ორგანიზაციის საქმეთა ნომენკლატურა: ნიმუშის შევსება. როგორ შევადგინოთ ორგანიზაციის საქმეების ნომენკლატურა?

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

თითოეული ორგანიზაცია მუშაობის პროცესში აწყდება დიდი დოკუმენტური ნაკადის წინაშე. კონტრაქტები, საწესდებო, სააღრიცხვო, შიდა დოკუმენტები… ზოგიერთი მათგანი საწარმოში არსებობის მთელი პერიოდის განმავლობაში უნდა იყოს შენახული, მაგრამ სერტიფიკატების უმეტესი ნაწილი შეიძლება განადგურდეს მოქმედების ვადის გასვლისთანავე. შეგროვებული დოკუმენტების სწრაფად გააზრების მიზნით, შედგენილია ორგანიზაციის საქმეების ნომენკლატურა. ამ დოკუმენტის ნიმუშები და მისი აგების ალგორითმი ქვემოთ იქნება განხილული.

მიზანი

ასობით დოკუმენტი იქმნება ყველა ორგანიზაციაში. ყოველდღე ისინი გროვდებიან, მუშები თანდათან ცვლიან ერთმანეთს. რაღაც მომენტში ძნელი ხდება ორი წლის წინანდელი შეკვეთის პოვნა. ასეთი სიტუაციების თავიდან ასაცილებლად, იქმნება შემთხვევების ნომენკლატურა.

განმარტება

საქმე არის დოკუმენტი, რომელიც ეხება ერთსსაკითხი, საქმიანობის სფერო. საქმეების ნომენკლატურა არის სია, რომელიც შეიცავს გახსნილი საქმეების ჩამონათვალს მათი შენახვის ვადების მითითებით. მისი დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ სწორად მოაწყოთ სამუშაო პროცესი. კომერციული ორგანიზაციის საქმეების ნომენკლატურა, რომლის ნიმუშს ქვემოთ განვიხილავთ, შედგენილია შემდეგი მიზნით:

• დოკუმენტების დაჯგუფების სისტემატიზაცია, რაც უზრუნველყოფს მათ სწრაფ ძიებას და უსაფრთხოებას;
• სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება საქმეების კლასიფიკაციის მიხედვით;
• მუდმივი, გრძელვადიანი და პირადი შენახვისათვის დოკუმენტების ინვენტარის შედგენა (განადგურების აქტების ჩათვლით).

საქმეების ნომენკლატურა გამოიყენება არქივისა და განადგურების დოკუმენტების შერჩევისას. ეს მრავალფუნქციური მითითება ყველა ორგანიზაციას სჭირდება საოფისე მუშაობის გასამარტივებლად. ამ შემთხვევაში ორგანიზაციის საკუთრების ფორმას მნიშვნელობა არ აქვს. თუ სამედიცინო ორგანიზაციის საქმეების ნიმუშის ნომენკლატურა მოიძებნება დებულებებში და დადგენილებებში, მაშინ კერძო ორგანიზაციის გახსნილი საქმეების ანალიტიკა დამოუკიდებლად უნდა შედგეს.

აუცილებელია თუ იძულებითი?

ამ სიის შედგენა გათვალისწინებულია „არქივის მუშაობის წესებით“. ეს სავალდებულოა იმ ორგანიზაციებისთვის, რომლებიც ქმნიან არქივს ცალკე სერვისად. ეს სია, გარდა სახელმწიფო და მუნიციპალური დაწესებულებებისა, ასევე მოიცავს ზოგიერთ კომერციულ სტრუქტურას, როგორიცაა სანოტარო ბიუროები.

ყველა სხვა დაწესებულებამ უნდა შექმნას საქმეების ნომენკლატურა დოკუმენტებთან მუშაობის სისტემატიზაციისთვის, ვინაიდან ყველა ფორმის საწარმოებიქონება ვალდებულია უზრუნველყოს საარქივო ცნობების უსაფრთხოება. ამას ითვალისწინებს ფედერალური კანონი No125. სამუშაოების დეტალური სია უნდა დაიწყოს ან განახლდეს კალენდარული წლის მეოთხე კვარტალში.

სტრუქტურა

საქმეების ნომენკლატურა უნდა შეიცავდეს ყველა შეტანილ საქმეს, გარდა ბეჭდური პუბლიკაციებისა: თანამშრომელთა განცხადებები, ცნობები სამუშაოდან, ჟურნალები, ბუღალტრული აღრიცხვის წიგნები, სტრუქტურული განყოფილებების ყველა დოკუმენტაცია, სტრუქტურული განყოფილებების კორესპონდენცია და ა.შ. შეზღუდული ხელმისაწვდომობის დოკუმენტაცია. უნდა შეიცავდეს სათაურს „ძალა“. დირექტორიაში უნდა შეიცავდეს დროებითი კომისიების, განყოფილებების ფაილებს. მაგრამ, მაგალითად, პროფკავშირი დამოუკიდებელი ორგანიზაციაა. მისი თანამშრომლები დამოუკიდებლად ეწევიან დირექტორიას ფორმირებას. არქივი ასევე უნდა შეიცავდეს ლიკვიდირებული საწარმოების, რომელთა უფლებამონაცვლე არის არსებული ორგანიზაცია..

ქვემოთ შეგიძლიათ იხილოთ ორგანიზაციის საქმეების ნომენკლატურის შევსების ნიმუში.

დღეს ბევრი საწარმო ინახავს დოკუმენტაციას ელექტრონული ფორმით. ზოგიერთი მოხსენება ქაღალდის ფორმაზეც კი არ იბეჭდება. ყოველი განყოფილების ბოლოს ჩამოთვალეთ რა ჩანაწერები ინახება ელექტრონულად, მიუთითეთ ფაილების რაოდენობა და საძიებო ნებისმიერი საჭირო საკვანძო სიტყვა. ზოგიერთი დაწესებულება ქმნის საქმეების ცალკეულ ელექტრონულ ნომენკლატურას კომერციული ორგანიზაციისთვის. ნიმუში და მისი შევსების ალგორითმი სრულად უნდა შეესაბამებოდეს მიღებულ სტანდარტებს.

სად დავიწყოთ?

პასუხისმგებლობა დიდ დაწესებულებებში დირექტორიას შედგენაზე ეკისრება დოკუმენტაციის სერვისს(სამდივნო, ოფისი), ხოლო მცირეებში - მდივანი, სხვა დანიშნული პირი. კომერციულ ორგანიზაციებში ამ ფუნქციას ასრულებს პერსონალის განყოფილება, რომელშიც იქმნება დოკუმენტების უმეტესობა. ვინაიდან ინფორმაცია უნდა მოდიოდეს ყველა სტრუქტურული ერთეულიდან, უფრო მიზანშეწონილია დაიწყოს ორგანიზაციაში საქმეების ნომენკლატურის შესახებ ბრძანების შემუშავებით. ასეთი შეკვეთის ნიმუში წარმოგიდგენთ თქვენს ყურადღებას ქვემოთ.

ABC LLC

20.11.2017 მოსკოვი

დოკუმენტაციის სისტემატიზაციის, შენახვისა და აღრიცხვის მიზნით

შეკვეთა:

• დამტკიცება და მიმოქცევაში შეტანა კომპანიის ფაილების ნომენკლატურა 2018-01-01-დან.
• სტრუქტურული სამმართველოების ხელმძღვანელები, რათა უზრუნველყონ საქმეების დამტკიცებული ფორმით ფორმირება.
• გაგზავნეთ მდივანი სამუშაოსთვის ამონაწერი საცნობარო წიგნის სტრუქტურულ განყოფილებებში.

აღმასრულებელი დირექტორი ივანოვი N. A.

საქმიანობის ზოგიერთი სფეროს დაწესებულებებისთვის სამინისტროს მიერ უკვე შემუშავებულია ორგანიზაციათა საქმეთა ნომენკლატურის ნიმუშები. ეს ნიუანსი უნდა დაზუსტდეს დირექტორიის ჩამოყალიბებამდე. სამოდელო ნომენკლატურები უნდა შეივსოს ორგანიზაციის საქმეების მოცემული სამოდელო ნომენკლატურის მკაცრი დაცვით. სხვა ინსტიტუტებს შეუძლიათ გამოიყენონ ეს სახელმძღვანელო ინდივიდუალური დოკუმენტის შედგენისთვის.

მხარდამჭერი დოკუმენტაცია

დირექტორიის ფორმის შემუშავებისას, კომერციულმა ორგანიზაციებმა ყურადღება უნდა გაამახვილონ:

• "არქივის წესები" (ფედერალური არქივის გადაწყვეტილება 06.02.02);
• 2009 წლის 15/06/15 №477 დადგენილების მე-5 ნაწილი "სამსახურებრივი მუშაობის წესის დამტკიცების შესახებ".
• ინსტრუქციები საოფისე მუშაობისთვის.
• საარქივო დოკუმენტების სია.

ასევე უნდა შეისწავლოთ საშტატო ცხრილი, წესდება, ადგილობრივი აქტები, დებულებები განყოფილებების შესახებ, წესები, სტანდარტები, ინსტრუქციები, საქმეების ინვენტარიზაცია. ისინი შეიცავს ბმულებს შესაბამის დოკუმენტებთან. ჯერ შედგენილია ორგანიზაციის საქმეთა ნომენკლატურის ნიმუშები განყოფილებების მიხედვით, რათა შემდეგ შეიქმნას ზოგადი დირექტორია. ზოგჯერ გამოიყენება ფუნქციური და არა სტრუქტურული პრინციპი. ანუ განაწილება ხორციელდება არა დეპარტამენტების, არამედ ფუნქციების მიხედვით.

როგორ შევქმნათ ორგანიზაციის საქმეთა ნიმუშის ნომენკლატურა?

დირექტორიების ფორმა მითითებულია "არქივების მუშაობის წესების" დანართში No8. საცნობარო წიგნები შედგენილია ორგანიზაციის ბლანკზე. ანგარიშის ძირითადი ნაწილი წარმოდგენილია ცხრილის სახით და შედგება 5 სვეტისაგან:

• შემთხვევის ინდექსი;
• სათაური (ტომები, ნაწილები);
• ნომერი (ტომები, ნაწილები);
• შენახვის ვადა, სტატიის ნომერი სიაში;
• შენიშვნა.

ინდექსი

ინდექსი არის სტრუქტურული ერთეულის ციფრული აღნიშვნა საწარმოში. მაგალითად: 04-06, სადაც 04 არის პერსონალის განყოფილების რიგითი ნომერი, 06 არის საქმის რიგითი ნომერი. ინდექსი შეიძლება შედგებოდეს სამი წყვილი ნომრისგან, მაგალითად: 04-03-08, სადაც 04 არის საფინანსო და ეკონომიკური დეპარტამენტის კოდი, 03 არის ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილების აღნიშვნა, 08 არის საქმის ნომერი. ინდექსი შეიძლება იყოს რიცხვითი, ანბანური ან შერეული.

სათაურები

სათაურები გადანაწილებულია დოკუმენტების მნიშვნელობის მიხედვით. პირველ რიგში, ორგანიზაციულიადმინისტრაციული დოკუმენტაცია (დაწყებული უმაღლესი ერთეულებიდან და გადადის სტრუქტურულ ერთეულებზე). შემდეგ ჩამოთვლილია თავად ორგანიზაციის მიერ შემუშავებული წესები და რეგულაციები. გარდა ამისა, გათვალისწინებულია გეგმები და ანგარიშები (წლიური, კვარტალური, ყოველთვიური). ადმინისტრაციული დოკუმენტების პროექტები მოთავსებულია ძირითადი დოკუმენტების შემდეგ. იგივე ტიპის საქმეები (მაგალითად, თანამშრომლების პირადი ბარათები) ივსება ანბანური თანმიმდევრობით.

სათაური უნდა აჯამებდეს დოკუმენტის შინაარსს. დაუშვებელია ისეთი ზოგადი ფორმულირების გამოყენება, როგორიცაა „სხვადასხვა“, „კორესპონდენცია“, „შემომავალი/გამავალი დოკუმენტები“. ქეისის სათაური შეიცავს შემდეგ ელემენტებს:

• დოკუმენტის სახელი ან შესატანი საქმის ტიპი, თუ დოკუმენტი დიდი მოცულობის ნაწილია;
• დოკუმენტის ავტორი (ორგანიზაციის ან დეპარტამენტის სახელი);
• ადრესატი (ვისგან მიიღება დოკუმენტები ან ვისგან გაიგზავნება დოკუმენტები);
• შეჯამება/არსი (მაგალითად, "სერთიფიკაციის კითხვები");
• ტერიტორიის სახელი;
• თარიღი/პერიოდი;
• მონიშნეთ თუ ფაილი შეიცავს სხვა დოკუმენტების ასლებს და არა მათ ორიგინალებს.

თითოეული საქმის მოცულობა არ უნდა აღემატებოდეს 250 ფურცელს. თუ ვივარაუდებთ, რომ საქმე იქნება მოცულობითი, მაშინ ის იყოფა ნაწილებად და ტომებად. კალენდარული წლის ბოლოს მესამე სვეტი მიუთითებს რეალურად გახსნილი საქმეების რაოდენობაზე.

მეოთხე სვეტში მითითებულია დოკუმენტების შენახვის პირობები წესების მიხედვით. მათ უნდა აკვირდებოდეს როგორც სამთავრობო, ისე კომერციული ორგანიზაციები. თუ დოკუმენტი არ არის წესებში, მაშინ მისი ვადაშენახვა უნდა განისაზღვროს სიის საფუძველზე. შენახვის ვადის ათვლა იწყება მისი დაარსებიდან მომდევნო წლის 1 იანვრიდან. თუ სერთიფიკატი გაიცა 2016 წელს, მაშინ ათვლა უნდა დაიწყოს 2017-01-01-დან.

სიის განახლება

წლიურად, როდესაც ფაილები არქივში გადადის, დეტალური სია იგზავნება. ასე გამოიყურება უსაფრთხოების ორგანიზაციების ფილიალის საქმეების განახლებული ნიმუშის ნომენკლატურა:

წლის განმავლობაში ყველა დოკუმენტი დაჯგუფებულია დამტკიცებული ფორმის მიხედვით. თუ თქვენ გჭირდებათ ადრე გამოუყენებელი ანგარიშის დამატება, ახალი სათაური გენერირებულია. და პროცესი მეორდება ზემოთ აღწერილი ალგორითმის მიხედვით.