძველი ქაღალდის მედია თუ EDMS ინფორმაციის შესანახად. რა არის მნიშვნელოვანი, რისი მიღებაც შეგიძლიათ ელექტრონული სისტემის წყალობით? გაზარდეთ ორგანიზაციის ეფექტურობა.

ეკონომიკური ეფექტი

სამუშაო ეფექტურობა შეიძლება გაიზარდოს ორი გზით: შეამციროს ხარჯები ან გაზარდოს შედეგები. დოკუმენტები EDMS საშუალებას გაძლევთ მიაღწიოთ ორ მიზანს ერთდროულად. ანუ სისტემის დანერგვა საშუალებას აძლევს ორგანიზაციას დახარჯოს ნაკლები, მაგრამ გამოიმუშავოს მეტი.

დანახარჯების შემცირება ქაღალდის დანახარჯების შემცირებით, ფუჭად დახარჯული დროის, კომუნიკაციის დაჩქარების, კომპანიის კულტურის შეცვლის გზით.

EDMS პროგრამის ეფექტურობის შესაფასებლად, თქვენ უნდა გამოთვალოთ დოკუმენტებზე დახარჯული დრო. საკონსულტაციო კომპანიების შეფასებით, ასეთი ოპერაციები სამუშაო დროის 20%-ს იკავებს. რუსული ბიუროკრატიის სისტემაში ამას კიდევ უფრო მეტი დრო სჭირდება - დროის 60%. EDMS-ის დანერგვა ამ ხარჯებს მინიმუმ 10-ჯერ შეამცირებს.

საოფისე სამუშაოები და დოკუმენტების ნაკადი

ორი ტერმინი დაკავშირებულია. ჩანაწერების წარმოება არის ტერმინი, რომელიც ეხება დოკუმენტებთან მუშაობის წესების ფორმალურ კრებულს. ზოგიერთი EDMS სისტემის მორგება შესაძლებელია საოფისე მუშაობის წესების მიხედვით, მაგრამ არის ისეთი სისტემებიც, რომელთა საფუძველზეც უკვე ჩამოყალიბებულია საოფისე სამუშაოები.

დოკუმენტი არის ინფორმაციის შენახვის ერთეული EDMS-ში. დოკუმენტის ნაკადი იქმნებასხვადასხვა წყაროები: სხვა სისტემები, აპლიკაციები, ელექტრონული ფოსტა, მაგრამ უპირველეს ყოვლისა - დასკანირებული ქაღალდის მედიიდან. ამიტომ, სკანერები და სხვა აღჭურვილობა EDMS-ის განუყოფელი ნაწილია. სისტემა ინახავს ყველა დოკუმენტს, ინახავს მათ ისტორიას, უზრუნველყოფს ორგანიზაციაში მოძრაობას და მათთან ერთად ახორციელებს ბიზნეს პროცესებს.

ასეთ მონაცემთა ბაზაში არის SED-ის გადაწყვეტილება, ინსტრუქცია და ბრძანება. მათი მეშვეობით ხდება ორგანიზაციის მართვა. ნებისმიერი დოკუმენტი მოწოდებულია "დახმარებით". ფორმის ველების ნაკრები დამოკიდებულია დოკუმენტის ტიპზე. ინფორმაცია სისტემაში ინახება ასეთი ბარათის თითოეული ველის მონაცემთა ბაზის სახით.

EDMS-ის ფუნქციები და ამოცანები

დოკუმენტების მართვის პროგრამა შექმნილია შემდეგი ამოცანების გადასაჭრელად:

• დოკუმენტებთან მუშაობის სისტემატიზაცია.
• დოკუმენტების შექმნა შაბლონების მიხედვით, მათი რეგისტრაციის შენახვა;
• აღრიცხვის ავტომატიზაცია;
• დოკუმენტის კლასიფიკაცია.

მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ SED-ის ფუნქციებს. სამუშაო პროცესის პროგრამა გამოიყენება:

• კარტების შექმნა.
• დოკუმენტის ტექსტის ფორმირება;
• შენახვა მონაცემები pdf ან ms word;
• მომხმარებლის წვდომის უფლებების მართვა;
• მარშრუტების შექმნა;
• დოკუმენტის ნაკადის კონტროლი;
• შეტყობინებების გაგზავნა, შეხსენებები;
• ჟურნალირება, დირექტორიები, კლასიფიკატორები;
• შეკვეთის გენერირება;
• მოძებნეთ და მოაწერეთ ხელი დოკუმენტებს;
• ანგარიშის გენერირება.

სისტემის ზოგადი ფუნქციები მოიცავს:

• დისტანციურიდოკუმენტებთან მუშაობა;
• DBMS-ის გამოყენება მონაცემთა შესანახად;
• ერთდროული მუშაობა EDMS-თან;
• დაიცავი სერთიფიკატები, შტრიხკოდები და პერსონალიზება.

უპირატესობები და უარყოფითი მხარეები

SED-ზე გადასვლას უფრო მეტი უპირატესობა აქვს, ვიდრე უარყოფითი მხარეები. თუმცა, ცუდად ორგანიზებულ პროექტს შეუძლია გაანადგუროს ავტომატიზაციის ყველა უპირატესობა. EDMS-ის განხორციელების მიზნები მიღწევადი უნდა იყოს. უპირატესობებში შედის:

• ინფორმაციის ცენტრალიზებული სტრუქტურირებული შენახვა;
• იგივე მიდგომა დოკუმენტების ფორმირებისა და დამუშავების მიმართ;
• შაბლონების გამოყენება;
• ძებნა;
• აუდიტის წვდომა.

ნაკლოვანებები მოიცავს დაწყების მაღალ ხარჯებს და მომხმარებელთა მკაცრ მომზადებას.

დოკუმენტური პროცესები

EDMS-ში ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი გადის ეტაპების სერიას, რომლის დროსაც დოკუმენტს ენიჭება გარკვეული თვისებები. დამუშავება ხორციელდება როგორც ხელით, ასევე ავტომატურად. მეორე შემთხვევაში დააყენეთ:

• პირობები ეტაპებს შორის გადასვლისთვის;
• მარშრუტის გამოყოფა;
• დამუშავების ციკლები;
• დაწყება ქვეპროცესები, ტაიმერები, დამუშავების პროცედურები;
• დაყენებულია მომხმარებლის როლები.

მკურნალობის სახეები:

• დოკუმენტის შექმნა.
• რედაქტირება.
• გადარქმევა.
• გადაადგილება.
• შენახვა.
• ინდექსირება.
• წაშლა.

SED ხარჯები

დოკუმენტის მენეჯმენტი სრულად ვერ ფუნქციონირებს ლიცენზიის, სერვერების, სრული დაყენებისა და ყველა მომხმარებლის მომზადების გარეშე. თითოეული ეს ელემენტი მოითხოვს დიდ ფულად ხარჯებს. გარდა ამისა, არ უნდა დავივიწყოთ EDMS-ის სხვა სისტემებთან ინტეგრაცია, მონაცემთა ბაზებისა და პროგრამული უზრუნველყოფის განახლება, ტექნიკური დახმარების კონსულტაციები და ტექნიკური მომსახურების სხვა ხარჯები.

დანერგვა EDMS

პროექტის განხორციელებას შეიძლება რამდენიმე თვე დასჭირდეს. პროცესი დამოკიდებულია როგორც დოკუმენტაციის პროცესების რაოდენობაზე, ასევე ფინანსურ, ორგანიზაციულ და რესურსულ შესაძლებლობებზე. დანერგვა ხორციელდება შემდეგი ალგორითმის მიხედვით:

• სამუშაო ჯგუფის შექმნა, ლიდერის იდენტიფიცირება;
• განსაზღვრეთ მიზნები და ამოცანები;
• არსებული დოკუმენტაციის პროცესების შემოწმება;
• მოთხოვნის პირობების შემუშავება;
• SED არჩევანი;
• ხელშეკრულების გაფორმება EDS-ის განხორციელებისთვის;
• სამუშაო წესების შემუშავება და დამტკიცება;
• შემოწმება დირექტორიების საწყისი შინაარსი;
• EDS წინასწარი ტესტი;
• სამუშაო პერსონალის მომზადება;
• ტესტი დანერგვა EDMS;
• ტესტის შედეგების ანალიზი;
• შეცდომის გამოსწორება;
• EDMS-ის სრული განხორციელება.

დანერგვის შეცდომები

განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს იმ პროცესებს, რომლებიც საჭიროებენ ქაღალდის დოკუმენტს. მთავარი შეცდომა არის ქაღალდის დოკუმენტის ელექტრონულზე დუბლირება. ეს ართულებს მუშაობას და იწვევს უარყოფით დამოკიდებულებას ავტომატიზაციის მიმართ. ორმაგი სამუშაოს კეთებაში ზედმეტს არავინ იხდის. აუცილებელია ავტომატიზაციის პროცესების აშენება გარეშედუბლირება. მეორე შეცდომა პერსონალის მოუმზადებლობაა. ყველაზე ხშირად, ახალი პროცესები მტრულად აღიქმება. ამიტომ აუცილებელია თანამშრომლებს აუხსნათ, რატომ ხდება საერთოდ EDMS-ის დანერგვა, რათა შეგნებულად მიუდგეს სასწავლო პროცესს.

დოკუმენტის შენახვის ტექნოლოგიები

EDMS-ში ელექტრონული დოკუმენტების მართვა შედგება ატრიბუტებისაგან, რის საფუძველზეც ხდება ძიება, კლასიფიკაცია, დაჯგუფება და ანგარიშგება. ზოგჯერ დოკუმენტი იქმნება შაბლონის მიხედვით, ზოგჯერ მონაცემთა ბაზიდან გადაცემით. ატრიბუტები ინახება ცხრილებში. თავად ფაილი მოთავსებულია შენახვის საქაღალდეში, მისგან მიღებული ინფორმაცია განთავსებულია DBMS დირექტორიაში. მონაცემებზე წვდომა მხოლოდ EDMS მომხმარებლებს შეუძლიათ.

რა არის ინლაინ სკანირება?

დოკუმენტების სრული დამუშავება მათი ნიმუშების არქივში შემდგომ განთავსებით ხდება სკანერების გამოყენებით. სკანირების პროცესში შესაძლებელია დოკუმენტზე შტრიხკოდის ავტომატურად შექმნა და მონაცემთა ბაზაში დარეგისტრირება მითითებულ მარშრუტზე შემდგომი მიმართულებით.

ტექსტის ოპტიკური ამოცნობა

ეს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა EDMS გარდაქმნის დოკუმენტის ელექტრონულ სურათს ფოტო ან jpeg ფორმატში ტექსტურ ფორმატში. ამ შემთხვევაში, სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფა გამოიყენება ცალკე აპლიკაციის სახით ან ინტეგრირებული ESCOM. BPM EDMS-ში. რა არის ESCOM. BPM? ეს არის პროგრამა სხვადასხვა შრიფტით აკრეფილი დოკუმენტების ამოცნობისთვის. თუმცა, აღსანიშნავია, რომ დამოუკიდებელ აპლიკაციებს მეტი ფუნქცია აქვთ და ხელნაწერ ტექსტსაც კი ცნობენ.

შტრიხკოდირება

ეს ტექნოლოგია უზრუნველყოფს პროცედურების კომპლექსს დოკუმენტზე გრაფიკული შტრიხკოდის შესაქმნელად და გამოყენებისთვის. უნიკალური შტრიხკოდი გენერირდება სისტემის სერვერის მეშვეობით. ის ასევე უზრუნველყოფს დოკუმენტის იდენტიფიკაციას, მის სწრაფ ძიებას მონაცემთა ბაზაში და განაწილებას შენახვის ადგილებში. დოკუმენტის რეგისტრაციისას ეტიკეტზე იბეჭდება ელექტრონული ბარათის იდენტიფიკატორის შესაბამისი შტრიხკოდი. იგი დამაგრებულია დოკუმენტის ქაღალდის ვერსიაზე.

EDS

ციფრული ხელმოწერა საშუალებას გაძლევთ გადაამოწმოთ დოკუმენტის სისწორე და მონაცემების უცვლელობა. ხელმოწერა ხორციელდება კრიპტოგრაფიული პროვაიდერის და პროგრამული გასაღების - სერტიფიკატის დახმარებით. ეს უკანასკნელი არის სპეციალური ფორმატის ფაილი, რომელიც რეგენერირებულია ლიცენზიის გაცემის ცენტრში. ინფორმაციის უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად, თქვენ უნდა შეინახოთ სერთიფიკატი სმარტ ბარათზე ან I-Token გასაღებებზე. ისინი დაცულია PIN-ით. თუ PIN არასწორად შეიყვანთ რამდენჯერმე, სერტიფიკატი ავტომატურად დაიბლოკება.

სრული ტექსტი და ატრიბუტების ძიება

ატრიბუტების ძიება ხორციელდება სპეციალური ფორმის საშუალებით, ბარათის ველებიდან რამდენიმე მნიშვნელობის გამოყენებით. მაგალითად, "ანგარიშის" კრიტერიუმი ეძებს მონაცემებს "მიმღები" ან "გამომგზავნი" ველში. ამავდროულად, სისტემა ადარებს შეყვანილ კრიტერიუმებს ბარათებში არსებულ მონაცემებთან და შეაქვს შედეგში ის ბარათები, რომლებიც ემთხვეოდა. ძიება ეფუძნება ზუსტ ან ნაწილობრივ დამთხვევას.

სრული ტექსტის ძიება ხორციელდება მონაცემების მიხედვითდოკუმენტი, მათ შორის სიტყვის ფორმები ჩაშენებული DBMS ინსტრუმენტებით, როგორიცაა MS SQL SERVER, ORACLE. სრულფასოვანი ძიებისთვის ფაილები უნდა შევიდეს მონაცემთა ბაზაში დოკუმენტის (doc), ცხრილის (xls), პრეზენტაციების, შეტყობინებების ფორმატში.