აღრიცხვის ეფექტურობა: დოკუმენტების შენახვის ვადა

2026 ავტორი: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. ბოლოს შეცვლილი: 2025-01-24 13:19:20

ბუღალტრული აღრიცხვის ეფექტურობაზე დიდ გავლენას ახდენს საწარმოში დაგროვილი დოკუმენტების შენახვის კომპეტენტური ორგანიზაცია. ამიტომ, პრობლემების თავიდან ასაცილებლად, ნებისმიერ ბუღალტერს აუცილებლად უნდა გაეცნოს რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობის შესაბამისად დოკუმენტების შენახვის პირობებისა და პროცედურის მოთხოვნებს.

რა თანმიმდევრობით ინახება დოკუმენტები?

2013 წლიდან ფედერალური კანონმდებლობა მოითხოვს, რომ ნებისმიერმა საწარმომ შეინახოს ყველა პირველადი დოკუმენტი, ფინანსური ანგარიშგება, ბუღალტრული აღრიცხვა და სამუშაო სტანდარტები, ისევე როგორც ნებისმიერი სხვა დოკუმენტი, რომელიც დაკავშირებულია ამ ეკონომიკური სუბიექტის საქმიანობასთან. ეს წესი ასევე ვრცელდება დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით შენახვის პერიოდზე, რომლებიც სულ უფრო ხშირად გამოიყენება სხვადასხვა ორგანიზაციული და სამართლებრივი ფორმის საწარმოების ეკონომიკურ საქმიანობაში.

რამდენი დრო სჭირდებაშეინახოთ დოკუმენტები?

საბუთების შენახვის ვადა - მინიმუმ ხუთი წელი ან მეტი (ორგანიზაციის მიერ დადგენილი წესით). საინტერესოა, რომ საგადასახადო კოდექსი ითვალისწინებს შენახვის სხვა პერიოდებს (ოთხი წელი). ეს ეხება ყველა ფინანსურ ანგარიშგებას და პერიოდი გამოითვლება მისი ბოლო გამოყენების მომენტიდან. უმჯობესია, რა თქმა უნდა, დოკუმენტები ხუთი წლის განმავლობაში შეინახოთ, რაც დიდ დროს და ნერვებს დაგიზოგავთ, თუ რამე მოხდება! ცალკე უნდა განიხილებოდეს საგარეო სავაჭრო ტრანზაქციების დოკუმენტები. თუ უცხოური კონტრაქტორი სახელმწიფო ითვალისწინებს დოკუმენტების შენახვის უფრო მეტ პერიოდს, ვიდრე რუსეთის ფედერაციაში, მაშინ უმჯობესია აირჩიოთ იგი და არ იმედოვნებთ, რომ მომავალში ტრანზაქციასთან დაკავშირებული პრობლემები არ იქნება. და ეს აუცილებლად უნდა იყოს გათვალისწინებული საწარმოს შინაგანაწესით, რაც თანამშრომლების ბევრ შეცდომას აღკვეთს.

ვინ არის პასუხისმგებელი დოკუმენტების შენახვაზე?

კანონის „წერილის“შესაბამისად, ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ე.ი. მისი აღმასრულებელი დირექტორი პირადად არის პასუხისმგებელი საწარმოს არქივში არსებული დოკუმენტების შენახვაზე. თუ არ არის დაცული დოკუმენტების შენახვის ვადა ან დოკუმენტბრუნვის ორგანიზება, მაშინ საწარმოდან აკრიფეთ ჯარიმა ათი ათასი რუბლის ოდენობით, ხოლო განმეორებითი დარღვევისთვის ოცდაათი ათასი რუბლი. იმ შემთხვევაში, თუ ასეთმა უპასუხისმგებლობამ გამოიწვია გადასახადის თანხის არასაკმარისი შეფასება, მაშინ გადაუხდელი გადასახადის ოცი პროცენტი უნდა გადაიხადოს, მაგრამ ეს ჯარიმა არ შეიძლება იყოს ორმოცი ათასი რუბლის ნაკლები. რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობა ასევე ცალკე ადგენს ჯარიმებსოფიციალური პირები საწარმოში დოკუმენტების შენახვის არაეფექტური ორგანიზებით გამოწვეული ზარალისთვის.

როგორ გავანადგურო დოკუმენტები, რომლებსაც ვადა გაუვიდა?

დასაწყისისთვის, უნდა აღინიშნოს, რომ ზოგიერთი დოკუმენტი არ არის განადგურებული, არამედ გადატანილია მუნიციპალურ არქივში, ამიტომ ძალიან მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ მათი შენახვის ვადის მონიშვნა, არამედ ზრუნვა მის განთავსებაზე. წარწერა "ექსპერტი განხილვის კომისია" (EPK). თუ არ არის საჭირო დოკუმენტების არქივში გადატანა, მაშინ ორგანიზაციის ხელმძღვანელმა უნდა გამოსცეს აქტი დოკუმენტების განადგურების შესახებ. თუ ასეთი აქტი არ არის შედგენილი, მაშინ საბუთები დაკარგულად ითვლება და საჭიროა ბრძანება ასეთი ზარალის გამოსაძიებლად კომისიის დანიშვნის შესახებ.