გამავალი კორესპონდენცია: რეგისტრაციის ჟურნალი, აღრიცხვა, ნიმუშები, შევსების წესები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

ეროვნული ეკონომიკის ნებისმიერ სფეროში არსებობს დოკუმენტაცია, რომელიც მრავალ ფუნქციას მოიცავს. მათ შორის ერთ-ერთი მთავარია შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის აღრიცხვა. არ არსებობს არც ერთი საწარმო, რომელიც სხვა ორგანიზაციებისგან იზოლირებულად ფუნქციონირებს. მომხმარებლებთან, მომწოდებლებთან, ფინანსურ და სხვა დაწესებულებებთან კომუნიკაცია და თანამშრომლობა სავალდებულოა. ამიტომ, წარმოების პროცესი არ შეიძლება მიმოწერის გარეშე. ვინ ახორციელებს შემოსული და გამავალი წერილების რეგისტრაციას? როგორ სწორად გავითვალისწინოთ ისინი? ვის სჭირდება და რატომ? ამ საკითხებს სტატიაში განვიხილავთ.

კორესპონდენციის კატეგორიები. გამავალი დოკუმენტაციის მახასიათებლები

არსებობს უამრავი ფორმა და სახის დოკუმენტი, მაგრამ ყველა მათგანი მხოლოდ ორ ძირითად კატეგორიად იყოფა:

• გაგზავნა (გამავალი ფოსტა).
• მიღებულია (შემომავალი ფოსტა).

მოდით გადავხედოთ თითოეული კატეგორიის მნიშვნელობას.

კორესპონდენცია, რომელსაც ეწოდება გამავალი, შეიძლება გაიგზავნოს შემდეგ მიმღებებზე:

• უმაღლესი ხელისუფლება.
• ქვემდებარეთაორგანიზაციები.
• პარტნიორი საწარმოები.
• საწარმოს განყოფილებები, სახელოსნოები და სხვა სტრუქტურული განყოფილებები.

რა საბუთები ეგზავნება უმაღლეს ორგანოებს?

პრაქტიკულად ყველა საწარმო ექვემდებარება ნებისმიერ ორგანიზაციას (რაიონული, უწყებრივი, რეგიონული, ასევე სამინისტროები). ამ დაწესებულებებში გაგზავნილი გამავალი კორესპონდენცია შეიძლება იყოს მოხსენებები, მოხსენებები, გეგმები თვის, კვარტალის, წლის განმავლობაში, პასუხები მოთხოვნებზე. როგორც წესი, იგი გაიცემა დამტკიცებულ სტანდარტულ ფორმებზე ან ჩვეულებრივ ფურცლებზე კომპანიის ლოგოთი.

დოკუმენტები დაწყებული ორგანიზაციებისთვის

არა ყველა, მაგრამ ბევრი საწარმო თანამშრომლობს მათ დაქვემდებარებულ ორგანიზაციებთან. ეს შეიძლება იყოს აღმასრულებელი ორგანოები, ფილიალები, მცირე ფირმები და სხვა. მის მიერ გაგზავნილი კორესპონდენცია შეიძლება იყოს დირექტივები, ბრძანებები, შენიშვნები, რეგულაციები, ინსტრუქციები, სასწავლო მასალები. იგი ასევე გაიცემა ბლანკებზე ან ჩვეულებრივ ფურცლებზე კომპანიის ლოგოთი. გარდა ამისა, ინსტრუქციები და სასწავლო მასალები შეიძლება იყოს ბროშურებისა და სახელმძღვანელოების სახით, მაგრამ მათ უნდა ახლდეს ინსტრუქციები სტანდარტულ ფორმებზე ან სამოტივაციო წერილები ბეჭდებითა და ხელმოწერებით. თუ არ არსებობს, მაშინ თავად სახელმძღვანელოებსა და ბროშურებს უნდა ჰქონდეს გამომგზავნი საწარმოს ბეჭედი და პასუხისმგებელი პირების ხელმოწერები.

დოკუმენტაცია პარტნიორი ფირმებისთვის

როგორც წესი, ამ შემთხვევაში საუბარია მომწოდებლებზე, დისტრიბუტორებზე და მომხმარებლებზე. მიმოწერა, რომელსაც ის აგზავნის არის ბრძანებები, შეტყობინებებისაქონლის მიღება, პრეტენზიები, სარეკლამო ბროშურები, შეტყობინებები ხელშეკრულების ან ხელშეკრულების ნებისმიერი პირობების ცვლილების შესახებ, ბიზნეს წინადადებები.

აღსანიშნავია, რომ სარეკლამო მასალები, ფასების სია, მილოცვები, მოსაწვევები, მაგალითად, პრეზენტაციაზე რეგისტრაცია არ არის საჭირო.

დოკუმენტაცია იმავე ორგანიზაციაში

ამ ტიპის გამავალი მიმოწერა ხდება საწარმოებში, სადაც არის 2 ან მეტი განყოფილება, სახელოსნო, განყოფილება. ასეთ შემთხვევებში ხელმძღვანელობა გამოსცემს ბრძანებებს, დადგენილებებს, მითითებებს, მითითებებს და მსგავს დოკუმენტებს, რომლებიც იგზავნება განყოფილებებსა და სახელოსნოებში. შემდეგ მენეჯერებისთვის და ადმინისტრაციისთვის ასეთი მიმოწერა იქნება გამავალი, ხოლო სახელოსნოსთვის ან განყოფილებისთვის - შემომავალი.

ჟურნალის დიზაინის წესები

მიუხედავად იმისა, თუ სად იგზავნება დოკუმენტი, ის უნდა იყოს აღრიცხული. ამისათვის არის ჟურნალები გამავალი კორესპონდენციის რეგისტრაციისთვის. იმ დროს, როცა კომპიუტერი და ინტერნეტი არ არსებობდა, ასეთი ჟურნალები ხელით ინახებოდა. ისინი შეიძლება იყოს თვითნებური. შეიძლება გამოვიყენოთ ჩვეულებრივი რვეული, საბუღალტრო წიგნი, რვეული. რაც მთავარია, ჟურნალს უნდა ჰქონოდა ნაკერი ფურცლები, რომ არ გამოგლეჯილიყო. გარდა ამისა, საჭირო იყო მათი დანომრვა. ჟურნალის სათაურ გვერდზე მითითებული იყო მისი დაწყების თარიღი. ადრე საჭირო იყო გვერდების ძაფებით შეკერვა, ბოლოების დალუქვა ფურცლით, რომელზედაც საჭირო იყო პასუხისმგებელი პირის ბეჭედი და ხელმოწერა. ასევე ამ ფურცელზე იყო ჩაწერილი დანომრილი გვერდების საერთო რაოდენობა. შესწორებები დაუშვებელია.

ახლა ჟურნალის ძაფებით ნაკერი შენახულია, როცაფინანსური ან იურიდიული ღირებულების განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი დოკუმენტების რეგისტრაცია.

ჟურნალის გვერდები დანომრილია ბიზნესის უმეტესობაში.

როდესაც ჟურნალის ბოლო სტრიქონი ივსება, იწერება მისი დასრულების თარიღი. ინახება 3-დან 5 წლამდე. ეს დამოკიდებულია მასში რეგისტრირებული კორესპონდენციის ტიპზე. განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია სასამართლოს ბრძანებები, ფინანსური ანგარიშები, გრძელვადიანი კონტრაქტები და მსგავსი. ჟურნალის განკარგვა შეგიძლიათ მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მასში დაფიქსირებულმა თითოეულმა დოკუმენტმა დაკარგა იურიდიული ძალა.

კომპიუტერის დახმარება

კომპიუტერული ტექნოლოგიების ამ ეპოქაში ძნელია იპოვო კლერკი, რომელიც შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის ჟურნალს ხელით აკვლევს. ახლა არის გარკვეული პროგრამა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დაბეჭდოთ ფორმები ან შეინახოთ ჩანაწერები კომპიუტერში. მის გამოსაყენებლად, თქვენ უნდა გქონდეთ:

• კომპიუტერი MS Office, MS Excel პროგრამებით.
• პრინტერი.
• სკანერი.
• კომპიუტერის ელფოსტა.
• ასეთი ბეჭედი: „შესასვლელი. No. _, "_" _20_" მისი აკრეფა შესაძლებელია ხელით ან მზა ყიდვა.

შემდეგ, თქვენ უნდა შეხვიდეთ პროგრამაში, ჩამოტვირთოთ საჭირო ფორმა და დაიწყოთ მასთან მუშაობა. შეგიძლიათ დაბეჭდოთ ფორმა, გააკეთოთ ბევრი ასლი, შეკეროთ ისინი. თქვენ მიიღებთ ჟურნალს, რომელშიც უნდა გააკეთოთ ჩანაწერები ხელით. თქვენ არ შეგიძლიათ ბეჭდვა, დარეგისტრირდით პირდაპირ თქვენს კომპიუტერში. როგორც წესი, ასე ინახება დოკუმენტები, რისთვისაც ხელმოწერა არ გჭირდებათ.

რამდენი ჟურნალი გჭირდებათ?

უფრო ხშირადსაერთო ჯამში, საწარმოები აწარმოებენ გამავალი კორესპონდენციის ერთ ჟურნალს. თუმცა, ზოგიერთ ორგანიზაციას, რომელსაც აქვს მრავალი პარტნიორი და სხვა მიმღები, შეიძლება ჰქონდეს რამდენიმე ასეთი ჟურნალი, როგორიცაა:

• მესამე პირებისთვის გაგზავნილი კორესპონდენციის რეგისტრაციისთვის და საწარმოში დოკუმენტებისთვის.
• შიდა და უცხოურ კომპანიებთან გაგზავნილი წერილებისთვის.
• გარკვეული ორგანიზაციებისთვის (მაგალითად, ცენტრალური ოფისი, სამინისტრო და ა.შ.) და ყველა დანარჩენისთვის განკუთვნილი დოკუმენტებისთვის. ეს კეთდება დოკუმენტების მართვის მოხერხებულობისთვის, მაგრამ ნებისმიერი ჟურნალი შედგენილია ერთი სტანდარტის მიხედვით.

გარდა ამისა, ზოგიერთ ორგანიზაციას აქვს ცალკე ჟურნალები თითოეული ტიპის დოკუმენტაციისთვის. მაგალითად, გამავალი შეკვეთების, სააღრიცხვო შეკვეთების, შეტყობინებების, სახელმძღვანელოების, მომხმარებელთა საჩივრების, პროტოკოლების და ა.შ. ასეთი დოკუმენტების აღრიცხვისთვის შეიძლება გამოყენებულ იქნას ფორმები სხვა სვეტებით.

როგორ შევინახოთ ჟურნალის ჩანაწერები

უნდა ითქვას, რომ ფორმების ფორმები დაახლოებით ერთნაირია ყველა სახის გამავალი კორესპონდენციის აღრიცხვისთვის. ნიმუში, რომელიც აჩვენებს, როგორი უნდა იყოს დიზაინი, მოცემულია ჩვენს სტატიაში.

თითოეული გვერდის ზედა ნაწილში არის "სათაური" სვეტებით:

• ჩანაწერის სერიული ნომერი, ის ასევე მიმაგრებული იყო დოკუმენტზე.
• გამგზავრების თარიღი.
• დოკუმენტის სათაური (მაგ. "პროგრესის ანგარიში").
• შეჯამება (სიტყვასიტყვით რამდენიმე წინადადება, თქვენ ასევე შეგიძლიათ ჩაწეროთ დოკუმენტის ნომერი).
• დაწესებულების დასახელება, სადაც იგზავნება კორესპონდენცია.
• პასუხისმგებელი რეგისტრატორის ხელმოწერა.
• გამგზავრების მეთოდი (ჩვეულებრივი ან ელექტრონული ფოსტა, ფაქსი). ეს ელემენტი დაემატა ახალი ტექნოლოგიების მოსვლას. ადრე ის არ იყო მიმოწერის ჟურნალებში.
• მოთხოვნაზე პასუხის ან შესრულების ანგარიშის გაგზავნის შემთხვევაში, ჟურნალში მითითებული უნდა იყოს იმ დოკუმენტის ნომერი, რომლის საფუძველზეც შეიქმნა გაგზავნილი წერილი. ასევე აუცილებელია შემსრულებლის შესახებ მონაცემების მითითება (სახელი, თანამდებობა).
• ასლების რაოდენობა. ზოგჯერ ცალ-ცალკე ნაწილდება სვეტი, რომელშიც მითითებულია ასლის გვერდების რაოდენობა.
• შენიშვნა. ინფორმაცია, რომელიც არ არის ჩართული წინა სვეტებში, აქ არის მითითებული.

თუ გამავალი დოკუმენტი არ არის პასუხი მოთხოვნაზე ან მოხსენებაზე, ტირეები ჩასმულია სვეტებში შესრულებისას და პასუხისმგებელი პირი.

ჩვენს დროში გამავალი მიმოწერის ჟურნალის შინაარსი და შევსება არ შეცვლილა. ზემოთ ნაჩვენები ნიმუში.

შემომავალი ფოსტა

წერილები და დოკუმენტები საწარმოს შეუძლია მიიღოს შემდეგი წყაროებიდან:

1. უმაღლესი ხელისუფლება.
2. ქვემდებარეთა.
3. პარტნიორი ფირმები.
4. სხვა დაწესებულებები, რომლებიც ზემოთ არ არის ჩამოთვლილი (პოლიცია, ბანკები, სასამართლოები, კერძო მოქალაქეები და ა.შ.).
5. საწარმოში, შემომავალი კორესპონდენცია შეიძლება მოდიოდეს ადმინისტრაციისგან ან სხვა სტრუქტურული ერთეულიდან, მაგალითად, ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებიდან.

ჩვენზე მაღლაგანვიხილეთ რა დოკუმენტები შეიძლება წარმოადგენდეს პირველ სამ აბზაცში მითითებული ორგანიზაციების მიმოწერას.

სხვა დაწესებულებების დოკუმენტები შეიძლება იყოს თანამშრომლის გამოძახება, სააღსრულებო ფურცელი, სასამართლო გადაწყვეტილება, სარჩელი, საჩივარი ან განცხადება კერძო პირისგან და ა.შ.

საწარმოში მიმდინარე სამუშაო პროცესს წარმოადგენს ძალიან განსხვავებული ქაღალდები: მენეჯმენტის ბრძანებები, ბრძანებები, ინსტრუქციები, რეგულაციები, სტანდარტები, უსაფრთხოების წესები, შენიშვნები და ა.შ.

მუშაობა შემომავალ დოკუმენტებთან

აუცილებელია ჩანაწერების შენახვა არა მხოლოდ გამავალი, არამედ შემოსული მიმოწერის შესახებ. ჟურნალი, სადაც რეგისტრირებულია საწარმოს მიერ მიღებული წერილები, შედგენილია იმავე წესით, როგორც გაგზავნილი დოკუმენტებისთვის.

სხვაობა არის ფორმებზე "ქუდი". ის უნდა შეიცავდეს შემდეგ სვეტებს:

• რიგი ნომერი. ის ასევე მიმაგრებულია დოკუმენტზე.
• მიღების თარიღი.
• ორგანიზაცია, რომელმაც გაგზავნა დოკუმენტი.
• როგორ იქნა მიღებული (ფაქსით, ელექტრონული ფოსტით ან ჩვეულებრივი ფოსტით).
• დოკუმენტის სახელი.
• ასლების რაოდენობა.
• სად გაიგზავნა დოკუმენტი (სახელოსნო, განყოფილება ან საქაღალდის სახელი).

შემომავალი კორესპონდენციის ჟურნალის ერთ-ერთი ფორმის ნიმუში წარმოდგენილია ქვემოთ.

თუ შემოსული დოკუმენტი არის ბრძანება ან ხელმძღვანელობის მეთოდოლოგიური ინსტრუქცია, რომელიც მიღებულია სახელოსნოს (განყოფილების) მიერ შესასრულებლად, სარეგისტრაციო ჟურნალში უნდა იყოს მითითებული ვინ არის პასუხისმგებელი პირი და ასევე დატანილიშესრულების ჩანაწერი, თარიღი და მხატვრის ხელმოწერა.

ვინ ინახავს ჩანაწერებს?

ხელმძღვანელის მიერ დანიშნულ ნებისმიერ პასუხისმგებელ პირს შეუძლია შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის რეგისტრაცია. ამ შემთხვევაში, ამ ტიპის შრომითი საქმიანობა უნდა იყოს შეტანილი მის სამუშაო აღწერილობაში ან დამტკიცდეს საწარმოს ხელმძღვანელის ბრძანებით. როგორც წესი, ორგანიზაციებში საოფისე მუშაობას ახორციელებს მდივანი. გარდა ამისა, კორესპონდენციის რეგისტრაცია შეუძლია ოფისის თანამშრომელს ან ადმინისტრატორს (მცირე კომპანიებში). ზოგიერთ ორგანიზაციაში კორესპონდენციას აწარმოებს ორი თანამშრომელი - შემდგენელი და მდივანი.

მაღაზიები და განყოფილებები ასევე აწარმოებენ ჩანაწერებს შემომავალი და გამავალი დოკუმენტაციის შესახებ. ამას აკეთებს თანამშრომელი, რომელსაც ხელმძღვანელობის დაკვეთით ეკისრება ამ ტიპის საქმიანობა.

როგორ სწორად ჩავიწერო შემომავალი დოკუმენტაცია?

შესული და გამავალი კორესპონდენციის რეგისტრაცია არ არის რთული, არამედ საპასუხისმგებლო საქმე. საწარმოს მიერ მიღებული ყველა დოკუმენტი ექვემდებარება აღრიცხვას. თუ ისინი მოდიან ორგანიზაციებიდან, უნდა იყოს ბეჭედი და ხელმოწერილი ხელმძღვანელის მიერ. ზოგჯერ საჭიროა პასუხისმგებელი პირების ხელმოწერაც, მაგალითად, მთავარი ბუღალტერი, თუ ეს არის საწარმოზე გაცემული ინვოისი. ფიზიკური პირების წერილები, როგორიცაა ახსნა-განმარტებები ან პრეტენზიები, შეიძლება იყოს მხოლოდ იმ პირის ხელმოწერა, ვინც შეადგინა ეს დოკუმენტი.

უმეტეს საწარმოებში, ყველა შემომავალი კორესპონდენცია უნდა განიხილებოდეს მენეჯერის მიერ, რათა თვალყური ადევნოთ წარმოების პროცესებს. თვითონწყვეტს რა უნდა გააკეთოს მიღებულ დოკუმენტებთან - მიიღოს შესასრულებლად, ინფორმაციის ჩართულ პირთა გაცნობა ან უბრალოდ ფურცლის საქაღალდეში შეტანა. მაშასადამე, მდივანი, რომელმაც შემოსული კორესპონდენცია ჟურნალში დაარეგისტრირა, აწვდის მას ხელმძღვანელს. ის აყენებს ნიშანს თითოეულ დოკუმენტზე, რომელ განყოფილებაში უნდა გაიგზავნოს იგი.

ამ „განაჩენის“საფუძველზე, შემოსული მიმოწერის რეესტრში მდივანი შესაბამის გრაფაში აღნიშნავს თითოეული წერილის შემდგომ „ბედს“. მაგალითად, პრემიის გაანგარიშების შესახებ ახალი რეგულაცია შეიძლება გაიგზავნოს ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში, უსაფრთხოების ინსტრუქციები ტექნიკურ განყოფილებაში და მოქალაქე ივანოვისგან მოთხოვნა პროდუქტის ხარისხის კონტროლის განყოფილებაში. ეს ასრულებს მდივნის მუშაობას შემოსული დოკუმენტაციით.

როგორ ვადევნო თვალი გამავალ წერილებს?

ზემოთ, ჩვენ განვიხილეთ, თუ რა ნაშრომები შეიძლება ეხებოდეს ამ ტიპის დოკუმენტაციას. ზოგიერთ ორგანიზაციაში ინდივიდუალურ თხოვნას უნდა უპასუხოს მდივნის თანაშემწემ ან შემდგენელმა. GOST R 6.30-2003.12 მიხედვით, ასეთი დოკუმენტი შედგენილია სპეციალურ ფორმაზე ან ცარიელ ფურცელზე კომპანიის ლოგოთი. ორგანიზაციას ან ინდივიდს გაგზავნილი ნებისმიერი საქმიანი წერილი უნდა იყოს ბეჭედი და ხელმოწერილი მენეჯერის მიერ. როგორც წესი, მდივანმა უნდა გააკეთოს დოკუმენტის ასლი, რომელიც უნდა შეიტანოს სწორ საქაღალდეში.

გამავალი კორესპონდენცია რეგისტრირებულია შესაბამის ჟურნალში. მდივანმა უნდა შეამოწმოს არის თუ არა ყველა საჭირო ბეჭედი და ხელმოწერა, მისი კომპანიის დეტალები დაორგანიზაციამ, რომლისთვისაც შედგენილია დოკუმენტი, მასზე დადეთ ნომერი, რომლის მიხედვითაც იგი შეტანილია ჟურნალში, გამგზავრების თარიღი, საქაღალდის დასახელება, რომელშიც არის შეტანილი ასლი. თუ გაგზავნილი კორესპონდენცია არის პასუხი შემოსულ წერილზე, თქვენ ასევე უნდა მიუთითოთ ნომერი, რომლითაც იგი დარეგისტრირდა. საბუთები უნდა გაიგზავნოს რეგისტრაციის ჟურნალში მითითებულ დღეს.

რატომ გვჭირდება კორესპონდენციის აღრიცხვა?

ზოგიერთი ადამიანი, რომელიც შორს არის წარმოებისგან, თვლის, რომ შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის სკრუპულოზური რეგისტრაცია დამატებითი სამუშაოა, ე.წ. ფაქტობრივად, კორესპონდენციის აღრიცხვა ასრულებს შემდეგ ფუნქციებს:

• აწყობს სამუშაო პროცესს.
• უზრუნველყოფს დროულ რეაგირებას შემოსულ სიგნალებზე.
• აუმჯობესებს ინფორმაციის გაცვლას წარმოებაში.
• გარანტებს კომპანიის ეფექტურ მონაწილეობას საგარეო ეკონომიკურ ცხოვრებაში.
• გეხმარება სწრაფად იპოვოთ თქვენთვის საჭირო დოკუმენტი.

ამ სამუშაოს მნიშვნელობა აშკარაა, ამიტომ თქვენ უნდა მიუდგეთ მის განხორციელებას პასუხისმგებლობით.