პროექტის დაგეგმვა არის პროცესის ეტაპები და მახასიათებლები, გეგმის შემუშავება და მომზადება

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

დაგეგმვისას მიიღება ხარისხობრივი და რაოდენობრივი გადაწყვეტილებები ორგანიზაციის მიზნების გრძელვადიან პერსპექტივაში მისაღწევად. უფრო მეტიც, ასეთი სამუშაოს დროს შესაძლებელია ზუსტად განისაზღვროს ოპტიმალური ბილიკები. პროექტის დაგეგმვა არის ზუსტი სქემის შემუშავება, რომლის მიხედვითაც განხორციელდება ორგანიზაციის განვითარება. ეს საშუალებას გაძლევთ იფიქროთ ყველა დეტალზე, აირჩიოთ პრობლემების გადაჭრის გზები და მიაღწიოთ თქვენს მიზნებს. როგორ ტარდება ასეთი სამუშაოები, მოგვიანებით განვიხილავთ.

შეხვედრის დაგეგმვა

პროექტის დაგეგმვა მნიშვნელოვანი პროცესია ბიზნესის მენეჯმენტში. ეს ძალზე მნიშვნელოვანია, რის გამოც დღეს თითქმის ყველა კომპანია ასრულებს ამ სამუშაოს. ამას გარკვეული დრო და რესურსები სჭირდება, მაგრამ შედეგი გამოიღო.

დაგეგმვის ხარისხიდან პროექტის მენეჯმენტამდედამოკიდებულია მათ შემდგომ განხორციელებაზე. ასეთი პროცედურის დროს ტარდება ინიცირება, რომლის დროსაც მტკიცდება წესდება, მონაწილეთა რეესტრი და ირჩევა შემდგომი განვითარების სტრატეგიული მიმართულება..

პირველ რიგში მუშავდება ძირითადი მოქმედებების თანმიმდევრობა. მათი დამტკიცების შემდეგ დეტალები მუშავდება.

მომავალი პროექტის კონცეფციისა და მისი პროგრესის ძირითადი ეტაპების დასახვით, მენეჯმენტი შეძლებს მისი ყველა ეტაპის გამოსწორებას, დასახული მიზნების მისაღწევად საუკეთესო გზების არჩევას.

პროექტის დაგეგმვა მნიშვნელოვანი პროცესია მენეჯმენტში. ეს საშუალებას გაძლევთ შემდგომში მონიტორინგი, დროულად შეასწოროთ მოძრაობა განვითარების გზაზე. ფაქტობრივი ინდიკატორები შედარებულია დაგეგმილთან, რაც ავლენს ინფორმაციას დაგეგმილი ამოცანების შესრულების ხარისხზე. მონიტორინგის დროს გათვალისწინებულია გარე და შიდა წყაროებიდან ინფორმაციის მუდმივი განახლება. გეგმაში მითითებული პირობები, პირობები და ინდიკატორები ექვემდებარება ცვლილებას, რადგან ისინი უნდა შეესაბამებოდეს რეალურ მდგომარეობას.

დაგეგმვა პირდაპირ გავლენას ახდენს პროექტის მართვის ყველა პროცესზე. ამიტომ, მას ახორციელებს ყველა ორგანიზაცია. შეუძლებელია რაიმეს მართვა, თუ არ არის მკაფიოდ ჩამოყალიბებული მოქმედებების თანმიმდევრობა. ეს ეტაპები არის ამოცანები, რომელთა განხორციელებაც იწვევს მიზნის მიღწევას. თუ რამე არასწორია, როგორც დაგეგმილი იყო, მენეჯერი განსაზღვრავს ასეთი ფენომენის მიზეზებს, მიიღება გადაწყვეტილებები სწორ ქმედებებზე მოცემულ გარემოებებში.

დაგეგმვის პროცესი არის პროექტის სასიცოცხლო ციკლის საწყისი ეტაპი. ამის გარეშე შეუძლებელიამიაღწიეთ სასურველ შედეგს.

დაგეგმვის ამოცანები

პროექტის მიზნების დაგეგმვა გულისხმობს ამოცანების სისტემის შემუშავებას, რომელიც ნაბიჯების მსგავსად იწვევს მათ მიღწევას. წარმოდგენილი ნამუშევარი საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ მუშაობის დაწყებამდეც კი, შეუძლია თუ არა მოგების მოტანა შერჩეულმა საქმიანობამ. თითოეული ინვესტორი ცდილობს თავისი სახსრების ინვესტირებას ყველაზე მომგებიან, მომგებიან პროექტში. შესაძლებელია მომავალი აქტივობების ძირითადი პარამეტრების და შედეგების გამოკვეთა, დაგეგმვისას მათი მიღწევის ადეკვატური, რეალისტური გზების არჩევა.

პროდუქტიული რომ იყოს, ორგანიზაციას დასჭირდება მთელი რიგი გამოწვევების გადაჭრა. თუ გამოთვლების დროს აღმოჩნდება, რომ ასეთი საქმიანობის შედეგი უარყოფითია (კომპანია მიიღებს ზარალს), არასაკმარისად მაღალი, აუცილებელია ამ ფენომენის მიზეზების იდენტიფიცირება. გარკვეული კორექტივების შეტანით შესაძლებელია პროექტის ეფექტურობის გაზრდა. ცვლილებების შეტანა შესაძლებელია ამოცანების განხორციელების თითოეულ ეტაპზე. ისინი შეიძლება იყოს შემდეგი:

• დეტალიზაცია, დიზაინის მიზნის (ან მიზნების) გარკვევა, ღონისძიების სასურველი შედეგის განსაზღვრა.
• მომავალი სამუშაოს მოცულობის და შემადგენლობის განსაზღვრა.
• შეაფასეთ თითოეული ეტაპის დრო.
• გამოთვალეთ პროექტის ბიუჯეტის ღირებულება.
• შექმენით გრაფიკი და გამოთვალეთ ბიუჯეტი თითოეული ეტაპისთვის.
• რესურსების საჭიროება განსაზღვრულია. გაანგარიშება ხდება პროექტის თითოეულ ფაზაზე და მთლიანად ამ მიმართულებით ორგანიზაციის საქმიანობაზე.
• ლოგისტიკური გეგმა მიმდინარეობს.
• ტარდება რისკის შეფასება, იქმნება მეთოდოლოგია სახიფათო სიტუაციებში სწორი რეაგირებისთვის.
• ღონისძიების დეტალები დეტალურად არის განმარტებული ინვესტორს.
• დეტალები შეთანხმებულია პროცესში ყველა მონაწილესთან.
• პასუხისმგებლობა სამუშაოს შესრულებისა და დაკისრებული ამოცანების შესრულებაზე ნაწილდება შემსრულებლებსა და მენეჯერებს შორის.
• დასახულია დაგეგმილი ურთიერთქმედება და მენეჯერული დაგეგმვის პროცედურები.

პროექტის მენეჯმენტი და პროექტის დაგეგმვა მჭიდრო კავშირშია. მხოლოდ შეთანხმებულ ვადებში დასახული ამოცანების თანმიმდევრულმა შესრულებამ შეიძლება უზრუნველყოს მიზნის მიღწევის, კომპანიის საქმიანობის მსვლელობისას მოგების მიღება.

მთავარი პროცესები

პროექტის დაგეგმვის ორგანიზების პროცესში ხორციელდება მთელი რიგი სავალდებულო და არჩევითი ქმედება. ორგანიზაციის საქმიანობის მიუხედავად, ისინი გამოიყენება საერთო სტრატეგიული ხედვის შექმნისას. სავალდებულო პროცესები მოიცავს შემდეგს:

• აღწერა და შემდგომი დოკუმენტაცია ყველა დაგეგმილი ამოცანის, პროექტის შინაარსი.
• პროექტის ძირითადი ეტაპების განსაზღვრა, მათი შემდგომი დეტალიზაცია.
• სავარაუდო შეფასების მომზადება. გამოითვლება პროექტის დასრულებისთვის საჭირო ყველა რესურსის ჯამური ღირებულება.
• ეტაპობრივი სამოქმედო გეგმის შედგენა, რომლის განხორციელებაც გამოიწვევს თქვენი მიზნების მიღწევას.
• აღწერს სამუშაოს თანმიმდევრობას.
• ტექნიკური ხასიათის დამოკიდებულებები, ასევე შეზღუდვები შესრულებულ სამუშაოზე.
• ამისთვის საჭირო დროის გაანგარიშებასამუშაოს თითოეული ეტაპის დასრულება, შრომის ხარჯების და სხვა რესურსების განსაზღვრა, რომლებიც საჭირო იქნება წარმოების ციკლის თითოეულ ეტაპზე.
• რესურსების ტიპის, ნაკრების და ასევე მათი მოცულობის განსაზღვრა.
• მიეთითება სამუშაოს რეალური დრო, თუ რესურსები შეზღუდულია.
• შექმენით ბიუჯეტი და დააკავშირეთ სავარაუდო ხარჯები თითოეული ტიპის სამუშაოსთვის.
• შექმენით დასრულებული გეგმა.
• დიზაინის დროს სხვა კვლევითი სამუშაოების შედეგების შეგროვება, დაგეგმილი მნიშვნელობების განლაგება ერთ დოკუმენტში.

პროექტის დაგეგმვისა და განვითარებისას ეს ქმედებები სავალდებულოა.

დამხმარე პროცედურები

პროექტის განხორციელების დაგეგმვისას ზოგიერთი პროცესი შეიძლება არ იყოს საჭირო. მხოლოდ მაშინ, როცა მათი საჭიროება გაჩნდება, მენეჯერი მათ აერთიანებს ზოგად სიაში. ეს დამხმარე პროცესები მოიცავს შემდეგს:

• ხარისხის სტანდარტების დაგეგმვა, მათი მაქსიმალური დასაშვები დიაპაზონის დაყენება. ასევე განხილულია მზა პროდუქტის მახასიათებლების საჭირო დონის მიღწევის გზები.
• ორგანიზაციის სფეროში დაგეგმვა, რაც გულისხმობს ფუნქციური კომპეტენციების, პასუხისმგებლობების და დაქვემდებარებას პროექტის ყველა მონაწილეს შორის.
• შესაბამისი კვალიფიკაციის, სამუშაო გამოცდილების მქონე კადრების შერჩევა, რომელთა აქტივობაც პროექტის უმოკლეს ვადაში განხორციელების საშუალებას მისცემს. ზოგიერთ შემთხვევაში საჭიროა კარგად კოორდინირებული გუნდური მუშაობის ჩამოყალიბება.
• დაამყარეთ კომუნიკაცია წევრების უსაფრთხოებისთვისპროექტი თქვენთვის საჭირო ინფორმაციით.
• პროექტის რისკების ტიპების იდენტიფიცირება, მათი შეფასება და დოკუმენტაცია. ეს საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ და აღმოფხვრათ გაურკვევლობები ჯერ კიდევ დაგეგმვის ეტაპზე, შეაფასოთ მათი შესაძლო ზემოქმედების ხარისხი პროექტზე. ამ ეტაპზე გამოითვლება არჩეული სტრატეგიის განხორციელებისას სიტუაციის განვითარების როგორც ხელსაყრელი, ისე არახელსაყრელი სცენარი.
• ლოგისტიკური პროცედურების დაგეგმვა. ზუსტად არის გათვალისწინებული, თუ რა ნედლეულის, სხვა საჭირო მასალების და რესურსების შესყიდვა მოხდება გარე ორგანიზაციებიდან, რა რაოდენობით და ასევე, რა სიხშირით განხორციელდება მიწოდება.

პროექტის პროცესების დაგეგმვისას შესაძლოა საჭირო გახდეს სხვა აქტივობები. ეს დამოკიდებულია იმაზე, თუ რა მიზნებს ახორციელებს ორგანიზაცია თავისი სამუშაოს შესრულებისას.

დაგეგმვის ნაბიჯები

არსებობს პროექტის დაგეგმვის 4 ძირითადი ეტაპი. მათ შესთავაზეს საკონსულტაციო კომპანია Booz Allen & Hamilton.

სტანდარტული დაგეგმვის მოდელი ასეთია:

სტადია 1. მიზნების ჩამოყალიბება

დასახულია ორი ტიპის მიზანი. ისინი შეიძლება იყოს ფორმალური ან რეალური. პირველ შემთხვევაში, წარმოდგენილია კრიტერიუმები, რათა დადგინდეს პროექტის სარგებლიანობა. ფორმალური მიზნები ჩნდება მენეჯერების მოტივაციისგან. რეალური მიზნები არის ფორმალური მიზნების მიღწევის გზები.

ნაბიჯი 2. პრობლემის ანალიზი

დაგეგმვის ამ ეტაპზე დგინდება ორგანიზაციის რეალური მდგომარეობა. შემდეგი, კეთდება პროგნოზი მისი სამომავლო მდგომარეობის შესახებ. ამის შემდეგმიმდინარეობს არსებული პრობლემების იდენტიფიცირება, რისთვისაც მიზნების სისტემები ეწინააღმდეგება პროგნოზირებადი ანალიზის შედეგებს. ეს საშუალებას აძლევს პრობლემების საბოლოოდ სტრუქტურირებას.

სტადია 3. ალტერნატივების ძიება

ეს არის გადაწყვეტილებები, რომლებიც ურთიერთგამომრიცხავია.

ეტაპი 4. ალტერნატივების შეფასება

დადგენილია თითოეული არსებული სცენარის მისაღები. ფასდება თითოეული გადაწყვეტილების ეფექტურობა და რისკის ხარისხი, რის შემდეგაც მიიღება შესაბამისი გადაწყვეტილება. ოპტიმალური ალტერნატივა უნდა იყოს არა მხოლოდ პრაქტიკულად განხორციელებადი, არამედ ლეგალურიც, რაც საშუალებას მოგცემთ მიუახლოვდეთ მიზანს რაც შეიძლება. ამავდროულად, გათვალისწინებულია დროში არსებული შეზღუდვები, რესურსები და ა.შ.

ტერიტორიული, სამრეწველო ან სხვა ტიპის დაგეგმვის პროექტის შექმნისას აუცილებლად გამოიყენე იგი მომავალში რეალური შედეგები დაგეგმილთან შესადარებლად. ეს საშუალებას გაძლევთ მართოთ პროგრესი საერთო მიზნისკენ, დროულად განახორციელოთ შესაბამისი კორექტირება.

განრიგი

აღსანიშნავია, რომ პროექტის დაგეგმვა ეფუძნება ოდნავ განსხვავებულ სქემას. იგი ხაზს უსვამს 5 ძირითად ეტაპს:

1. ვაკანსიების განსაზღვრა და მათი სიის სახით დაწერა. ზოგიერთ შემთხვევაში, მენეჯერები უშვებენ შეცდომებს, როდესაც არ ჩამოთვლიან ყველა პროცესს ერთდროულად. ამ ფენომენის გამორიცხვის მიზნით, რეკომენდებულია შემდეგი სამუშაოს განსაზღვრის პროცესში თანმიმდევრული დაშლის მეთოდის გამოყენება.
2. თითოეული არჩეული პოზიციისთვის განისაზღვრება რიგი და ხანგრძლივობა. ეს დამოკიდებულია იმაზემომავალი სამუშაოს ტექნოლოგიური მახასიათებლები. ამისთვის ასევე გამოიყენება დაშლის ტექნიკა, რომელსაც ემატება ექსპერტთა შეფასებები. ეს საშუალებას გაძლევთ ზუსტად განსაზღვროთ თითოეული ოპერაციის დაგეგმილი ხანგრძლივობა. ამისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ გონების შტორმის ტექნიკა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ განიხილოთ ტექნოლოგიის მახასიათებლები სხვადასხვა თვალსაზრისით.
3. განსაზღვრავს რესურსების ტიპს და მათ ხელმისაწვდომობას. ეს შეიძლება იყოს ფინანსები, მასალები, შრომა, ინფორმაცია და ა.შ. შესრულებული სამუშაოს განრიგი კორელაციაშია ლოგისტიკის, დაფინანსების და ა.შ. განრიგთან. ყველა ეტაპი უნდა იყოს ურთიერთდაკავშირებული, წარმოადგენდეს უწყვეტ პროცესს. ეს თავიდან აიცილებს შეფერხებებს წარმოების პროცესში. ამავდროულად, მწირი რესურსები ცალკე განხილვას მოითხოვს. ისინი დიდწილად განსაზღვრავენ მომავალი სამუშაოების მთელი სპექტრის ხანგრძლივობას და თანმიმდევრობას.
4. შეზღუდვები დაწესებულია გარედან. ეს მოიცავს წარმოების სეზონურობას, აღჭურვილობის მარაგის წარმოებას და სხვა გარე ფაქტორებს.
5. იქმნება სისტემა პროექტის მენეჯმენტის პროცესში წარმოქმნილ რისკებზე რეაგირებისთვის. პროექტის დაგეგმვა იწყება მათი ანალიზით. ყველაზე სავარაუდო და სახიფათო საფრთხეებზე, მზადდება შესაბამისი რეაგირების ზომები.

დაგეგმვის პრინციპები

ბიზნეს პროექტის დაგეგმვისას მენეჯერმა უნდა დაიცვას გარკვეული პრინციპები. მთავარია:

• მიზანდასახულობა. პროექტის განხორციელება ატარებს მკაფიო, საბოლოო მიზანს, უმნიშვნელო ამოცანებზე გადაყრის გარეშე.
• სისტემური. მომავალი პროექტის მენეჯმენტი უნდა იყოს ყოვლისმომცველი და ყოვლისმომცველი. ამავდროულად, გათვალისწინებულია მისი განვითარებისა და შედგენის თავისებურებები. ზოგიერთ შემთხვევაში, პროექტი შეიძლება დაიყოს ქვესისტემებად. ისინი ასევე იქნება დაკავშირებული. ამავდროულად, ცვლილებები ერთ სისტემაში იწვევს ცვლილებებს სხვა სტრუქტურაში. პროექტის რამდენიმე ნაწილად დაყოფა საშუალებას გაძლევთ თვალყური ადევნოთ ელემენტების შიდა კავშირებს და ურთიერთქმედებებს, აირჩიოთ ყველაზე ეფექტური სტრუქტურა. პროექტის განხორციელების შეფასება ამ შემთხვევაში შეიძლება იყოს ხარისხობრივი და რაოდენობრივი პროცესების თვალსაზრისით.
• სირთულე. ფენომენები განიხილება მათი კავშირისა და დამოკიდებულების თვალსაზრისით. ამისთვის გამოიყენება მენეჯმენტის სხვადასხვა მეთოდები და მიდგომები.
• უსაფრთხოება. საპროექტო სამუშაოების დაგეგმვისას გათვალისწინებულია ყველა აქტივობა დაკომპლექტდეს საჭირო რესურსებით.
• პრიორიტეტი. პროექტის შემუშავებისას მთავარი ყურადღება ეთმობა მთავარ, ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებს. მათი განმარტება დამოკიდებულია მომავალში განვითარების საერთო კონცეფციაზე.
• ეკონომიკური უსაფრთხოება. გამოითვლება ორგანიზაციის მიერ განზრახული მოვლენის შეუსრულებლობის შემთხვევაში დანაკარგებისა და ზარალის ხარისხი. რისკების თავიდან აცილება საერთოდ შეუძლებელია, მაგრამ უნდა შეფასდეს და ამ მიმართულებით გადაწყვეტილების დასაბუთება.

პროექტის სტრუქტურირება

პროექტის მუშაობის დაგეგმვისას საჭიროა სტრუქტურირება. სამუშაოს იერარქიული თანმიმდევრობა გულისხმობს მთელი პროექტის ცალკეულ ნაწილებად დაყოფას. ეს საშუალებას გაძლევთ დეტალურად აღწეროთ კომპლექსები სხვადასხვა დონეზე. ასეთიმიდგომა ამარტივებს პროცესის მართვას.

სტრუქტურირება საშუალებას გაძლევთ გააკეთოთ შემდეგი:

• განსაზღვრეთ სამუშაოს ფარგლები საშუალო ტიპის მიზნების მისაღწევად.
• აკონტროლეთ პროექტის პროგრესის ხარისხი, შეაფასეთ მისი ყველა მიზნის მიღწევის შესაძლებლობა.
• ანგარიშგება იქმნება ოპტიმალური სტრუქტურის მიხედვით.
• მილესტონები დაყენებულია პროექტის პროგრესის გასაზომად.
• პასუხისმგებლობა სწორად ნაწილდება შემსრულებლებს შორის.
• გუნდის ყველა წევრი იღებს ობიექტურ, გასაგებ ინფორმაციას პროექტის მიზნებისა და ამოცანების შესახებ.

შეცდომები სტრუქტურირებაში

ზოგიერთი მენეჯერი უშვებს შეცდომებს სტრუქტურირების პროცესში, რაც უარყოფითად მოქმედებს მიზნების მიღწევაზე. მთავარია შემდეგი:

• სტრუქტურირების ეტაპი ზოგადად გამოტოვებულია. მენეჯერი პირდაპირ მიდის მიმდინარე პერიოდის პრობლემების გადაწყვეტის ძიებაზე.
• გამოიყენება მხოლოდ ორგანიზაციული ერთეულები, არ გამოიყენება საბოლოო პროდუქტები ან რესურსები.
• სტრუქტურირება არ მოიცავს მთელ პროექტს.
• სტრუქტურის ელემენტები მეორდება.
• არ არის სტრუქტურების ინტეგრაცია საპროექტო დოკუმენტაციის მომზადებისა და ფინანსური ანგარიშგების სპეციფიკის შესაბამისად.
• სტრუქტურა ზედმეტად ან ნაკლებად დეტალურადაა.
• პროექტის ცალკეული ელემენტების დამუშავება შეუძლებელია კომპიუტერზე.
• არამატერიალური საბოლოო პროდუქტები (მომსახურებები, მომსახურება და ა.შ.) არ არის გათვალისწინებული.

სტრუქტურირების საფუძველი

პროექტის დაგეგმვა საპასუხისმგებლო სამუშაოა. სტრუქტურირება სწორად უნდა გაკეთდეს. იგი ხორციელდება შემდეგი მიზეზების გამო:

• შექმნილი პროექტის სასიცოცხლო ციკლის პერიოდები.
• განყოფილებების სტრუქტურის თავისებურებები.
• შედეგის კომპონენტები, რომლებიც მიიღება პროექტის დასრულების შემდეგ.
• პროცესი, კომპანიის მუშაობის ფუნქციური ელემენტები.
• ობიექტების გეოგრაფიული მდებარეობა.