მცირე ბიზნესის ავტომატიზაცია: ფორმები, პროგრამები, ხელსაწყოები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის ხელსაწყოები თქვენს სამუშაო პროცესს უფრო ეფექტურს ხდის. ინფორმაციის დამუშავება სპეციალური მანქანებისა და ალგორითმების გამოყენებით კარგი გზაა ყოველი ახალი სამუშაო დღის ოპტიმიზაციისთვის. მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის პროგრამების მიმოხილვები ნათლად აჩვენებს, რომ მათი გამოყენება შესაძლებელს ხდის მრავალი მუშაკის მუშაობის გამარტივებას. ფირმებში, რომლებიც იყენებენ სამუშაო პროცესის მოწინავე მიდგომებს, სახელმძღვანელო ფორმები თითქმის მთლიანად აღმოიფხვრა, რაც იწვევს მუშაობის ხარისხის გაუმჯობესებას.

მჭირდება ეს?

მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის არსი არის საჭირო ოპერაციების რაოდენობის შემცირება. ნებისმიერი კომპანია მუშაობის პროცესში წარმოქმნის უზარმაზარ ინფორმაციას, რომელიც უნდა დამუშავდეს, შეინახოს და გაანალიზდეს. მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის მეთოდებისა და ხელსაწყოების გამოყენებით, შეგიძლიათ შეამციროთ შეცდომების ალბათობა სამუშაო პროცესში, ასევე გახადოთ მუშაობა უფრო პროდუქტიული თითოეული ინდივიდუალური ადამიანის კონტექსტში.

პირველი, რაზეც გავლენას ახდენს ახალი მეთოდოლოგიების დანერგვა, არის ოფიციალური დოკუმენტაციის დამუშავების ხანგრძლივობა და სირთულე. ადამიანური ფაქტორი, რომელიც უამრავ შეცდომის პროვოცირებას ახდენს ამგვარი მუშაობის დროს, მინიმუმამდეა დაყვანილი.მცირე ბიზნესის ავტომატიზაცია საშუალებას გაძლევთ გახადოთ კომპანია უფრო მომგებიანი, თანამედროვე, წარმატებული. ბევრი თანამედროვე ექსპერტი თანხმდება, რომ ასეთი ღონისძიებები კომპანიის მუშაობის ხარისხის გასაუმჯობესებლად შეუცვლელია და აუცილებლად უნდა განხორციელდეს. მცირე ბიზნესის ავტომატიზაცია როგორც კომპანიის მფლობელის, ასევე იმ თანამშრომლების ინტერესებში, რომელთა ამოცანები გამარტივდება.

პრობლემები

ამჟამად განსახილველ საკითხთან არის დაკავშირებული გარკვეული სირთულეები. კერძოდ, სამუშაო პროცესი ითვალისწინებს ექსკლუზიურად მოცულობითი მონაცემთა ნაკადის მახასიათებლებს. შედარებით მცირე კომპანიაც კი თავისი მუშაობის პროცესში უამრავ ინფორმაციას გამოიმუშავებს და მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის ცენტრმა ყველა ეს ინფორმაცია გამონაკლისის გარეშე უნდა დაამუშაოს. წინააღმდეგ შემთხვევაში, პროგრამული გადაწყვეტილებების გამოყენების მთავარი იდეა იკარგება.

ბაზარი გადატვირთულია მრავალი პროექტით, რომლებიც საშუალებას აძლევს კომპანიაში განხორციელების დროს ოპტიმიზაცია მოახდინოს სამუშაო პროცესზე. მაგალითად, ნოვოსიბირსკში მცირე ბიზნესის ავტომატიზაცია წარმოდგენილია რამდენიმე კონკურენტი საწარმოებით, რომლებიც გვთავაზობენ სააღრიცხვო პროდუქტებს. რა თქმა უნდა კარგია. რადგან თითოეული კონკურენტი დაინტერესებულია სხვებზე უკეთესი პროდუქტის შექმნაზე, მაგრამ ბაზრის ასეთი გაჯერებაც კი არ იძლევა უნივერსალურ პასუხს ყველა კითხვაზე. ძირითადად, მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის პროგრამები საკმაოდ სპეციალიზირებულია და კომპანიის შიგნით ყველა პროცესის სრული დიზაინისთვის, რამდენიმე პროდუქტი ერთდროულად უნდა იქნას გამოყენებული. და ეს მოუხერხებელია დაარაეფექტური.

ბევრი კითხვა და არანაკლებ მრავალრიცხოვანი პასუხი

მცირე საწარმოს ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია მოიცავს მრავალი პრობლემის გადაჭრას. მათი აქტუალობა განსხვავდება ორგანიზაციის მუშაობის სფეროდან, ყველაზე თანამედროვე საბაზრო პროცესების მახასიათებლების მიხედვით. კერძოდ, ამჟამად აქტუალურია დოკუმენტების მართვის პრობლემები. აუცილებელია როგორც მომხმარებლებთან, ასევე პარტნიორებთან ურთიერთობის დოკუმენტირების სისტემის გამართვა. ერთი შეხედვით ჩანს, რომ ეს საკმაოდ მარტივი ამოცანაა, მაგრამ სინამდვილეში ის ორ დიდ სირთულესთან არის დაკავშირებული: დოკუმენტები ყოველთვის თავსებადი არ არის და მათი შიგთავსი დაცული უნდა იყოს ცნობისმოყვარე თვალისგან.

სხვადასხვა თანამედროვე საწარმო სთავაზობს დაინტერესებულ მომხმარებელს ამ პრობლემის განსხვავებულ გადაწყვეტას. როგორც თანამშრომლების გამოხმაურებიდან ჩანს, ნოვოსიბირსკში მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის ცენტრები (მათი სერვისები ამჟამად საკმაოდ მოთხოვნადია), მაგალითად, ხელს უწყობს კარგ შესაძლებლობებს, მაგრამ არ შეიძლება ითქვას, რომ ეს არის ყველაზე მოწინავე შეთავაზებები ბაზარზე.. ზოგადად, ითვლება, რომ ყველაზე მოწინავე პროგრამებს წარმოადგენენ დეველოპერები დედაქალაქის რეგიონიდან, მაგრამ აქაც ყველაფერი არც ისე აშკარაა.

ERP სისტემები: რატომ არის საჭირო?

უმრავლეს თანამედროვე ორგანიზაციებში, რომლებიც საკუთარ თავს აკისრებენ ამოცანას დანერგონ ბუღალტრული აღრიცხვის ავტომატიზაციის ფორმები მცირე ბიზნესში, ასეთი ზომები განპირობებულია უარყოფითი ფაქტორებით, რომლებიც ორგანიზაციის შიგნით ზარალის პროვოცირებას ახდენს. ეს არის ცხოვრებისეული გარემოებები, მათ შორის მონაცემების განახლების საჭიროება, რაც ხშირად რთულია, თუგამოიყენეთ მოძველებული ბიზნეს ინსტრუმენტები.

ეფექტური ავტომატიზაცია ასევე ხელს უწყობს შიდა დანაშაულებისა და დანაკარგების, ინფორმაციის შეუსაბამობის პრობლემის მოგვარებას. პროგრამული სისტემების გამოყენებით შესაძლებელია ორგანიზაციის სწორი ფუნქციონირებისთვის საჭირო ანგარიშგების ფორმირების გამარტივება თანამედროვე რეალობაში.

არანაკლებ ხშირად, მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის სისტემები (სამრეწველო საქონლის ვაჭრობა და სპეციალობის სხვა სფეროები) დანერგილია გარე ფაქტორების გავლენის ქვეშ. ბაზარი აქტიურად ვითარდება, რაც იწვევს ტრანზაქციების მოცულობის ზრდას, სამუშაო პროცესების რაოდენობის ზრდას და მათი განხორციელების სისწრაფეს. ბაზარზე კონკურენცია გაიძულებთ შეამციროთ ხარჯები. ასეთ რთულ ვითარებაში შეცდომების დაშვება ფუფუნება ხდება. მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის პროგრამები დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ ისინი, თუ თქვენს თანამშრომლებს ასწავლით მათ გამოყენებას.

განვითარებას ძალისხმევა სჭირდება

არც ისე დიდი ხნის წინ, ჩვენს ქვეყანაში ბაზრის მონაწილეებს შეეძლოთ წარმატებისკენ მიმავალი საკმაოდ მარტივი პროგრესის იმედი. მაგრამ დღესდღეობით, კონკურენცია ყველა სექტორში იმდენად მნიშვნელოვანია, რომ უკიდურესად რთულია წინგადადგმული ნაბიჯების გადადგმა. კონკურენციის მატებასთან ერთად, ბევრი ორგანიზაციის მომგებიანობა არსებითად მცირდება. ბევრი პარალელს ავლებს ოთხმოცდაათიანი წლების ბოლოს, როდესაც კრიზისის ეპოქამ აიძულა პროგრამების მასიური გამოყენება სამუშაო პროცესის გასამარტივებლად და გასაუმჯობესებლად. ამავდროულად, საფუძველი ჩაეყარა მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის ბევრ ცენტრს. ნოვოსიბირსკი, მოსკოვი, სანკტ-პეტერბურგი -ქალაქები, სადაც დღემდე წარმოადგენენ კომპანიების პროდუქტებს, რომელთა ლიდერებმა იმ რთულ დროს გააცნობიერეს ამ სფეროს სრული პოტენციალი.

დღეს ავტომატიზაცია აუცილებელია ნებისმიერი თანამედროვე კომპანიისთვის, რომელიც დაინტერესებულია სამუშაო პროცესის გამარტივებით. ყველაზე აქტუალურია ორგანიზაციების მენეჯმენტში არსებული პრობლემების გადაწყვეტის გაუმჯობესების საკითხები. მეწარმეები, რომლებიც იყენებენ რეალური მცირე ბიზნესის ავტომატიზაციის შესაძლებლობებს, იმედოვნებენ, რომ გაზრდიან კომპანიის მუშაობის ეფექტურობას, ან მინიმუმ შეინარჩუნებენ მიმდინარე დონეებს.

წარმატება მოითხოვს ცოდნას

იმისთვის, რომ კომპანიამ დამაჯერებლად წავიდეს წარმატებისკენ, მას უნდა უხელმძღვანელოს გამოცდილი ლიდერი, რომელსაც შეუძლია ნავიგაცია რთულ სიტუაციაშიც კი. ერთის მხრივ, ამის გაკეთება საკმაოდ რთულია თქვენს განკარგულებაში ზუსტი აღრიცხვის სისტემის გარეშე, მაგრამ ამავე დროს, თქვენ უნდა გესმოდეთ, რომ მცირე ბიზნესის რეალური ავტომატიზაცია არ გადაჭრის ყველა პრობლემას. პროგრამა თავად არ განსაზღვრავს კომპანიის განვითარების კურსს. ასეთი სისტემის დანერგვა შესაძლებელს ხდის ორგანიზაციის განყოფილებებს შორის კომუნიკაციის დამყარებას, მონაცემთა გაცვლის პროცესს გახადოს მაღალხარისხიანი, ოფიციალური, რაც იწვევს ასეთ პროდუქტებზე მოთხოვნის ზრდას. ამავდროულად, ბევრი რამ არის დამოკიდებული მენეჯერისა და დაქირავებული თანამშრომლების პროფესიონალიზმზე. რაც არ უნდა კარგი იყოს აღრიცხვის სისტემა, ის მხოლოდ დამხმარე ინსტრუმენტის როლს ასრულებს.

ეფექტური ავტომატური აღრიცხვის სისტემის პრაქტიკული გამოყენება ხელს უწყობს კომპანიის მუშაობის გამჭვირვალობას, რაც აადვილებს ბაზარზე გადარჩენასდა ხელს უშლის უფლებამოსილების ბოროტად გამოყენებას. ბევრი ბიზნესი იწყება როგორც მეგობრების ჯგუფი, რომლებიც ერთად მუშაობენ წარმატებისკენ. მაგრამ ფულთან ურთიერთქმედება სიტუაციის საკუთარ კორექტირებას ახდენს და აუცილებელია მენეჯმენტის რეგულირების სისტემის დანერგვა, რათა მართვის ამოცანები ეფექტურად გადაწყდეს, პიროვნებებთან და სიმპათიებთან მიბმულობის გარეშე. ორგანიზაცია უნდა აშენდეს პრინციპებზე, რომელთა წინასწარმეტყველებაც შესაძლებელია. მათ დასანერგად და მხარდასაჭერად, სამუშაო ნაკადის ავტომატიზაციის ხელსაწყოები მოდიან სამაშველოში.

მოაგვარეთ პრობლემები სანამ ისინი მოხდება

ზოგიერთი ბიზნესი ავტომატიზაციას სხვა კუთხით უახლოვდება. ვინაიდან თანამედროვე საბაზრო რეალობა ნათლად აჩვენებს, რომ ადრე თუ გვიან საჭირო იქნება დოკუმენტაციის აღრიცხვის სისტემის შემოღება სამუშაო პროცესში, ოპერაციები მაინც მოუწევთ, გახსნამდეც კი, მათ გაუგზავნონ შეკვეთა სპეციალიზებულ კომპანიას ავტომატიზაციის სისტემის შესაქმნელად. როდესაც კომპანია პირდაპირ იწყებს მუშაობას, მას უკვე აქვს ქმედებების აშკარად სტრუქტურირებული სისტემა ფაქტიურად ყველა შემთხვევისთვის. და დოკუმენტები შეინახება პროგრამაში, დახარისხებული თარიღით და სხვა მნიშვნელოვანი დეტალებით. სისტემას ასევე შეუძლია სააღრიცხვო ოპერაციების ავტომატიზაცია.

ამ გონივრული მიდგომა კარგად იმუშავა. მაგრამ მხოლოდ იმ შემთხვევაში, როდესაც მუშაობის დაწყებამდეც კი, ახალი კომპანიის ხელმძღვანელებს შეუძლიათ ნათლად ჩამოაყალიბონ, თუ როგორ წარიმართება საქმიანობა, რა არის საჭირო ავტომატიზაციის სისტემისგან. სათანადოდ შედგენილი სამუშაო პირობების გარეშე, ყველაზე მოწინავე პროგრამისტებიც კი, რომლებსაც აქვთ დიდი გამოცდილება ავტომატური სისტემების შექმნაში, ნაკლებად სავარაუდოა, რომ შესთავაზონ პროდუქტი, რომელიცრაც გამოადგება ორგანიზაციის მუშაობას.

გეგმები და შედეგები

პრობლემის დაყენება, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც საქმე ეხება სამეწარმეო საქმიანობას, ყოველთვის თან ახლავს საბოლოო მიზნის ფორმულირება, რომელიც რეალურად შეიძლება მიღწეული იყოს არსებულ პირობებში. ზოგიერთ შემთხვევაში, ავტომატიზაცია ხორციელდება ხარჯების შესამცირებლად, სხვა საწარმოები ახორციელებენ ასეთ სისტემას შესრულების ინდიკატორების გასაუმჯობესებლად. სწორად შემუშავებული პროგრამა დაგეხმარებათ ზუსტად, სწორად შეაგროვოთ ყველაზე სრულყოფილი მონაცემები ორგანიზაციის ყველა კლიენტის შესახებ. ავტომატური სისტემის დანერგვის წარმატებას განსაზღვრავს ის მიზანი, რისთვისაც ის არის შემუშავებული. ამოცანები, რომლებისთვისაც ხორციელდება პროექტი, ჩამოყალიბებული უნდა იყოს ორგანიზაციის სტრატეგიისა და კომპანიის წინაშე არსებული საერთო მიზნების გათვალისწინებით.

შეუძლებელია ავტომატური სისტემის სწორად და კარგი შედეგების დანერგვა, თუ კომპანიას არ აქვს რაიმე სტრატეგია, გეგმები, რომლებიც მოიცავს ასეთი სისტემის გამოყენებას სამუშაო პროცესის შესრულების გასაუმჯობესებლად. თუ გადაწყდა მენეჯმენტის პროცესების უფრო სრულყოფილება, აუცილებელია განვითარების დაგეგმვის ეტაპის მოპყრობა ძალიან პასუხისმგებლობით, რადგან ამოცანები ერთმანეთთან მჭიდრო კავშირშია. ამასთან, თუ საწარმოს ხელმძღვანელი არ არის მზად ამ ყველაფრის ასაღებად, ღირს დაუკავშირდით კომპანიის სამსახურებს, რომელიც არა მხოლოდ ქმნის ავტომატიზაციის სისტემებს, არამედ მუშაობს კლიენტის ბიზნესის განვითარების გეგმების დაწერაზე. ეს უზრუნველყოფს (პროდუქტის სათანადო განხორციელებით და გამოყენებით) გაუმჯობესებულ შედეგებსბიზნესები.

წარმატება და წარუმატებლობა

როგორც ექსპერტები ამბობენ, თითქმის ყველა შემთხვევა, როდესაც სისტემის დანერგვას არ მოჰყოლია კარგი შედეგი, ასოცირდება ორგანიზაციის ადმინისტრაციული რესურსის არამზადობასთან ინოვაციებისთვის. მენეჯერის ამოცანაა სწორად წარმოადგინოს ინფორმაცია მომავალი განახლებების შესახებ და კომპანიის ყველა პერსონალისთვის ნათლად აჩვენოს, რომ ახალი ინსტრუმენტის გამოყენება სასარგებლოა ყველასთვის, ვინც მუშაობს კომპანიაში.

მკაფიო გეგმის ჩამოყალიბების გარეშე, ძნელად შესაძლებელია იმის გარკვევა, თუ რა ელის ორგანიზაციას რამდენიმე წელიწადში. ასეთი გაურკვევლობის პირობებში შეუძლებელია სპეციალიზებული ავტომატური სისტემის დანერგვისგან დადებითი შედეგის მოლოდინი, თუნდაც შედარებით მარტივი. ამჟამად, კომპანიების საკმაოდ მცირე პროცენტს სურს გამოთქვას ვარაუდები თუნდაც ხუთი წლის განმავლობაში. მეტი დრო რომ აღარაფერი ვთქვათ. ავტომატიზაციის სისტემების ექსპერტები ირწმუნებიან, რომ ასეთი მოკლევადიანი პროგნოზებით ძალიან რთულია ისეთი სისტემის შექმნა, რომელიც რეალურ სარგებელს მოიტანს გრძელვადიან პერსპექტივაში.

პროგნოზები: რა პროგრამებია საჭირო?

ამავდროულად, არ არსებობს ერთი ზოგადად მიღებული პოზიცია პროგნოზირებული ეტაპის ხანგრძლივობასთან დაკავშირებით. ზოგიერთი ექსპერტი მიიჩნევს, რომ განვითარების დინამიკაზე არსებული ხუთწლიანი ვარაუდიც კი საკმარისზე მეტია, რადგან ბაზარი არასტაბილურია და ქვეყანაში მუდმივად შემოდის ახალი კანონები, რაც ართულებს იმის პროგნოზირებას, თუ რა მოხდება რამდენიმე წელიწადში..

არის კიდევ ერთი პოზიცია: არაერთი პროფესიონალი ფიქრობს, რომ ეს აუცილებელიაშეიმუშავეთ პროგნოზები იურიდიული პირის საქმიანობასთან დაკავშირებით მინიმუმ ათი წლის განმავლობაში, რათა შეაფასოთ კომპანიის პერსპექტივები და გაიგოთ რა რესურსები უნდა ჰქონდეს ორგანიზაციაში დანერგილ საკონტროლო და აღრიცხვის სისტემას.

ამავდროულად, სიცოცხლის უფლება აქვს მოსაზრებას, რომ ორწლიანი პროგნოზიც კი, თუ ის საკმარისად ზუსტი და ნათელია, უკვე საკმარისია ავტომატიზაციის სისტემაზე მუშაობის დასაწყებად. მაგრამ მაშინაც კი, თუ შეუძლებელია ზუსტი გეგმების შედგენა ორი წლის განმავლობაში, ავტომატური პროექტის დანერგვა, სავარაუდოდ, ზედმეტი და ფულის დაკარგვა იქნება.

ბევრი ადამიანი ასევე ხაზს უსვამს იმას, რომ გეგმები არ უნდა იყოს მკაფიო, ნაბიჯ-ნაბიჯ, საკმარისი ყურადღების მიქცევით ყველა წვრილმანზე. ზოგიერთ შემთხვევაში, საკმაოდ ზოგადი განვითარების პროგრამა, კომპანიის მიერ წარმოებული პროდუქციის შიდა, საგარეო ბაზარზე პოზიციონირება საკმარისი იქნება.

გარე პირობები კარნახობს საკუთარ წესებს

ჩვენს დროში ბაზრის მდგომარეობა საკმაოდ ცვალებადია, რაც არ გვაძლევს საშუალებას ვაწარმოოთ სწორი პროგნოზები ხანგრძლივი დროის განმავლობაში. თუ ორგანიზაცია აქტიურად ვითარდება, ის ასევე იძულებულია მოერგოს იმ გარემოს პირობებს, რომელშიც ის არსებობს. ზოგიერთ შემთხვევაში, ეს საკმაოდ არაპროგნოზირებადი პროცესია, რაც ართულებს სისტემის დაგეგმვას, რომელიც ხელს შეუწყობს მაღალი დონის კომპანიის მუშაობის ავტომატიზაციას.

მცირე ბიზნესს, რა თქმა უნდა, შეუძლია იყურებოდეს წინ, მაგრამ ამის გაკეთება ორ წელზე მეტი ხნის განმავლობაში ძალიან რთულია და ცოტა ადამიანს უნდა ელოდოს დიდი ხნის განმავლობაში, რომელიც საჭიროა იდეალური სისტემის შესაქმნელად.შესაძლებლობა. უნდა გავითვალისწინოთ, რომ ამ დროის განმავლობაში ავტომატიზირებული ბიზნეს პროცესები შეიძლება მკვეთრად შეიცვალოს, რაც დღეს ლამაზ პროდუქტს მომავალში სრულიად უსარგებლო გახდის არაპროგნოზირებადი გარეგანი ფაქტორის გამო. ვინც გეგმავს თავისი კომპანიის მუშაობის ავტომატიზაციას, მზად უნდა იყოს ასეთი რისკისთვის.

მხოლოდ გადაგზავნა

საწარმოს საქმიანობის ავტომატიზაციის მთავარი იდეა არის კომპანიის წინსვლის, ზრდისა და განვითარების სიჩქარის გაზრდა. ითვლება, რომ საუკეთესო სისტემა არის ის, რომლის ადვილად ადაპტირება შესაძლებელია იმ პირობებში, როდესაც გარე და შიდა ფაქტორები მნიშვნელოვნად იცვლება.

მნიშვნელოვანია, რომ ასეთი სამუშაო არ საჭიროებს სპეციალური განათლების მქონე პროფესიონალების ყოფნას. პროდუქტს უნდა ჰქონდეს მარტივი კორექტირების ხელსაწყოები, რაც მას მრავალმხრივ და ეფექტურს ხდის დიდი ხნის განმავლობაში.