ელექტრონული დოკუმენტების მართვა: უპირატესობები და უარყოფითი მხარეები, სისტემის არსი, განხორციელების გზები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

უფრო მეტი კომპანია გადადის დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტზე, რაც გულისხმობს დოკუმენტების შესაქმნელად და შესანახად სხვადასხვა პროგრამის გამოყენებას. ამავდროულად, ორგანიზაციას არ აქვს არქივი, რომელიც შეიცავს დოკუმენტების ქაღალდის ასლებს. ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტს ბევრი უპირატესობა აქვს, რის გამოც მეწარმეები სიამოვნებით უარს ამბობენ ქაღალდის დოკუმენტების გამოყენებაზე. მაგრამ მასზე გადასასვლელად საჭიროა დააინსტალიროთ სპეციალიზებული პროგრამული უზრუნველყოფა სამუშაო კომპიუტერებზე, ასევე დანიშნოთ პასუხისმგებელი თანამშრომელი, რომელიც გაუმკლავდება ამ სამუშაო პროცესს.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის კონცეფცია

იგი წარმოდგენილია სხვადასხვა დოკუმენტაციასთან მუშაობის თანამედროვე მეთოდით. ნებისმიერი ორგანიზაციის საქმიანობისას წარმოიქმნება უამრავი სხვადასხვა ფურცელი, რომელიც მუდმივად უნდა დაიბეჭდოს და დიდი ხნის განმავლობაში ცალკე ოთახში შეინახოს.

თუ მეწარმეს ან კომპანიას აქვს სათანადოდ შესრულებულიელექტრონული ხელმოწერა, რომლის დოკუმენტები დამოწმებულია ელექტრონული ფორმით, მაშინ არ არის საჭირო ამ დოკუმენტაციის ქაღალდზე დაბეჭდვა.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობები

EDS-ის მიერ დამოწმებულ ელექტრონულ დოკუმენტაციაზე გადასვლას ბევრი უპირატესობა აქვს. მრავალი დადებითი პარამეტრის არსებობის გამო უფრო და უფრო მეტი მეწარმე გადადის დოკუმენტაციის ამ მეთოდზე. მაგრამ ჯერ უნდა შეაფასოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დადებითი და უარყოფითი მხარეები. ძირითადი უპირატესობები მოიცავს:

• სწრაფად ეძებს საჭირო დოკუმენტაციას კომპეტენტური სტრუქტურისა და შენახვის საიმედოობის გამო;
• სამუშაო ნაკადის სტრუქტურა ცენტრალიზებულია;
• ყველა დოკუმენტის შენახვა შესაძლებელია ელექტრონულად სხვადასხვა მედიაზე და დისტანციურ სერვერებზეც კი, ასე რომ, ხანძრის გაჩენის შემთხვევაშიც კი, ოფისში არ უნდა ინერვიულოთ, რომ რაიმე მნიშვნელოვანი დოკუმენტაცია განადგურდება;
• ყველა დოკუმენტი ადვილად რეგისტრირებული და დამტკიცებულია;
• ყველა დოკუმენტი ხელმოწერილია მათი ელექტრონული საკომუნიკაციო არხებით გაგზავნის საფუძველზე, რაც დაზოგავს მნიშვნელოვან დროსა და ძალისხმევას ნებისმიერი საწარმოს თანამშრომლებისთვის;
• საჭიროების შემთხვევაში, შეგიძლიათ გააკეთოთ სასურველი დოკუმენტის ასლი რამდენიმე წამში;
• აუდიტი ძალიან გამარტივებულია, რადგან ის ტარდება ელექტრონული ფორმით და ასევე შეგიძლიათ ამ მიზნით მოიწვიოთ დაქირავებული სპეციალისტები, რომლებიც იღებენ დოკუმენტაციას ელექტრონული არხებით.

სარგებელიელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები მნიშვნელოვანი და უდაოა, მაგრამ მათზე გადასვლამდე უნდა შეაფასოთ თითოეული სისტემის უარყოფითი მხარე.

სისტემის ხარვეზები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის სარგებელი უდაოა, მაგრამ ამ პროცესს აქვს გარკვეული უარყოფითი მხარეები. ეს მოიცავს:

• აუცილებლად საჭიროა ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის დარეგისტრირება, რომლის შესაქმნელადაც დიდი თანხებია გადახდილი;
• არ არსებობს ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენების შესაძლებლობა, თუ პარტნიორები არ გადავიდნენ ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე;
• ბევრი ფული და დრო იხარჯება დამატებითი პროგრამული უზრუნველყოფის ინსტალაციასა და სანდო თანამშრომლის დაქირავებაზე, რომელიც ინახავს ყველა ელექტრონულ ჩანაწერს;
• ასეთი სამუშაო პროცესის მკაცრად ერთიანი ფორმატები ჯერ არ დაფიქსირებულა;
• ბევრ კონტრაქტორსა და მყიდველს ეჭვი ეპარება EDS-თან ხელმოწერილი ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებაში.

ამიტომ, ყველა მეწარმემ ჯერ უნდა შეისწავლოს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დადებითი და უარყოფითი მხარეები, რათა მიიღოს სწორი და შესაბამისი გადაწყვეტილება.

განვითარების მიზეზი

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სარგებელი მრავალრიცხოვანი და მნიშვნელოვანია. ეს იწვევს იმ ფაქტს, რომ ის მუდმივად ვითარდება და შედის სხვადასხვა საწარმოების მუშაობაში, რომლებიც არა მხოლოდკომერციული, არამედ საჯარო. მისი ეფექტური და უწყვეტი განვითარების მთავარი წინაპირობაა:

• საგადასახადო კანონმდებლობაში მისი გამოყენების შესაძლებლობა გათვალისწინებულია. გარკვეული სახის საგადასახადო დეკლარაციის წარდგენა შესაძლებელია მხოლოდ ელექტრონულად. ეს ეხება თანამშრომლებისთვის PF-ში ჩამოთვლილ სადაზღვევო პრემიების შესახებ ანგარიშებს, ასევე 3-NDFL დეკლარაციას, რომელიც წარდგენილია ფედერალური საგადასახადო სამსახურში საწარმოს თითოეული თანამშრომლისთვის. კომპანიის ყველა თანამშრომლის SZV-M ანგარიშიც კი წარდგენილია ელექტრონულად, თუ ორგანიზაციაში 25-ზე მეტი ადამიანია დასაქმებული. ამიტომ, ზოგიერთი კომპანია უბრალოდ იძულებულია გადაერთოს ელექტრონულ დოკუმენტაციაზე, რადგან მათ მაინც უწევთ EDS-ის გაცემა.
• ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ძირითადი უპირატესობები მოიცავს ბუღალტერიაში დაფიქსირების შესაძლებლობას. №402 ფედერალური კანონის საფუძველზე, პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაციის გენერირება შესაძლებელია არა მხოლოდ ქაღალდის, არამედ ელექტრონული ფორმით, თუ შესაძლებელია მისი ელექტრონული ხელმოწერით დადასტურება.
• 2017 წლიდან დაიწყო ამ დოკუმენტური ნაკადის ეფექტური განვითარება სასამართლო პროცესებში. ახლა ყველა სასამართლო გადაწყვეტილება უნდა გამოქვეყნდეს ღია წყაროებში. გარდა ამისა, ყველა ფირმას და ფიზიკურ პირს აქვს შესაძლებლობა ელექტრონულად შეიტანოს საჩივარი ან საჩივარი, რაც მოითხოვს EDS-ს. ამიტომ, ელექტრონულ ხელმოწერას გასცემენ არა მხოლოდ დიდი კომპანიები, არამედ ფიზიკური პირებიც.
• ელექტრონული ტექნოლოგიების განვითარება სწრაფად მიმდინარეობს, ამიტომ ახლა თითქმის ყველას აქვს წვდომა ინტერნეტზე, რაც მნიშვნელოვნად ამარტივებს სხვებთან კომუნიკაციის პროცესსხალხი და ხელისუფლების წარმომადგენლები.

ამიტომ, შეიძლება ითქვას, რომ ასეთი სამუშაო პროცესის გამოყენება სულ უფრო მოთხოვნადი ხდება.

კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი სარგებელი

დამატებით, ბევრი კომპანია თანამშრომლობს სხვა რეგიონებში ან ქვეყნებში მდებარე საწარმოებთან, ამიტომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დროს ბევრად უფრო ადვილია სხვადასხვა დოკუმენტების გაცვლა. ეს საშუალებას გაძლევთ მნიშვნელოვნად გაზარდოთ გაყიდვების ბაზრები და დაამყაროთ კონტაქტები უშუალო მწარმოებლებთან.

ეს არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დამატებითი მნიშვნელოვანი უპირატესობა. მენეჯმენტის ხარისხის გაუმჯობესება შეინიშნება შესაბამისი სისტემის დანერგვის პირველივე დღიდან.

როგორ შევიდეთ?

თავდაპირველად საწარმოს ხელმძღვანელი აფასებს ელექტრონული დოკუმენტაციის მართვის სისტემის უპირატესობებსა და ნაკლოვანებებს. თუ მიიღება გადაწყვეტილება მისი დანერგვის შესახებ კომპანიაში, მაშინ ამისთვის ხორციელდება შემდეგი ნაბიჯები:

• იმართება აქციონერთა კრება, სადაც ტარდება კენჭისყრა ამ სისტემის დანერგვისთვის.
• თუ გადაწყვეტილება დადებითია, მაშინ შესაბამის ბრძანებას გასცემს კომპანიის დირექტორი.
• მიზანშეწონილია შემუშავდეს შიდა რეგლამენტი, რომელიც არეგულირებს ელექტრონული დოკუმენტაციის გამოყენების წესებს.
• აირჩიეთ ხელმოწერა, რომელიც გამოყენებული იქნება სხვადასხვა დოკუმენტების ხელმოწერის პროცესში.
• თუ არჩეულია მარტივი ხელმოწერა, მაშინ ის დამაგრებულია კოდებისა და პაროლების, აგრეთვე სხვა საშუალებების და მასზე წვდომის საფუძველზე.შეზღუდულია, შესაბამისად, ინიშნება კონკრეტული პირი, რომელიც იმუშავებს ელექტრონული დოკუმენტაციის დამტკიცებით.
• შერჩეულია დამადასტურებელი ორგანო. იგი წარმოდგენილია სპეციალიზებული ორგანიზაციის მიერ, რომელიც ეხება ელექტრონული დოკუმენტების მართვას. მნიშვნელოვანია აირჩიოთ კომპანია, რომელთანაც თანამშრომლობა მომგებიანი და კომფორტული იქნება. წინასწარ უნდა შეაფასოთ შემოთავაზებული სერვისების ღირებულება, ასევე სხვადასხვა ფუნქციები, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას თანამშრომლობის დროს. დგინდება, რა პასუხისმგებლობა ეკისრება შერჩეულ ცენტრს სხვადასხვა შეცდომებზე, რომლებიც შეიძლება წარმოიშვას ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროცესში.
• მზადდება დოკუმენტები, რის საფუძველზეც იდება ხელშეკრულება შერჩეულ ცენტრთან.
• კონტრაქტი არჩეულ ორგანიზაციასთან არის განმარტებული. ამის შემდეგ ცენტრი ქმნის და გასცემს EDS გასაღების სერტიფიკატს თავის კლიენტს.
• ორგანიზაციის მუშაობაში არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პირდაპირი დანერგვა. ამისათვის ყველა ქაღალდის დოკუმენტი გარდაიქმნება ელექტრონულ ფორმაში და დგინდება ელექტრონული დოკუმენტაციის გაცვლის პროცედურა.

ინვოისების შედგენა შესაძლებელია ელექტრონულად, მაგრამ ჯერ უნდა დარწმუნდეთ, რომ ასეთი დოკუმენტაციის გამოყენება მოსახერხებელი იქნება კონტრაგენტისთვის. ეს გამოწვეულია იმით, რომ კომპანიას უნდა ჰქონდეს ტექნიკური საშუალებები ამ დოკუმენტების დასამუშავებლად.

არჩევანი EDS

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობებშიც კი შედის მომზადების ხარჯების შემცირებაუამრავი ქაღალდის დოკუმენტი. მაგრამ ნებისმიერ შემთხვევაში, მოგიწევთ გარკვეული ხარჯების გაწევა. ისინი დაკავშირებულია ელექტრონული ხელმოწერის შესრულებასთან, რომელიც გამოიყენება ელექტრონული დოკუმენტაციის დამტკიცების პროცესში.

ETS შეიძლება წარმოდგენილი იყოს არაკვალიფიცირებული ან კვალიფიციური ფორმით.

არაკვალიფიცირებული

ის გაიცემა კრიპტოგრაფიული მონაცემების ტრანსფორმაციის გამოყენებით, რისთვისაც გამოიყენება სპეციალური გასაღები, რომელიც ხელმისაწვდომია EDS-ის მფლობელისთვის. მნიშვნელოვანია წინასწარ გადაწყვიტოთ, კონკრეტულად ვინ მოაწერს ხელს კომპანიას ელექტრონულ დოკუმენტებზე.

ასეთი ხელმოწერის დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ აღმოაჩინოთ დოკუმენტაციაში განხორციელებული სხვადასხვა ცვლილებები ხელმოწერის შემდეგ.

კვალიფიცირებული

ამისთვის კომპანია იღებს სპეციალურ სერთიფიკატს, რომელიც შეიცავს EDS დადასტურების გასაღებს. ასეთი ხელმოწერის შესაქმნელად გათვალისწინებულია No63 ფედერალური კანონით ჩამოთვლილი მოთხოვნები.

როგორც წესი, ასეთი EDS გამოიყენება მსხვილ კომპანიებში, რომლებიც ცდილობენ შეინარჩუნონ სავაჭრო საიდუმლოება, შესაბამისად, გაძლიერებული კვალიფიციური EDS-ის გამო, უზრუნველყოფილია ელექტრონული დოკუმენტების უსაფრთხოება.

კონკრეტული ტიპის ელექტრონული ხელმოწერის არჩევის შემდეგ იდება ხელშეკრულება შერჩეულ სასერტიფიკაციო ცენტრთან.

წესები სისტემის დანერგვის კომპანიის მუშაობაში

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობები ქაღალდთან შედარებით უდაოდ ითვლება, მაგრამ ხშირად ორგანიზაციის მუშაობაში მისი დანერგვის პროცესში წარმოიქმნება გარკვეული სირთულეები. ამიტომ, ამ პროცესის წესები მოიცავს:

• თავდაპირველად ხელმძღვანელის ბრძანებით ინიშნება სპეციალისტი, რომელიც დაკავებული იქნება ქაღალდის დოკუმენტების ელექტრონულ ფორმაში თარგმნით;
• თითოეულ მუშა კომპიუტერზე დამონტაჟებულია სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ხელი მოაწეროთ დოკუმენტებს ადრე გაცემული EDS;
• სხვადასხვა დოკუმენტაციის შედგენის, დამუშავებისა და შეთანხმებისას გათვალისწინებულია საოფისე მუშაობის ძირითადი წესები, რომლებიც ასევე ვრცელდება ქაღალდის დოკუმენტებზე;
• ელექტრონულ დოკუმენტებს უნდა ჰქონდეს ყველა საჭირო დეტალი, ბეჭდები და EDS;
• ინფორმაცია შეიძლება შევიდეს კომპანიის რეგულაციებში იმის შესახებ, თუ რა მეთოდები იქნება გამოყენებული ამ დოკუმენტებით ქმედებების დადასტურების შესახებ.

პროცესი არ ითვლება ძალიან რთულად, თუ კარგად არის გაგებული.

სხვა კომპანიებთან თანამშრომლობის წესები

თითოეულ კომპანიას, რომელიც ახორციელებს ასეთ სისტემას თავის საქმიანობაში, სურს გამოიყენოს ელექტრონული დოკუმენტაცია თავის მთავარ კონტრაქტორებთან თანამშრომლობით. ამისათვის, სხვა კომპანიასთან ხელშეკრულების გაფორმებისას, დოკუმენტის ტექსტში უნდა იყოს პუნქტი, რომელშიც ნათქვამია, რომ ყველა ნაშრომი გადაიცემა ელექტრონული საკომუნიკაციო არხებით. ამის შემდეგ ხდება საჭირო დოკუმენტაციის შედგენა და ხელმოწერა ადრე გაცემული EDS-ით. ყველა EDS ხელსაწყო უნდა იყოს სერტიფიცირებული, წინააღმდეგ შემთხვევაში მათი გამოყენება არ შეიძლება კომპანიის მუშაობის დროს.

გაცილებით ადვილია ასეთი სამუშაო პროცესის დამყარება სხვადასხვა სამთავრობო უწყებებთან, მაგალითად, ფედერალურ საგადასახადო სამსახურთან ან საპენსიო ფონდთან. ეს გამოწვეულია იმით, რომ ასეთ ორგანიზაციებს უკვე აქვთ საჭირო პროგრამული უზრუნველყოფამუშაობა ელექტრონულ დოკუმენტაციასთან.

როგორ ინახება დოკუმენტები?

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის მთავარი უპირატესობა ის არის, რომ ორგანიზაციაში არ არის საჭირო ცალკე ოთახის გამოყოფა არქივის შესაქმნელად, რადგან ყველა ნაშრომი ინახება კომპიუტერებზე, სერვერებზე ან სხვადასხვა ელექტრონულ მედიაში. მაგრამ მაინც, ყველა კომპანიამ უნდა გადაიხადოს დოკუმენტაციის სათანადო შენახვა, რათა მასზე წვდომა არ იყოს არაავტორიზებული პირების ან ორგანიზაციების მიერ.

ელექტრონული დოკუმენტების შენახვისას გათვალისწინებულია შემდეგი წესები:

• საქმეების ნომენკლატურა აუცილებლად შედგენილია მთელი კომპანიისთვის და მისი გარეგნობა და შინაარსი დამოკიდებულია საქმიანობის სფეროზე, რომელშიც ოპერირებს კომპანია;
• მიმდინარეობს საბუთების ღირებულების ექსპერტიზა;
• თითოეული დოკუმენტაცია მონიშნულია ელექტრონული დოკუმენტის მართვის გამოყენებით;
• ყველა დოკუმენტი უნდა იყოს დაარქივებული.

როდესაც ეს წესები იქნება გათვალისწინებული, არ იქნება რთული დოკუმენტაციის ელექტრონული ფორმით სწორად შენახვა.

დასკვნა

ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტს ბევრი უპირატესობა აქვს. კომპანიის მუშაობის ხარისხის ამაღლება მისი განხორციელების შედეგია. ამისათვის მნიშვნელოვანია საწარმოს მენეჯმენტისთვის შესაბამისი გადაწყვეტილების მიღება, სერტიფიცირების ცენტრის შერჩევა და EDS-ის გაცემა. კომპიუტერებზე დამონტაჟებულია სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფა და კომპანიის მარეგულირებელ ადგილობრივ აქტებში შეტანილია აუცილებელი ცვლილებები.

ელექტრონული დოკუმენტაციის დახმარებით ძალიან გამარტივებულიაკომპანიის მუშაობა, ასევე სხვა ფირმებთან და სამთავრობო ორგანიზაციებთან თანამშრომლობის სიმარტივე.