შესყიდვების განყოფილების მიზნები და პასუხისმგებლობები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

რატომ გვჭირდება შესყიდვების განყოფილება? ყველა ორგანიზაციაში ეს დეპარტამენტი წარმოდგენილია ამა თუ იმ ფორმით. და მისი მუშაობა პირდაპირ გავლენას ახდენს მთლიანი ორგანიზაციის ეფექტურობაზე. მოდით, უფრო დეტალურად განვიხილოთ, თუ როგორ მოქმედებს დეპარტამენტის მუშაობა ორგანიზაციის შედეგებზე.

განყოფილების მიზნები

შესყიდვების დეპარტამენტი არის განყოფილება, რომელიც სპეციალიზირებულია საქონლის შეძენაში მომწოდებლისგან კომპანიისთვის ყველაზე ხელსაყრელი პირობებით.

განყოფილების მუშაობა პირდაპირ გავლენას ახდენს კომპანიის ყველა საქმიანობაზე. ასორტიმენტისთვის, გასაყიდად, საწყობების სისრულით, საჭირო საქონლის ხელმისაწვდომობით, საბრუნავი კაპიტალის ეფექტური გამოყენებისთვის.

შესყიდვის მიზნები შეიძლება დაინიშნოს კომპანიის გლობალური მიზნების მიხედვით, მაგრამ საერთო სია ხშირად ასე გამოიყურება:

• დასაზღვრეთ კომპანიის საჭიროება კონკრეტულ პროდუქტზე;
• შეიძინეთ საქონელი საუკეთესო შესაძლო ფასად;
• ხელშეწყობა მაღალი ბრუნვისთვის;
• შექმენით პირობები საქონლის დროულად მისაღებად;



• შეაფასეთპროდუქტის ხარისხი და შეიძინეთ უმაღლესი ხარისხის;
• შეინარჩუნეთ ურთიერთობა მომწოდებელთან ან მომწოდებლებთან;
• ეფექტური მუშაობა დანარჩენ კომპანიასთან;
• ეფექტურად თვალყური ადევნეთ შეძენილ საქონელს;
• აკონტროლეთ ბრუნვა, მიიღეთ მაქსიმალური სარგებელი კომპანიისთვის.

მთავარი ფუნქციები

სხვადასხვა ორგანიზაციაში შესყიდვების განყოფილების ფუნქციები შეიძლება მნიშვნელოვნად განსხვავდებოდეს ერთმანეთისგან. თუმცა არის ფუნქციები და პასუხისმგებლობები, რომლებიც ახასიათებს დეპარტამენტს თითქმის ყველა კომპანიაში:

• მიმწოდებლის ბაზრის მონიტორინგი;
• საქონლის ხელმისაწვდომობის მონიტორინგი;
• ასორტიმენტის დროული შევსება;
• მოძებნეთ საუკეთესო მომწოდებლები და ფასები;
• მოლაპარაკებები მომწოდებლებთან;
• საქონლის მიწოდებისა და ტვირთის ტრანსპორტირების კონტროლი;



• საქონლის მიღება;
• შეძენილი საქონლის ხარისხის კონტროლი;
• საჭიროების შემთხვევაში საჩივრები.

შესყიდვების განყოფილების დამატებითი ფუნქციები, რომლებიც შეიძლება იყოს ან არ იყოს ორგანიზაციაში - მისი სპეციფიკიდან და სტრუქტურიდან გამომდინარე:

• ასორტიმენტის მართვა;
• კონკურენტების შესახებ ინფორმაციის შეგროვება;
• მომწოდებლების ჩართვა მარკეტინგულ ორგანიზაციაში.

სტრუქტურა

შესყიდვების განყოფილების სტრუქტურა აგებულია იმის მიხედვით:

• ორგანიზაციის ზომა;
• ინდუსტრიები;
• ასორტიმენტის ერთეულების რაოდენობა ბრუნვაში;
• მიმწოდებელთა რაოდენობა;
• მათი გეოგრაფიული მდებარეობა.

ორგანიზაციის ტიპის მიხედვით, შესყიდვების დეპარტამენტი შეიძლება იმართებოდეს ცენტრალურად ან რეგიონულად.

როგორც წესი, ეს არის მატრიცული სტრუქტურა, რომელიც შედგება შესყიდვების დეპარტამენტის ხელმძღვანელის (ხელმძღვანელი, დირექტორი) და შესყიდვების მენეჯერები (სპეციალისტები).

ერთეულების ან კატეგორიების საშუალო რაოდენობა თითო მენეჯერზე არის დაახლოებით 7, მაგრამ ეს შეიძლება განსხვავდებოდეს წარმოების მოცულობის ან ბრუნვის მიხედვით.

განყოფილების და მისი თანამშრომლების მოვალეობები

შესყიდვების დეპარტამენტის ეფექტური მუშაობისთვის აუცილებელია შესყიდვების განყოფილების პასუხისმგებლობების მკაფიო განაწილება მის თანამშრომლებს შორის.

განყოფილების უფროსის მთავარი პასუხისმგებლობაა უზრუნველყოს საჭირო საქონლის მიწოდების უწყვეტობა და სტაბილურობა დეპარტამენტის მუშაობის ოპტიმიზაციისა და თანამშრომელთა საქმიანობის კოორდინაციის გზით. ასევე, შესყიდვების მენეჯერს უნდა ჰქონდეს წარმოდგენა ყველა დადებულ კონტრაქტზე და კატეგორიაზე, რათა მოაწყოს და გააგრძელოს დეპარტამენტის ეფექტური მუშაობა რომელიმე თანამშრომლის არყოფნის შემთხვევაშიც კი..

დეპარტამენტის შესყიდვების მენეჯერების ან რიგითი სპეციალისტების მოვალეობებში შედის საქონლის მიწოდების ორგანიზება, ტვირთის ტრანსპორტირების თვალყურის დევნება, შეძენილი ლოტების გადახდის კონტროლი და შესყიდვების დაგეგმვა.

ეფექტური მოდელი იქნება, სადაც თითოეულ მყიდველს აქვს საკუთარი პასუხისმგებლობის სფერო, რომელიც შედგება სტატიების ან პროდუქტის კატეგორიების სიისგან.

თანამშრომლების მოთხოვნები

თანამშრომლების პასუხისმგებლობისა და დეპარტამენტის ფუნქციების გათვალისწინებით, შეგიძლიათ შექმნათ მოთხოვნების სიაიდეალური კანდიდატი მყიდველის პოზიციაზე.

შესყიდვების დეპარტამენტის თანამშრომლებს უნდა ჰქონდეთ შემდეგი უნარები, ცოდნა და პიროვნული თვისებები:

• ინფორმაციის ანალიზის უნარი. მიმწოდებლის არჩევანი უნდა ეფუძნებოდეს ბევრ კრიტერიუმს. ეს არის საუკეთესო ფასი და გეოგრაფიული უპირატესობა და მიმწოდებელი კომპანიისა და თქვენი ორგანიზაციის ლოგისტიკის გასწორება.
• ფასების პრინციპების ცოდნა.
• შესყიდვების სამართლებრივი ბაზის ცოდნა.
• კონტრაქტების შედგენისა და დადების უნარი.
• მოლაპარაკების უნარი. ზოგჯერ ძალიან მნიშვნელოვანია თქვენი კომპანიისთვის მომწოდებელთან ინდივიდუალური პირობების შედგენა. მიმწოდებლის ფასის შემცირება ან მიმწოდებლის რესურსების გამოყენება აქციებისთვის, პროდუქტის სპეციფიკური ტრენინგი მათი პერსონალისთვის, პროდუქტის განვადება და გადახდის შემდგომი სისტემები შეიძლება იყოს კარგი კონკურენტული უპირატესობა მსგავს კომპანიებს შორის.
• საქმიანი ურთიერთობების შენარჩუნების უნარი.
• თქვენი აქტივობების დაგეგმვის უნარი.

მყიდველებისა და შესყიდვების მენეჯერის მოტივაცია

შესყიდვების განყოფილების მოტივაციის სისტემა ისე უნდა იყოს აგებული, რომ თანამშრომელმა მაქსიმალური ეფექტურობით იმუშაოს. მაგრამ ამავე დროს, არ უნდა წამოიჭრას ურთიერთსაწინააღმდეგო მოთხოვნები და მოთხოვნები, რომლებიც აღემატება თანამშრომლის შესაძლებლობებს.

თვიური მოტივაციის სისტემის დასანერგად გჭირდებათ:

• შექმენით KPI მოდელი დეპარტამენტისთვის. ეს არის ისეთი ინდიკატორები, როგორიცაა შესყიდვების გეგმის შესრულება, ბრუნვის კოეფიციენტი, გაყიდვების მომგებიანობა.საქონელი, ძველი საქონლის არსებობა და არარსებობა.
• შექმენით მუშაობის ძირითადი ინდიკატორების მოდელი თითოეული თანამშრომლისთვის, ისეთი კრიტერიუმების საფუძველზე, როგორიცაა ორგანიზაციის ფასების დელტა კონკურენტებთან შედარებით, საჭირო პროდუქტის ხელმისაწვდომობა, შეძენილი პროდუქტის ხარისხი, ახალი ბრენდების გაშვება, ინდივიდუალური მომწოდებლების პირობები და სხვა.
• KPI მოდელის მიხედვით, პრემია გამოითვლება. უფრო მეტიც, ეფექტური იქნება პრემიის გადახდა, რომელიც შედგება ორი ნაწილისგან: ბონუსი დეპარტამენტის მუშაობისთვის და ბონუსი გეგმების პირადი შესრულებისთვის.

ამავდროულად, თითოეულ KPI კრიტერიუმს უნდა ჰქონდეს ისეთი თვისებები, როგორიცაა:

• გაზომადობა;
• გამჭვირვალობა;
• დაგეგმვის კრიტერიუმი უნდა შეიქმნას ბაზრის ტენდენციების გათვალისწინებით.

ანუ მყიდველს სურვილის შემთხვევაში შეუძლია დამოუკიდებლად გამოთვალოს თავისი პრემიის ოდენობა.

განყოფილების უფროსის ბონუსი შეიძლება დაფუძნდეს მთელი დეპარტამენტის ინდიკატორებზე და ასევე მოიცავდეს თითოეული თანამშრომლის მუშაობის მაჩვენებლებს ინდივიდუალურად.

ამავდროულად, შესყიდვების დეპარტამენტის რიგითი თანამშრომლის პრემია უნდა იყოს მთელი ხელფასის დაახლოებით 50%, ხოლო დეპარტამენტის უფროსის პრემია უნდა იყოს დაახლოებით 30-40%. დანარჩენი ხელფასია, რადგან განყოფილების შესრულების ყველა მაჩვენებელი არ შეიძლება იყოს მიბმული კონკრეტული თანამშრომლის საქმიანობასთან.

გაყიდვები ეკისრება მყიდველის პასუხისმგებლობას

შესყიდვების განყოფილების KPI-ს გამოთვლებში შეგიძლიათ გამოიყენოთ ისეთი კრიტერიუმი, როგორიცაა შეძენილი საქონლის ბრუნვა - გაყიდვების თანაფარდობა მის აქტივებთან.

როგორც ჩანს, მყიდველმა უნდასაქმე მხოლოდ საქონლის შეძენას ეხება, მაგრამ მაინც შეძენილი საქონლის ხარისხი, მისი ფასის მიმზიდველობა საბოლოო მომხმარებლისთვის ან კომპანიის კლიენტისთვის მნიშვნელოვნად მოქმედებს გაყიდვების გეგმის განხორციელებაზე.

ამიტომ, გაყიდვების რაოდენობა და ხარისხი ნახევარი დამოკიდებულია კარგად ჩატარებულ შესყიდვებზე.

შესყიდვების განყოფილების ადგილი ორგანიზაციის სტრუქტურაში

ამოცანები, რომლებსაც შესყიდვების დეპარტამენტი წყვეტს, თანამედროვე მარკეტინგის ტენდენციების შესაბამისად, უნდა გადაწყდეს შემდეგი თანმიმდევრობით:

• პირველ რიგში, აგებულია გაყიდვების სტრატეგია (მზა პროდუქტი ან შეძენილი საქონელი).
• შემდეგ, თუ საწარმოშია შესყიდვების განყოფილება, წყდება წარმოების სტრატეგიის საკითხი.
• და მხოლოდ ამის შემდეგ არის შემუშავებული შესყიდვის სტრატეგია საჭირო საქონლის, ნედლეულის ან კომპონენტებისთვის.

შესყიდვების ხელმძღვანელი ხშირად ეცნობა უშუალოდ კომპანიის აღმასრულებელ დირექტორს.

ასევე უნდა იყოს ეფექტური კომუნიკაცია შესყიდვების განყოფილებასა და მარკეტინგისა და გაყიდვების განყოფილებას შორის. ამის გარეშე ბევრი მცდელობა შესყიდვების განყოფილების შესაქმნელად, მისი სტრუქტურისა და მოტივაციის გასაუმჯობესებლად სათანადო შედეგის გარეშე დარჩება.

თუ კატეგორიის მართვის სისტემა დანერგილია ჰოლდინგში ან ორგანიზაციაში, მაშინ მყიდველმა უნდა იმუშაოს კატეგორიის მენეჯერთან ერთად. ამავდროულად, აუცილებელია თითოეული სპეციალისტის პასუხისმგებლობის სფეროს დელიმიტირება, რათა მოტივაციის სისტემა დარჩეს გამჭვირვალე და ყველასთვის გასაგები.