ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ორგანიზაციებს შორის: როგორ მუშაობს იგი?

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა (EDM) არის ინფორმაციის გაცვლის სწრაფი გზა, რომელიც ეფუძნება ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებას ვირტუალური ხელმოწერებით. მან დიდი ხანია მოიპოვა აღიარება მსოფლიოს განვითარებულ ქვეყნებში, როგორც ოპერაციული ბიზნესის ეფექტური ინსტრუმენტი.

არსი

ორგანიზაციებს შორის ელექტრონული დოკუმენტების მართვა არის დოკუმენტების შექმნის, დამუშავების, გაგზავნის, გადაცემის, მიღების, შენახვის, გამოყენებისა და განადგურების პროცესების ერთობლიობა. ყველა ეს პროცესი ხორციელდება მთლიანობის შემოწმებისა და დოკუმენტების მიღების დადასტურების შემდეგ.

იურიდიულ პირებს შორის დოკუმენტური ნაკადის განხორციელების წესი ხორციელდება მხარეთა შეთანხმებით. ინფორმაციის გაცვლა ხდება სატელეკომუნიკაციო საშუალებებით, ხოლო დოკუმენტები ინახება ელექტრონულ მედიაზე. საბუღალტრო ინფორმაციის შენახვის ვადა არ უნდა აღემატებოდეს კანონით დადგენილ პერიოდს.

ორგანიზაციებიმათ შეუძლიათ გაცვალონ ოფიციალური და არაფორმალური დოკუმენტები მონაწილეთა ხელმოწერებით. სამეწარმეო საქმიანობის სფეროში ეს შეიძლება იყოს: ანგარიშ-ფაქტურები, ხელშეკრულებები, ინვოისები, კონტრაქტები, ხელშეკრულებები, ბრძანებები, შეტყობინებები, მინდობილობები და ა.შ. ინფორმაციის გადაცემა შესაძლებელია ტექსტის, ცხრილის და გრაფიკული ფაილების სახით.

EDI განხორციელების მიზანი

EDI-ის დანერგვის წინაპირობები შეიძლება იყოს:

• რუტინული სამუშაოს შემცირება;
• დოკუმენტის დაკარგვის შემცირება;
• "გამჭვირვალე" მუშაობა დოკუმენტებთან;
• შესრულების დისციპლინის გაუმჯობესება - დოკუმენტების დროულად მიწოდება და ა.შ.

რაოდენობრივ მიზნებს შორისაა შემდეგი:

• შეამცირეთ დოკუმენტის დამუშავების დრო 10-ჯერ.
• განახევრეთ ოფისის ხარჯები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ორგანიზაციებს შორის: როგორ მუშაობს ეს

შიდა კანონმდებლობის შესაბამისად, ორგანიზაციებს შორის ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ხორციელდება ორი მხარის შეთანხმებით. მონაცემთა გაცვლისთვის აუცილებელია, რომ ყველა მონაწილე იყოს დაკავშირებული ერთი ოპერატორის აღჭურვილობასთან. შემდეგი, მომხმარებელმა უნდა გამოაგზავნოს მოთხოვნა, რომ დაემატოს კონტრაგენტების სიას. მოთხოვნის დადასტურების შემდეგ, სისტემის მონაწილეებს შეუძლიათ მონაცემთა გაცვლა.

EDI მოდული უნდა შეასრულოს შემდეგი ფუნქციები:

• მოიწვიე კონტრაგენტები მონაცემთა გაცვლისთვის.
• შექმენით მისამართების წიგნი.
• ინტეგრაცია სააღრიცხვო პროგრამასთან,მაგალითად, 1С.
• მოწერა და დაშიფვრა დოკუმენტაცია.
• კორესპონდენციის დალაგება.
• მიდევნეთ ელფოსტის სტატუსებს.

ორგანიზაციებს შორის ელექტრონული დოკუმენტების მართვა სერტიფიკატების დახმარებით ხორციელდება. სერვერთან დაკავშირება და ავთენტიფიკაცია ხდება პერსონალური ციფრული სერტიფიკატის საშუალებით. EDS გაიცემა სისტემის თითოეულ მომხმარებელზე, ინახება ელექტრონულ Token ოპერატორზე და დაცულია PIN კოდით. მომხმარებელმა უნდა შეიყვანოს მისი შესვლა, პაროლი პირად ანგარიშზე. მხოლოდ ამის შემდეგ ექნება მას წვდომა თავის დოკუმენტებზე.

სისტემასთან დაკავშირებული ორგანიზაციის ნებისმიერ თანამშრომელს შეუძლია გაცვლის პროცესის ინიცირება. დოკუმენტის კონტრაგენტისთვის გაგზავნამდე ის უნდა იყოს ხელმოწერილი ციფრული ხელმოწერით. ეს ოპერაცია შესრულებულია Cryptopro პროგრამის გამოყენებით. დოკუმენტი იგზავნება EDI-ის საშუალებით. კონტრაგენტის თანამშრომელი იღებს შეტყობინებას ახალი დოკუმენტის მიღების შესახებ. თუ მიიღებს, მაშინ EDS-საც დებს. თუ საჭიროა დოკუმენტში ცვლილებების შეტანა, მაშინ იქმნება ახალი ელექტრონული ვერსია. რედაქტირების დასრულების შემდეგ, თქვენ უნდა შეინახოთ ყველა ცვლილება EDS-ის გამოყენებით. შემდეგ ცვლილებასთან ერთად დოკუმენტი ეგზავნება კონტრაგენტს. საჭიროების შემთხვევაში ხდება ინფორმაციის ელექტრონული კოორდინაცია.

თუ თქვენ კვლავ გჭირდებათ ცვლილებების შეტანა, მაშინ მთელი პროცედურა კვლავ მეორდება. თუ არ არის პრეტენზია ახალ ვერსიასთან დაკავშირებით, მაშინ დოკუმენტი დაცულია. საბოლოო ნიმუში ითვლება ხელმოწერილად ორი ციფრული ხელმოწერით. დოკუმენტის ყველა ვერსია ინახება სერვერზე და ხელმისაწვდომია სანახავად. როგორც კი ნიმუში მიენიჭება ვალიდურის სტატუსს, შეცვალეთ იგიდოკუმენტი არ იმუშავებს. შეფერხებულ კონტრაქტებს ენიჭება სტატუსი „გაუქმებული“. ასე ხდება ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ორგანიზაციებს შორის.

მოწყობილობა

რა არის საჭირო ორგანიზაციებს შორის ელექტრონული დოკუმენტების მართვისთვის? პირველ რიგში, თქვენ უნდა აირჩიოთ ტელეკომის ოპერატორი და დააინსტალიროთ სპეციალური პროგრამა ინფორმაციის გაცვლისთვის. მეორეც, თითოეულ კონტრაგენტთან, რომელთანაც ორგანიზაცია აპირებს ელექტრონული მიმოწერის გატარებას, აუცილებელია „ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის შესახებ ხელშეკრულების“გაფორმება.

ასევე აუცილებელია EDI სერვერის დაყენება, სადაც ყველა დოკუმენტი შეინახება. ეს შეიძლება იყოს როგორც კლიენტის აღჭურვილობა, ასევე "ღრუბელი" საცავი. სისტემის მონაცემებზე წვდომა გარედან ხორციელდება აპლიკაციის საშუალებით, რომელიც დაინსტალირებულია ორგანიზაციის თანამშრომლების აღჭურვილობაზე. კომპიუტერების სერვერთან ურთიერთქმედება ხორციელდება HTTP პროტოკოლით დამატებითი SSL 128 დაშიფვრით. დოკუმენტებზე წვდომა ხდება მხოლოდ აპლიკაციის ინტერფეისით და ავტორიზაციის გავლის შემდეგ.

EDF პროექტი

პროცესის ავტომატიზაციის პროექტს შეიძლება დასჭირდეს რამდენიმე თვიდან რამდენიმე წლამდე. ტერმინი პირდაპირ დამოკიდებულია პროცესების რაოდენობაზე, რომლებიც საჭიროებს ავტომატიზირებას, ორგანიზაციის რესურსსა და ფინანსურ შესაძლებლობებს. EDI-ს დანერგვის მოკლე სქემა ასეთია:

• სამუშაო ჯგუფის შექმნა.
• მიზნების, ვადების და პროექტის ბიუჯეტის ფორმირება.
• გამოიკვლიეთ არსებული პროცესები.
• დავალებების შემუშავება.
• აირჩიეEDI სისტემები.
• შეთანხმების ხელმოწერა EDS-ის განხორციელების შესახებ.
• სამუშაო წესების დამტკიცება.
• სისტემის დირექტორიების შევსება.
• პერსონალის ტრენინგი.
• წინასწარი ტესტირება.
• ბრძანების გაცემა EDS-ის დანერგვის შესახებ.
• პროგრამული უზრუნველყოფის დახვეწა და საოპერაციო პროცედურები.
• საპილოტე პროექტის დაწყება.
• სრულმასშტაბიანი გადასვლა EDI-ზე.

შეცდომები EDI განხორციელებაში

დოკუმენტების ავტომატიზაციის პროცესში განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს პროცესებს, რომლებშიც ქაღალდის არსებობა კანონით არის მოთხოვნილი. თქვენ არ შეგიძლიათ ქაღალდის დოკუმენტის ელექტრონულად დუბლირება. ეს მნიშვნელოვნად ანელებს სამუშაო პროცესს და იწვევს უარყოფით დამოკიდებულებას მთლიანად ავტომატიზაციის პროცესის მიმართ. არავინ არ იხდის დამატებით ფულს ორმაგი სამუშაოს შესრულებისთვის.

განხორციელების პროცესში აუცილებელია შემუშავდეს დოკუმენტებთან მუშაობის ახალი პროცედურა, მოამზადოს პერსონალი და მხოლოდ ამის შემდეგ ჩაერთოს სრულ განხორციელებაში. ამის მიღწევა შესაძლებელია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ახალი ტექნოლოგიების გამოყენების სარგებელი მიეწოდება თანამშრომლებს.

კიდევ ერთი პოპულარული შეცდომა არის EDMS-ის მოთხოვნების სუსტი შესწავლა. თუ მომხმარებლებს მოუწევთ იმუშაონ არაკონფიგურირებულ სისტემაში, მაშინ EDI პროცესი განსხვავდება ორგანიზაციაში მიღებული პროცესისგან.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ორგანიზაციებს შორის: დადებითი და უარყოფითი მხარეები

სარგებელი:

• შემცირდება ორიგინალური დოკუმენტების ფოსტით გაგზავნის ღირებულება.
• შენახვა შენახვის ადგილი დოკუმენტაციისთვის. ეს ყველაფერი ინახება ელექტრონულად.
• მარტივი გამოყენება. დოკუმენტი იგზავნება ერთი სამუშაო ადგილიდან. დოკუმენტის სწრაფი ძიება ხორციელდება სტატუსის მიხედვით (გაგზავნილი, მიღებული, მიღებული და ა.შ.).
• მყისიერი მიწოდება. ყველა გაგზავნილი ინფორმაცია მიდის ადრესატამდე რამდენიმე წამში.
• დოკუმენტის დაკარგვა შეუძლებელია სისტემაში მისი შენახვის ვადის ამოწურვამდე.

ხარვეზები:

• აღჭურვილობით სარგებლობისთვის საჭიროა ლიცენზიის შეძენა, რაც ძვირი ღირს.
• ყველაზე ხშირად მონაცემთა გაცვლა შესაძლებელია მხოლოდ ერთი და იმავე სისტემის წევრებს შორის.
• ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ორგანიზაციებს შორის 1C-ში ან ნებისმიერი სხვა პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენებით განსხვავდება ადრე გამოყენებული სქემისგან. ახალი ალგორითმის დანერგვით ყველა თანამშრომელს გაუჩნდება შეკითხვები სამუშაოს წარმართვის შესახებ.
• ტექნიკური აღჭურვილობა. EDI-ის დანერგვამდე ორგანიზაციამ უნდა შეიძინოს აღჭურვილობა და მოამზადოს თანამშრომლები ახალი სისტემის მართვისთვის.
• EDI ხორციელდება EDS-ის გამოყენებით, რომლის მოქმედების ვადა არის 1 წელი. საჭიროა სერთიფიკატების თვალყურის დევნება და დროულად განახლება. ასევე აუცილებელია კონტრაგენტის სერთიფიკატების მოქმედების ვადის გაკონტროლება, რათა თავიდან იქნას აცილებული გადასახადთან დაკავშირებული პრობლემები.

სამართლებრივი რეგულაცია

რა რეგულაციები არეგულირებს ელექტრონული დოკუმენტების მართვას ორგანიზაციებს შორის? რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობა მოიცავს ფედერალურ კანონს No63 "ელექტრონული ხელმოწერის შესახებ", ფედერალურ საგადასახადო სამსახურში დოკუმენტების წარდგენის წესები დადგენილია ფინანსთა სამინისტროს No MMV-7-2 / 168 ბრძანებით. EDOორგანიზაციებს შორის ხორციელდება ფინანსთა სამინისტროს №50 ნ ბრძანების საფუძველზე. პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით გაცვლის წესები დადგენილია ფედერალური საგადასახადო სამსახურის No ММВ-7-6/36@ ბრძანებით. ყველა EDI ოპერატორი თავისი საქმიანობის დროს უნდა იხელმძღვანელოს ფედერალური საგადასახადო სამსახურის No. ММВ-7-6/253@ ბრძანებით.

SBIS

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა SBIS ორგანიზაციებს შორის მომხმარებელს აძლევს შემდეგ სარგებელს:

• შეგიძლიათ გაგზავნოთ დოკუმენტები ნებისმიერ ორგანიზაციაში, რომელიც რეგისტრირებულია რუსეთის ფედერაციის ტერიტორიაზე. თუ კონტრაგენტი არ არის SBIS სისტემის წევრი, მაშინ კომპანიის თანამშრომელი უბრალოდ დაუკავშირდება ორგანიზაციის წარმომადგენელს და მის ელ.ფოსტაზე გაუგზავნის მოწვევებს სისტემაში მონაწილეობის მისაღებად. მოთხოვნის დადასტურებისთანავე, მონაწილეებს შორის ინფორმაციის გაცვლა განხორციელდება შუამავლების გარეშე.
• თქვენ არ გჭირდებათ პროგრამული უზრუნველყოფის ინსტალაცია თქვენს კომპიუტერში. საკმარისია ბრაუზერის განახლებული ვერსია და ინტერნეტზე წვდომა.
• თქვენ არ გჭირდებათ სპეციალური პროგრამა მონაცემებთან მუშაობისთვის. თუ ანგარიში თავდაპირველად მომზადებულია მესამე მხარის პროგრამულ უზრუნველყოფაში, მაგალითად, 1C, მაშინ შეგიძლიათ დააყენოთ მონაცემთა ინტეგრაცია VLIS სისტემასთან.
• ტიპიური დოკუმენტის ფორმა არ არის დაინსტალირებული. შეგიძლიათ გაგზავნოთ ტექსტი, ელცხრილი, სურათები და სხვა.

SKB "Kontur"

რუსეთში პროგრამული უზრუნველყოფის ერთ-ერთი პირველი შემქმნელი ასევე აწვდის აღჭურვილობას ელექტრონული დოკუმენტების მართვისთვის ორგანიზაციებს შორის. „კონტურმა“შეიმუშავა Diadoc სისტემა, რომლის დახმარებითაც ხდება ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა.სისტემის მახასიათებელია ის, რომ მონაცემებზე წვდომა შესაძლებელია საზღვარგარეთ ყოფნისას. კომპანიამ სპეციალურად ამ მიზნით შეიმუშავა როუმინგის ტარიფები. თუ გსურთ, შეგიძლიათ მონაცემებზე წვდომა API-ის საშუალებით.

რა გჭირდებათ?

EDI-ს დასაკავშირებლად ორგანიზაციამ უნდა იყიდოს:

• ლიცენზირებული პროგრამული უზრუნველყოფა;
• სერვერი;
• აღჭურვილობის განახლება;
• მატარებელი პერსონალი;
• დაყენება და ინტეგრირება EDMS შიდა აპლიკაციებთან მუშაობისთვის.

ასეთი ინვესტიციები უნდა განხორციელდეს იმისათვის, რომ დააკავშიროთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ორგანიზაციას შორის? ტექნიკური დახმარების კონსულტაციების, EDMS და პროგრამული უზრუნველყოფის განახლებების ხარჯებში ჩართვა ინვესტიციის მეორე ეტაპია. ეს ხარჯები ყოველთვიურად უნდა გადაიხადოთ.

დასკვნა

ქაღალდის სამუშაო პროცესი იცვლება ელექტრონულით. ეს არა მხოლოდ ამცირებს ორგანიზაციის პროცესის ხარჯებს, არამედ ზრდის მთლიანი ბიზნესის ეფექტურობას. EDI-ს წარმატებით ფუნქციონირებისთვის აუცილებელია სისტემის დანერგვის მიზნების მკაფიოდ ჩამოყალიბება და აღჭურვილობის სწორად კონფიგურაცია.