ადმინისტრაციული პერსონალი არის ბიზნეს ჯაჭვის აუცილებელი რგოლი

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

დღემდე, ზოგიერთი მეწარმე თვლის, რომ ადმინისტრაციული პერსონალი არის ფულის ფლანგვა და არასაჭირო ბიუროკრატია. თუმცა, ასეთი განცხადება შეიძლება იყოს სამართლიანი მხოლოდ ძალიან მცირე ფირმებისთვის, სადაც ხელმძღვანელი იღებს ყველა პასუხისმგებლობას. ფაქტობრივად, ადმინისტრაციული პერსონალი არის მნიშვნელოვანი რგოლი ბიზნეს ჯაჭვში. სწორედ ის აწესრიგებს საწარმოს მუშაობას, პასუხისმგებელია მის კომუნიკაციაზე გარე სამყაროსთან, კონტრაქტების, შეკვეთების დროულად შესრულებაზე, აკონტროლებს გადახდების მიღებას.

მდივნის, ოფის მენეჯერის, პერსონალური ასისტენტის ერთი დღით არყოფნაც კი გვიჩვენებს, თუ რამდენი ადმინისტრაციული პერსონალია საჭირო ბიზნესში. ჩვენ მიერ ზემოთ დასახელებული პოზიციები ამ ტიპის ძირითადი სამუშაოებია. თუმცა, ისინი არ შემოიფარგლება მხოლოდ ამ ტიპის საქმიანობით. ვინ ეკუთვნის ადმინისტრაციულ პერსონალს მდივანთან ერთად? კლერკი, ქოლ ცენტრის თანამშრომელი, ოფის მენეჯერი, პერსონალური ასისტენტი, მდივან-თარჯიმანი. შეცდომაა იმის დაჯერება, რომ ნებისმიერს შეუძლია ასეთი საქმის გაკეთება.მოკლე კურსების შემდეგ. საწარმოს საქმიანობის ხარისხიანად ორგანიზებისთვის საჭიროა არა მხოლოდ პიროვნული თვისებები, როგორიცაა დიპლომატია, ობიექტურობა, პუნქტუალურობა.

ადმინისტრაციული პერსონალი არის პირები, რომლებსაც აქვთ წვდომა ძალიან მნიშვნელოვან ინფორმაციაზე, რომელზედაც ხშირად დამოკიდებულია მთელი კომპანიის ფუნქციონირება. ამიტომ, კომპეტენტური საოფისე მუშაობა, სწრაფი ბეჭდვა, სიზუსტე, კეთილსინდისიერება და ორგანიზაციული უნარები უბრალოდ აუცილებელია. გარდა ამისა, საჭიროა სპეციალური ცოდნაც. იდეალურ შემთხვევაში, ადმინისტრაციული პერსონალი არის უმაღლესი განათლების მქონე თანამშრომლები, არ არის აუცილებელი სპეციალიზებული. მთავარი მოთხოვნა იქნება მნიშვნელოვანი ინფორმაციისა და დოკუმენტების დამუშავების უნარი.

ოფის მენეჯერი, პრეზენტაბელური გარეგნობისა და მანერების გარდა, კომპეტენტურად უნდა დაუკავშირდეს საწარმოს ვიზიტორებს, რადგან მათ შორის იქნებიან პარტნიორები და პოტენციური მომხმარებლები. ზოგჯერ ასეთ სპეციალისტს ევალება კომპანიის საქონლის ან მომსახურების პოპულარიზაციაც. ნებისმიერ შემთხვევაში, ეს არის ის, ვინც კოორდინაციას უწევს ყველა სამსახურის მუშაობას და ხელმძღვანელთან კომუნიკაციას. იგი ასევე პასუხისმგებელია სამუშაო გრაფიკის დაცვაზე, შეხვედრებისა და მოლაპარაკებების განრიგზე. პირადი ასისტენტი ეხმარება მენეჯერს საქმიანი მოგზაურობის ორგანიზებაში ქვეყნის მასშტაბით და საზღვარგარეთ. მეწარმეები ცდილობენ ამ თანამდებობაზე აირჩიონ უცხო ენების მცოდნე, საქმიანი ეტიკეტის მქონე, კომპეტენტური და პუნქტუალური ადამიანი. როგორც წესი, ქალები მუშაობენ მდივნად და თანაშემწედ, თუმცა პირიქითპოპულარული რწმენის თანახმად, არა ახალგაზრდა, არამედ განათლებული ქალბატონები 25 წელზე უფროსია. მაგრამ ოფისის მენეჯერი შეიძლება იყოს კაცი, ეს ყველაფერი ინდუსტრიაზეა დამოკიდებული. დამატებითი უპირატესობა იქნება არა მხოლოდ სამუშაო გამოცდილება, არამედ პროფესიული ცოდნა დოკუმენტების მართვის სფეროში. გასაკვირია, მაგრამ კომპეტენტური და განათლებული სპეციალისტების, ახალგაზრდა უნივერსიტეტის კურსდამთავრებულების სიმრავლის პირობებში, არც ისე ადვილი საქმეა კვალიფიციური ადმინისტრაციული პერსონალის პოვნა. ყოველივე ამის შემდეგ, მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ სპეციალიზებული ცოდნა, არამედ პიროვნული თვისებებიც: არაკონფლიქტური, ობიექტურობა, მორჩილებისა და ლიდერობის უნარი, ორგანიზაციული უნარები.