ბიზნეს სისტემების ავტომატიზაცია: ინსტრუმენტები და ტექნოლოგიები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

CRM-სისტემები, ERP-გადაწყვეტილებები, WEB-ინსტრუმენტები და BPM-კონცეპტები - ყველა ეს ტერმინი ეხება დღევანდელ მეწარმეებს, რომლებიც ცდილობენ თავიანთი ბიზნესის მოდერნიზებას. გაუგებარი აბრევიატურები, ბუნდოვანი უცხო ტერმინები… და მართალია, რა არის ეს ყველაფერი - ERP-, BPM-, CRM- სისტემები?

ახალი ნივთები მასების სასარგებლოდ

ბოლო დროს, საინფორმაციო ტექნოლოგიები, გამოთვლითი სიმძლავრე გახდა ყოველდღიური ცხოვრების მნიშვნელოვანი ელემენტი. მათ არ გვერდი აუარეს მეწარმეობის სფეროს. ბიზნეს სისტემების ავტომატიზაცია საკმაოდ რთული პროცესია ისეთი პროგრამული პაკეტის დაწერისთვის, რომელიც საშუალებას მოგცემთ აკონტროლოთ ყველაფერი, რაც ხდება კომპანიის შიგნით და, თუ ეს შესაძლებელია, შეამციროთ ადამიანური ფაქტორის შეცდომების დაშვების ალბათობა.

ტრადიციული ბიზნესის მართვის მოდელები თანდათან ხდება წარსულის რელიქვია. ბიზნეს სისტემების ავტომატიზაცია ამ დღეებში სავალდებულო მოვლენაა, რომელიც ჯობია არ გადადოთ, რადგან კომპანიის მოქნილობა, ბაზარზე გადარჩენის უნარი, ცვალებად პირობებთან ადაპტირება სასტიკი კონკურენციის პირობებშიც კი დიდწილად ამაზეა დამოკიდებული.

ზოგადი ტერმინოლოგია

ბიზნესიპროცესი - ეტაპების ერთობლიობა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გაამარტივოთ და განახორციელოთ სტრატეგია საწარმოს ლიდერების მიერ ჩამოყალიბებული მიზნების მისაღწევად. ეფექტური ბიზნესის ავტომატიზაციის ხელსაწყოების გამოყენებით, შეგიძლიათ ყველა ოპერაციის სტანდარტიზირება, რათა მიიღოთ ის, რაც გსურთ. ეს გახდის მომხმარებლებთან ურთიერთობას უფრო ეფექტურს, ორგანიზაციის განყოფილებები იქნებიან მუდმივ დიალოგში და გაიზრდება მოგება. ამასთან, კლიენტურა კმაყოფილი დარჩება, ძველი მომხმარებლები დარჩებიან, რადგან მომსახურების ხარისხი საკმაოდ მაღალი იქნება და ახლები მოვა, მათ შორის, ადრე მომსახურეების რეკომენდაციით.

ბიზნესის პროცესის ავტომატიზაციის მთავარი მიზნებია სამუშაო ნაკადის გადაქცევა საქონლისა და მომსახურების ბაზარზე გადარჩენის ეფექტურ, ეფექტურ, მომგებიან გზად. ფუნქციური და მოსახერხებელი გადაწყვეტილებების გამოყენებით მართვის სისტემების შემუშავება საშუალებას გაძლევთ მართოთ კომპანიაში არსებული ყველა პროცესი.

როგორ მუშაობს?

როდესაც მეწარმეს გადაწყვეტილების მიღება სჭირდება, უნდა გვესმოდეს, რომ ბიზნესის ავტომატიზაციის სისტემის არჩევა არ არის ადვილი და ძალიან საპასუხისმგებლო ამოცანა. აუცილებელია, შეძლებისდაგვარად, უპირატესობა მიანიჭოთ ეფექტურ პროდუქტს, რომელიც სპეციალიზირებულია იმ სფეროში, სადაც საწარმო მუშაობს. ითვლება, რომ ოფციები მოსახერხებელია გამოსაყენებლად და ეფექტურია ექსპლუატაციაში, რაც იძლევა ორგანიზაციის შიგნით მიმდინარე ყველა პროცესის მოდელირების საშუალებას, სირთულის მიუხედავად. თუ ის განხორციელდება ღრუბლოვან სერვერებზე, რაც ონლაინ წვდომის საშუალებას იძლევა, ასეთი ბიზნეს პროცესის ავტომატიზაცია ყველაზე მეტად იქნებაეფექტური.

ვიზუალური ხელსაწყოები სისტემასთან მუშაობას უფრო კომფორტულს ხდის, უფრო ადვილია შეყვანილი ინფორმაციის ხარისხის კონტროლი, შევსების სისრულე და ასევე საწარმოს თითოეული თანამშრომლის ეფექტურობის შეფასება. სწორი ინფორმაცია, რომელიც მიეწოდება მენეჯერს ბიზნეს პროცესის ავტომატიზაციის გზით, ხდება მენეჯერული გადაწყვეტილებების მიღების საფუძველი.

კარგი ყველასთვის

არანაკლებ მნიშვნელოვანია ბიზნესის ავტომატიზაციის ტექნოლოგიები კომპანიის მენეჯერებისთვის, რომლებიც ამგვარად იღებენ ინსტრუმენტს, რომლის მეშვეობითაც ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ დავალებებზე პასუხისმგებელ პირს, ისევე როგორც პროცესში ყველა მონაწილეს. ამავდროულად, შესაძლებელია სამუშაოს შესრულებაზე დახარჯული დროის გამოთვლა. ეს ინფორმაცია აუცილებელია აქტივობების შემდგომი დაგეგმვისთვის.

ბიზნესის ავტომატიზაციის სისტემების შემუშავებისას პროდუქტი უნდა შეიცავდეს ავტომატურ შეხსენებას, რომელიც საშუალებას გაძლევთ აკონტროლოთ გადაუდებელი ამოცანები. შეტყობინებები გენერირდება პროგრამის მიერ მითითებულ რეჟიმში, შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ ინფორმაციის გაცემა სხვადასხვა ღონისძიებების შესახებ, რომლებიც მნიშვნელოვანია ორგანიზაციის პერსონალისთვის და მომხმარებლებისთვის. სისტემის შემუშავებისას განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს დიზაინს - ინტერფეისი უნდა იყოს გასაგები ინტუიციურ დონეზე, რათა თანამშრომლებმა სწრაფად ჩაერთონ მასთან მუშაობაში და არ დაუშვან შეცდომები.

ყველაფერი გამყიდველებისთვის

ავტომატიზაციის სისტემის დანერგვის ერთ-ერთი მთავარი მიმართულებაა გაყიდვებში სპეციალიზირებული კომპანიების მუშაობის გაუმჯობესება და პირველ რიგში, პერსონალს მოუწევს მუშაობა ახალ პროდუქტზე,პასუხისმგებელია ტრანზაქციებზე. ავტომატიზაცია საშუალებას გაძლევთ გაანაწილოთ სამუშაო დრო და გაზარდოთ ყოველი ახალი დღის ეფექტურობა. სისტემაში დაპროგრამებული ბიზნეს პროცესები დაყოფილია ცალკეულ ეტაპებად და მენეჯერს, რომელიც იყენებს პროდუქტს, ყოველთვის შეუძლია მიიღოს დახმარების ინფორმაცია მიმდინარე საფეხურთან დაკავშირებით.

თანამედროვე სისტემები შეიცავს ინსტრუმენტებს, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ თვალყური ადევნოთ კონკრეტულ კლიენტთან ურთიერთობის ყველა ეტაპს. ეს ხელს უწყობს მოთხოვნების გაანალიზებას, რის საფუძველზეც შესაძლებელია სერვისის შეთავაზება, პროდუქტი, რომელიც აქტუალურია ამ კონკრეტული მომხმარებლისთვის. ინდივიდუალური მიდგომა და საჭიროებების გათვალისწინება დღეს ძალიან ფასდება. ეფექტურობის გასაანალიზებლად, შეგიძლიათ მიმართოთ გაყიდვების ძაბრის გაანგარიშების ავტომატიზაციას. მსგავსი ინსტრუმენტი სასარგებლო იქნება საწარმოს მუშაობაში არსებული ხარვეზების იდენტიფიცირებისთვის. ცნობილია სხვა ინსტრუმენტები, რომლებიც ეხმარება ანალიტიკას ბიზნეს პროცესებში. მეწარმემ თავისი საწარმოს სპეციფიკის გათვალისწინებით უნდა აირჩიოს ყველაზე მოსახერხებელი და ჩამოაყალიბოს დავალება პროგრამისტებისთვის, რომლებიც ახორციელებენ კონტროლის სისტემას.

მართეთ გონივრულად

ჩვეულებრივია საუბარი ბიზნეს პროცესის ავტომატიზაციის სისტემების სამ კლასზე: განვითარებადი, დამხმარე, პირველადი. გრადაცია განისაზღვრება კომპანიის მუშაობაზე გავლენის ხარისხით, შედეგის დამოკიდებულებით კონკრეტული სისტემის გამოყენების სისწორეზე.

ეფექტური ავტომატიზაცია ასევე არის ხელსაწყოების ნაკრები, რომლის მეშვეობითაც შეგიძლიათ აკონტროლოთ პოტენციური და უკვე ჩამოყალიბებული კლიენტების საჭიროებები. ახალი ლიდერი უნდა იყოსდარეგისტრირდა, აისახება სისტემაში, რათა მომავალში პროცესზე პასუხისმგებელმა მენეჯერმა გაითვალისწინოს ეს სამუშაოში და გაასწოროს თავისი ნაბიჯები.

ყველაფერი მომხმარებლისთვის

წარმატებით დაინტერესებული ნებისმიერი საწარმოს მუშაობის მთავარი იდეა არის კლიენტის მოთხოვნილებების დაკმაყოფილება მისი საჭიროებებისა და გემოვნების გათვალისწინებით. სერვისის უნაკლოობა ხდება დაგროვილი აუდიტორიის შენარჩუნების გასაღები და შესაძლებელია სწორედ ასეთი დონის სერვისის მიწოდება, თუ თქვენ დანერგავთ ავტომატიზირებულ საკონტროლო სისტემას ყველა ბიზნეს ტრანზაქციისთვის. ეს ხელს შეუწყობს ადამიანური ფაქტორით გამოწვეული შეცდომების თავიდან აცილებას და ყურადღების ცენტრში იქნება ყველა საკითხი, ვადები და მნიშვნელოვანი ასპექტები. მომხმარებელთა მრავალარხიანი მომსახურება საკმაოდ მნიშვნელოვანი ინსტრუმენტია გააზრებული და ეფექტური სისტემის დასანერგად.

განვითარება გულისხმობს საცნობარო პროცესის დაპროგრამებას, რომლის მიხედვითაც აშენდება ყველა მოთხოვნა და მიმართვა. მიღებული ინფორმაციის გაანალიზებისას შეგიძლიათ გამოიყენოთ ერთი ფანჯარა მაქსიმალური რაოდენობის მონაცემების დასამუშავებლად. მოსახერხებელი სისტემის გამოყენებით, ოპერატორებს შეეძლებათ დარეკონ კლიენტთან დაკავშირებული კონტრაქტები, ნახონ მისი ისტორია, თვალყური ადევნონ ვადებს, გააკონტროლონ უკუკავშირის ხელმისაწვდომობა და დახარჯონ მინიმალური დრო და ძალისხმევა ყველა ამ ოპერაციაზე.

დოკუმენტაციის მხარდაჭერა

ზოგჯერ ჩანს, რომ ყველა ოპერაციის დოკუმენტირება მოსაწყენი, დამღლელი, შრომატევადი და სრულიად უსარგებლოა. საწარმოს ავტომატიზაციის თანამედროვე ხელსაწყოების შემქმნელებმა გაითვალისწინეს ასეთი საერთო აზრი, ამიტომ ბიზნესმენს აქვს დიდიპროგრამული პროდუქტების შერჩევა, რომლებიც ხელს უწყობენ დოკუმენტაციის პროცესის ოპტიმიზაციას.

ყველა ოფიციალური ნაშრომი ყოველთვის ხელთ არის ელექტრონული ფორმით, ისინი სტრუქტურირებული და შეკვეთილია და სპეციალური დაპროგრამებული ხელსაწყოები აკონტროლებენ ვადების შესრულებას. თქვენ შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ მიმოწერას, საბუღალტრო დოკუმენტაციას, მომხმარებლებთან და მომწოდებლებთან დადებულ კონტრაქტებს. ბევრი პროდუქტი ასევე შეიცავს ჩაშენებულ შაბლონებს, რომლებიც აადვილებს ახალი დოკუმენტების შექმნას. საწარმოსთვის ავტომატური სისტემის შეკვეთისას, ბიზნესმენი პროგრამისტებს აძლევს ძირითად შაბლონს, რომელიც ინახება მეხსიერებაში.

რატომ არის ეს საჭირო?

ავტომატური სისტემის გამოყენებით, შეგიძლიათ სწრაფად და ეფექტურად იპოვოთ სწორი დოკუმენტი ინფორმაციის მთლიან რაოდენობას შორის. ბევრი პროგრამა გაძლევთ საშუალებას დაურთოთ დასკანერებული ასლები, რაც ასევე მოსახერხებელია და გაძლევთ წვდომას დაბეჭდილ ფორმაზე, მიუხედავად იმისა, თუ სად მდებარეობს ის პირი, რომელსაც ესაჭიროება დოკუმენტი.

დოკუმენტების გაერთიანება ელექტრონულ საცავში დაგეხმარებათ შეინარჩუნოთ კონტროლი მონაცემებზე და დარწმუნებული იყოთ, რომ არაფერი დაიკარგება. ძიების მოხერხებულობა და სიჩქარე სამუშაო პროცესს უფრო ეფექტურს და, შესაბამისად, უფრო ეფექტურს ხდის. წვდომის უფლებების გაფართოებით, თქვენ შეგიძლიათ იმუშაოთ არჩეულ დოკუმენტთან ჯგუფურად, რაც დაგეხმარებათ გაუმკლავდეთ რთულ ამოცანებს, რომლებიც საჭიროებენ კოლექტიური გადაწყვეტას. თუ საწარმო ხშირად მუშაობს კომერციულ დოკუმენტებზე, აუცილებელია ასეთი სისტემის არჩევაავტომატიზაცია, რომელიც მოიცავს მხედველობის შესაძლებლობებს. ეს გახდის დოკუმენტაციის დამტკიცების პროცესს უფრო სწრაფ და ეფექტურს.

შეხედე მომავალს

კრიზისული პერიოდი აიძულებს საწარმოებს მიმართონ ყველაზე ეფექტურ და მძლავრ ინსტრუმენტებს, წინააღმდეგ შემთხვევაში ბაზარზე გადარჩენა უბრალოდ შეუძლებელია. ინტეგრირებული ავტომატიზაცია ისეთი თანამედროვე მიდგომაა, რომლის წყალობითაც ხარჯები მცირდება, სამუშაოს შედეგი უფრო მნიშვნელოვანი ხდება, ფინანსური კომპონენტი გაცილებით მომგებიანია საწარმოსთვის, ვიდრე ავტომატური გადაწყვეტილებების გამოყენებამდე.

სისტემის შემუშავება საპასუხისმგებლო ამოცანაა, რომელიც მოიცავს პირველ რიგში ორგანიზაციის ყველა ბიზნეს პროცესის იდენტიფიცირებას, მათი თანმიმდევრობის განსაზღვრას, მათი მნიშვნელობისა და სირთულის შეფასებას. ამ მიდგომის გამოყენება საშუალებას გაძლევთ გააერთიანოთ პროცესში ყველა მონაწილე, მიაღწიოთ ურთიერთგაგებას როგორც კომპანიის შიგნით, ასევე კლიენტთან ურთიერთობისას. ავტომატური სისტემის შექმნაზე მუშაობისას აუცილებელია ყურადღება მიაქციოთ როგორც ორგანიზაციის მუშაობაში არსებულ ძირითად პროცესებს, ასევე დამხმარეებს, რომლებიც მხარს უჭერენ ინფრასტრუქტურას. უნდა გვახსოვდეს, რომ სწორედ ბიზნეს პროცესები ხდება საწარმოს საქმიანობის დაგეგმვის, პერსონალის განვითარებისა და საქმიანობის გაუმჯობესების საფუძველი.