მენეჯმენტის საქმიანობის დოკუმენტაცია და მისი ძირითადი კონცეფციები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

დოკუმენტაცია გულისხმობს ინფორმაციის აღრიცხვას რეგულირებული წესების შესაბამისად, ანუ დოკუმენტების სპეციალური წესით დამუშავების პროცედურას. ვინაიდან მონაცემთა ჩაწერის პროცესი შეიძლება განხორციელდეს სხვადასხვა საშუალებებით, მენეჯმენტის პრაქტიკაში არსებული დოკუმენტები ძალიან განსხვავებულია - ხელნაწერი, გრაფიკული, ტიპოგრაფიული, ფოტო და ვიდეო მასალები.

მენეჯმენტის საქმიანობის დოკუმენტირება არის რეგულირებადი პროცედურა, რომელიც აძლევს მას იურიდიული ძალის გარანტიას - იმ ხარისხს, რაც მოქმედ კანონმდებლობაშია.

დღეს გამოიყენება დოკუმენტირების სხვადასხვა საშუალებები: მარტივიდან (როგორიცაა ფანქრები და ჩვეულებრივი ბურთულიანი კალმები) უფრო რთული ელექტრომექანიკური საშუალებებით (ეს მოიცავს მაგნიტოფონს, ვიდეოკამერას, ფონო მოწყობილობას და ა.შ.) და ავტომატიზებულს, კომპიუტერი. დოკუმენტაციის მეთოდები ასევე დამოკიდებულია გამოყენებულ საშუალებებზე. ეს შეიძლება იყოს ტექსტური, ელექტრონული, ფილმი და ფოტოგრაფიული.

მენეჯმენტის აქტივობა ჩვეულებრივ იყენებს ხელით დაწერილ ან კომპიუტერზე შექმნილ ტექსტურ დოკუმენტებს. Ამიტომაცმათ მენეჯმენტის ჩანაწერებს უწოდებენ.

დოკუმენტაცია ყოველთვის არის გარკვეული ინფორმაციის დაფიქსირება კონკრეტულ გადამზიდავზე, სპეციალური დეტალებით, რომლითაც ხდება მისი იდენტიფიცირება. მენეჯმენტის საქმიანობის დოკუმენტაცია ქმნის საშუალებებს და საფუძვლებს როგორც ცალკეული თანამდებობის პირის, ასევე მთელი საწარმოს ფინანსური თუ ორგანიზაციული მოქმედებების რეგულირების საშუალებებსა და საფუძვლებს.

დოკუმენტაცია შეიძლება განსხვავდებოდეს მისი ფუნქციებით, მიზნებით, შინაარსით, საიდუმლოების ხარისხით და ინფორმაციის ხელმისაწვდომობით. მიმართვის ფაქტორები შესაძლებელს ხდის მის კლასიფიკაციას ინტერორგანიზაციული და გარე. პირველს, რომელიც არ სცილდება ერთ დაწესებულებას ან ორგანიზაციას და ტარდება მის მონაწილეებს შორის, ეწოდება მომსახურება. მეორე - გარე დოკუმენტაცია - ხორციელდება სხვადასხვა ტიპის ორგანიზაციებს შორის, ცალკეულ თანამდებობის პირებს შორის, რომლებიც უშუალოდ არ ექვემდებარებიან ერთმანეთს..

ტექნიკური დოკუმენტაცია წარმოებს დადგენილი სტანდარტების დაცვით, რომლებიც განსხვავებულია ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტისთვის. ნებისმიერი მენეჯმენტის საქმიანობისთვის ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, რადგან ამ გზით დოკუმენტაცია იძენს იურიდიულ ძალას, რაც მასში შემავალი ინფორმაციის ავთენტურობის ყველაზე საიმედო მტკიცებულებას წარმოადგენს.

მენეჯმენტის საქმიანობის დოკუმენტაცია აკისრებს კონკრეტულ პასუხისმგებლობას თანამდებობის პირებს ან მმართველ ორგანოებს, რომლებიც ახორციელებენ მას. ასე რომ, ნებისმიერი ოფიციალური დოკუმენტის შექმნისას დაცული უნდა იყოსმოქმედი საკანონმდებლო ნორმები, რეგისტრაციის წესები, რომლებიც მთელი ქვეყნის მასშტაბითაა. გარდა ამისა, თითოეულ დოკუმენტს უნდა ახლდეს ორგანიზაციის დეტალები, იურიდიულად მნიშვნელოვანი: მისი დასახელება და გაშიფვრა, ხელმძღვანელობის ან საწარმოს გარკვეული განყოფილების ხელმოწერები და ბეჭდები, შედგენის თარიღი და ნომერი სარეგისტრაციო წიგნში, დამტკიცების ბეჭედი, და ა.შ. და ბოლოს, მენეჯმენტის საქმიანობის დოკუმენტაცია უნდა გასცეს დოკუმენტებს მკაცრად საკუთარი კომპეტენციის ფარგლებში.

დოკუმენტები განსხვავდება ავთენტურობის ხარისხით. ძირითადი დოკუმენტაციის მონახაზები ან ასლები შეიცავს მხოლოდ გარკვეულ ტექსტს და არ შეიცავს იგივე იურიდიულ ძალას, როგორც ორიგინალები. ავთენტურ დოკუმენტად ითვლება ის, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას და ზემოაღნიშნულ დეტალებს, რომლებიც ადასტურებს მის ნამდვილობას და ნამდვილობას.