ოფის მენეჯერი. Სამსახურეობრივი მოვალეობები

2024 ავტორი: Howard Calhoun | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 10:32

"ოფის მენეჯერის" პოზიციაზე დამსაქმებლების უმეტესობა ხედავს თანამშრომელს, რომელიც ასრულებს საკმაოდ ფართო მოვალეობებს. ამ დანაყოფის საშტატო ნუსხაში შეყვანის მიზანია უზრუნველყოს ოფისის ან თუნდაც ამაზე პასუხისმგებელი რამდენიმე სამსახურის გამართული მუშაობა. თუ არ გჭირდებათ ჩვეულებრივი მდივანი, რომელიც პასუხობს ზარებს, იღებს ფოსტას და სტუმრებს, მაშინ, რა თქმა უნდა, ოფისის მენეჯერი ლიდერია, რადგან ამ თანამშრომელს სჭირდება გარკვეული უფლებამოსილებები და უფლებამოსილება. ამის გარეშე ის ვერ შეძლებს ეფექტურად შეასრულოს მისთვის დაკისრებული მოვალეობები.

როგორც მთავარი ამოცანის ნაწილი, მოვალეობების ჩამონათვალი, რომელიც ოფისის მენეჯერმა უნდა შეასრულოს, უნდა მოიცავდეს მინიმუმ ხუთ სფეროს. ამავე დროს, უნდა გვესმოდეს, რომ ოფისი არის არა ოთახი, სადაც უფროსი ზის, არამედ ადგილი, სადაც ჯერ კიდევ ასრულებენ ადმინისტრაციულ და მენეჯერულ ფუნქციებს. ეს ნიშნავს, რომ მათი ხარისხი და ვადები დამოკიდებული იქნება იმაზე, თუ როგორ აშენდება ოფის მენეჯერის მუშაობა.

მენეჯერის პასუხისმგებლობა. ეს მოიცავს ოფისის დაგეგმვას, ორგანიზაციულ სტრუქტურას, თანამშრომლების მენეჯმენტს, კორპორატიულ კულტურას, პოლიტიკის შემუშავებას.კომუნიკაცია კონტრაგენტებთან და კონტროლი მის დაცვაზე.

ადმინისტრაციული ფუნქციები. ისინი მოიცავს საოფისე მუშაობის ორგანიზებას, სერვისებს შორის ურთიერთობის დამყარებას, თანამშრომლებს შორის საოფისე ფართის განაწილებას.

საყოფაცხოვრებო მოვალეობები. ოფისის მენეჯერმა უნდა მოაწყოს საოფისე ტექნიკის, საკანცელარიო ნივთების, სახარჯო მასალების და საყოფაცხოვრებო ტექნიკის შეძენა. გარდა ამისა, მან უნდა უზრუნველყოს ოფისის დასუფთავება, საოფისე ტექნიკის მოვლა, კომუნალური გადასახადების დროული გადახდა, ქირა და ა.შ.

კონტროლის მოვალეობები. საქმიანობის ეს სფერო მოიცავს აუდიტის ჩატარებას, გადასინჯვას, მატერიალური აქტივების ინვენტარიზაციას, დოკუმენტაციას.

მოხსენება. ისინი მოიცავს მენეჯერისთვის საანგარიშო დოკუმენტაციის (ინფორმაციის) მომზადებას.

ორგანიზაციის სიდიდიდან გამომდინარე, ეს თანამშრომელი შეიძლება იყოს ერთი აღმასრულებელი მმართველი უფლებამოსილებით (მცირე ფირმებისთვის), ან შეიძლება ხელმძღვანელობდეს მთელ დეპარტამენტს. ამავდროულად, ორგანიზაციის ხელმძღვანელმა უნდა გააცნობიეროს, რომ თანამშრომლების უნივერსალიზაციის სურვილი, რაც სხვა სერვისების კომპეტენციაში შედის მათ მოვალეობებში, ყოველთვის არ არის გამართლებული. მაგალითად, არ უნდა დატვირთოთ ასეთი თანამშრომელი ბუღალტერიით, პერსონალის მენეჯმენტით და ა.შ. ასეთი შერევა, როგორც წესი, უარყოფითად მოქმედებს სამუშაოს ხარისხზე. ამის მიზეზი მდგომარეობს იმაში, რომ ეს პასუხისმგებლობები ბევრად უფრო ფართოა, ვიდრე ოფისის შენარჩუნების პასუხისმგებლობა, ისინი მთელ ორგანიზაციას მოიცავს. ამიტომ, რეზიუმეს წერისას, ოფისის მენეჯერმა უნდა გააკეთოსფოკუსირება მოახდინეთ სამუშაო გამოცდილებაზე და უნარებზე საქმიანობის ზემოაღნიშნულ ხუთ სფეროში, ვიდრე მათი გადანაწილება მოვალეობების ძალიან ფართო სპექტრში, რომლებიც ხშირად არ არის დაკავშირებული ოფისის მუშაობასთან. ამავდროულად, დამსაქმებელმა, რომელიც ეძებს ამ სფეროში კვალიფიციურ თანამშრომელს, არ უნდა დაივიწყოს რატომ სჭირდება მას ეს თანამშრომელი და არ წამოაყენოს ზედმეტი მოთხოვნები, რომლებიც არ არის დაკავშირებული ძირითად ფუნქციასთან.