საქმიანი წერილების შინაარსი და ტიპები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

საქმიანი წერილი არის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი კომუნიკაციის საშუალება ბიზნეს სამყაროში სხვადასხვა ორგანიზაციის წარმომადგენლებს შორის. ახასიათებს მკაცრი, ზუსტი, ფორმალური სტილი.

საქმიანი წერილი

ახლა, ინტერნეტის ეპოქაში, საქმიანი მიმოწერის მნიშვნელობა არ შემცირებულა, არამედ უბრალოდ შეიცვალა მედია - ქაღალდიდან ელექტრონულზე - და უფრო სწრაფი გახდა. აქედან გამომდინარე, უაღრესად მნიშვნელოვანია ყველა თანამშრომლისთვის, სამუშაოს მაძიებლისთვის, ისევე როგორც ხელმძღვანელ თანამდებობებზე მყოფი ადამიანებისთვის, რომ შეძლონ სხვადასხვა ტიპის ბიზნეს წერილების სწორად შედგენა.

უფრო მეტიც, ეს ნაწილობრივ ახასიათებს მას, როგორც პროფესიონალს, აფართოებს მის კარიერულ შესაძლებლობებს. აქედან გამომდინარე, ძალიან მნიშვნელოვანია ნებისმიერი ადამიანი, რომელიც არ არის გულგრილი თავისი კარიერის მიმართ, იცოდეს საქმიანი მიმოწერის წარმართვის წესები და გაითვალისწინოს მისი სხვადასხვა სახეობები. ხოლო საქმიანი წერილების შინაარსი, ისევე როგორც მათი ხარისხი, დამოკიდებული იქნება კორესპონდენტის პროფესიონალიზმზე.

საქმიანი მიმოწერის დახმარებით ხდება საკითხების გადაჭრა, პრეზენტაციაპრეტენზიები, კონტრაქტები განიხილება, ძვირფასი ნივთები და დოკუმენტები თან ახლავს.

ბიზნეს სტილი

საქმიანი ასოების სტილი უნდა იყოს ზუსტი და არ დაუშვას სიტყვების ვარიანტული ინტერპრეტაცია. უნდა იყოს მკაცრი ოფიციალური დაქვემდებარება, თუნდაც ეს იყოს წერილი მეგობრისთვის. ლექსიკური შტამპების გამეორება (შეზღუდული რაოდენობით) დასაშვებია და მისასალმებელიც კი. როგორც წესი, სხვადასხვა ტიპის ბიზნეს წერილები მოიცავს რამდენიმე საკითხს, შემოიფარგლება მხოლოდ ბიზნეს თემებით. ტონი გამოიყენება მხოლოდ ნეიტრალური, არ იძლევა პერსონალურ შეფასებებს და შეუსაბამო ემოციურობას.

საქმიანი მიმოწერა ყოველთვის ოფიციალურია, ის ხშირად რეგისტრირდება და იწერება.

ასოების ტიპები

ბიზნესის, საინფორმაციო ტექნოლოგიების განვითარება გავლენას ახდენს ბიზნესის წერაზე და მის ტიპებზე, აიძულებს მას ახალი ფორმები მიიღოს. დღემდე გამოირჩევა ასოების შემდეგი ტიპები:

1. კომერციული და ბიზნეს თემები. ბიზნესის დახმარებით მოაგვარეთ ეკონომიკური, ორგანიზაციული, სამართლებრივი საკითხები. ამ შეტყობინებების მოცულობა არის რამდენიმე სტრიქონიდან რამდენიმე გვერდამდე. კომერციული წყვეტს მომსახურების ან საქონლის გაყიდვისა და მიწოდების პრობლემებს. ეს არის მოთხოვნები, შეთავაზებები, საჩივრები.
2. წერილები, რომლებიც მოითხოვს პასუხს (როგორიცაა მოთხოვნები, მიმართვები, თხოვნები, საჩივრები, წინადადებები) და არ მოითხოვს (შეიცავს უკვე აღწერილ მოვლენებსა და ფაქტებს - თანმხლები ქვითრების, დადასტურებების ექვივალენტური).
3. არსებობს ასეთი დ



ნაძვის ასოები: რეგულარული და წრიული - ერთი გამგზავნი დარამდენიმე დაბალი რანგის მიმღები.

4. სტანდარტად ითვლებაკორესპონდენცია, რომელიც შეიცავს დოკუმენტების მზა ფორმებს, ნიმუშებს. ამ გზით წარმოდგენილ საქმიანი წერილების ტიპებს რეგულირებადს უწოდებენ. თუ გამგზავნი წერს შეტყობინებას საკუთარი თავისგან, მაშინ ის დაურეგულირებელია.
5. როდესაც ასო ავლენს ერთ თემას, მას უწოდებენ ერთასპექტს, თუ რამდენიმეს - მრავალასპექტს.
6. ცალკე განათავსეთ საქმიანი წერილების ტიპები, რომლებიც ასახავს ადრესტის ინდივიდუალურ ინფორმაციას: მილოცვა, მადლობა, სამძიმარი, რეკომენდაციები, თანმხლები.

საქმიანი წერილის შინაარსი

1. აპელაცია შექმნილია ყურადღების მიპყრობის, ინტერესის, კონტაქტის დონის დასამყარებლად. გასაჩივრება შეიძლება იყოს თანამდებობის, გვარის, სახელისა და პატრონიკის მიხედვით ან განზოგადებული.
2. წერილის არსის შესავალი, წერილის მიზნის ან მიზეზის გარკვევა, რომელიც შედგება აღწერისგან, ბმულისგან, მადლობისგან, მილოცვისგან, პრეტენზიებისგან და ასე შემდეგ.
3. ძირითადი ნაწილი (აუცილებელია რაიმე საქმიანი მიმოწერა). სხვადასხვა დანიშნულების საქმიანი წერილების სახეები შეიცავს ძირითად ინფორმაციას, წინადადებებს, მოთხოვნებს, მოსაწვევებს, თხოვნებს, შეკვეთებს. ის შეიცავს დასაბუთებებს, მკაცრად ქრონოლოგიურ განცხადებებს, პრობლემის ანალიზს, სტრუქტურირებულ მოგებას ან შესაძლო ზარალს.
4. ყველა სახის ბიზნეს წერილს უნდა ჰქონდეს დასკვნა, რომელიც შედგება დასკვნების, წინადადებების, შეთანხმებების, უარის, გაფრთხილებისგან. მაგალითად, ასეთი: შეხსენება, შეთავაზება, თხოვნა, გაფრთხილება.
5. სტანდარტული დახურვის ფრაზები,შექმნილია შემდგომი თანამშრომლობის, დროის ლიმიტის, შესაძლო უარის დასაყენებლად. ასევე, საბოლოო მიმართვა ექვემდებარება სოციალური ღირებულებებისა და პრიორიტეტების სისტემას.

რეკომენდაციები ასოების დასაწერად

1. ასო უნდა იყოს წიგნიერი და ადვილად წასაკითხი, არ დაალაგოთ სიტყვები და გამოიყენოთ ლექსიკური ერთეულები, რომელთა ზუსტი მნიშვნელობა უცნობია.

2. ყველა სახის საქმიანი ასო არ უნდა იყოს ძალიან დიდი, უმჯობესია ინფორმაციის მაქსიმალურად შემცირება და სტრუქტურირება.

3. კითხვის პროცესში ადრესატმა უნდა იგრძნოს პატივისცემა, წერილის ინდივიდუალობა, თემის მფლობელობა, ავტორის პოზიტიური ინფუზია.

4. წერის პროცესში მნიშვნელოვანია ხელშეკრულებების დადგენა დროზე, პირობებზე, კონტაქტებზე და კონტრაქტებზე. ეს შეიძლება გაკეთდეს ვარიანტების სიის ან წამყვანი კითხვების სახით.

5. წერილის ტაქტიანი და პროფესიონალური, კეთილგანწყობილი ტონი მიმღებს აუცილებლად დააყენებს პოზიტიურ და სწრაფ პასუხს.

წარმატებული ბიზნესის ერთ-ერთი კომპონენტია საქმიანი მიმოწერის წესების დაცვა, რომელიც შეადგენს ორგანიზაციების მთელი დოკუმენტაციის მინიმუმ 80%-ს. ყველა ნორმის მკაცრი დაცვა ხაზს უსვამს საქმიანი წერილების იურიდიულ ღირებულებას და უზრუნველყოფს კომერციული მიზნების სწრაფ მიღწევას.