პროგრესის ანგარიშების მაგალითები. როგორ დავწეროთ მოხსენება

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

არ არსებობს ისეთი ლიდერი, რომელიც წელიწადში ერთხელ მაინც არ მოსთხოვს ქვეშევრდომებს მოხსენებას, თუ რა გაკეთდა. და პრობლემა ის არის, რომ რუტინული დასაქმების პირობებში, ასეთი დოკუმენტის შემუშავება საკმაოდ რთული ამოცანაა. და რატომღაც უხერხულნი ვართ ხელისუფლებისგან გაწეული სამუშაოს შესახებ ანგარიშების მაგალითების მოთხოვნით. რა მოხდება, თუ ის გადაწყვეტს, რომ ჩვენ არ შეესაბამებიან იმ თანამდებობას, რომელიც ჩვენ გვაქვს?

ვის სჭირდება ეს

ამ კითხვას სვამს შემსრულებელი, რომელმაც მიიღო დავალება მოხსენებისთვის. ყველაზე ხშირად, ფირმების თანამშრომლები თავს თითქმის შეურაცხყოფილად გრძნობენ ასეთი მოთხოვნებით. მაგრამ ყველაფერს აქვს აზრი.

პირველ რიგში, შესრულებული სამუშაოს ანგარიში სჭირდება თავად შემსრულებელს. ამ პროცესისადმი არა ფორმალური, არამედ დაინტერესებული დამოკიდებულება საშუალებას მოგცემთ აღმოაჩინოთ ხარვეზები და სისუსტეები თქვენს კვალიფიკაციაში. ასე რომ, განსაზღვრულია მიმართულებები, რომლებშიც შესაძლებელია (და აუცილებელია) განვითარება. ყოველივე ამის შემდეგ, ჩვენ ყველა ვსწავლობთ ჩვენს შეცდომებზე.

მეორე, ლიდერს ეს სჭირდება. შესრულებული სამუშაოს ანგარიში საშუალებას გაძლევთ ობიექტურად შეაფასოთ ხარისხი დაამოცანების გადაჭრის სიჩქარე. ამ დოკუმენტის წყალობით, ბევრი კითხვა გაქრება - ყველაზე პრიმიტიულიდან "რას აკეთებ ყოველთვის" კომპლექსიდან "რატომ უნდა შევცვალო შენი კომპიუტერი უფრო თანამედროვეთ". იმის გამო, რომ ანგარიში მიუთითებს, რომ დოკუმენტში ცვლილებების შენახვას დიდი დრო სჭირდება. და ეს არ არის დამოკიდებული შემსრულებელზე - მოძველებული საოფისე აღჭურვილობა არ შეუძლია უფრო სწრაფად იმუშაოს. ფაქტობრივად, ამიტომაც ჩანს, რომ თანამშრომელი სულ ჩაის სვამს - მხოლოდ ოპერაციის დასრულებას ელოდება.

და კითხვა: "რატომ მჭირდება ანგარიშის დაწერა თვის შესრულებული სამუშაოს შესახებ?" თავისთავად არასწორია. რადგან სტატისტიკური ინფორმაციის დაგროვებას და მონაცემთა ბაზების შევსებას აზრი აქვს სტრატეგებისთვის და არა ოპერატიული თანამშრომლებისთვის. მათთვის უფრო ადვილია პრობლემის გადაჭრა, ვიდრე მისი გადაჭრის მეთოდებზე საუბარი.

რა დავწერო

პროგრესის ანგარიშების მაგალითები აჩვენებს, რომ თქვენ უნდა დაწეროთ ძალიან დეტალურად. რაც არ უნდა მოგეჩვენოთ წვრილმანი ან პატარა ჟესტი, შეიძლება იყოს ძირითადი ელემენტი კონკრეტული ფუნქციების შესრულებაში. მაგრამ ამის გაგება მოვა მხოლოდ რამდენიმე წერილობითი მოხსენების შესწავლის შემდეგ.

თუ სამუშაოს რუტინული ხასიათი აქვს, მაგალითად, დოკუმენტების შეჯერება და შეუსაბამობების იდენტიფიცირება, მაშინ აზრი აქვს ცხრილის ფორმის შემუშავებას. ამ შემთხვევაში, ისევ, თავიდან ცხრილი უნდა იყოს ძალიან დეტალური და შეიცავდეს ბევრ სვეტს; დროთა განმავლობაში, ზოგიერთი სვეტის საჭიროება გაქრება და ანგარიშის ფორმა ნორმალურ (წაკითხული - გონივრულ) სახეს მიიღებს.

Bრიგ შემთხვევებში, შესრულებული სამუშაოს შესახებ ანგარიშის შედგენისას (მაგალითად, მასწავლებლები) შეუძლებელია ფორმალურად მიუახლოვდეს ინტროსპექციის საკითხს. მართლაც, გარდა დაგეგმილი სასწავლო-მეთოდოლოგიური დატვირთვისა და საჭირო მასალის შესწავლისა, სკოლა ეწევა საგანმანათლებლო აქტივობებსაც. ეს მოითხოვს დოკუმენტის მომზადების განსაკუთრებულ მიდგომას: აუცილებელია გავიგოთ რამდენიმე სტუდენტის ჩამორჩენის მიზეზები, მოძებნოთ გზები, რომ დააინტერესოთ ბავშვები თავიანთი საგნით. და ამავე დროს, არ უნდა დავივიწყოთ წარმატებული (და თუნდაც ნიჭიერი) სკოლის მოსწავლეები.

შეატყობინე მიზნებს

სწორი შედგენისთვის და მინიმალური დროის დანახარჯებისთვის აუცილებელია თავიდანვე გადაწყვიტოს რა მიზნით და რატომ იწერება ანგარიში წლის გაწეული სამუშაოს შესახებ. მოდით დავასახელოთ ყველაზე პოპულარული:

- ორგანიზაციაში კონკრეტული პოზიციის რეალური სარგებლის დასაბუთება;

- თანამშრომლის კვალიფიკაციის დადასტურება;

- ეფექტური მუშაობის დემონსტრირება მენეჯმენტისთვის;

- დაფინანსების მიღება შემდეგი საანგარიშო პერიოდისთვის;

- თანხმობის მიღება მიმართულების (იდეის) შემუშავებაზე;

- გამოყოფილი რესურსებისა და ფინანსების ხარჯვის დასაბუთება და ა.შ.

საყოველთაოდ ცნობილი ფორმულირება - პრობლემის სწორი განცხადება იძლევა გადაწყვეტის 50%-ს - მუშაობს ამ შემთხვევაშიც. რაც უფრო კარგად გვესმის, რატომ არის საჭირო მოხსენება, მით უფრო გაგვიადვილდება მისი დაწერა. იქამდე, რომ დოკუმენტი „საჩვენებლად“ჩვენგან საერთოდ არ მოითხოვს შემოქმედებით მიდგომას. და შრომატევადი.

დოკუმენტის სტრუქტურა

თუ კომპანიას არ აქვსშემუშავებული ანგარიშგების ფორმა, შემდეგ თქვენ თავად უნდა განავითაროთ იგი. დოკუმენტის მიზნის გაცნობით, აუცილებელია ვიფიქროთ მის სტრუქტურაზე. პროგრესის ანგარიშების ნიმუში ვარაუდობს, რომ საჭიროა მკაფიო და მარტივი მონახაზი.

საწყისშივე უნდა იყოს ახსნილი ინფორმაციის წარდგენის მიზანი და ლოგიკა. ახსენით პრეზენტაციის თანმიმდევრობა და შეადგინეთ სარჩევი. ცხრილისთვის აუცილებელია მოკლე ახსნა-განმარტების მიცემა, თუ რატომ აირჩიეს ასეთი ფორმა.

სექციებსა და ქვესექციაში, ასევე უნდა დაიცვან პრეზენტაციის ერთიანობა. ასე რომ, დოკუმენტი უფრო გასაგები იქნება, შედეგად, უფრო ადვილია აღქმა. ხანგრძლივი პერიოდის მოხსენებაში საკმაოდ სათანადოა ილუსტრაციები დიაგრამებისა და გრაფიკების სახით, რაც ხელს შეუწყობს აღქმას. მაგრამ აქ თქვენ უნდა დაიცვან „ოქროს შუალედის“წესი: მყარი ტექსტი, ისევე როგორც ექსკლუზიურად ვიზუალური მასალები, ძალიან სწრაფად დაიღლება.

სტილინგი

ჩვეულებრივი თანამშრომლისთვის, ალბათ, ყველაზე რთული დასაწერი ტერმინოლოგია და ფორმულირებაა. ბომბასტური რეპორტაჟი არაბუნებრივად გამოიყურება და მენეჯმენტის უარყოფით რეაქციას გამოიწვევს. ძალიან მარტივი ფორმულირება (მაგალითად, 25 დოკუმენტი ქსეროქსირდება) ასევე მოგერიებს მკითხველს.

მაგრამ შაბლონები თავიდან უნდა იქნას აცილებული. ერთადერთი გამონაკლისი არის დოკუმენტი, რომელსაც არავინ წაიკითხავს. ჩვენ ზოგჯერ ვაწყდებით ასეთ პრობლემებს, მაგრამ ამ სტატიაში ჩვენ გვაინტერესებს რეალური (არა პროფორმა) ანგარიშები.

არავითარ შემთხვევაში არ უნდა ისაუბროთ მხოლოდ მიღწევებზე. მათი ხაზგასასმელადაუცილებელია ვისაუბროთ იმ სირთულეებზე, რომლებიც უნდა შეგვხვდეს მუშაობის პროცესში. სხვა საკითხებთან ერთად, სირთულის ანალიზი არის საფიქრალი აღმასრულებლების მუშაობის ოპტიმიზაციის შესახებ. პროგრესის ანგარიშების მაგალითები მიუთითებს იმაზე, რომ არ უნდა გამოიყენოთ ბუნდოვანი ფრაზები, როგორიცაა „არადამაკმაყოფილებელი მდგომარეობა“, „შეხვედრილი სირთულეები“და ა.შ. უმჯობესია ყველაფერს თავისი სახელი დაარქვით: „გატეხილი ქსეროქსი“, „ინტერნეტზე წვდომის ნაკლებობა“, „ასოცირებული დეპარტამენტიდან ინფორმაციის ნაკლებობა ან დროულად მიღება. ეს ყველაფერი საშუალებას გვაძლევს ადეკვატურად და ობიექტურად შევაფასოთ კომპანიაში არსებული მდგომარეობა.

შედეგების შეფასება

თითოეული შედეგი უნდა იყოს სარეზერვო ნომრებით. ასეთი კონკრეტიზაცია იძლევა განვითარების დინამიკის გაგებას.

გარდა ამისა, აუცილებელია შედეგების შეფასების კრიტერიუმების დადგენა. იქნება ეს წინა საანგარიშო პერიოდი (თუ კვარტალური ანგარიშია, მაგალითად) თუ, პირიქით, დასახული მიზნების მიღწევის პროცენტი, ეს დოკუმენტის ავტორის გადასაწყვეტია.

ზოგადად, ირიბ ინდიკატორებს ბევრი რამის თქმა შეუძლია ამოცანების ამოხსნის პროცესზე. აქ ასევე არის უამრავი ინფორმაცია შემდგომი ანალიზისთვის. შრომის ხარჯების განსაზღვრიდან მიზნების დასახვის სისწორის გაგებამდე.

პრობლემიდან გადაწყვეტამდე

ანგარიშების უმეტესობა იწერება პროგრესის მიხედვით. უფრო მომგებიანია დოკუმენტი, რომელიც ნათლად აჩვენებს პრობლემის გადაჭრის ურთიერთობას. მკითხველი მაშინვე ხვდება რა მეთოდები და ტექნიკა (საჭიროების შემთხვევაში)შემსრულებელმა ისარგებლა დავალების დროულად და ხარისხიანად შესრულებით.

კიდევ უფრო დეტალური ჯაჭვი "კონკრეტული პრობლემა - მისი მიზეზები - მიზნების დასახვა - გამოსავალი" დაუყოვნებლივ გვთავაზობს ყოველდღიური ანგარიშის ცხრილის სახით წარდგენის აუცილებლობას. მეტიც, უკვე ცნობილია გრაფიკების სახელები. ამ გზით წარმოდგენილი ინფორმაცია ადვილად წასაკითხი და გასაანალიზებელია.

რაოდენობრივი მაჩვენებლების პრეზენტაცია

იმ შემთხვევებში, როდესაც მოხსენება ძირითადად შედგება რიცხვითი მონაცემებისგან, ცხრილის ფორმა შეიძლება ძალიან რთული გასაგები იყოს. რიცხვების უწყვეტი ნაკადი სიტყვასიტყვით ღლის მკითხველს რამდენიმე წუთის შემდეგ. კიდევ ერთი რამ - ფერადი სქემები და გრაფიკები. ისინი ნათელია, გასაგები, ადვილად წასაკითხი.

თითოეულ დიაგრამაზე უნდა იყოს კომენტარი. გარდა ამისა, აუცილებელია მიეთითოს, თუ როგორ არის ერთმანეთთან დაკავშირებული სხვადასხვა გრაფიკები; მიზეზ-შედეგობრივი კავშირების ახსნა კიდევ უფრო გააადვილებს მოხსენების ანალიზს.

თუ სამუშაოს დროს დაიხარჯა მატერიალური რესურსები, არ უნდა ჩამოთვალოთ ისინი მხოლოდ. ამის ნაცვლად, შეძენილი სარგებელი უნდა იყოს ჩამოთვლილი. მშრალი ფრაზა: „საოფისე აღჭურვილობა შეძენილი“სრულიად განსხვავებულად ჟღერს, თუ დაწერთ: „შეიქმნა 2 სამუშაო ადგილი, რამაც შესაძლებელი გახადა განყოფილების გამომუშავების გაზრდა“.

როგორ გამოვიტანოთ დოკუმენტი

მიუხედავად იმისა, რომ არ არსებობს შედგენის ერთი ფორმა, შესრულებული სამუშაოს შესახებ ანგარიში შეიძლება შედგეს GOST-ის შესაბამისად, რომელიც განსაზღვრავს ძირითადმეცნიერული კრიტერიუმები. იგი ასახავს მოთხოვნებს ფორმატირების, შრიფტის ტიპისა და ზომის შესახებ და ა.შ.

რაც შეეხება დოკუმენტის წაკითხვას, აქ არის რამოდენიმე რჩევა:

- შეეცადეთ გქონდეთ არაუმეტეს 5 წინადადება ერთ აბზაცში;

- ძირითადი ინდიკატორები შეიძლება იყოს ხაზგასმული შრიფტით ან ფერით;

- გატეხეთ ტექსტი ისე, რომ ცხრილი ან გრაფიკი არ დაიკავოს მთელი გვერდი; აუცილებლად დატოვეთ ადგილი მათზე კომენტარებისთვის;

- დაწერეთ ანგარიშის მკაფიო და ლაკონური რეზიუმე.

ეს რჩევები დაგეხმარებათ გაამარტივოთ თქვენი ანგარიშის აღქმა, რაც იმას ნიშნავს, რომ ისინი თავდაპირველად აყალიბებენ მკითხველს ლოიალურ დამოკიდებულებაში დოკუმენტის ავტორის მიმართ. წარმოიდგინე, რომ შენ ხარ ბოსი. და გააკეთეთ მოხსენება ისე, რომ თქვენთვის სასარგებლო და საინტერესო წასაკითხი იყოს.