პროექტის მართვის გეგმა: აღწერა, შედგენა, ანალიზი

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

რა არის პროექტის მენეჯმენტის გეგმა შეიძლება გავიგოთ ტერმინის პროექტის მენეჯმენტის გაგებით. ეს არის ხელოვნება და ამავე დროს მეცნიერება, რომელიც კარგად არის დამკვიდრებული მომხმარებელზე ორიენტირებულ საბაზრო ეკონომიკაში. ეს არის სამუშაო გეგმის სტრუქტურირებული შემუშავება გარკვეული თარიღებისთვის შუალედური მიზნების აღნიშვნით. მისი განხორციელების ფარგლებში ინიშნება პასუხისმგებელი პროექტი, რომელიც შეასრულებს სამუშაოებს და მარეგულირებელი ორგანოები, რომლებიც მონიტორინგს გაუწევენ რეგლამენტის დაცვას. არის თუ არა პროექტის მენეჯმენტი ყოველთვის ეფექტური? ვინ ან რა ახდენს გავლენას საბოლოო შედეგზე?

თეორიული ასპექტი

პროექტის მართვის გეგმა ყოველთვის ასოცირდება ინოვაციურ განხორციელებასთან და შედგება ახალი პროდუქტის, ბაზრის, მომხმარებელთა კატეგორიების ანალიზის ელემენტებისგან. მისი მთავარი მიზანია უმოკლეს დროში გადაჭრას დაგეგმილი ამოცანები ფულის მაქსიმალური დაზოგვით.რესურსები.

დიზაინის მიხედვით, თითოეულ პროექტს აქვს შეზღუდული ინოვაციური ეფექტი. ინოვაცია გამოიხატება ინდივიდუალური მიდგომით ისეთი საქონლის შექმნისადმი, რომელიც განსხვავდება მსგავსი საქონლისა თუ მომსახურებისგან. ეს უნარი საშუალებას გაძლევთ სისტემატურად დახვეწოთ და შეცვალოთ პროდუქტის ან სერვისის თვისებები.

ეს პარამეტრი არის პროექტის კომუნიკაციის მართვის გეგმის განუყოფელი ნაწილი, ახალი პროდუქტების შემუშავება, სამშენებლო სამუშაოების შეკეთება ან საარჩევნო კამპანია, კომპანიაში საინფორმაციო სისტემის ჩამოყალიბება.

თეორიული ასპექტი მოიცავს კომბინირებულ ცოდნას, უნარებს, გზებსა და საშუალებებს ახალი პროდუქტისა და სერვისის შესაქმნელად. ბაზრის მოთხოვნებისა და ინვესტორების მოლოდინების დასაკმაყოფილებლად აუცილებელია ოპტიმალური ბალანსი მოძებნოთ ხარჯებს, ვადებს, მიზნებსა და განხორციელებული პროექტის ხარისხს შორის.

პროექტის გეგმა ლოგიკურად უნდა დააკავშიროს ცოდნის ყველა სფერო ხელმისაწვდომ რესურსებთან და შემსრულებლების პოტენციალთან.

სისტემების ტიპები

ნებისმიერი დავალება, როგორიცაა ახალი პროდუქტის შექმნა და შემდეგ მისი გაყიდვა, შეიძლება შესრულდეს პროექტის მართვის გეგმით ან მის გარეშე.

პირველი ვარიანტი დაფუძნებული იქნება მატრიცული სისტემის გამოყენებაზე, რომელიც განსაზღვრავს პროექტის პასუხისმგებელ (მენეჯერს). ის ანგარიშს გაუწევს დირექტორს და მისი ჯგუფი შედგება სხვადასხვა განყოფილების თანამშრომლებისგან, რომლებიც გათავისუფლდებიან უშუალო სამუშაო მოვალეობებისგან პროექტის ხანგრძლივობის განმავლობაში. ასეთი საკადრო ცვლილებები მოითხოვს გუნდურ გაერთიანებას და პროექტის მიზნებისა და შედეგების მკაფიო გაგებას.

მეორე ვარიანტი ვარაუდობს, რომ ერთ-ერთი დეპარტამენტის უფროსი დაინიშნება პასუხისმგებლობით. ყველა საპროექტო დავალებას ამ განყოფილების თანამშრომლები შეასრულებენ. მაგრამ ზოგადად, თანამშრომლებს არ ექნებათ ამ ამოცანის სრული გაგება და მას დამატებით ტვირთად აღიქვამენ. შედეგად, დრო და შედეგები შეიძლება იყოს არაპროგნოზირებადი.

პროექტების მრავალფეროვნება

კომპანიები იყენებენ პროექტებს სამუშაოზე, როგორც ინიციატივების მიღების არატრადიციულ მეთოდად, რომელიც არ შეიძლება გამოყენებულ იქნას ყოველდღიურ ოპერაციებში. მათი წილი კომპანიებში ყოველწლიურად იზრდება.

პროექტები ყოველთვის განსხვავებულია, მაგრამ მათ აქვთ რაღაც საერთო. ეს არის შეზღუდული დროის პირობები, კომპეტენტური შემსრულებლების ძიება და დამატებითი ფული. გამოირჩევა შემდეგი მიმართულებები:

1. არქიტექტურული დიზაინი. ბიზნესში წარმატების მისაღწევად აუცილებელია ინჟინრების, დიზაინერების, მომხმარებლებისა და ინვესტორების მონაწილეობა. თვალსაჩინო მაგალითია გამომგონებელი და არქიტექტორი აშშ-დან ბ. ფულერი, რომელმაც მოახერხა ხალხის დაინტერესება და მოდულური სველი წერტილების მოდელის შემუშავება. ეს ოთახები ეკონომიური ვარიანტია და დღესაც გამოიყენება საცხოვრებელი კორპუსების მშენებლობაში.
2. კონცეპტუალური ხედვა. საქმე იმაშია, რომ შეიქმნას პირობები ახალი იდეების შესაქმნელად. მაგალითად არის პროექტი აშშ-ში სატელეფონო კომპანიებთან, რომლებიც ეძებენ სატელეფონო ჯიხურების დაცვას მარაუდებისგან. მრავალი ვარიანტიდან, ჩვენ დავსახლდით უჟანგავი ფოლადის კონსტრუქციაზე. დღეს ეს ელემენტი შეიძლება შეინიშნოს წინა კარზე.ბევრ შენობაში.
3. დაგეგმვა. ძალიან მნიშვნელოვანია პროექტის შესრულების თანმიმდევრობის აგება. მაგალითად, ამ კრიტერიუმის მიხედვით, იელოუსტოუნის ეროვნულმა პარკმა მოახერხა კვეთის გენერალური გეგმის განხორციელება და მისი მოვლა.
4. ობიექტების მშენებლობა. ნამუშევარი ყურადღებას ამახვილებს მშენებლობის ნორმებთან და წესებთან შესაბამისობაზე, ასევე თითოეული ეტაპის სისტემატურ კონტროლზე. მაკონტროლებელი ორგანოს არარსებობამ შეიძლება გამოიწვიოს ობიექტის განადგურება გაუთვალისწინებელი დაზიანებით.

ერთ-ერთ მიდგომაზე გადაწყვეტილების მიღებამდე აუცილებელია პროექტის ხარისხის მართვის გეგმის შემუშავება. სამედიცინო აღჭურვილობის ან მედიკამენტების წარმოებაში უმჯობესია ყურადღება გამახვილდეს დაგეგმვის ეტაპების ხარისხზე. იმ შემთხვევაში, როდესაც მზა პროდუქციას ერთი ადგილიდან მეორეში გადატანა სჭირდება, მაგალითად, კონდიცირებისა და გათბობის სისტემების დამონტაჟება მრავალსართულიან შენობებში, ყურადღება გამახვილებულია კონტროლზე.

წარმატების ფაქტორი

პროექტის მართვის გეგმა დღეს წარმატებული შედეგის განუყოფელი ნაწილია. წარსულში მისი შექმნა დამახასიათებელი იყო წარმოების ტრადიციული სფეროებისთვის (თავდაცვა, ენერგეტიკა, მშენებლობა). ამჟამად ამ მიდგომას იყენებს თითქმის ყოველი მეორე ფირმა, უფრო სწორად, ყველა ორგანიზაციის 45%. ეს მოიცავს ფინანსურ ინსტიტუტებს, რომლებიც აწვდიან მომსახურებას და საქონელს კომპანიას.

ხშირად, პროდუქტზე ორიენტირებული ფირმა გრძნობს საჭიროებას, სისტემატიურად შეცვალოს იგი მომხმარებელთა ახალი მოთხოვნების საპასუხოდ. ამ შემთხვევაში, შექმნაპროექტის მართვის გეგმა. დღეს, ორგანიზაციების უმეტესობა ფუნქციონირებს ამ მიდგომით.

რჩევები გეგმის შესაქმნელად

პრაქტიკაში, ბევრი კომპანია თავის მცდელობებში აწყდება სირთულეებს და გაკოტრდება. მაგალითად, Lockheed-მა, რომელიც ჩავარდა L-1011 თვითმფრინავით, ან ღრმა გვირაბის პროექტი, მიზნად ისახავდა ქალაქ ჩიკაგოს საკანალიზაციო ინფრასტრუქტურის გაზრდას. კომპანიებმა დიდი ხარჯები გაწიეს, ცდილობდნენ შეინარჩუნონ ის, რისი გაკეთებაც მოახერხეს და გარკვეულწილად გაყიდონ - მათი პროდუქტი.

წარუმატებლობის მთავარი მიზეზი ის იყო, რომ პროექტის მენეჯმენტის გეგმის დეტალური შემუშავება არ განხორციელებულა და კომპანიის მენეჯმენტი მთლიანად იყო ორიენტირებული საბოლოო შედეგზე და არა მიზნის მიღწევის თანმიმდევრულ ეტაპებზე.

წარმატებული საწარმოს განსახორციელებლად აუცილებელია კონცეფციის შემუშავება ქმედებების მკაფიო თანმიმდევრობით, შემდეგი რჩევების გათვალისწინებით:

1. იხილეთ პროექტი მესამე მხარისგან. ეს ტექნიკა საშუალებას მოგცემთ ობიექტურად შეაფასოთ რა ხდება, ახლებურად შეხედოთ სიტუაციებს, მოაგვაროთ წარმოშობილი პრობლემები და გადახედოთ ხარჯებს;
2. გადაწყვეტილების მიღების დელეგირება. ასეთი მიდგომა უზრუნველყოფს პროექტის შუალედური მიზნების გააზრებას, ეფექტურობას რამდენჯერმე გაზრდის;
3. შეადგინეთ სარეზერვო გეგმა. წარმოქმნილი პრობლემების გადაჭრის დამატებითი ვარიანტები დაგეხმარებათ დროისა და ფულის დაზოგვაში. და კონცეფციის რამდენიმე ნაწილად დაყოფა დააახლოებს მას დასრულებას.

პასუხისმგებელია მენეჯმენტზე

ხარისხის მართვის გეგმაპროექტი მაშინ ეფექტურია, როცა მისი ლიდერი გარკვეულ კრიტერიუმებს აკმაყოფილებს. ისეთი ადამიანის არჩევა, რომელსაც შეუძლია განახორციელოს საჭირო აქტივობები და აიყვანოს კომპანია ახალ დონეზე, სარისკო საქმეა. თუმცა, სჯობს, არ გადადოთ საკითხის გადაწყვეტა.

კანდიდატის მთავარი ატრიბუტები უნდა იყოს პასუხისმგებლობა, ამბიცია, ადამიანების მართვის უნარი და კომპეტენციის მაღალი დონე. პრაქტიკაში ეს საკმარისი არ არის, რადგან მას ნაწარმოების შინაარსიც უნდა იცოდეს. პროექტის ფარგლების მართვის გეგმა უმეტეს შემთხვევაში შედგება ეტაპებისგან:

• დოკუმენტაციის შემუშავება;
• უფლებამოსილებებისა და ამოცანების განაწილება;
• სამუშაო გეგმის დამტკიცება;
• სცენარების შექმნა მოულოდნელი სიტუაციებისთვის.

საბოლოოდ უმჯობესია უპირატესობა მიენიჭოთ მოტივირებულ და თვითნომინირებულ აპლიკანტებს. ეს გვიჩვენებს ლიდერის მთავარ თვისებას - სერიოზული გადაწყვეტილებების სწრაფად მიღების უნარს.

პროექტის რისკები

რისკების მართვის გეგმა არის სტრუქტურირებული სისტემა ფაქტორების იდენტიფიკაციის, მათი შეფასებისა და მათზე რეაგირებისთვის. იგი შედგება ხელმისაწვდომი და მისაღები პროგნოზირების ნორმებისგან სცენარის შედეგების თვალსაზრისით.

ბიზნესში არსებობს რისკის მართვის რამდენიმე დონე:

• მიდგომების იდენტიფიცირება და სამოქმედო გეგმის შედგენა;
• მოძებნეთ რისკები, რომლებსაც შეუძლიათ შეცვალონ პროექტის შედეგი;
• ხარისხობრივი და რაოდენობრივი რისკის შეფასება;
• მეთოდებისა და პროცედურების შემუშავება შესაძლო საფრთხეების შესამცირებლად;
• პროექტის მთელი ციკლის შესრულების მონიტორინგი.

რესურსები

თქვენ შეგიძლიათ გავლენა მოახდინოთ კონცეფციის საბოლოო შედეგების ზრდაზე, ასევე შეამციროთ სამუშაოს ღირებულება და დრო, ამოცანის შესასრულებლად თანამედროვე ტექნოლოგიების, კვალიფიციური თანამშრომლებისა და ფინანსური რესურსების არჩევით. გამოყენებული ტექნოლოგიები და პროექტის რესურსების მართვის გეგმა კომპანიის წარმატების ძირითად ინსტრუმენტად ითვლება.

გასაღებთან ერთად საჭიროა დამატებითი ხელსაწყოები გასაღების სამართავად. მაგალითად, მათ შეუძლიათ დადოს კონტრაქტები, რომლებიც საშუალებას მოგცემთ მოიზიდოთ საჭირო რესურსები საჭირო დროს. გემები ანიჭებენ პერსონალის მართვის სისტემას და თავად კონცეფციას, ყველა მონაწილის საინფორმაციო ურთიერთქმედების ფორმირებას.

რეიტინგი

პროექტის მართვის გეგმების ანალიზი მოიცავს ორ ელემენტს: სტრუქტურის შეფასებას და განხორციელების ხარისხის შემოწმებას. საჭიროა ანალიზი, რათა სრულად გავიგოთ, რამდენად ეფექტურია კონცეფცია ინვესტირებული რესურსების თვალსაზრისით.

პირველი ელემენტი მოიცავს თანამშრომლების მიერ ინდიკატორების, ამოცანების, მუშაობის საბოლოო შედეგების შეფასებას. აქ კორექტირება ხდება სამომავლო სამუშაო პროცესზე. ყველა შემდგომი პროცესი დაკავშირებული იქნება შესრულების ანალიზის ელემენტთან, რომელშიც ჩაწერილია შესრულებული სამუშაო და შემუშავებულია პროგნოზები.

კომპანიების უმეტესობა იყენებს კონცეფციის კრიტერიუმების შეფასების სისტემას, სადაც ისინი აფასებენ ხარჯებს, სამუშაოს ხანგრძლივობას და მათ ხარისხს. თუ რომელიმე კრიტერიუმი არ არის დაკმაყოფილებული, ყალიბდება პროექტის ცვლილების მართვის გეგმა. ამ შემთხვევაში ხდება ინდიკატორების, ამოცანების მნიშვნელობების გადახედვამიმდინარეობს მორგება.

ანალიზის საბოლოო ეტაპი არის მიღწეული შედეგების შედარება დაგეგმილთან.

გაუთვალისწინებელი გარემოებები

პროექტის მენეჯმენტის გეგმის განხორციელებაში მნიშვნელოვან როლს თამაშობს დირექტორის სიმშვიდე გაუთვალისწინებელ სიტუაციებში და წარმოქმნილი პრობლემების ადეკვატური შეფასება.

ლიდერში ამ ხარისხის ნაკლებობა და გარკვეული გადაწყვეტილების შედეგების გასათვალისწინებლად დროის ნაკლებობა პრობლემების მთავარი მიზეზია. გადაუჭრელი ამოცანები, რომლებიც გაჩნდა მუშაობის დასაწყისში, შეიძლება არ მოგვარდეს, რაც გამოიწვევს გამოტოვებულ ვადებს ან არასაჭირო ეკონომიკურ ხარჯებს. ამავდროულად, ხელმძღვანელობის ქმედებებში შიში და გაურკვევლობა შეიძლება სწრაფად გავრცელდეს მთელ სამუშაო ჯგუფზე. ეს არის ფსიქოლოგიური ქცევა. ამიტომ ლიდერისთვის ძალიან მნიშვნელოვანია კონცენტრაცია და არ დაკარგოს სიმშვიდე ემოციების დამალვით.

პროექტის მრავალფეროვნება

პროექტის მენეჯმენტის ნებისმიერი გეგმა მოითხოვს მრავალი ამოცანის ერთდროულად შესრულებას. ამავდროულად, თითოეულ კითხვას ზუსტად და დეტალურად უნდა გაეცეს პასუხი. ნებისმიერი გაჩენილი ნიუანსი განსაზღვრავს თავად პროექტის ბედს. რისკის პრევენციის საკითხი ძირითადად სპეციალისტების კომპეტენტური მიდგომით წყდება.

წარმატებული პროექტის განსახორციელებლად, თქვენ უნდა დააკვირდეთ ამოცანების შესრულების სიჩქარეს, ყურადღება მიაქციოთ დეტალებს, დაავალოთ სამუშაო კოლეგებს და შეაფასოთ მისი ხარისხი პროექტის დაწყების ყველა ეტაპზე.

ყურადღება დეტალებზე

ჩაატარეთ ბაზრის ანალიზი, SWOT ანალიზი, ფულადი სახსრების გაანგარიშება დასხვა ძირითადი ინდიკატორები უზრუნველყოფს პროექტის ეფექტურობის ზრდას. პროექტის მართვის ბიზნეს გეგმა არა მხოლოდ განსაზღვრავს განხორციელებული საწარმოს ტიპს, არამედ მოიცავს შემოსავლებისა და ხარჯების პროგნოზებს. იგი მოიცავს შემდეგ ელემენტებს:

• ბიზნესის აღწერა;
• მარკეტინგის სტრატეგია;
• კონკურენტების შეფასება;
• ოპერაციული პროცედურები;
• პერსონალი.

დაგეგმეთ მთლიანობაში

პროექტის ყველა თანამშრომელი მოქმედებს როგორც ერთი მთლიანის ნაწილი, რადგან საბოლოო შედეგი დამოკიდებულია მათ ქმედებებზე.

თითოეული მონაწილე, თავისი პასუხისმგებლობის ფარგლებში, გავლენას ახდენს სამუშაო ჯგუფის სულისკვეთებაზე და ზოგადად მუშაობის ეფექტურობაზე. მენეჯმენტში მნიშვნელოვანია არა მუდმივი კამპანია დასახული ამოცანების განსახორციელებლად, რათა მიაღწიოს შესრულების საჭირო ინდიკატორებს, არამედ უზრუნველყოს, რომ თითოეული მონაწილე გრძნობს მათ მნიშვნელობას საერთო საქმეში.