არქივისტის ტიპიური სამუშაო აღწერილობის ნიმუში

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

არქივის თანამშრომლის თანამდებობას არქივისტი ჰქვია. ამ დარგის სპეციალისტის მთავარი ამოცანაა თავად დაადგინოს არქივის მუშაობა და მასში დოკუმენტაციის ბრუნვა. ასეთი პროფესიონალები საჭიროა იქ, სადაც არის ოფიციალური ნაშრომების დიდი ბრუნვა, განსაკუთრებით სადაზღვევო, ფინანსებთან დაკავშირებულ ორგანიზაციებში და კერძოდ, სახელმწიფო საწარმოებში. მთავარი დოკუმენტი, რომელსაც ახალმა თანამშრომელმა უნდა მიმართოს, არის არქივისტის სამუშაოს აღწერა.

ზოგადი დებულებები

მხოლოდ საწარმოს ხელმძღვანელს შეუძლია მიიღოს ან გაათავისუფლოს არქივისტი. და პირველ რიგში მან უნდა მიმართოს ქვეყნის მოქმედ კანონმდებლობას. ინსტრუქციაში მითითებული უნდა იყოს პირი, რომელიც არის ამ თანამდებობის მფლობელი სპეციალისტის უშუალო ხელმძღვანელი.

არქივისტად მუშაობისთვის ადამიანმა უნდა მიიღოს საწყისი პროფესიული განათლება, შემდეგ კი შეიძლება თანამდებობაზე დაშვება ამ სფეროში გამოცდილების გარეშეც. არის ასეთი ვარიანტისაშუალო ან ზოგადი განათლების მქონე პირი დასაქმდება, მაგრამ შემდეგ უნდა გაიაროს სპეციალური მომზადება ამ მიმართულებით. ამ პოზიციისთვის გამოცდილება არ არის საჭირო.

რა უნდა იცოდეთ

საწარმოს არქივისტის სამუშაო აღწერილობა ვარაუდობს, რომ თანამშრომელს უნდა ჰქონდეს გარკვეული ცოდნა: ის ვალდებულია შეისწავლოს ამ ორგანიზაციაში არქივების მართვასთან დაკავშირებული დებულებები, ინსტრუქციები და იურიდიული დოკუმენტების მთელი სია. გარდა ამისა, მან უნდა იცოდეს დოკუმენტების შენახვა, გამოყენება, აგრეთვე, რა სტანდარტებით ხდება მათი მიღება და გადაცემა. მისი ცოდნა უნდა მოიცავდეს საოფისე მუშაობის ერთიან სახელმწიფო სისტემას. გარდა ამისა, მან უნდა გაიგოს, თუ როგორ არის შედგენილი დაცული დოკუმენტების აღწერილობები, რომელი მათგანი საჭიროებს სამუდამოდ შენახვას და რომელი მხოლოდ დროებით, ასევე შეადგინოს აქტები მათი განადგურების შესახებ..

არქივისტის თანაშემწის სამუშაო აღწერილობა გულისხმობს, რომ მან უნდა იცოდეს, როგორ არის შეტანილი ფაილები, რა წესების მიხედვით მზადდება ისინი შემდგომი გამოყენებისა და შესანახად, როგორ ინახება ჩანაწერები და მზადდება ანგარიშები საწარმოში. ამ ადამიანმა უნდა გაიგოს კომპანიის სტრუქტურა, სადაც ის მუშაობს, ასევე არქივში სამუშაოს შესასრულებლად საჭირო აღჭურვილობისა და ყველა ტექნიკური საშუალების გამოყენების წესები. გარდა ამისა, მან უნდა იცოდეს ორგანიზაციის ყველა შიდა წესი და კანონი, მათ შორის შრომის დაცვა, ხანძარსაწინააღმდეგო უსაფრთხოება, რუტინა და ა.შ.

პასუხისმგებლობა

საბიუჯეტო დაწესებულების არქივისტის სამუშაოს აღწერავარაუდობს, რომ მან უნდა შეასრულოს გარკვეული ფუნქციები: საარქივო ბიზნესთან დაკავშირებული სამუშაოს შესრულება, არქივში შემოსული დოკუმენტაციის შენახვა, შემოსული დოკუმენტების რეგისტრაცია, ნომენკლატურის შემუშავება და საქმეების წარდგენის სისწორის შემოწმება. არქივისკენ. თუ არის ასეთი საჭიროება, მაშინ ის შიფრავს საცავის ერთეულებს, აწყობს საქმეების განთავსებას და შეაქვს მათ რეესტრში.

სამედიცინო დაწესებულების არქივისტის სამუშაო აღწერილობაში ვარაუდობენ, რომ მან უნდა მოამზადოს შენახული დოკუმენტაციის შემაჯამებელი აღწერილობები, გადაანაწილოს იგი დროებით და მუდმივ ერთეულებად. მან უნდა აწარმოოს ჩანაწერები და დროულად გაანადგუროს უკვე ვადაგასული დოკუმენტები და შეიმუშაოს სისტემა, რომლითაც შესაძლებელი იქნება სასურველი დოკუმენტის სწრაფად და მარტივად პოვნა.

სხვა ფუნქციები

გარდა ამისა, მისი სამსახურებრივი მოვალეობა მოითხოვს მის ყოფნას მეცნიერებისთვის და არა მხოლოდ დოკუმენტების ღირებულების გამოცდის დროს. მან უნდა უზრუნველყოს დოკუმენტების ხელუხლებელი დარჩენა, საჭიროების შემთხვევაში განახორციელოს მათთან აღდგენითი სამუშაოები. ეს სპეციალისტი ასევე უზრუნველყოფს, რომ არქივს ჰქონდეს ყველა საჭირო პირობა დოკუმენტების ნორმალური შენახვისთვის.

არქივისტმა უნდა აკონტროლოს ხანძარსაწინააღმდეგო წესების შესრულება, ასევე გამოიყენოს დოკუმენტებთან მუშაობის თანამედროვე ტექნიკური საშუალებები. იგი ვალდებულია ორგანიზაციის თანამშრომლებისა და ვიზიტორების მოთხოვნითგასცემს საარქივო დოკუმენტაციის ასლებს ან ორიგინალებს, აფორმებს სერთიფიკატებს არქივში არსებული ინფორმაციის გამოყენებით და ამზადებს ანგარიშებს მათი მუშაობის შესახებ.

უფლებები

სამედიცინო არქივისტის სამუშაო აღწერილობა ვარაუდობს, რომ მას აქვს გარკვეული უფლებები. მას შეუძლია მოითხოვოს და მიიღოს დოკუმენტები, რომლებიც ეხება მის სამუშაო საქმიანობას. საჭიროების შემთხვევაში, მას შეუძლია ითანამშრომლოს საწარმოს სხვა დეპარტამენტების ან სხვა ორგანიზაციების სპეციალისტებთან, თუ ეს დაეხმარება მას კომპეტენტური საკითხების გადაჭრაში. თუ არსებობს ასეთი საჭიროება, მას შეუძლია წარმოადგინოს თავისი კომპანიის ინტერესები სხვა ორგანიზაციებში ნებისმიერ საკითხზე, რომელიც უშუალოდ ეხება არქივის მუშაობას.

პასუხისმგებლობა

არქივისტის სამუშაო აღწერილობა ვარაუდობს, რომ ის პასუხისმგებელია თავისი მოვალეობების შეუსრულებლობაზე და უხარისხო სამუშაოზე, შესრულებული ამოცანების შესახებ ცრუ ან დამახინჯებული ინფორმაციის მიწოდებაზე, უფროსების ბრძანებების შესრულებაზე უარს.

გარდა ამისა, ის პასუხისმგებელია იმ სიტუაციებზე, როდესაც გამოვლინდა სამართალდარღვევა, უსაფრთხოების დარღვევა ან სხვა ქმედებები, რომლებიც საფრთხეს უქმნის საწარმოს ნორმალურ ფუნქციონირებას, და თანამშრომელმა არ შეატყობინა მათ და არ მიიღო ზომები პრობლემის აღმოსაფხვრელად. შრომის დისციპლინის ნორმების დარღვევაზე პასუხისმგებელია არქივისტი.

სამუშაო პირობები

არქივისტის სამუშაო აღწერილობა ვარაუდობს, რომ ორგანიზაციის ხელმძღვანელობამ უნდა განსაზღვროს მისი მუშაობის საათები შრომის შესაბამისად.კანონმდებლობა. საჭიროების შემთხვევაში, კომპანიამ უნდა მიაწოდოს მას სამუშაო ადგილი, რომელიც ითვალისწინებს ყველა ნორმასა და სტანდარტს, ასევე ყველაფერს, რაც აუცილებელია მივლინებისთვის, მათ შორის ადგილობრივი. მას ასევე უფლება აქვს ხელი მოაწეროს დოკუმენტებს თავისი კომპეტენციის ფარგლებში.

დასკვნა

მთავარი დოკუმენტი, რომელსაც უნდა დაეყრდნოს ამ თანამდებობაზე მიღებულმა სპეციალისტმა, არის არქივისტის სამუშაოს აღწერა. მიუხედავად იმისა, თუ რომელ ორგანიზაციაში მუშაობს, უფლებები, პასუხისმგებლობები, ფუნქციები და ცოდნა პრაქტიკულად ერთნაირია და შეიძლება განსხვავდებოდეს კონკრეტული საწარმოს საჭიროებებზე და რა დავალებებს აკისრებს მენეჯმენტის პერსონალი თანამშრომლებს.

ასეთი სამუშაო მოითხოვს ყურადღებას, დაჟინებას, მნიშვნელოვანი ნაშრომების უსაფრთხოების წესების ცოდნას, გარკვეული დოკუმენტების ღირებულების შეფასების ცოდნას, აგრეთვე დოკუმენტების სისტემატიზაციის, სწრაფად პოვნისა და დაშიფვრის უნარს. ასევე მნიშვნელოვანი ფაქტორია ადამიანებთან მუშაობა, რადგან არქივისტის პროფესია გულისხმობს სხვადასხვა დოკუმენტაციის გაცემას და მიღებას, მისი შედგენის სისწორისა და ავთენტურობის შემოწმებას. მხოლოდ ყურადღებიანი ადამიანი, რომელიც მზად არის იმუშაოს დიდი რაოდენობით ინფორმაციასთან და წარმოადგინოს კომპანიის ინტერესები სხვა ორგანიზაციებში, შეძლებს სწორად და საიმედოდ შეასრულოს შრომითი მოვალეობები ამ პოზიციაზე.